幼儿园档案管理制度

竹圆头幼儿园档案管理制度档案管理人员必须遵循上级规定的保密制度接收以及移出档案和收发传阅文件要严格办理交接手续查阅有关档案应在档案室内，外借档案需要经过领导批准，并办好相关的手续档案是要有保护措施，做到防火，防水，防鼠，防潮，防虫，防尘，定期检查保管状况，发现问题应该及时处理。档案室内严禁烟火，严谨带入易燃物品，并应配有消防装备。非本工作室人员，未经园长或者相关人员统一不得进入。应保持案卷齐全每年核对一次，做到帐，卷相符合。定期或者不定期得对档案进行检查。建立健全档案检索工具，准确做好档案的分类，编制以及规定报关的期限和密级等项工作，使得档案工作规范化，标准化，以及系统化。档案工作人员的变动，必须先做好各种档案的清点移交工作，并且办理好相关的交接手续。档案管理人员应该执行好归档、保密、借阅、统计、保管、销毁制度。档案管理制度一、总则1、为了使档案更好地促进园所的发展，提高档案管理水平，充分发挥档案的服务作用，确保档案信息完整、准确、系统、安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等相关规定，并结合我园自身发展实际，特制定本办法。2、本办法所称档案是指园所在教育教研、企业管理和其他各项事业活动中直接形成的对企业本身和社会当前及长远所有具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。3、园所档案是企业职工集体智慧的结晶，是重要的信息资源和历史凭证，档案工作应坚持档案资源统一归档、集中保管、分级查阅的基本管理原则。确保各类档案做到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。园所全体职工都赋有保护档案的权力和义务。4、档案源于园所，用于园所。它是园所运作的重要基础工作之一，是衡量园所质量、发展水平的重要标志，是维护园所自身形象的一项重要事业。园所应把档案工作纳入自身总体发展规划，加强对档案工作的领导与管理。园所各部门必须把档案工作纳入议事日程，重视本部门文件材料的形成、积累、归档，纳入有关人员的职责范围，作为考核内容，在布置、检查、总结、验收机构各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。二、责任1、本办法适用于本园所所有部门和全体员工。2、有下列行为之一，一经查实，视其情节轻重，给予记过、停职反省，直至除名处理；造成经济损失的，据实赔偿并处罚款；触犯法律的移交司法机关处理：2.1损毁、丢失或擅自销毁机构档案2.2擅自向外界提供、摘抄机构档案2.3涂改、伪造档案2.4未及时上报归档或管理不善的部门或档案管理者2.5未按手续就借阅、外带者或越级查阅者三、档案工作机制、人员和任务1、北京市XX幼儿园档案工作受各级档案领导部门的指导、监督与检查。2、园所设综合档案室，由专人专职从事档案工作。各部门各有一名兼职档案工作人员负责分管本部门的档案，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，形成档案的网络化管理。3、园所综合档案室既是企业档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用企业档案的科学文化事业机构，具有对企业档案工作统筹规划、统一管理，实行指导、监督与检查的责任。4、园所档案部门的基本任务4.1贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策、法令和法规，统筹规划整个机构档案工作。4.2建立健全机构各类档案管理制度和实施规范，并负责指导、监督和检查执行情况。4.3负责对机构各类档案及相关资料的接收（搜集）、整理、鉴定、分类、统计、保管和利用。4.4积极开展档案的开发与利用工作。5、编制各类档案检索工具，汇编档案参考资料，积极开发档案信息资源。6、参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，全面进行档案信息交流。7、采取多种形式开展档案的宣传教育活动，增强职工的档案管理意识。8、积极开展档案理论和实践的研究，提高理论水平，总结实践经验。四、档案的管理工作1、档案的立卷我园所实行文件材料部门形成的立卷制度。机构各部门的兼职档案工作人员应根据本部门的业务规律，将办理完毕的文件材料按类别、问题、时间初步整理，以便立卷及时向机构综合档案室移交。2、归档流程园所所属部门将待移交档案初步整理后，由归档人员填写移交清单，经档案室管理人员确认后接收。3、归档要求3.1归档文件要求3.1.1凡需归档的文件材料必须遵循文件的自然形成规律、保持文件材料之间的有机联系、便于保管利用的原则进行系统整理组卷，编写页号、填写卷内目录、案卷目录、备考表、拟写案卷题名、注明密级和保管期限，编制“移交目录”一式两份后向档案室移交归档。3.1.2归档的文件材料必须保持其成套性和完整性。3.1.3归档的文件材料必须文实相符，准确地反映机构各项活动的真实面貌和历史过程。3.1.4归档的文件材料必须层次分明，保持其有机联系，符合其形成规律。3.1.5对完整系统的归档文件材料，必须按序整理。3.1.6归档的文件材料必须签署完备、印章齐全。3.1.7归档的文件材料要求载体优良、格式统一、书写清晰、字迹整洁、图线清晰、装订整齐美观。不得使用圆珠笔、铅笔书写档案材料。3.1.8另外，光盘软盘类（包括数码影像等），归档部门应编写归档材料简要说明。3.2归档时间和文件数量3.2.1归档份数：园所印发的正式文件一式两份，并附上底稿；其他各类档案原件一式一份，重要的一式两份。3.2.2各类档案归档时间依据机构各类档案中要求的归档时间执行。3.2.3归档范围对于园所各门类档案，具体归档范围参考《档案目录》。3.4档案整理3.4.1档案的分类本园所档案按照内容分为八类：文书档案、教学教研档案、人事档案、财务档案、电子档案、科技档案、声像档案和实物档案。3.4.2档案整理要求档案负责部门要严格按照各项规章制度的要求，对各类档案进行分类、编号、排架，编制案卷目录和其他档案检索工具，做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便、管理先进。3.5档案的销毁对于保管期限以满的待销，凡需要销毁的档案，经鉴定后，登记造册，并报机构档案工作主管领导批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。档案销毁必须有领导审批，任何组织和个人不得擅自销毁档案。3.6档案的利用，档案部门所保存的档案，主要供本园所利用，如其他单位或个人需查阅或利用时，必须遵守我园档案管理规章制度。本机构工作人员因工作需要，可直接查找、借阅园归档的档案。非本园人员查阅档案时，应持经档案部门负责人同意后，方可查阅。凡摘抄、复制的档案，须经档案部门核准后，由负责领导签字方能生效。3.6.1借阅管理：因工作需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关机构重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经机构档案工作主管领导核准同意后，方可带出，用毕立刻归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。3.6.2档案利用：提供利用是档案工作的核心内容，档案管理人员必须主动、积极了解机构各项工作的需要，广泛开展档案利用工作，在提供服务中要严格把握档案利用审批手续，以维护机构利益。3.7档案的统计工作园所综合档案室应做好档案的统计工作，确保专人负责统计。掌握档案的收集、整理、利用、销毁和室内各种情况数据，按照园所利用的要求及时报送各种报表，并进行定期的综合或专项统计分析。五、档案管理注意事项1、档案室应设在安全、防盗、防潮、防火、防光、防尘、防虫的建筑内。2、外单位人员原则上不允许直接借用或查看本机构的任何档案材料。如确需借用或查阅的，须经档案室同意后经我园主管领导批准。3、档案管理应及时适应机构电子化办公、