招标代理机构选取各项管理规章制度

第一节招标代理相应工作制度 5一、前期准备阶段 5二、人员安排 6三、项目进场登记 6四、招标公告（资格预审公告）的发布 7五、接受报名和发售招标文件（资格预审文件） 7六、接收并回复答疑 8七、资格预审（仅限资格预审项目） 8八、开标前准备工作 9九、开标、评标 10十、定标 10十一、发布中标公告（中标候选人公告） 11十二、发布中标通知书 11十三、中标通知书网上备案 12十四、提交招标情况书面报告 12十五、签订施工合同 12十六、项目整体资料整理 12第二节内部监督管理制度 13一、管理大纲 13二、员工守则 14三、招标业务管理规范 15第三节公司行政管理制度 19一、重大事项请示报告制 19二、会议管理制度 22三、公司安全保卫制度 28四、公司监控系统管理制度 30五、公司网站信息发布管理制度 34六、公司影像资料存档管理制度 38七、印章管理及使用制度 42八、公司证件管理规章制度 46第四节人事管理制度 48一、工作流程 48二、员工聘用管理制度 56三、人事档案管理制度 59四、员工培训管理制度 62五、内部岗位竞聘、晋级制度 68六、员工考核制度 72第五节财务管理制度 78一、总则 78二、涉及财务的业务管理制度 79三、收入、支出的管理 81四、固定资产的管理 82五、现金的管理 83六、票据管理制度 85七、财务档案管理办法 85八、公司印鉴管理制度 86九、收入管理制度 87十、费用报销制度 90第六节招标代理管理制度 92一、招标代理工作人员守则 92二、招标公告及中标公示（告）管理制度 93三、招标代理合同管理制度 96四、招标文件编制要求 98五、投标登记工作制度 102六、投标预备会及答疑环节工作制度 103七、犯罪记录查询管理制度 105八、招标项目时间进度管理制度 107九、投标保证金管理制度 107十、答疑室管理制度 108十一、开标现场管理制度 110十二、评标专家管理制度 113十三、质疑投诉管理制度 120十四、中标通知书管理制度 122十五、工程招标档案管理制度 123十六、政府采购档案管理制度 127十七、招标项目备案管理制度 131十八、军队物资管理办法 136十九、公司招标廉洁制度 150二十、招标代理人员廉洁制度 152第七节企业服务体系和制度 154一、代理机构工作制度 154二、履约过程中的人员管理制度 163三、从业人员遵守职业道德的管理措施 164四、遵守国家行业公约 165五、与采购人和政府采购监管部门的配合措施 168六、学习制度 170第八节招标代理从业管理规定 174一、总则 174二、职位及职责 174三、内部复核工作流程的要求 188四、档案资料 195五、职业道德 202六、业绩分派 204七、执业风险管理 204八、附则 206第九节合同管理制度 206第十节档案资料管理制度 208一、档案资料 208二、归档及备案时间 208三、档案资料的整理 209四、省政府采购项目档案资料 210五、省建设工程类项目档案资料 220六、本级（各区县）政府采购项目档案资料 223七、市本级（各区县）建设工程类项目档案资料 227八、公路（交通）建设工程类项目档案资料 230九、土地整理项目招标投标档案资料 232十、货物（设备）招标投标档案资料 234十一、未中标投标文件 236十二、资料移交 237十三、档案资料的归档程序 239十四、档案资料的借阅 240十五、归档资料的销毁 242第一节招标代理相应工作制度一、前期准备阶段接受招标人所委托的项目后，与招标人尽快签订招标代理合同。接受招标人委托的项目后，我单位将在第一时间成立专项招标服务团队，就招标人所委托项目概况进行具体分析，制定合理可行的招标项目实施方案，项目负责人合理划分招标小组各组成人员的分工，保证项目的时间节点及项目招标流程进度。就招标人委托项目，项目负责人及时与招标人进行沟通，准确的确定监管机构并根据监管机构的要求开展招标代理工作；根据招标人的发包要求，拟定招标方案，提前确定好资格审查方式（资格预审或资格后审）、评标办法要点把控环节、拟采用的合同模板等。严格执行公司内部招标项目备案制度，向行政部、财务部、质量风险控制部进行项目备案，获取公司内部项目编号。