档案信息化建设讲座(ppt 75页).ppt

1、档案信息化建设工作,2012年5月,一、档案信息化建设概述 二、档案信息化建设技术标准 三、档案信息资源建设的途径 四、文档一体化管理系统的使用方法,提纲,1、定义 档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。 2、工作原则：统筹规划、统一标准 分级建设、安全保密,（一）档案信息化建设的总体要求,一、档案信息化建设工作概述,（一）档案信息化建设的总体要求,一、档案信息化建设工作概述,3、工作内容：（1）基础设施建设（2）档案信息资源建设（3）应用系统建设（4）标准规范

2、建设（5）人才队伍建设（6）安全保障体系建设,一、档案信息化建设工作概述,（一）档案信息化建设的总体要求,4、工作目标： （1）档案资源数字化（2）信息管理标准化（3）信息服务网络化,1、标准规范建设 制定文书类档案长期保存格式标准，研发文书类档案长期保存格式产品和转化工具并组织试点和示范。 2、应用系统建设 （1）档案数据库管理系统 （2）电子文件归档管理系统 （3）电子档案移交管理系统 （4）数字档案信息发布利用系统,（二）“十二五”档案信息化建设任务,一、档案信息化建设工作概述,3、资源建设 （1）传统载体档案数字化 （2）电子文件接收 （3）重要数字信息采集 4、资源共享 提供“一站式

3、”档案信息服务,（二）“十二五”档案信息化建设任务,一、档案信息化建设工作概述,一、档案信息化建设工作概述,（二）“十二五”档案信息化建设任务,5、数字档案馆（室）建设 6、安全体系建设 （1）落实电子文件的异质、异地备份制度 （2）建设电子文件（档案）备份中心 （3）建立档案信息网络安全保密系统 （4）建立档案信息预期恢复备份系统,一、档案信息化建设工作概述,（三）“十二五”成都市档案信息化建设主要工作,一、档案信息化建设工作概述,（三）“十二五”成都市档案信息化建设主要工作,总体目标： 以电子政务建设为依托，档案信息资源建设为核心，电子文件管理为重点，档案信息化安全保障体系为基础，充分运用

4、云计算、物联网等技术，逐步实现全市档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，建立“分布式管理、集中式利用”的档案信息化平台，实现“全域成都一体化”的档案信息资源共享。,一、档案信息化建设工作概述,（三）“十二五”成都市档案信息化建设主要工作,主要任务： 完成全市国家综合档案馆和专业档案馆间的高速安全链接、数据可控共享、馆际交互利用，提高全市档案系统公共服务能力，建立全域成都的档案信息专网。市属各区（市）县全部建成档案信息网站，以“成都档案网”为平台，建立面向社会、服务公众的档案网站群，推进档案信息资源共享服务。,一、档案信息化建设工作概述,（三）“十二五”成都市档案信息化建设主要工作,主

5、要任务： 积极推进电子文件中心、电子文件（档案）备份中心建设，将各级国家综合档案馆建成安全保存国家档案信息资源数据基地、电子文件（档案）备份中心、档案信息服务查询中心。,一、档案信息化建设工作概述,（三）“十二五”成都市档案信息化建设主要工作,主要任务： 加快档案信息资源建设，贯彻落实国家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神，加强电子文件接收、管理和数字档案馆（室）建设。,一、档案信息化建设工作概述,（三）“十二五”成都市档案信息化建设主要工作,主要任务： 推进档案信息安全保障体系建设，建立和完善档案数据安全、信息系统安全、网络平台安全管理体系。,由国家档案局主持起草，经中国文献工作标准

6、化技术委员会讨论通过，国家标准局1985年批准颁行。1999年重新修订。 该标准对档案著录项目、著录内容和著录格式都有明确要求，对建立健全全国统一的档案检索体系，建立地方和全国的目录中心，逐步实现计算机检索具有十分重要的意义。,（一）档案著录规则（DAT18-1999),二、档案信息化建设技术标准,（GBT/T18894-2002） 2002-12发布 2003-5-1实施 该标准是中华人民共和国国家标准，规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 该标准对电子文件的收集与积累、电子文件的归档、归档电子文件的整理、归档电子文件的移交、接收与

7、保管等方面都作了详细的规定。,（二）电子文件归档与管理规范,一、档案信息化建设技术标准,（国家档案局令第6号） 2003-07-28发布，2003-09-01实施 根据国务院办公厅电子公文传输管理暂行办法制定。 该办法所指的电子公文，是指由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。,（三）电子公文归档管理暂行办法,二、档案信息化建设技术标准,2005-4-30发布,（四）纸质档案数字化技术规范（DA/T312005）,二、档案信息化建设技术标准,该规范规定了纸质档案数字化的主要技术要求。 对纸质档案数字化基本流程中的案卷整理、目录建库、批量扫描、数据处理、

