高效工作方法.ppt

1、,高效的工作方法,症状：工作越来越没效率； 文件积压越来越厚； 每天的预定目标只完成了一半； 下班时发现今天几乎什么也没干。 病因：无目标、无计划，工作无规律； 做事拖拉，时常抱着“还有明天”的想法； 时间管理不善，做事不分先后、主次。,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,第一部分 使你的工作系统化,在旁观者看来，不整洁的工作场所除了反映出工作者头脑混乱以外，不再代表其他。,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,1.1 你的工作需要系统化 办公室的5S运动： 5S起源于日本，就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫

2、（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为5S。 5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。,如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,1.2 开始系统化你的工作 系统化你的工具 （1）基本工具。 （2）复印机。 （3）传真机。 （4）电脑。,提醒： 在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境： 试着解决复

3、杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是 任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电 脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东 西。,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,1.2 开始系统化你的工作（1）工作档。 什么是工作档？ 工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。 工作档有什么？ A.立即可用的资料。 B.“待议”的项目。 C.固定项目。 D.目前的专案 E.问题档,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,1.2 开始系统化你的工作,教你一招： （1）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整 理你的文件。你最常用的东西应该在你的手

4、边，随手 可取。 （2）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。 （3）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案 清楚地贴上标签。 （4）建立问题档，一部分编号0112，代表每年的每一个 月；另一部分编号0131号，代表一个月的每一天。,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,1.2 开始系统化你的工作 （2）资料档 列出你的资料档项目清单。 建立资料档时需要考虑的两件事： A.怎样的资料才有保存价值？ B.你的资料档方便查阅吗？ 帮助你将自己资料档结构化的做法： A.列出你工作的主要内容，这些可以成为你资料档的类别。 B.档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。

5、 C.查现存的档案，然后去掉没用的档案。 D.一个抽屉存放一个或多个类别。 E.将档案按字母顺序排列。,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,1.2 开始系统化你的工作,让你的档案更加有效的小秘诀： （1）使用大写、清楚的字母标示档案。 （2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。 （3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同 颜色标示。 （4）为大型的资料建立索引。,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,小结,开始系统化你的工作： （1）系统化你的工具； （2）系统化你的文件； （3）建立你的工作档。,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,第二

6、部分 学会用PDCA循环法 P D C A 它是一种很科学的管理程序，同时也是一种很科学的工作程序。,21 什么是PDCA？ 这是四个英文字母，分别代表计划（Plan）、执行（Do ）、检查（Check）、修正再执行（ Action）。,计划 （Plan） 修正 再执行 执行 (Action) (Do) 检查 (Check),P,C,D,A,循环,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,2.2 PCDA循环法四大要素 2.2 PCDA循环法四大要素,计划（Plan）,执行（Do）,检查（Check）,修正再执行（Action）,在工作程序Plan Do Check Action过程中：

7、 Plan即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法； Do即执行实施，并加以控制； Check即确认或评估执行状况与目标之差距； Action即执行结果与目标值之差距探讨，并修正 采取措施。,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,PDCA循环工作步骤表,PDCA循环工作步骤图,A P C D,修正后再执行,对检查结果 做出修正,设定 目标,搜索 信息,拟定方案,制作计划工作表,检查执行情况,按计划工作表 执行工作,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,C（检查）阶段： 1、考核 2、反馈 A(修正在执行）阶段： 1、总结 2、提高 提高后进入下一循环（包括未解决的问题和新出现

8、的问题）,PDCA在绩效管理中的应用： P（计划）阶段： 1、企业目标 2、职位说明书 3、关键指标 D（实施）阶段： 1、沟通 2、辅导 3、记录,分享,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,小结：,了解“PDCA”循环图 P （Plan）计划 D （Do）执行 C （Check）检查 A （Action）修正再执行,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,第三部分 高效的工作方法,有人问撒切尔夫人，你每天日理万机又是怎样将所有的工作处理得井井有条的，撒切尔夫人说，“其实没什么诀窍，我只是将每天应做的工作列出来，然后一条条划去而已”,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工

9、作方法,日常工作表单： 每日工作计划 每周工作计划 每月工作计划,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,3.1 锁定工作的目标,未了解目的港口的人无法一帆风顺。 塞内卡,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,3.1 锁定工作的目标 有效目标的“SMART”原则： 明确的（Specific）； 可量化的（Measurable）； 切实可行的（Achievable）； 注重结果的（Result-oriented）； 有时间限制的（Time-limited）。,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,3.2 信息过滤器：一切的根源 如果我们只会一 味地搜集资料，而不会加以