二、人员安排1.安排项目拟派人员中经验丰富人员负责完成招标前期的准备工作及进场登记工作，收集进场登记所需要的主要资料。2.我单位将针对招标人提供全面的事前服务，如所委托项目需要进入公共资源交易中心工程建设平台进行交易。项目前期资料准备时，我单位将会针对进入该公共资源中心的实际要求提前向招标人提供针对该项目的招标方案，以便于招标人提前安排各时间节点的计划，保证该项目顺利实施。3.安排项目负责人按照招标人的发包要求、拟定的招标方案、起草招标公告（资格预审公告）、招标文件（资格预审文件）。4.项目负责人编制完成招标公告（资格预审公告）、招标文件（资格预审文件）后，交由业务主管副总经理及质量风险控制部进行审核，审核通过后，经业务主管副总经理签字确认后发送招标人进行审核，经招标人审核确认后打印文件报送公共资源交易中心工程建设平台主管部门进行审核，随后准备项目进场登记工作。（公共资源交易中心工程建设平台监管项目）三、项目进场登记由项目负责人携带整理好的进场登记所需要的全部书面及电子版上传资料，以及纸质版招标文件（资格预审文件）前往公共资源交易中心工程建设平台办理项目进场登记工作及招标文件（资格预审文件）的备案发布工作。四、招标公告（资格预审公告）的发布（公共资源交易中心工程建设平台监管项目）招标公告发布（资格预审公告）发布媒介按照招标人及公共资源交易中心工程建设平台的相关要求在相关指定媒体上发布公告招标公告发布（资格预审公告）。如同时在“XX采购与招标网”、“XXX报”、“XXXX报”等媒介同步发布的须提前做好各个媒介发布准备工作；（公共资源交易中心工程建设平台监管项目）五、接受报名和发售招标文件（资格预审文件）各投标人（资格预审申请人）使用各自企业的CA锁在公共资源交易中心工程建设平台上进行报名；（公共资源交易中心工程建设平台监管项目）注：严格按照招标公告（资格预审公告）要求执行，做好报名统计工作，同时不得泄露报名情况。报名结束后，核查各投标人信誉等相关信息（包括“信用中国”、“国家企业信用信息公示系统”、“XX省建筑市场监管与诚信信息一体化平台”、“XX建设市场诚信信息平台”），同时核查拟派项目经理（拟派总监理工程师）是否有在建项目或不良记录并报送招标人。六、接收并回复答疑严格按照招标文件（资格预审文件）规定的答疑提问时间接收答疑问题，同时按照招标文件（资格预审文件）规定的答疑回复时间，及时处理投标人有效的提问答疑回复，答疑回复须以书面形式通知所有获取招标文件（资格预审文件）的投标人（资格预审申请人）。七、资格预审（仅限资格预审项目）提前准备资格预审会议的准备工作，包括以下内容：1.在公共资源交易中心工程建设平台上提交与监管部门人员预订资格预审会议开标室、评标室，且同时与招标人确认会议时间；（公共资源交易中心工程建设平台监管项目）2.资格预审文件递交截止时间之前24小时内在公共资源交易中心工程建设平台进行评标专家库抽取，招标人代表参与评标的，须提供由招标人盖章确认的“交易项目评标（评审）授权委托书”。资格审查委员会由招标人代表和有关技术、经济方面的专家组成，成员为五人以上单数，其中技术、经济方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（公共资源交易中心工程建设平台监管项目）3.准备资格预审会议时所需要的物品、文件等。4.资格预审会议前组织招标代理机构所有工作人员召开标前会，合理安排资格预审会议的工作流程和具体人员工作安排事宜，以保证资格预审会议的顺利进行。5.提前通知招标人资格预审会议的举行时间，并提醒招标人按时出席资格预审会议。6.接收资格预审申请文件的递交，召开资格预审会议。并做好资格预审会议全过程的书面记录，同时应整理好全过程资料。7.再次核查各合格入围的资格预审申请人的信誉等相关信息（包括“信用中国”、“国家企业信用信息公示系统”、“XX省建筑市场监管与诚信信息一体化平台”、“XX建设市场诚信信息平台”），同时核查拟派项目经理（拟派总监理工程师）是否有在建项目。8.合格与不合格的资格预审申请人的名单及资格预审报告应同时报送招标人代表进行审核、确认，随后由招标人在资格预审报告上盖章确认；9.发布资格预审结果。