8、信息存储、检索利用等工序提出了定义和工作技术规范。 适用于用扫描仪对各种纸质档案的数字化加工处理。,2003-09-01发布 2003-10-01实施。,（五）文书档案著录细则与机读目录数据交换格式,二、档案信息化建设技术标准,由四川省档案局起草，四川省质量技术监督局发布。 该标准是建设四川省档案信息资源库的基础之一，是为建立全省统一的档案信息计算机检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享而对全省档案系统数据库建设提出的一个统一的标准。,二、档案信息化建设技术标准,（六）DA/T46-2009文书类电子文件元数据方案,（2009-12-16发布 2010-06-01实施）

9、规定了以文件和案卷形式的档案为对象的文书类电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求。适用于各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他社会组织对计算机系统中直接生成的文书类电子文件（含纸质文件、档案数字化图像、文本）的管理。,二、档案信息化建设技术标准,（七）版式电子文件长期保存格式需求,（DA/T47-2009） （2009-12-16发布 2010-06-01实施） 明确了版式电子文件长期保存格式的特征。适用于各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他社会组织遴选归档保存版式电子文件格式，也适用于版式电子文件格式标准的制订与相关软件开发。,二

10、、档案信息化建设技术标准,（八）基于XML的电子文件封装规范,（DA/T48-2009） 2009-12-16发布 2010-06-01实施 规定了基于XML的电子文件封装格式和要求。适用于各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他社会组织对文本文件和静态图像文件的文件级封装。,2010-06发布,（九）数字档案馆建设指南,二、档案信息化建设技术标准,这是全国数字档案馆建设的规范性依据。它确定了数字档案馆的基本目标、基本要求和基本架构，提供了数字档案馆建设项目立项指导方案，统一了全国数字档案馆建设的标准、规范，对推动档案信息资源社会共享，全面提高全国数字档案馆建设和应用水平，构建具有中国特

11、色的数字档案馆体系具有重要意义。,存量档案的数字化就是将以纸张、胶片、音像等传统载体保存的模拟信号档案通过扫描、拍摄等方式转换为数字信号档案。 工作内容：建立目录数据库 建立全文数据库。,（一）存量档案数字化,三、档案资源建设的途径和方法,1、建立目录数据库 （1）标准依据：档案著录规则 （2）工作步骤： 确定著录级别：案卷级 文件级 确定著录项目：题名 责任者 文件编号 保管期限 时间 档号,（一）存量档案数字化,三、档案资源建设的途径和方法,2、建立全文数据库 （1） 标准依据：纸质档案数字化技术规范 （2）基本环节： 档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、

12、数据备份、成果管理等。,（一）存量档案数字化,三、档案资源建设的途径和方法,档案整理 目录数据准备 拆除装订 区分扫描件和非扫描件 区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。 页面修整 档案整理登记 装订,（一）存量档案数字化,三、档案资源建设的途径和方法,档案扫描 扫描方式 扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。页面有红头、印章或插有黑白、彩色照片、插图的档案，可用彩色模式进行扫描。 扫描分辨率扫描分辨率参数的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。,（一）存量档案数字化,三、档案资源建设的途径和方法,图像处理 图像数据

13、质量检查 纠偏 去污 图像拼接 裁边处理,（一）存量档案数字化,三、档案资源建设的途径和方法,图像存储 存储格式 黑白二值模式用TIFF(G4)格式存储。 灰度模式和彩色模式扫描的文件，采用JPEG格式存储。 图像文件的命名以纸质档案目录数据库中每份文件的档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。,（一）存量档案数字化,二、档案资源建设的途径和方法,目录建库 按照档案著录规则(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。 数据挂接 图像文件与目录数据库一一对应，正确率应为100%,（一）存量档案数字化,三、档案资源建设的途径和方法,

14、数据验收 数据抽检。比率不得低于5%。 验收指标。合格率指标95% 验收审核 验收通过的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。,（一）存量档案数字化,三、档案资源建设的途径和方法,数据备份 备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。 备份方式 采用在线、离线相结合的方式实现多套 备份，并注意异地保存。 数据检验备份数据也应进行检验。主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。,（一）存量档案数字化,三、档案资源建设的途径和方法,数字化成果管理 应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。 纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并

15、根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式,（一）存量档案数字化,三、档案资源建设的途径和方法,1、标准依据： 电子文件归档与管理规范 电子公文归档管理暂行办法 2、电子文件和归档电子文件： 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。包括：内容、结构与背景信息,（二）增量档案电子化,三、档案资源建设的途径和方法,3、总体要求 （1）保证电子文件的真实性、完整性和有效性。 （2）加强过程管理与监控，保证管理工作的连续 性。 （3）明确电子

