医院行政档案管理创新路径分析

医院行政档案管理所发挥的指导作用与资源参考价值日渐凸显。在医院运营发展过程中，行政档案不仅仅是详细记录医院行政管理性质的文书档案，更是指导医院组织实施各项基础工作的重要依据，对医院正常运行及长远发展发挥着不容忽视的关键性作用，因而备受各级医院领导的高度重视。但就目前的情况来看，我国多数医院在行政档案管理工作中仍存在着诸多亟待解决的细节性问题，致使行政档案管理的实际效用无法得到有效发挥。因此，加强医院行政档案管理创新路径的分析研究则显得尤为重要。一、医院行政档案管理的相关概述当前，行政档案作为医院系统化管理体系中起着至关重要作用的核心构成要素，主要是指医院在行政档案管理过程中，由请示、通知、决定等诸多方面行政性公文转化而来文书资料，能够对医院日常运行及长远发展起到一定的指导作用，同时也是医院规范落实各项行政管理工作的重要参考依据。以青岛市市立医院(集团)西院区(青岛市老年病医院)的行政档案管理为例，根据相关行政档案资料可以了解到本院区是一所三级专科医院，院区占地约为7609.31平方米，业务用房11795.00平方米，现有职工467人，硕士以上学位人员95人，占职工总数20%，医生与护士之比1:1.45，高级职称80人，中级职称187人。2022年院区招聘11人，其中医疗医技护理岗9人，医院编制床位342张，平均开放床位446张等基本信息。同时，还能够明确本院2021年总收入为20179万元，固定资产总值9671万元，完成门急诊量104679人次，入院10600人次，出院10428人次等业务工作、业务收入、固定资产等方面的数据信息。由此可见，行政档案管理在医院运营发展进程中发挥着不可或缺的重要作用。二、医院行政档案管理的重要作用(一)有利于医院文化的积累和传播相较于常规性档案文件而言，医院行政档案通常会涉及本院的重要资料，如院区基本情况、业务收入、固定资产、医疗设备更新、基础设施建设等档案信息，而这些均是医院运营发展过程中产生的重要资产，可以直接决定着医院整体发展水平与服务质量。所以，通过规范组织实施行政档案管理工作，不仅有利于医院文化的积累和传播，还能够帮助各科室医生高效开展各项医疗救助工作，有助于持续增强医院的核心竞争力与医疗救治水平。例如，医院临床积累的病案资料，可以详细记录不同病症的诊断治疗信息，从而为后续医学教学和科研提供更加真实、可靠的参考依据，促使各科室临床医师开展更高水平的医疗就诊工作。所以，从这一层面上来看，医院行政档案管理工作的贯彻落实有利于医院文化的积累及传播，因而需要医院领导引起高度重视。(二)有利于医院日常管理工作的组织实施根据长期以来医院行政管理的实践研究不难发现，行政档案管理除了涉及医院重要资料和文化方面的工作内容外，往往还包含着医院人才队伍建设、行政人员任免、行政岗位设置等方面的人事档案。所以，加强医院行政档案管理工作的落实力度，既能够优化内部人才配置，指导医院人力资源管理工作的有效开展，又能够为医院优化人才和评价考核工作提供强有力的数据支撑，帮助医院尽快实现预期的人资管理目标，进而为助推医院转型升级及长远发展打下坚实的人才根基。(三)有利于促进医院的健康可持续发展鉴于行政档案是详细记录医院发展进程的文字资料，其本身具备较强的参考与利用价值，且起到传承医院精神和文化的重要作用。因此，加大医院行政档案管理力度，不断提高行政档案管理水平，一方面能够为医院日常运营管理与医疗诊治工作提供精准、可靠的参考资料，以促进医院总体管理质效和医疗卫生服务质量的稳步提升，进而更好地满足广大病患的个性化、差异化就诊需要；另一方面能够帮助医院管理层制定科学、合理的运营决策，进一步降低医院运营风险的发生概率，从而促进医院的健康可持续发展。三、当前医院行政档案管理工作中存在的主要问题(一)行政档案管理意识较为薄弱当前，我国绝大多数医院的行政档案管理现状并不理想，究其根本在于医院缺乏对行政档案管理的重视，在日常管理工作中常将全部精力集中在医疗设备更新、临床医学研究等业务层面，而档案管理则呈现出被边缘化的状态，加之医院各级管理人员尚未意识到行政档案管理的积极作用，未能投入过多的人力、物力和财力，这就使得医院行政档案管理仍停留在表面形式，无法充分发挥其最大效用。(二)相关管理制度体系不够健全鉴于医院运行结构与服务对象的特殊性，要想保证行政档案管理质效，必须制定完善的行政档案管理制度及监管体系，精细划分各部门、各岗位人员的具体职责和工作内容，以确保行政档案管理工作得以规范、有序实施。但就现阶段的医院行政档案管理情况而言，部分医院仍面临着相关管理制度体系不够健全的现实困境。具体来讲，主要体现在以下的几个方面：其一，行政档案管理作为一项兼具较强复杂性、严谨性和专业性的系统工程，需要行政档案管理部门立足医院运营发展实际，做好相应的统筹协调工作。