（网上项目在网上公布资格预审结果）八、开标前准备工作1.在公共资源交易中心工程建设平台上提交与监管部门人员预订开标会议的开标室、评标室，且同时与招标人确认会议时间；（公共资源交易中心工程建设平台监管项目）2.依法组建评标委员会在投标文件递交截止时间前24小时内在公共资源交易中心工程建设平台进行评标专家库抽取，招标人代表参与评标的，须提供由招标人盖章确认的“交易项目评标（评审）授权委托书”。评标委员会由招标人代表和有关技术、经济方面的专家组成，成员为五人以上单数，其中技术、经济方面的专家不得少于成员总数的三分之二；（公共资源交易中心工程建设平台监管项目）3.准备开标会议所需要的物品，文件，费用等等。4.组织招标代理机构工作人员召开标前会，合理安排开标会议的工作流程和具体人员工作安排事宜，以保证会议的顺利进行。5.提前通知招标人开标会议时间，并提醒招标人按时出席开标会议。6.提前落实投标人投标保证金缴纳情况。7.再次核查各投标人信誉等相关信息（包括“信用中国”、“国家企业信用信息公示系统”、“XX省建筑市场监管与诚信信息一体化平台”、“XX建设市场诚信信息平台”），同时核查拟派项目经理（拟派总监理工程师）是否有在建项目。九、开标、评标1.注意投标文件提交截止时间，投标文件提交截止时间过后拒收投标文件。2.做好开标会议全过程的书面记录，并整理好开标全过程资料，避免资料的缺失和遗漏。十、定标将评标委员会签字确认的书面评标报告报送招标人，由招标人根据评标委员会提交的书面评标报告确定中标人，并在招标代理机构编写的书面报告后确认盖章。十一、发布中标公告（中标候选人公告）1.招标代理机构经招标人确定中标人后，将中标结果在公共资源交易中心工程建设平台予以公示。发布中标公告的时候须考虑发布媒介，应与该项目发布招标公告（资格预审公告）时的媒介须保持一致，切勿漏发；（公共资源交易中心工程建设平台监管项目）2.投标人如对本次招投标活动有问题需质疑，可以书面形式向招标人或招标代理机构提出，招标人或招标代理机构将按相关现行法律、法规的规定及时给予答复。十二、发布中标通知书中标公告公示期满后，由招标代理机构向中标人发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的投标人。期间应提前告知招标人与中标单位，按照现行法律法规的要求缴纳公共资源交易中心要求的交易服务费及招标文件（招标代理合同）约定的招标代理服务费。（交易中心监管项目）招标代理机构及时办理中标通知书并提前通知招标人及中标人所需加盖印鉴的具体要求，避免在加盖相关印鉴时发生失误，从而耽误招标人签订合同的时间安排。十三、中标通知书网上备案中标通知书发布完毕后，须将签章齐全的中标通知书扫描上传至公共资源交易中心工程建设平台予以备案。（公共资源交易中心工程建设平台监管项目）十四、提交招标情况书面报告招标代理机构自发出中标通知书之日起十五日内，向政府监督部门提交招投标情况书面报告。1.包括招标范围；2.招标方式和发布招标公告媒体；3.招标文件中投标人须知、技术条件、评标标准和方法；4.评标委员会的组成和评标报告；5.中标结果。十五、签订施工合同提醒招标人和中标人应在招标文件及法规规定的期限内，按照招标文件和中标人投标文件签订书面合同，同时提醒招标人核验中标人履约保证金缴纳情况，招标代理机构配合招标人进行合同的审核。十六、项目整体资料整理招标结束后，严格按照公司质量风险控制部的要求，在7个工作日内，将项目的招标代理全过程书面资料胶装成册，交由质量风险控制部进行审核，审核无误后，按照招标人的相关要求移交相应份数的招标汇总资料（包含投标文件及相关电子光盘）。招标代理机构将合同及招投标过程资料一并整理成册，存档保存。第二节内部监督管理制度一、管理大纲1.为了加强管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本管理细则。2.公司全体员工都必须遵守公司章程，遵守公司的规章制度和各项决定、纪律。3.公司禁止任何组织、个人利用任何手段侵占或破坏公司财产。4.公司禁止任何损害公司的形象、声誉行为。5.公司禁止任何所属机构、个人为小集体、个人利益而损害公司利益或破坏公司发展。6.