16、文件归档要求，保证文件质量。 （4）一致性。归档电子文件与相应的纸质或其他 载体形式的文件应在内容、相关说明及描述 上保持一致。 （5）多套制。归档时，应同时保存文件的电子版 本、纸质版本或缩微品。 （6）凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归 档时应附加有法律效力的非电子签章。,（二）增量档案电子化,三、档案资源建设的途径和方法,4、电子文件的真实性、完整性和有效性保证 （1）电子文件的产生、处理过程规范保证。 （2）电子文件真实性保证。 （3）电子文件完整性保证：采集背景信息和 元数据。 （4）电子文件有效性保证 （5）电子文件的处理和保存应符合国家的安 全保密规定。,（二）增量档案电子化

17、,三、档案资源建设的途径和方法,5、电子文件的收集与积累 （1）收集积累要求 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况， 有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均 应被保留。 保证电子文件不被非正常改动。 集中存储以防散失。 保存与电子文件处理有关的参数、数据等。 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原 形态的情况下，其内容信息可单独进 行存储， 被套用模板作为电子文件的元数据保存。 定期制作电子文件的备份。,（二）增量档案电子化,三、档案资源建设的途径和方法,（2）电子文件的登记 每份电子文件均应在电子文件登记表 中登记。 电子文件登记表应与电子文件同时保存。 电子文件登记表如果制成电子表格

18、，应与 电子文件一同保存，永久保存的电子表格 应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件 拷贝一起保存。,（二）增量档案电子化,三、档案资源建设的途径和方法,6、电子文件的归档 （1）归档要求 文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。,（二）增量档案电子化,三、档案资源建设的途径和方法,（2）鉴定 电子文件的真实性、完整性、有效性 确定密级 确定归档范围 划定保管期限 填写归档电子文件移交、接收检验登记 表,（二）增量档案电子化,三、档案资源建设的途径和方法,（3）归档时间 逻辑归档实时进行 物理归

19、档按照纸质文件的规定定期完成。 （4）检测 检测内容：硬件环境的有效性; 软件环境的有效性; 信息记录格式; 有无病毒感染等。,（二）增量档案电子化,三、档案资源建设的途径和方法,（5）归档 电子文件归档要求一式3套。归档的载体， 按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光 盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允 许用软磁盘作为归档文件长期保存的载体。 归档后的电子文件的载体应设置成禁止写 操作的状态。 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同 时存有相应的查看软件。 归档完毕，电子文件形成部门应将存有归 档电子文件的载体保存至少1年。,（二）增量档案电子化,三、档案资源建设的途径和方法,7、归档电子文件

20、的整理 （1）归档电子文件的整理按归档文件整理规则 规定的要求进行。 （2）归档电子文件以件为单位整理。 （3）同一全宗内的电子文件按照年度保管期限 机构（问题）或保管期限年度机构 （问题）等分类方案进行分类。 （4）按电子文件类别代码集中组织存储载体。 （5）电子文件的著录应参照DA/T18进行著录， 同时补充电子文件特有的著录项目和其他标 识，以保证其真实性、完整性和有效性。 （6）将著录结果制成机读目录和纸质目录。,（二）增量档案电子化,三、档案资源建设的途径和方法,8、归档电子文件的移交、接收与保管 （1）移交和验收 文件形成单位移交验收 档案保管部门接收验收 合格率要求：百分之百 检

21、验项目如下： 载体有无划痕，有无病毒； 归档电子文件的真实性、完整性、有效性 及审核手续； 登记表、软件、说明资料等是否齐全； 对特殊格式的电子文件，应核实其相关的 软件、版本、操作手册等是否完整。,（二）增量档案电子化,三、档案资源建设的途径和方法,归档电子文件移交、接收检验登记表,三、档案资源建设的途径和方法,（2）保管要求 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求 外，还符合下列条件： -归档载体应作防写处理。避免擦、划、触 摸记录涂层。 -单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。 -存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气 体隔离。 -环境温度选定范围：17度至20度；相对湿度 选定范围：

22、百分之三十五至百分之四十五。 归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上 述条件。,（二）增量档案电子化,三、档案资源建设的途径和方法,（3）有效性保证 归档电子文件在形成单位和档案保管部门每年 均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况 进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库 存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行 归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时 间不少于3年。 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽 样机读检验，抽样率不低于百分之十，发现问 题应及时采取措施。 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存 一次。原载体同时保留时间不少于4年。,（二）增量档案电子化,三、档案资源建

23、设的途径和方法,（4）迁移 随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写归档电子文件迁移登记表。 （5）利用 归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准 任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。 利用时应使用拷贝件。 利用时应遵守保密规定。 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范 围之内。,（二）增量档案电子化,三、档案资源建设的途径和方法,（6）归档电子文件的鉴定销毁 参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行， 且应在办理审批手续后实施。 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不 可擦除载体上，应连同存储体一起销毁，并 在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档 电子文件可进行

