商务数据分析基础 课件 第七章 数据分析报告

第七章撰写分析报告目录1、分析报告概述2、分析报告的结构、撰写原则及注意事项1分析报告概述1.1

分析报告的作用1.2分析报告的类型及特点数据分析的最后一个步骤就是撰写分析报告。分析报告是数据分析项目的结果展示,是数据分析结果的有效承载形式。通过报告,可以把数据分析的起因、过程、结果及建议完整地呈现出来。数据分析报告也是一种沟通与交流的形式,主要在于将分析的结果、可行性建议以及其他有价值的信息传递给决策者,从而让决策者做出正确的理解、判断和决策。一份思路清晰、言简意赅的分析报告能直戳问题点,提高沟通效率。我们一般用Word或PowerPoint来制作数据分析报告。1.1分析报告的作用数据分析报告主要有三个方面的作用,即展示分析结果、验证分析质量,以及为决策者提供参考依据。(1)展示分析结果:分析报告以某一种特定的形式将数据分析结果清晰地展示给决策者,使他们能够迅速理解所分析问题的基本情况、结论与建议等内容。(2)验证分析质量:通过分析报告中对数据分析方法的描述、对数据结果的处理与分析等几个方面来验证数据分析的质量,并让决策者感受到整个数据分析过程是科学并且严谨的。(3)为决策者提供参考依据:虽然做数据分析的人往往是没有决策权的工作人员,但分析报告的结论与建议会被决策者重点阅读,为决策者做最终决策提供参考依据。1.1分析报告的类型及特点由于数据分析报告的对象、内容、时间、方法等有所不同,因而存在着不同类型的报告。常用的数据分析报告有专题分析报告、综合分析报告、日常数据通报等。1.专题分析报告专题分析报告是对社会经济现象的某一方面或某一个问题进行专门研究的一种数据分析报告,它的主要作用是为决策者制定某项政策、解决某个问题提供决策参考和依据。专题分析报告具有以下两个特点:单一性。专题分析报告不要求反映事物的全貌,主要针对某一方面或某一个问题进行分析,如用户流失分析、提升用户消费分析、提升企业利润率分析等。深入性。由于专题分析报告内容单一、重点突出,因此便于集中精力抓住主要问题进行深入分析。它不仅要对问题进行具体描述,还要对引起问题的原因进行分析,并且提出切实可行的解决办法。这就要求对公司业务的认知有一定的深度,由感性上升至理性,切忌蜻蜓点水,泛泛而谈。2.综合分析报告综合分析报告是全面评价一个地区、单位、部门业务或其他方面发展情况的一种数据分析报告,如世界人口发展报告、全国经济发展报告、某企业运营分析报告。综合分析报告具有以下两个特点:(1)全面性。综合分析报告反映的对象,无论是一个地区、一个部门还是一个单位,都必须以这个地区、这个部门、这个单位为分析总体,站在全局的高度,反映总体特征,做出总体评价,得出总体认识。在分析总体现象时,必须全面、综合地反映对象各个方面的情况。(2)联系性。综合分析报告要把互相联系的一些现象、问题综合起来进行全面系统的分析。这种综合分析不是对资料的简单罗列,而是在系统地分析指标体系的基础上,考察现象之间的内部联系和外部联系。这种联系的重点是比例关系和平衡关系,分析研究它们的发展是否协调、是否适应。因此,从宏观角度反映指标之间关系的数据分析报告一般属于综合分析报告。3.日常数据通报日常数据通报是以定期数据分析报表为依据,反映计划执行情况,并分析影响和形成原因的一种数据分析报告。这种数据分析报告一般是按日、周、月、季、年等时间阶段定期撰写的,所以也称定期分析报告。日常数据通报可以是专题性的,也可以是综合性的。这种分析报告的应用十分广泛,各个企业、部门都在使用。日常数据通报具有以下三个特点:(1)进度性。由于日常数据通报主要反映计划的执行情况,因此必须把计划执行的进度与时间的进展结合起来分析,观察比较两者是否一致,从而判断计划完成的情况。为此,需要进行一些必要的计算,通过一些绝对数和相对数指标来突出进度。(2)规范性。日常数据通报基本上成为数据分析部门的例行报告,定时向决策者提供。所以这种分析报告就形成了比较规范的结构形式,一般包括以下几个基本部分:反映计划执行的基本情况、分析完成或未完成的原因、总结计划执行中的成绩和经验、找出存在的问题、提出措施和建议。这种分析报告的标题也比较规范,一般变化不大,有时为了保持连续性,标题只变动一下时间,如《××月××日业务发展通报》。(3)时效性。由日常数据通报的性质和任务决定,它是时效性最强的一种分析报告。只有及时提供业务发展过程中的各种信息,才能帮助决策者掌握企业经营的主动权,否则将会丧失良机。对大多数公司而言,以上这些报告主要通过Word、Excel和PowerPoint系列软件来表现,以这三种软件表现的报告各自的优劣势和适用范围如表71所示。项目WordExcelPowerPoint