公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。7.公司提倡全体员工刻苦学习科学技术文化知识，公司为员工提供学习、深造的条件和机会，努力提高员工的素质和水平，造就一支思想和业务过硬的员工队伍。8.公司鼓励员工发挥才能，多作贡献。对有突出贡献者，公司予以奖励、表彰。9.公司倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神。10.公司尊重专业人才的辛勤劳动，为其创造良好的工作条件，提供应有的待遇，充分发挥其知识为公司多作贡献。11.公司实行“按劳取酬”、“多劳多得”的分配制度。12.公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，端正工作作风和提高工作效率，反对办事拖拉和不负责任的工作态度。13.公司提倡厉行节约，反对铺张浪费；降低消耗，增加收入，提高效益。14.维护公司纪律，对任何人违反公司章程和各项制度的行为，都要予以追究。二、员工守则1.遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业。2.维护公司声誉，保护公司利益。3.服从领导，关心下属，团结互助。4.爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费。5.不断学习，提高水平，精通业务。6.积极进取，勇于开拓，求实创新。三、招标业务管理规范（一）基本管理制度1.招标业务管理实行分管领导负责制。按照职责分工，公司有关领导分别负责招标业务、质量管理、市场开发、财务管理、机构和人员管理、信息化管理等工作。（1）总经理职责：1）执行公司章程，全面负责公司的经营管理，负责市场开发、信息化管理等战略部署工作，组织和制定公司年度经营、发展、财务、人事、劳资、福利等计划，主持制订公司年度预、决算报告，代表公司对外签署合同和协议；2）任免和调配公司管理人员、财务人员、业务员等；3）决定员工的奖惩、定级、升级、加薪、招工、调工（干）、雇用或解雇辞退，签发日常行政、业务和财务等文件；4）其他须经理处理的有关事宜。（2）公司副总经理职责：1）协助总经理工作；2）负责公司所有项目的协调工作，随时和总经理沟通项目进展情况，对各项目的质量进行把控，监管，对公司人员进行考核，带领新职工开展工作。3）日常事务的管理工作。（3）项目经理职责：1）公司业务工作以项目为依托，实行项目负责制，公司人员有义务协助项目负责人共同完成。2）项目小组在项目开展时按经理要求成立，在项目主要工作完成后解散。3）项目经理：负责受理业务，签订委托代理合同，开展业务；负责统筹业务的工作进度，保证工作如期进行并圆满完成；负责整体把握工作质量，保证工作的准确度和正确性，项目服务费的收取资料的整理归档等。（4）办公人员职责：1）主持办公室全面工作，负责文印、档案、资料以及公关工作。2）处理公司日常行政事务，接待、处理日常事务，做好上传下达、下情上报工作，发现问题及时向领导汇报，当好领导参谋，遵守保密规定及工作制度，防止泄密和差错失误。3）处理公司的公关事务，协助项目经理整理资料等活动，管理勤务工作和环卫工作。4）做好档案管理工作等。5）公司设置行政部、招标部、财务部等部门，负责其职责范围内及本规范规定的相关工作。2.公司招标业务操作管理实行项目经理负责制。项目经理应按照国家有关法律法规及公司规定的职责、权利和任务开展工作。项目经理为项目主要负责人，必须具备三年以上的招标工作经验，全面负责所承办的招标业务。3.公司招标业务质量管理实行质量负责人负责制。公司副总经理为本单位的第一质量负责人，质量负责人的职责：组织制订和实施公司的质量管理规定，全面负责公司招标业务质量管理工作。严格执行有关法律法规，组织项目经理执行本规范的规定及公司的各项相关规定，负责招标项目全过程的质量控制。质量负责人有招标业务质量管理权，业务流程审批（或审核）权，负责处理招标业务询问、异议、质疑或投诉，并负责起草各类询问、异议、质疑或投诉答复函。4.公司对招标业务实行定期协调制度。