10、利用，那么我们拥有的资料与垃圾桶里的垃圾并无两样。,3.2 信息过滤器,信息过滤器流程图,大量的 信息,直接 相关 的信 息,有 用 信 息,相关 信息,过滤器,过滤器,过滤器,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,33 正确的做事，更要做正确的事 小故事： 一个人想吃苹果，所以他搬来了梯子并靠在树上准备爬上树摘苹果，但当他爬上树时他才发现他的梯子靠错了地方，他爬上的是一棵梨树。 启示：做正确的事，比什么都重要,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,34 ABC法则 把你的工作按照以下标准分成三种类型： A型：今天必须做重要并且紧急的任务。 B型：今天应该做重要或紧急，但不

11、是既重 要又紧急的任务。 C型：今天可以做既不重要也不紧急的日常 任务。,平衡日常工作任务,A型： 你应该尝试每天完 成几项紧急和有难 度的任务。,B型： 你的工作主要由这 部分任务构成，这 些任务应占去大部 分工作时间。,C型： 这些不紧急的事 情应待有时间再 做。,一个工作日,提醒你注意： 任何工作日，都应 该是A型、B型、 C型任务的混合。 你应该把这三种类 型的工作任务均匀 分布于全天，而不 是按顺序干完A型 任务，再干B型任 务，等等，注意三 者的平衡。,考虑一项任务的优先程度,这项任务是否既重 要又紧迫？否 是,这项任务是否必要？ 否 是,这项任务能否助你更 有效地工作？ 否 是,

12、这项任务是否日常性 的？ 否 是,是否今天就需要完成？ 否 是,这项任务是否有最后 期限？ 否 是,这项任务是否重要但 不紧迫，或紧迫但不 重要？ 否 昌,不必做，取消它,留待有空时再做,分出时间来完成,制订可行的期限,留出时间完成,立即行动,A型 任务,C型 任务,B型 任务,否,否,否,否,否,否,否,是,是,是,是,是,是,是,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,35 80:20定律 80：20定律主张：以一个小的诱因、投入或努力，通常可以产生大的结果、产出或酬劳。 就字面意义来看，这法则是说，你完成的工作里80%成果，来自于你所付出的20%。因此，你只要集中精力处理工作中比

13、较重要的20%的那分，就可以解决全部的80%。,应用80:20定律，你需要学会： 寻求捷径，而非全程参与； 练习用最少的努力去控制工作、生活； 选择性寻找，而非巨细无遗地观察； 在几件工作上追求出色，不必事事都有好表现； 完成最重要的工作，不必事必躬亲； ,特别提醒： 我们务必时时检讨自己，是否把较多的时间和精力放在关 键少数事务上面，而不是浪费在无用的多数事务上。,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,分享,应用80:20定律，管理核心员工。,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,小结：,关注目标 信息过滤 做正确的事 AB

14、C法则 80:20定律,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,第四部分 经验分享 41 不要去重新发明轮子 多总结过去的经验 学会检索使用资料 善于利用已经取得的 成果,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,42 拖延困扰着所有的人 什么引起拖延： 不愉快的事 困难的事 难做决定的事 然而，这些正是获得成功 最重要的事。,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,克服拖延的方法： 1、先承认它不要找理由找借口，你就会行动起来。 2、检查你的处境，找出为什么？ 3、找出克服拖延的方法： A：先做难的事 B：分析解决不愉快的事 C：将复杂的事分成许多步去做，一次专攻一件事

15、。 D：做最能使你达到目标的事。 4、不要成为完美主义者 5、不要等待好心情，不管心情如何，立即开始。 6、做事只有两条原则：立即开始、坚持下去。,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,43 自我约束改变习惯是关键 不要老以“时间不够用”作为“想做而没有做” 的借口。 你应该去做的事情，而不管你是否喜欢去做。,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,44 留出弹性时间 将干扰考虑进你的生活，你会更加坦然。 谁在干扰你？什么时间？多长时间？什么事？ 干扰是你工作的一部分但绝不意味着容忍所有的干扰。,员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法,45 甭想把整个海洋煮沸 请记住：你没有能