24、逻辑删除。 （7）统计 档案保管部门应及时按年度对电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。,（二）增量档案电子化,三、档案资源建设的途径和方法,1、工作依据,（三）双重采集,三、档案资源建设的途径和方法,（三）双重采集,三、档案资源建设的途径和方法,2、工作原则： （1）统筹协调、分工协作、整合资源、 节约成本 （2）谁牵头、谁负责,（三）双重采集,三、档案资源建设的途径和方法,3、采集范围 （1）重要政务活动：省级以上对内政务接待活动 重要会议 外事活动 （2）重大活动：重大节庆、纪念活动 重大商贸、博览活动 重大创建、申办活动 重要学术、论坛活动 （3）突发事件处置活动：重大自然

25、灾害 重大事故灾难 突发公共卫生事件 突发社会安全事件,（三）双重采集,三、档案资源建设的途径和方法,4、归档范围 （1）文字资料 （2）照片 （3）录音录像 （4）标志性实物,（三）双重采集,三、档案资源建设的途径和方法,5、归档质量要求 （1）归档文件整理规则 （2）CAD电子文件光盘存储、归档与档 案管理要求 （3）电子文件归档与管理规范 （4）照片档案管理规范,（三）双重采集,三、档案资源建设的途径和方法,6、归档时间 各牵头、承办责任部门在活动结束后2个月内向市档案馆移交档案资料。 成都日报、成都电视台在活动报道结束后2个月内向市档案馆移交档案资料。,1、点击“收文管理”，录入接收文

26、件。 2、点击“发文管理”，录入发文文件。 3、点击“人工归档”，录入已归档文件。,（一）文件条目录入,四、文档一体化管理系统的使用,1、自动归档 进入紫晶系统 点击自动归档按钮 在分类下的形成年度前方框打“”并输入对应的四位数值年度 在分类下的保管期限前的方框打“”并选择对应的期限 在排列下的文件形成日期前方框打“”,（二）归档,四、文档一体化管理系统的使用,在排列下的保管期限前方框打“” 在编号下的全宗号、年度、保管期限、卷(盒)号输入对应的内容 点击确定按钮， 在页数/盒前的方框打“”并输入页数 点击归档按钮 点击继续按钮,（二）归档,四、文档一体化管理系统的使用,2、人工归档 进入紫晶

27、系统 点击人工归档按钮 在档号一栏输入档号 在空白处点击左键 点击OK按钮 点击归档文件目录按钮 分别输入：文件编号、责任者、题名、日期、页数（号） 等项目内容 点击保存按钮 点击添加按钮进行下一份文件的录入,（二）归档,四、文档一体化管理系统的使用,1、快速检索 进入紫晶系统 点击编目检索 点击文件检索 在请输入检索内容输入相关关键词 点击检索,（三）档案检索,四、文档一体化管理系统的使用,2、高级检索 （1）进入紫晶系统 （2）点击编目检索 （3）点击文件检索 （4）点击高级检索 （5）分别在“关键字”、“运算符”、“条件值”中输入相关内容，汇总形成检索条件 （6）点击检索,（三）档案检索

28、,四、文档一体化管理系统的使用,（三）档案检索,四、文档一体化管理系统的使用,备注： 1、在第步请输入检索内容输入相关关键 词中，用户输入两个或以上关键词时必 须用空格隔开。 2、输入相关关键词可为：文件编号、责任 者、题名、日期等已录入计算机的任意 内容，如进行复杂查询，需用高级检索。 3、用户可根据该文件的档号快速找到该文 件。如文件挂有全文，可点击全文浏览 直接浏览文件，还可点击动态链接对文 件进行修改利用。,（三）档案检索,四、文档一体化管理系统的使用,1、全文目录管理 进入紫晶系统 点击全文管理 点击全文目录管理，单击需要建立新 的子目录的父目录，打开该父目录 点击新增目录按钮 在用户输入栏输入文件目录名称 点击确定按钮 点击关闭按钮,（四）全文管理,四、文档一体化管理系统的使用,2、全文文件管理 （1）点击全文文件管理 （2）分别对源文件位置和目标目录两个目 录选择框进行目录选择，选择源文件 所在目录位置和文件入库后的存放位 置（即目标目录） （3）选择用户所需文件 （4）点击传输文件按钮 （5）点击关闭按钮,（四）全文管理,四、文档一体化管理系统的使用,（6）点击档案整理 （7）点击归档/卷内文件按钮 （8）在档号一栏输入档号 （9）到位需要进行全文挂接的机读目录 （10）点击全文挂接按钮 （11） 选