由主管招标业务的领导每月定期召开招标业务例会，公司有关领导和各项目的负责人参加，主要听取汇报各项目进展情况和遇到的问题、财务收支情况，协调解决存在的问题。由办公室起草会议纪要，经总经理签发后，发送全体员工手中。5.项目经理应当严格按照公司招标业务审批流程办理招标业务，公司有关领导及质量负责人应认真履行各自的职责，严格把关。6.公司对日常招标业务实行监管抽查制，对已经完成的招标项目进行逐个检查，检查合格项目签字确认，并做好登记，凡不合格项目根据公司有关处罚规定，进行处罚，对存在严重招标质量问题，由总经理决定是否辞退该员工。（二）项目归档1.严格执行国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。2.公司明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本公司所有档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。3.各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、商务合同、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。4.各项目招标资料，技术文件、图纸等由项目负责人归档。5.加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。6.各项目经理、档案管理员必须严格按公司档案管理规定在项目完成后7日内完成项目归档工作。逾期未完成归档工作，将给予警告，并按照公司有关规定处罚，并限期完成归档，到期仍未完成将由总经理决定是否辞退该人员。7.提交归档资料如发现有缺少文件资料的，按照公司处罚制度予以处罚，情节严重者，由公司总经理决定是否辞退该人员。8.归档资料必须符合下列要求：（1）文件材料齐全完整；（2）根据档案内容合并整理、立卷；（3）每个项目按照招标编号进行归档，每个项目只允许有一个招标编号，每个编号的项目按照资料薄厚情况分装于档案盒，根据档案盒数量编号（如本项目3个档案盒，则每个档案盒编号为3-1，3-2，3-3），档案盒侧栏需写明项目名称，项目编号等信息，档案盒正面需写明盒内详细资料名称。9.项目如进行电子招标，则网上电子文件和网下纸质文件最终稿，必须保持一致，各项审批手续必须齐全，归档的纸质文件必须是加盖有效印章的原件（复印件归档的要说明原件存放地），严禁弄虚作假。投标文件的电子文件与纸质文件应保持一致，项目经理归档的电子文件应无缺损、无病毒。档案柜钥匙交予办公室人员管理，档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。借阅登记写明借阅时间，借阅资料名称以及还回时间、资料明细等信息。10.项目经理离职时，应做好项目过程文件和档案文件的移交工作后方可办理离职手续。第三节公司行政管理制度一、重大事项请示报告制为了进一步加强和规范紧急重大事项的管理工作，确保主管领导及时准确地掌握并妥善处置紧急重大事项，避免工作失误，特建立重大事项报告制度，使人人明确责任，保证工作正常有序地开展。（一）重大事项的界定范围1.董事长及总经理交办的重要工作任务完成情况。2.下级请示、报告的重要事项。3.凡以公司名义对外进行商业谈判和签约。4.财务事宜。5.所有公司经济支出（授权的除外）。6.每月主要工作安排及完成情况。7.当事人决策权限以外的业务事项。8.突发性事件、事故、问题。9.部门负责人发生违法违纪行为或工作中出现重大失误情况。10.公司遇到质疑、投诉事宜。11.按公司工作程序应该请示报告的事项。12.需要报告的其他重大事项。（二）重大事项报告程序和要求1.全体员工要认真执行工作报告制度，做到事前有请示，事后有报告，确保领导对工作进展情况做到心中有数。2.报告要真实，不得谎报情况，不允许报喜不报忧。3.实行逐级报告制度。报告要坚持分级负责，逐级报告的原则，凡属职权范围的工作，要各负其责、认真落实，凡重大问题本级无权决定的，要逐级报告，不得超越权限。4.凡需要报告的重大事项由报告部门或个人用书面、口头或其他形式报告，能事前报告的事要事前报告，事前无法报告的，事后应及时补报。5.