优势

易于排版可打印装订成册可含有动态图标结果可实时更新交互性更强可加入丰富的元素适合演示汇报增强展示效果

劣势缺乏交互性不适合演示汇报

不适合演示汇报

不适合大篇文字

适用范围综合分析报告专题分析报告日常数据通报

日常数据通报

综合分析报告专题分析报告2分析报告的结构、撰写原则及注意事项2.1分析报告的结构2.2分析报告的撰写原则2.3分析报告的注意事项1.1分析报告的结构数据分析报告确实有特定的结构,但是这种结构并非一成不变。根据不同的撰写人员、不同的汇报对象、不同的研究对象、不同性质的数据分析,最后产生的报告可能会有不同的结构。最常用的报告结构还是“总—分—总”结构,它主要包括开篇、正文和结尾三大部分。在数据分析报告中,“总—分—总”结构的开篇部分包括标题、目录和前言(主要包括分析背景、目的与思路);正文部分主要包括具体分析过程与结果;结尾部分包括结论、建议及附录。。1.标题标题页需要写明报告的题目,题目要精简干练,要求在一两行内。标题是一种语言艺术,好的标题不仅可以表现数据分析的主题,而且能够激发读者的阅读兴趣,因此需要重视标题的撰写,以增强其艺术表现力。(1)标题常用的类型。1)解释基本观点。这类标题往往用观点句来表示,点明数据分析报告的基本观点,如“不可忽视高价值客户的保有”“语音业务是公司发展的重要支柱”等。2)概括主要内容。这类标题重在叙述数据反映的基本事实,概括分析报告的主要内容,让读者能抓住全文的中心,如“我公司销售额比去年增长30%”“2010年公司业务运营情况良好”等。3)交代分析主题。这类标题反映分析的对象、范围、时间、内容等情况,并不点明分析师的看法和主张,如“发展公司业务的途径”“2010年运营分析”“2010年部门业务对比分析”等。4)提出问题。这类标题以设问的方式提出报告所要分析的问题,引起读者的注意和思考,如“客户流失到哪里去了”“公司收入下降的关键何在”“1500万利润是怎样获得的”。(2)标题的撰写要求。1)直接。数据分析报告是一种应用性较强的文体,它直接用来为决策者的决策和管理服务,所以标题必须用毫不含糊的语言,直截了当、开门见山地表达基本观点,让读者一看标题就能明白数据分析报告的基本精神,加快对报告内容的理解。2)确切。标题的撰写要做到文题相符、宽窄适度,恰如其分地表现分析报告的内容和对象的特点。3)简洁。标题要直接反映数据分析报告的主要内容和基本精神,就必须具有高度的概括性,用较少的文字集中、准确、简洁地进行表述。4)艺术性。标题的撰写除了要符合直接、确切、简洁三点基本要求,还应力求鲜明活泼、独具特色、具有艺术性。要使标题具有艺术性,就要抓住对象的特征展开联想,适当运用修辞手法给予突出和强调,如“我的市场我做主”“我和客户有个约会”等。有时,报告的作者也要在题目下方出现,或者在报告中要给出所在部门的名称。为了将来方便参考,完成报告的日期也应当注明,这样能够体现出报告的时效性。2.目录目录可以帮助读者方便地找到所需的内容,因此,要在目录中列出报告主要章节的名称。如果是在Word中撰写报告,在章节名称后面还要加上对应的页码,对于比较重要的二级目录,也可以将其列出来。所以,从另一个角度说,目录相当于数据分析大纲,它可以体现报告的分析思路。但是目录也不要太过详细,因为这样阅读起来让人觉得冗长并且耗时。此外,通常公司或企业的高层管理人员没有时间阅读完整的报告,他们仅对其中一些以图表展示的分析结论有兴趣,因此,当书面报告中没有大量图表时,可以考虑将各章图表单独制作成目录,以便日后更有效地使用。3.前言前言的写作一定要经过深思熟虑,前言内容是否正确,对最终报告是否能解决业务问题,是否能够给决策者决策提供有效依据起决定性作用。前言是分析报告的一个重要组成部分,主要包括分析背景、目的及思路三方面。(1)分析背景。对数据分析背景进行说明,主要是为了让报告阅读者对整个分析研究的背景有所了解。