其二，即使一些医院已经构建了完善的行政档案管理制度，但在实际管理过程中仍缺乏一定的可行性与有效性，这是由于医院在制定管理制度时并未综合考虑自身的业务特点与行政档案管理要求，而是直接生搬硬套其他医院的管理制度体系，最终导致行政档案管理制度与实际管理工作存在较大偏差。其三，在行政档案管理工作中，多数医院虽设置了独立、权威的行政档案管理部门，但由于奖惩激励制度及监督机制的缺失，医院行政档案管理工作仍存在落实不到位的情况，加之现行监督管理模式过于陈旧、滞后，这些均会影响医院行政档案管理工作的执行效果，难以有效发挥其实际效用。(三)档案管理信息化建设力度不足随着我国新一轮医疗卫生体制的不断变革，对医院行政管理工作也提出了更加多元、复杂的要求，这就需要医院始终秉承与时俱进的创新理念，充分利用现代信息技术与智能设备，加强对本院行政档案管理的信息化建设力度。然而就目前的情况来看，一些医院出于自身经济实力、建设规模等多个方面的综合考量，并未积极引入更为先进的现代信息技术和智能设备，也没有结合医院实际构建相应的行政档案信息管理系统或行政档案资源共享平台，最终导致信息化管理技术的应用优势未能得到有效发挥。不仅如此，部分医院所构建的行政档案信息管理系统本身就存在一定的技术缺陷和漏洞，再加上现行的内外部风险防控体系尚不完善，这就在很大程度上增加了医院行政档案资料泄露或丢失的风险隐患，不利于医院行政档案管理工作的高效开展。(四)档案管理队伍综合素质有待提升档案管理人员作为医院行政档案管理工作的组织者和执行者，其综合素质与职业水平的高低直接决定着行政档案管理的工作质量。因此，加强专业化行政档案管理队伍建设则显得尤为重要。但在具体的执行过程中，部分医院并未立足档案管理需要制定长效化的人才选拔及培养规划，也没有在内部设置独立、权威的行政档案管理部门，这就导致医院行政档案管理效率存有较大的提升空间。与此同时，部分医院为了有效控制行政档案管理的成本投入，并未围绕行政档案管理定期组织开展系统化、专业化的知识讲座或技能培训，也没有对现行的人才选拔晋升机制进行优化创新，这就使得现有行政档案管理人员的综合素质参差不齐，进而很难满足日渐复杂的行政档案管理需求。四、新时期医院优化行政档案管理质效的创新路径(一)强化全体人员的行政档案管理意识一方面，医院领导及各级管理层应充分发挥自身的示范引领作用，认真学习和了解行政档案管理的相关知识，并规范落实网格化管理，持续开展院区改造腾空及病人转运实战演练等督导活动，以丰富临床就诊方面的档案资料。另一方面，医院应适当加大行政档案管理的宣传、教育力度，并组织行政部门人员每日4班次参与院外愿检尽检采样点的秩序维护工作，由此来响应并高效完成本院的卫生应急医疗保障任务，进一步加深各岗位人员对行政档案管理重要作用的正确认知，逐步在医院内部形成良好的行政档案管理氛围。(二)完善行政档案管理制度及配套体系为确保医院行政档案管理工作的高效开展，医院应在创新变革管理理念的基础上，对相关管理制度体系予以改进和完善。首先，根据本院的运营发展实际与行政档案管理需要，建立完善的行政档案管理制度及责任追究机制，明确各部门、各岗位人员的具体职责与工作内容，以确保行政档案管理职责落实到员工个人，真正解决以往“一人多岗”或“无人监管”问题。(三)加强行政档案管理信息化建设力度在信息化时代背景下，要想保证医院行政档案管理工作的整体质效，仅靠完善相关管理制度及体系显然是不够的，还应加强行政档案管理的信息化建设力度，具体可通过适当加大行政档案管理方面的人力、物力和资金投入，不断完善行政档案管理的基础设施设备建设与信息化系统配置。与此同时，也可以灵活运用大数据、人工智能、互联网等现代信息技术，积极搭建相对完善的行政档案信息管理系统及行政档案信息资源共享平台，实现对海量行政档案资料的高效采集、传输和利用。此外，为切实保障医院行政档案资料的完整性与真实性，医院还应在档案数据库或信息系统中增设访问权限、安全密钥、数字签名等防护措施，不断提高其安全等级，以规避系统漏洞或黑客攻击而导致的行政档案丢失问题，最大限度地保障医院行政档案信息的完整及可靠。(四)提高行政档案管理队伍的综合素养为了进一步提升行政档案管理的有效性，医院必须在加强行政档案管理信息化建设的同时，高度重视行政档案管理队伍专业素养与技能的培养。具体来讲，医院可从人才招聘、引进的角度入手，通过适当提升行政档案管理人员准入门槛，或者创新优化人才选拔及晋升机制的方式，广泛吸纳、引入兼具现代信息技术应用能力与行政档案管理知识的复合型人才，不断优化现有的行政档案管理队伍。另外，针对现有的行政档案管理人员，医院可通过定期组织开展专业化的知识讲座、技能培训、外出进修等活动，帮助现有行政档案管理全面掌握最新的档案管理理念和技能，由此来提升医院行政档案管理队伍的综合素质，进而为医院后续开展行政档案管理工作提供强有力的人才支撑。五、结语综上所述，行政档案在医院运行发