凡重大突发事件或事故应急报告，必须在第一时间（1小时内）报告主管领导，一般事故要及时（2小时内）报告；可先用电话口头报告，然后再补报文字报告。来不及报送详细情况的，可先进行初报，然后根据事态进展和处理情况，随时进行续报。6.凡领导交办的事情，都必须坚决执行，认真落实，不打折扣，确实遇到困难无法办理的应及时请示、报告，不能有抵触行为。7.报告事项由受理人审批或请示有关领导后审批。急事及时批复，其他事项三天内批复。特殊情况或按规定需要上报事项由董事长办公室研究确定。（三）纪律与责任1.上级负责人对下级报告的重要事项，属自身职责范围的要及时答复或处理，自身难以处理的，要及时上报。因自身答复不及时、处理不当或应上报而未上报的，造成后果的要追究当事人责任。2.报告对象必须及时按要求如实报告，并严格按批复意见办理，办结后将办理情况向受理人写出书面汇报或口头汇报，未按要求报告或未按批复意见办理的，视情节轻重给予纪律处分。3.对突发事件，因本部门或当事人原因导致未及时上报而造成严重后果的，要追究当事人和部门负责人的责任。（四）处罚凡属重大事项范围之内的事项，当事人如未按上述程序及要求进行，每出现一次处以50元处罚，对产生严重后果的事项追究当事人和部门负责人的责任的同时，视后果的严重程度，对当事人和部门负责人按公司规章制度中严重过失、重大过失进行处理。二、会议管理制度（一）为使公司的会议管理规范化和有序化，提高会议形式的行政决策效率，特制定本制度。（二）公司会议主要包括：年终总结会、半年工作总结会、年度工作目标启动大会、董事长办公会、月度总结会、项目启动及总结会、公司日常工作例会等。（三）会议类别1.总经理办公会（1）主持：由总办负责召集，总经理主持。（2）召开时间：每周五下午16：00。（3）参加人员：董事长、总经理、各部门负责人、总工程师及会议相关人员。（4）会议内容：各部门负责人汇报本部门本周工作运情况，包括工作内容、原定计划的执行情况及所遇到的问题等，安排下周工作计划。（5）会议相关报表：部门工作计划：每周五下午14:00之前各部门负责人将工作报表电子版传至行政部；各部门报表：招标部—招标部开表情况周报表、招标部项目情况周报表、招标部一周新项目基础信息表；造价部—造价部未回款项目统计、所有正在进行造价合同签订及收费情况统计表、造价部一周新项目基础信息表（以上报表视情况随时变动）。2.月度总结会（1）主持：由总经理秘书负责召集，总经理主持，总经理未列席会议时，由副总经理或总工程师主持。（2）召开时间：每月最后一个周五下午16:00。（3）参加人员：董事长、总经理、各部门负责人、总工程师及会议相关人员。外出办事、出差等原因不能参加例会的，应提前告知本部门负责人，并在总经理秘书处进行登记。（4）会议内容：各部门负责人汇报本部门本月工作运行情况，包括工作内容、原定计划的执行情况及所遇到的问题等，安排下月工作计划。（5）研究其他各部门提出议案需要审议的重大问题。3.部门例会（1）主持：由各部门自行负责召集，部门负责人主持，视工作需要，邀请董事长、总经理列席会议。（2）召开时间：每周六上午10：00。（3）参加人员：各部门人员。（4）会议内容：1）各项目负责人及项目组成员汇报上周工作完成情况，包括计划及完成情况，各部绩效统计，着重介绍在任务执行过程中出现的问题解决办法。2）各项目负责人按照工作要求和指标提出下周工作计划、人员配置需求等3）各负责人将工作的最新动向与会人员通报。4）部门负责人作总结和指导布置工作。5）部门人员在工作过程遇到的问题进行总结讨论。（四）公司各部门专业会议制度1.项目启动会（1）主持：由项目负责人负责召集，公司总工主持召开。（2）召开时间：每个项目开始前，具体时间由公司总工安排。（3）参加人员：项目组成员、公司总经理、公司总工、市场开发部项目负责人、工作相关部门人员。（4）会议内容：①市场开发部项目负责人介绍项目基本情况。②讨论项目实施中可能遇到的问题、难点。③需要有关部门配合解决协调的问题。④公司各部门需要配合的工作、各部门人员下一步工作衔接及分工。⑤研究工作方案。2.各部项目总结会（1）主持：项目负责人召集并主持。（2）召开时间：由项目负责人确定时间。（3）参加人员：项目组成员、公司总经理、总工程师、项目承揽人。