《建设电子文件与电子档案管理规范+CJJT+117-2017》详细解读

《建设电子文件与电子档案管理规范CJJ/T117-2017》详细解读contents目录1总则2术语3基本规定4电子文件形成5电子文件归档6电子档案移交和接收contents目录7电子档案保管8电子档案利用附录A归档文件存储媒体标签式样附录B电子档案移交目录附录C电子档案移交与接收证明书附录D电子档案转存登记表附录E电子档案迁移登记表contents目录附录F保管期满档案销毁清册附录G保管期满档案续存清册本规范用词说明引用标准名录编制说明011总则03促进电子文件与电子档案的有效利用，为组织和社会提供便捷的信息服务。01统一建设电子文件与电子档案的管理标准，确保信息的完整性、真实性、可用性和安全性。02规范电子文件与电子档案的收集、整理、鉴定、归档、保管、利用和处置等环节，提高管理效率。1.1编制目的010203适用于各级党政机关、企事业单位、社会团体等组织在信息化过程中产生的电子文件与电子档案的管理。适用于各类信息系统、数字设备及网络环境下电子文件与电子档案的管理。适用于不同门类、不同载体、不同形式的电子文件与电子档案的管理。1.2适用范围实行全生命周期管理，确保电子文件与电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。遵循便捷利用原则，提供高效、便捷的信息服务，满足组织和社会对电子文件与电子档案的需求。采用统一的管理系统和技术标准，实现电子文件与电子档案的集中存储、统一管理。遵守国家法律法规和相关标准规范，确保电子文件与电子档案管理的合法性和规范性。1.3管理原则022术语电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。具有易修改、易复制、易删除等特点，同时可实现快速检索、远程传输和资源共享等功能。定义特点电子文件定义电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关电子数据。特点具有存储空间小、信息量大、传输速度快等特点，同时需要特定的管理系统和存储介质进行管理和保存。电子档案定义元数据库是指描述电子档案的内容、结构、背景及其管理过程的数据集合。功能元数据库用于组织、管理和检索电子档案，确保电子档案的完整性、真实性和可读性。它是电子档案管理系统的重要组成部分，为电子档案的长期保存和开发利用提供基础支撑。元数据库033基本规定建设电子文件的形成、收集、积累、鉴定、整理、归档与电子档案的保管、利用和处置等应纳入电子文件与电子档案管理系统，实施全生命周期管理。建设电子文件与电子档案应真实、可靠、完整、可用，其管理应满足真实性、可靠性、完整性、可用性要求，且管理过程应权责明确、方法科学、安全高效、便捷易用。建设电子文件与电子档案管理系统应功能完善、适度前瞻，满足电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性管理要求。3.1一般规定建设单位应向档案部门移交电子档案，档案部门应向利用者提供电子档案。建设单位应明确电子文件与电子档案管理职责，建立管理制度，配备管理人员，统筹协调电子文件与电子档案的形成、收集、积累、鉴定、整理、归档、保管、利用和处置等工作。档案部门应配备与电子文件与电子档案管理相适应的基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障、终端及辅助设备，并满足工作需要。3.2职责与分工建设电子文件与电子档案应实行全生命周期管理，包括形成、收集、积累、鉴定、整理、归档、保管、利用和处置等环节。建设电子文件与电子档案的管理应采用先进的技术手段和管理方法，确保电子档案的安全、高效和便捷利用。建设电子文件与电子档案的管理应符合国家法律法规和标准规范的要求，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性和可用性。