这部分内容主要阐述此项分析的主要原因、分析的意义以及其他相关信息,如行业发展现状等内容。(2)分析目的。数据分析报告中陈述分析的目的是让报告的阅读者了解开展此次分析能带来何种效果,可以解决什么问题。在实际写作中,有时将研究背景和分析目的合二为一。(3)分析思路。分析思路用来指导数据分析师进行一个完整的数据分析,即确定需要分析的内容或指标。这是分析方法论中的重点,也是很多人常常感到困惑的问题。只有在营销、管理理论的指导下,才能确保数据分析维度的完整性、分析结果的有效性及正确性。4.正文正文是数据分析报告的核心部分,它将系统全面地表述数据分析的过程与结果。撰写正文报告时,应根据之前分析思路中确定的每项分析内容,利用各种数据分析方法,一步步地展开分析,通过图表及文字相结合的方式,形成报告正文,方便阅读者理解。正文通过展开论题,对论点进行分析论证,表达报告撰写者的见解和研究成果的核心部分,因此正文占分析报告的绝大部分篇幅。一篇报告只有想法和主张是不行的,必须经过科学严密的论证,才能确认观点的合理性和真实性,才能使别人信服。因此,报告主题部分的论证是极为重要的。报告正文具有以下几个特点:是报告最长的主体部分,包含所有数据分析事实和观点,通过数据图表和相关的文字结合分析,正文各部分具有逻辑关系。我们通常运用金字塔原理来组织报告,比如整个报告的核心观点是什么,核心又由哪些子观点构建,支持每个子观点的数据是什么。5.结论与建议结论是以数据分析结果为依据得出的,通常以综述性文字来说明。它不是分析结果的简单重复,而是结合公司实际业务,经过综合分析、逻辑推理形成的总体论点。结论是去粗取精、由表及里而抽象出的共同、本质的规律,它与正文紧密衔接,与前言相呼应,使分析报告首尾呼应。结论应该措辞严谨、准确、鲜明。建议根据数据分析结论对企业或业务等所面临的问题提出改进的方法,建议主要关注结论保持优势及改进劣势等方面。因为分析人员所给出的建议主要是基于数据分析结果而得到的。会存在局限性,因此必须结合公司的具体业务才能得出切实可行的建议。6.附录附录是数据分析报告的一个重要组成部分。一般来说,附录提供正文中涉及而未予阐述的有关资料,有时也含有正文中提及的资料,从而向读者提供一条深入数据分析报告的途径。它主要包括报告中涉及的专业名词解释、计算方法、重要原始数据、地图等内容。每个内容都需要编号,以备查询。当然并不是要求每篇报告都有附录,附录是数据分析报告的补充,并不是必需的,应该根据各自的情况再决定是否需要在报告结尾处添加附录。分析报告是整个分析过程的成果,是评定一个产品、一个运营事件的定性结论,很可能是产品决策的参考依据。一份完整的数据分析报告,应当围绕目标确定范围,遵循一定的前提和原则,系统地反映存在的问题及原因,从而进一步找出解决问题的方法。撰写分析报告需要遵循以下四个原则。(1)规范性。数据分析报告中所使用的名词术语一定要规范,标准统一,前后一致,要与业内公认的术语一致。(2)重要性。数据分析报告一定要体现数据分析的重点,在各项数据分析中,应该重点选取关键指标,科学地进行分析。此外,针对同一类问题,其分析结果也应当按照问题重要性的高低来分级阐述。(3)谨慎性。数据分析报告的编制过程一定要谨慎,基础数据必须真实、完整,分析过程必须科学、合理,分析结果要可靠,内容要实事求是。(4)创新性。当今科学技术的发展可谓日新月异,许多科学家也提出各种新的研究模型或者分析方法。数据分析报告需要适时地引入这些内容,一方面可以用实际结果来验证或改进它们,另一方面也可以让更多的人了解全新的科研成果,使其发扬光大。2.2分析报告的撰写原则(1)分析结论要明确、精简、有逻辑性。如果没有明确的结论,整个数据分析工作就失去了意义。很多时候分析就是为了发现问题,如果一个分析能发现一个重大问题,就达到目的了。精简的结论也容易让阅读者接受,降低阅读者的阅读心理门槛。不要有猜测性的结论,太主观的东西缺乏说服力,一定要遵循“发现问题—总结问题原因—解决问题”