（4）会议内容：1）总结项目进行过程成功经验。2）指出项目进行过程不足并制定改进办法。3）提出招标、造价模板改进建议。4）形成书面总结材料存到公司相应文件夹。5）共性问题形成书面案例。（五）公司日常工作例会1.公司早会（1）主持：公司例行早会由周值班员负责召集并主持，周值班员有事外出时须委托公司其他人员代为主持。（2）召开时间：周一上午8:00，特殊原因需要延期召开、停开会议的由周值班员提前通知。（3）参加人员：公司全员。（4）会议流程及目的：周值班员按晨会流程主持会议，以轻松愉悦的形式，行之有效的调动全员的工作热情，全员间形成良好的工作沟通，明确每周的工作任务并落实到工作日志中。2.部门晨、夕会：（1）主持：由部门负责人召集并主持。（2）召开时间：每天早8：20，下午4:40。特殊原因需要延期召开、停开会议的由部门负责人提前通知。（3）参加人员：各部门人员。（4）会议内容：早会布置一天的工作内容，夕会总结当天布置的工作内容完成情况，各项目当日进度情况、人员工作完成情况，确定第二天工作方案。布置安排第二天人员工作，调配人员。（六）会议制度要求1.所有应与会人员均不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。2.除公司日常工作例会外，所以会议均应安排记录人员形成会议记录，保证会议落实的工作事项的实效性和监督性。3.重要例会须用专用的会议记录本记录会议内容，记录本由记录员负责保管。会议纪要须包含：会议时间（起止时间格式为年/月/日/时/分）、议题、主持人、记录员、与会人员、缺席人员、详细会议内容（发言记录）、商议结果等。重要例会会议纪要由会议记录员在例会结束后一个工作日内，以电子邮件形式发送到未参加会议相关人员电子邮箱中，并确认接收到，传达会议精神，并存档备案。4.所有参加例会的人员应将手机设置在无声或振动状态下。5.对无故不参加会议，迟到、不遵守会议纪律的人员处罚如下：（1）无故不参加会议罚款100元，公司工作群通报批评；（2）迟到罚款副总级以上人员每次罚款50元；部长级以上人员每次罚30元；部员级以上人员每次罚款20元。（3）开会期间不遵守会议纪律罚款20元。（七）会议记录1.会议记录原则遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。由总经理发起、主持的领导班子会议原则上由与会的行政部负责会议的记录工作，经理另有规定的，依据经理指定的办法实行。2.会议记录员应遵守的规定（1）做好会议的原始记录及会议的考勤记录，根据需要整理《会议纪要》。（2）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。（3）会议原始记录应于会议当日、《会议纪要》最迟不迟于次日呈报董事长审核签名。3.各部门应根据部门需要进行会议记录，形成会议纪要，格式按公司统一要求进行填写，并统一交由行政部存档。（八）会议室管理1.管理和使用权限（1）会议室由行政部负责管理。（2）会议室卫生由行政部安排人员负责进行，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。3.会议室设备管理会议室相关设备的管理、使用和维护由行政部专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。（九）附则本制度由行政部负责解释。三、公司安全保卫制度（一）行政部负责公司日常安全保卫工作，对公司员工进行经常性的安全宣传教育，对公司各办公区及生活区进行日常巡查，保障公司正常的工作秩序（二）各部门负责人对本部门的安全保卫工作负全责。（三）做好安全保卫工作是公司全体员工义不容辞的责任，公司员工按照每周值勤表轮流负责每周的值勤保卫工作。（四）公司安全防火保卫工作领导小组由下列人员组成：组长：xxx副组长：xxx组员：各部门组织委员以上人员工作发生变化时，应随时进行调整。（五）落实防火措施1.办公楼内的消防栓、灭火器等不得挪作他用、要定期检查，保证完好。2.办公楼内不准随意拉接电线，不准随意接用各种电器。3.办公楼内严禁存放易燃、易腐蚀品及易爆品。4.办公楼内严禁吸烟。5.