建设电子文件与电子档案的管理应建立相应的管理制度和工作规范，明确管理职责和工作流程，确保管理工作的规范化和制度化。3.3管理要求044电子文件形成010203创建要求电子文件应在形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作，实施预设归档与开放权限功能，融入相应元数据库，与相应数字化元数据、电子档案管理系统相应元数据库融合管理。保存环境电子文件应保存在安全、可靠的网络环境中，防止未经授权的访问和篡改。同时，应定期对电子文件进行备份，以防数据丢失。保存格式电子文件一般自形成之日起5年内向电子档案管理系统归档，也可按本规范第6章规定的向电子档案管理系统归档的四种方式和相应的元数据、电子文件格式要求，在形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作，实施预归档，形成归档信息包或待归档信息包。4.1创建与保存

4.2文件分类分类原则电子文件分类应遵循科学性、实用性、可扩展性等原则，确保分类结果能够准确反映电子文件的内容和特征。分类方法电子文件可以采用多种分类方法，如按机构分类、按业务分类、按年度分类等。具体分类方法应根据实际情况进行选择。分类结果电子文件分类结果应明确、清晰，便于检索和利用。同时，应对分类结果进行定期评估和调整，以适应电子文件数量和种类的变化。055电子文件归档03其他具有保存价值的电子文件如图像、音频、视频等多媒体文件，以及各类业务系统中形成的具有查考和凭证价值的数据文件。01各类电子公文包括通知、公告、报告、请示、批复等行政机关在公务活动中产生的电子文件。02业务数据各门类传统载体档案目录数据以及与相应数字化元数据、电子档案管理系统相应元数据库融合管理后的数据。5.1归档范围5.2归档文件格式图像文件数据库文件采用JPEG、TIFF、PNG等通用格式。采用DBF、MDB等数据库文件格式或CSV等文本格式。文本文件音频视频文件其他文件采用XML、PDF、CEB、SEP、DOC、TXT等通用格式。采用MP3、WAV、MP4、FLV、AVI等通用格式。尽量转换为上述通用格式，或采用原文件格式存储。自动捕获通过系统接口自动捕获电子文件及其元数据，并保存到电子档案管理系统中。手动捕获对于无法自动捕获的电子文件，需进行手动上传，并补充完善相应元数据。固化信息包括电子文件内容、结构、背景信息和元数据等，确保电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性。5.3捕获和固化组件鉴定对捕获的电子文件进行组件鉴定，确定其是否属于归档范围。组件整理对属于归档范围的电子文件进行分类、排序、命名等操作，形成归档信息包。组件存储将归档信息包存储到电子档案管理系统中，并建立与元数据库的关联。5.4整理01020304真实性确保电子文件的来源、内容、结构等信息真实可靠。完整性确保电子文件的各项信息完整无缺失。可用性确保电子文件能够被正常打开和使用。安全性确保电子文件在存储、传输、使用等过程中的安全保密。5.5归档要求对电子文件的来源、内容、结构等信息的真实性进行检测。真实性检测对电子文件的完整性进行检测，确保无缺失、无损坏。完整性检测对电子文件的可用性进行检测，确保能够正常打开和使用。可用性检测对电子文件的安全性进行检测，确保无病毒、无恶意代码等安全隐患。安全性检测5.6检测066电子档案移交和接收确定移交电子档案的范围，并提出划控与开放意见，同时完成密级变更或解除工作。电子档案移交可以采用在线移交或离线移交。在线移交应当通过档案行政管理部门指定的电子档案接收系统和专用网络，不得通过未设置安全可靠措施的互联网移交。离线移交可以采用在线移交后刻录光盘移交或直接将电子档案拷贝至光盘移交。移交单位向档案行政管理部门提出移交申请，档案行政管理部门审核后确定移交时间、地点和方式。移交单位应当按照要求完成移交电子档案的密级变更或解除工作，并提出划控与开放意见。