采购结算岗、出纳岗.ppt

1、,CCERP系统培训系列-1（采购结算岗、出纳岗）,CCERP项目组 2009年2月,培训介绍,岗位：采购结算岗、出纳岗,A 采购结算流程,注：是在领导签字后做付款预登记,收到银行回执后下账,A 采购结算流程,1 供应商资信政策的维护 2 采购付款预登记 3 采购付款预登记付款冲红 4 采购付款记账 5 采购付款预登记查询 6 采购结算查询,A-1 供应商资信政策的维护,功能介绍： 对上游供应商给我公司的货款支付政策进行维护，为采购员提前制定付款计划、主管领导的采购付款审核提供便利。,对特定商品指定政策，勾选,双击明细显示该供应商所有,操作步骤： 点击主界面工具栏中的“增加”，弹出“供应商资信

2、政策维护”二级界面； 在“供应商编号”处输入助记码或单位编号，选择需要维护资信政策的供应商； 选择“付款形式”、“付款方式”等，并在可编辑字段填写相应内容； 如果该政策适用于该供应商的所有商品，则可以直接点击“保存”；如果该政策只适应于某个单品，则勾选“指定商品”，在弹出明细项中选择该政策适用的商品，点击“保存”。 注意事项： 如果某供应商的资信政策只针对部分商品，需要首先在系统中将这些商品指定给该供应商（在“供应商-药品关系维护”界面实现）。,A-1 供应商资信政策的维护,返回,A-2 采购付款预登记,功能介绍： 采购结算按照手工填写的付款单附件（入库单、税票）进行核对，对结算金额进行付款勾

3、兑。,不对特定单据进行勾兑,按照总额从前到后对单据进行自动勾兑,对购进明细勾兑,按一个一个商品勾兑,操作步骤： 选择需要付款的单位及需要付款的时间段； 选择勾兑方式。选择的勾兑方式为不勾兑或自动勾兑时，直接进入第三步；选择按单据勾兑、按明细勾兑或按商品勾兑时，系统弹出二级界面，选择结清或是填写实际需要结算的金额； 填写帐簿、结算金额（如果选择的是按单据勾兑、按明细勾兑、按商品勾兑时，系统会自动计算结算的金额，不需手工填写）； 点击“保存”。 注意事项： 如果选择的是按商品勾兑，需要首先输入结算的商品； 在保存前，需要检查帐簿、紧急程度等信息是否填写正确。,A-2 采购付款预登记,返回,A-3

4、采购付款预登记付款冲红,对做完采购付款预登记，但还没有采购付款记账的单据进行冲红，冲红后已经勾兑的单据或商品明细系统自动释放，可以重新进行勾兑操作。,双击单据,点击单据后点击冲红即可,A-3 采购付款预登记付款冲红,操作步骤： 在主界面输入时间段，点击工具栏的“查询”，在“单据信息”部分显示时间段内进行了采购付款预登记但还没有进行采购付款记账的所有单据； 双击选中需要冲红的单据，系统会显示该单据的结算方式或勾兑明细等信息，如果单据选择错误，可以点击工具栏的“重新查找”，系统将退回到前一步； 确认需要冲红的单据后，点击工具栏中的“冲红”，完成对此笔单据的冲红操作。 注意事项： 系统无法避免二次冲

5、红，在确定冲红商品时要仔细； 只能对进行了采购付款预登记但还没有进行采购付款记账的单据进行冲红，如果单据已经记账，则不能进行冲红。,返回,A-4 采购付款记账,功能介绍： 对已经做完采购付款预登记并且财务部已经按照采购付款单据进付款的单据进行入帐操作，记账后影响该单位往来帐页。,A-4 采购付款记账,操作步骤： 选择工具栏中“提取采购付款预登记”，弹出单据选择二级界面； 双击选中需要付款记账的单据（可以在“辅助查找”中输入单位名称助记码对单据进行过滤查找），点击“确定”，此时该单据付款信息将显示在一级界面； 检查确认记账信息后，点击工具栏中的“记账”，即完成此笔单据的记账操作。,返回,A-5

6、查询介绍,“采购付款预登记查询”功能介绍： 对时间段内进行了采购付款预登记但没有进行采购付款记账的单据、冲红的采购付款预登记单据、采购付款记账的单据进行查询。,A-5 查询介绍,操作步骤： 在抬头项输入需要查询的时间段（也可以输入单位、采购员进行过滤查询）； 在抬头项“是否财务已付款记账”字段选择“是”或“否”，选择是否勾选“是否包含冲红”，点击工具栏中的“查询”，显示需要查询的结果； 双击记录或是选择记录后点击“单据再现”时弹出二级界面，可以查看此条记录的结算信息和勾兑明细。 注意事项： “是否财务已付款记账”字段选择“是”时，查询出来的是所有已经进行了采购付款记账的单据； “是否财务已付款