移交过程中，档案行政管理部门和移交单位应当分别指派专人负责，共同完成移交工作。移交范围与密级变更移交形式与要求移交流程6.1移交接收条件与要求档案行政管理部门应当具备电子档案接收的专用网络、系统、设备和人员，确保电子档案接收的安全、及时和准确。接收的电子档案应当真实、完整、可用，其元数据应当齐全、完整，并符合规定格式。接收流程档案行政管理部门在接收到电子档案后，应当进行真实性、完整性、可用性等方面的检测，确保电子档案的质量。检测合格后，应当及时办理交接手续，将电子档案纳入本部门的电子档案管理系统，并进行统一管理和开发利用。接收后的管理档案行政管理部门应当对接收的电子档案进行统一编号、著录、标引等处理，确保其能够融入本部门的电子档案管理系统。同时，应当定期对接收的电子档案进行检查、迁移、转换等维护工作，确保其长期保存和开发利用的效果。6.2接收077电子档案保管应选择性能稳定、可靠性高的存储介质，如磁带、一次性刻录光盘、硬磁盘等。不同介质应定期检查、转换，确保电子档案安全存储。存储介质选择制定严密的备份方案和策略，包括备份时间、备份内容、备份方式等，确保电子档案在损坏或丢失后能及时恢复。备份方案制定对备份数据进行定期检验，确保备份数据的完整性和可用性。备份数据检验7.1存储与备份迁移过程控制制定详细的迁移计划和方案，对迁移过程进行严格控制和管理，确保迁移过程中电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性不会受到破坏。迁移时机选择在电子档案存储介质或技术环境发生变化时，应及时进行迁移操作，确保电子档案在新环境中的可用性。迁移后检验对迁移后的电子档案进行检验，确保其在新环境中的正常运行和访问。7.2迁移123对电子档案存储介质进行物理防护，如防火、防水、防尘、防磁、防盗等措施，确保电子档案实体安全。物理安全保护采用网络安全技术和设备，如防火墙、入侵检测系统等，确保电子档案在网络环境中的安全。网络安全保护采用数据加密、数字签名等技术手段，确保电子档案数据在传输和存储过程中的安全。数据安全保护7.3安全保护7.4鉴定销毁鉴定工作组织销毁后验证销毁前审批销毁过程控制由档案部门会同相关业务部门组织专家对电子档案进行鉴定，确定其保管期限和处理方式。对需要销毁的电子档案进行审批，确保销毁工作符合法律法规和企业规定。制定详细的销毁计划和方案，对销毁过程进行严格控制和管理，确保电子档案在销毁过程中不被泄露或非法利用。对销毁结果进行验证，确保电子档案已彻底销毁并无法恢复。088电子档案利用在线利用通过档案管理系统或专用网站提供在线查阅、检索、下载等服务。离线利用将电子档案以拷贝、刻录等形式提供给利用者，便于在无网络环境下使用。跨库检索与资源共享通过档案资源整合，实现跨库检索和资源共享，提高利用效率。电子档案利用方式03审批权限不同级别的利用者具有不同的审批权限，需严格遵守审批规定。01利用申请利用者需向档案管理部门提交利用申请，说明利用目的、范围、方式等。02审批流程档案管理部门对利用申请进行审核，根据档案密级、内容和利用方式等确定审批流程。电子档案利用审批利用登记对每次电子档案利用情况进行登记，包括利用者信息、利用时间、利用方式、利用内容等。统计分析定期对电子档案利用情况进行统计分析，为档案管理和开发利用提供参考依据。效益评估对电子档案利用效益进行评估，包括社会效益和经济效益等方面。电子档案利用登记与统计安全保障采取多种技术手段和管理措施，确保电子档案在利用过程中的安全。保密要求严格遵守国家和行业相关保密规定，确保电子档案内容不被泄露。监管与追责对电子档案利用过程进行监管，对违规行为进行追责处理。电子档案利用安全与保密09附录A归档文件存储媒体标签式样应包含存储媒体编号、存储内容说明、存储日期、保管期限、密级等信息。标签内容标签应使用耐磨、不易脱落的材料制作，字迹应清晰、耐久。制作要求标签应粘贴在存储媒体的显著位置，便于查找和识别。粘贴位置磁性存储媒体标签制作要求标签应使用防水、防油、耐磨的材料制作，以适应光盘存储环境的要求。粘贴位置标签应粘贴在光盘盒或光盘袋上，避免直接粘贴在光盘表面。标签内容与磁性存储媒体标签内容相似，还应包含光盘类型、刻录速度等信息。光盘存储媒体标签123对于其他类型的存储媒体，如闪存盘、硬盘等，也应制作相应的标签进行标识。标签内容应包含存储媒体编号、存储内容说明、存储日期、保管期限、密级等信息，并根据实际情况进行调整。制作要求和粘贴位置可参照磁性存储媒体标签和光盘存储媒体标签的要求执行。其他存储媒体标签10附录B电子档案移交目录03移交后电子档案的保管要求明确移交后电子档案的保管环境、存储介质、备份方案等要求。01移交电子档案的内容与描述对所移交的电子档案内容进行准确描述，包括档案类型、数量、时间范围等。02移交的电子档案元数据说明移交的电子档案的元数据情况，包括元数据种类、格式、质量等。移交说明序号按照移交档案的顺序进行编号。档案门类根据档案内容划分不同的门类，如文书档案、科技档案、会计档案等。案卷号每个档案门类下的具体案卷编号。移交清单每个案卷的责任人或形成单位。责任者每个文件的唯一编号。文件编号每个文件的标题或名称。文件题名移交清单日期文件的形成时间，以年月日表示（此处日期为非必要信息，但在实际操作中可能需要，如果严格按照您的要求，可以将其移除或替换为其他非时间相关信息）。移交清单每个文件的页数。页数每个文件的保管期限，如永久、长期、短期等。保管期限其他需要说明的情况或特殊事项。备注移交清单接收单位接收电子档案的单位名称。移交档案内容所移交电子档案的内容描述。移交单位移交电子档案的单位名称。移交接收登记表移交时间01电子档案移交的时间（此处时间为非必要信息，但在实际操作中可能需要，如果严格按照您的要求，可以将其移除或替换为其他非时间相关信息）。移交方式02电子档案移交的方式，如在线移交、离线移交等。移交人03负责移交电子档案的人员姓名。移交接收登记表移交接收登记表接收人负责接收电子档案的人员姓名。审核人负责审核电子档案移交过程的人员姓名。11附录C电子档案移交与接收证明书123对所移交的电子档案内容进行准确、详细的描述，包括档案类型、数量、密级、形成时间等。移交电子档案的内容描述说明移交电子档案的存储介质，如光盘、硬盘等，以及载体的容量、规格、型号等信息。移交电子档案的载体描述为确保电子档案的完整性，在移交时需提供完整性校验值，如MD5值等。移交电子档案的完整性校验值移交说明03移交电子档案电子签名为确保电子档案的真实性和完整性，在移交时需提供电子签名，包括签名者、签名时间等信息。01移交电子档案目录列出所移交电子档案的具体目录，包括档案名称、形成时间、密级等信息。02移交电子档案元数据提供所移交电子档案的元数据，包括档案描述信息、内容摘要、利用限制等信息。移交清单接收电子档案的内容描述对所接收的电子档案内容进行准确、详细的描述，与移交说明中的内容描述保持一致。接收电子档案的载体描述说明接收电子档案的存储介质，与移交说明中的载体描述保持一致。接收电子档案的完整性校验值对所接收的电子档案进行完整性校验，确保与移交时提供的完整性校验值一致。接收说明030201接收电子档案元数据对所接收的电子档案元数据进行确认，确保与移交时提供的元数据一致。接收电子档案电子签名对所接收的电子档案电子签名进行确认，确保签名的真实性和有效性。接收电子档案目录列出所接收电子档案的具体目录，与移交清单中的目录保持一致。接收清单12附录D电子档案转存登记表档案编号唯一标识电子档案的编号。档案名称电子档案的名称或标题。原存储介质电子档案转存前的存储介质类型，如硬盘、光盘等。登记表内容原存储路径电子档案在原存储介质中的存储路径。转存日期电子档案转存的日期，但不包括具体年份信息，以保护隐私和避免时间混淆。转存介质电子档案转存后的存储介质类型，如硬盘、云存储等。登记表内容转存路径电子档案在转存介质中的存储路径。转存原因说明电子档案转存的原因，如原存储介质损坏、升级存储设备等。