7、记账”字段选择“否”时，查询出来的是没有进行采购付款记账的单据，此时“是否包含冲红单据”勾选框可以选择，选择后，显示的记录中包含已进行采购付款预登记冲红的单据。,返回,A-6 查询介绍,“采购结算查询”功能介绍： 对某时间段内进行了采购付款记账的单据进行查询，并且可以对采购付款记账单据再现。,返 回,A-7 注意事项,采购结算流程是在商品入库记账、采购退补价记账、采购退出记账后进行； 采购付款预登记是在供应商填写领款单，并由采购员、采购结算员、发票管理员等相关人员审核签字确认后，由采购结算员进行付款预登记，此项操作不影响购进单位往来帐页； 采购付款记账是在财务付款并且收到银行回执后由财务部进行

8、记账，此项操作直接影响购进单位往来帐页； 采购结算员在做完采购付款预登记，并且财务还未进行付款记账时，采购结算员可以将付款预登记单据冲红，并重新进行采购付款预登记。,返 回,B 预付款流程,注：财务付款后进行预付款登记,B 预付款流程,1 预付款登记 2 预付款付款明细勾兑 3 预付款查询 4 预付款往来帐页 5 采购结算查询,B-1 预付款登记,功能介绍： 按照单笔预付款订单进行预付款登记。,选择帐薄,若付款同时有电汇或承兑等其它多种时可根据实际增加帐薄编号即可,B-1 预付款登记,操作步骤： 在抬头项输入时间段； 点击工具栏中的“提取订单”，弹出单据选择二级界面； 在二级界面选择需要进行预

9、付款登记的单据，相关信息会落入主界面（包括抬头项信息和明细项信息）； 在主界面填写帐簿编号、帐簿名称，点击“存盘”。,B-1 预付款登记,功能介绍： 对同一单位的多笔预付款订单进行预付款登记。,同一家单位的多条预付款订单,先录入单位,B-1 预付款登记,操作步骤： 在抬头项输入时间段，填写需要进行预付款登记的单位； 点击工具栏中的“按单据勾兑”，弹出单据选择二级界面； 在二级界面选择需要勾兑的单据，点击“确定”后，系统会将选择的单据勾兑的金额汇总并落入主界面的“付款金额”字段中； 在主界面填写帐簿编号、帐簿名称，点击“存盘”。 注意事项： 做完预付款登记后，直接影响购进单位往来帐页和预付款往来

10、帐页。,返回,B-2 预付款付款明细勾兑,功能介绍： 对已经做了预付款登记，商品已经到货且进行了采购入库记帐后的单据进行勾兑操作。,只有完成预付款登记，并且商品已经标记入账的预付款订单才会显示在此,B-2 预付款付款明细勾兑,操作步骤： 双击抬头项的“开票单号”，弹出二级界面，选择需要勾兑的单据，双击后，系统将所选择的单据明细显示在一级界面； 双击一级界面明细项记录前面的勾选框，打勾后表示已经选中，商品选择完毕后，系统自动将选择商品的金额进行汇总； 将选择的商品与单据上的信息进行核对，无误后存盘。,B-2 预付款付款明细勾兑,功能介绍： 对预付款订单产生的退补价单进行勾兑。,此处只能提取预付款

11、订单所制作的退补价单,B-2 预付款付款明细勾兑,操作步骤： 点击一级界面工具栏中的“提取退补价”，选择需要勾兑的退补价单据，系统将选择的退补价单明细显示在一级界面； 双击一级界面明细项记录前面的勾选框，打勾后表示已经选中，商品选择完毕后，系统自动将选择商品的金额进行汇总； 将选择的商品与单据上的信息进行核对，无误后存盘。 注意事项： 在预付款勾兑中提取的是原采购订单为预付款订单所开出的退补价单，并且此退补价单已经记账； 在做了预付款付款明细勾兑后，并不影响购进单位往来账页，主要影响的是预付款往来账页。,返回,B-3 查询介绍,“预付款查询”功能介绍： 查询预付款从采购订单到预付款明细勾兑的全过程，包括五种状态：未审核、已审核、已登记、已到货。,返回,分批到货情况,B-4 查询介绍,“预付款往来帐页”功能介绍： 查询公司对某供应商的预付款帐款支付情况、以及供应商的商品到货情况。,返回,B-5 查询介绍,“采购结算查询”功能介绍： 查询某时间段内进行了预付款登记的单据信息。,返 回,B-6 注意事项,采购预付款流程是供应商在收到公司的货款