操作人员执行电子档案转存操作的人员姓名或编号。备注其他需要说明的情况或问题。登记表内容准确性填写内容应真实、准确，不得有误。规范性填写格式应符合规范，如日期应采用统一的格式。完整性各项内容均应填写完整，不得遗漏。及时性转存后应及时填写登记表，不得拖延。登记表填写要求13附录E电子档案迁移登记表包括档案编号、档案名称、原存储位置、迁移时间等。迁移档案基本信息包括操作人、操作时间、迁移原因、迁移方式等。迁移操作信息包括校验人、校验时间、校验结果等。迁移后校验信息登记表内容登记表应在电子档案迁移前填写，确保信息准确无误。登记表应详细记录迁移操作过程，以备后续查验。迁移后应进行校验，确保电子档案完整性、可读性、安全性等未发生变化。登记表使用说明登记表是电子档案迁移过程中的重要记录，有助于保证迁移操作的规范性和可追溯性。登记表是电子档案管理的重要环节，有助于提高电子档案管理水平。登记表是电子档案安全性的重要保障，有助于防范电子档案丢失、篡改等风险。登记表重要性14附录F保管期满档案销毁清册

销毁清册的编制要求销毁清册应列明拟销毁档案的名称、文号、档案编号、数量、保管期限、已保管时间、销毁原因、销毁时间等内容。销毁清册应按档案类别和年度编制，一式三份，分别由档案部门、相关业务部门和单位负责人审核签字。销毁清册应永久保存，以便日后查考。销毁档案前，应按规定程序报请单位负责人审批，未经批准不得销毁。监销人在销毁档案前，应对销毁清册所列档案进行清点核对，确保销毁的档案与销毁清册所列内容一致。销毁档案的审批与监销销毁档案时，应由档案部门会同相关业务部门共同监销，确保档案销毁过程的安全、保密和环保。销毁后，监销人应在销毁清册上签名或盖章，并将销毁情况报告单位负责人。010204销毁档案的注意事项销毁档案应在指定场所进行，确保档案销毁过程的安全和保密。销毁档案应采用符合环保要求的方式进行，避免对环境造成污染。销毁过程中应注意保护档案信息的完整性和可读性，防止信息泄露。销毁后应检查确认档案已完全销毁，避免档案残留或复原。0315附录G保管期满档案续存清册保管期满档案续存清册是指在档案保管期满后，对仍需继续保存的档案进行登记造册的一种工具。有助于对到期档案进行鉴定和筛选，确保重要档案得到长期保存，同时便于对续存档案进行管理和利用。保管期满档案续存清册的定义和作用作用定义03编制要求应确保信息准确、完整，字迹工整、清晰，使用耐久材料制成，以便长期保存和查考。01编制依据根据档案鉴定结果和实际需要，确定哪些档案需要继续保存。02编制内容包括档案编号、题名、责任者、形成时间、应保管期限、已保管期限、续存原因、续存期限等信息。保管期满档案续存清册的编制要求管理方式应指定专人负责保管期满档案续存清册的管理工作，定期进行清点和检查，确保档案安全、完整。利用方式可根据需要查阅保管期满档案续存清册，了解续存档案的情况和信息，为工作提供参考和依据。同时，应注意保护档案原件，避免损坏或丢失。保管期满档案续存清册的管理和利用16本规范用词说明123本规范用词应准确、清晰，避免产生歧义。准确性用词应符合国家相关标准和规范，采用专业术语和行业通用词汇。规范性在保证准确、规范的前提下，用词应尽可能简洁明了。简洁性用词选择原则四性检测为保证电子文件和电子档案的真实性、可靠性、完整性、可用性而进行的检测工作。电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子档案指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。元数据库是集成多个元数据源的数据存储系统，能够实现对电子文件和电子档案元数据库融合管理。术语和定义17引用标准名录GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T20988-2007《信息安全技术信息系统灾难恢复规范》GB/T29194-2012《电子文件管