开标期间监督开标室不准随意吸烟。（六）落实安全用电措施1.办公楼内一切电器设备的安装、维修必须由专业人员负责，任何人不得私自改装、拆除或乱接电源。2.全体员工每天下班后要做到“工停电断，人走灯灭”。（七）落实防盗措施1.办公室大门下班后由每周值班员负责锁门关闭，并负责检查水、电等隐患，确保万无一失，同时由晚值班人员进行监督检查。2.各部门人员下班后应关好门窗，妥善保管贵重设备、物品和锁好资料柜保密文档。3.财务部存放现金不准超出银行规定的限额。4.档案室、资料室由分管的负责人负责安全保卫工作。（八）突发事件处理1.公司主管安全保卫工作的领导及行政中心负责人做好公司员工人身安全受到非法侵犯事件的处理，协助公安机关做好公司员工违章、违纪、违法事件的处理。2.公司有大型活动、开标等相关事宜，安全保卫负责人应组织专人对现场进行纪律维护、安全保卫等工作。（九）奖惩1.对发现事故隐患，及时采取措施，防止事故发生者，公司视具体情况奖励，具体奖励金额由总经理办公会议研究确定。2.对因工作失职，不负责任导致安全上发生问题和事故，给公司造成经济损失者，公司视具体情况分别给予当事人和领导者经济处罚，具体处罚金额由总经理办公会议研究确定。3.对因不负责任造成事故，一律追究责任，情节严重构成犯罪的、追究法律责任。（十）具体要求：1.各部门安全负责人：2.对于各部门公用设施、防火安全，由各部门负责人负责管理，行政中心统筹管理。3.公共区域由行政中心统一负责。4.所有个人使用和保管的办公设备、物品均由个人负责，丢失或损坏的由个人赔偿。5.个人使用和保管的电脑、打印机、计算器，等办公设备和物品由个人负责平常的保养和维护，如有丢失或人为损坏，由个人负责赔偿和维修。四、公司监控系统管理制度为保证监控系统的正常有序运行，安全可靠的发挥监控作用，完成办公过程中的监督、管理工作，特制定本制度。（一）管理部门与职责1.行政部负责监控系统视频资料的管理、调取及系统日常维护、维修。2.为确保监控机房安全，根据岗位职责设立监控管理员，负责对机房内各类设备，软件系统进行维护和管理。3.监控管理员应认真履行管理职责，定期按照规定对机房内各类设备进行检查和维护，及时发现，报告，解决硬件系统出现的故障，保证监控系统有序进行。4.严格按规定操作步骤进行操作，密切注意监控设备运行状况。5.严格遵守保密制度，数据资料必须由监控管理员负责保管，未经允许，不得私自拷贝，下载和外借。6.严禁任何人在监控计算机上使用未经检测允许的介质，严禁在监控计算机上做与监控无关的事情。7.公司各部门，不得擅自关闭电源或移动、拆装设备，不得随意操作设备，保证监控系统安全有序运行，不得无故中断监控、删除监控资料。8.部门负责人要经常督促检查本制度执行情况，切实履行管理职责，发现异常情况必须及时解决，并上报公司。（二）图像信息保存、使用制度1.监控录像循环覆盖式存储，监控录像目前最多保存21天，重要监控可在行政部备案申请延长保存或独立备份。2.除行政部按公司要求对重要录像资料设取并备存外，其他员工调取、备份监控录像需本人申请，填写《调取监控录像登记申请表》经行政部签字，总经理审批后由监控管理员进行操作调取。3.任何人不得干扰、妨碍监控系统的正常运行。4.公司监控录像属公司内部信息，除登记在《调取监控录像登记申请表》的用途外的不得泄露给无关第三方。5.外来人员需要查看监控图像需管理部门负责人批准，填写《调取监控录像登记申请表》进行登记、报总经理审批，董事长审核后方可进行操作。（三）安全保密制度1.监控计算机要设置密码，并且监控室钥匙与密码分别管理，严禁将计算机密码及钥匙告知或交给无关人员。2.未经相关领导批准，任何人员不得将公司的监控数据、软件及资料复制给其他单位或个人。3.每周六对监控影像进行抽段查验，确定监控设备是否正常运行。4.未经公司许可，公司以外任何人员不得使用操作监控计算机系统及相关设备。5.对涉及公司秘密、商业秘密和员工个人隐私的监控图像信息予以保密。6.任何人不得擅自复制、查询或者向公安机关以外的其他单位和个人提供、传播监控图像信息。7.任何人不得擅自删除、修改监控系统的运行程序和记录。8.任何人不得擅自改变公共安全图像信息系统的用途和摄像设备的位置。9.任何人不得干扰、妨碍监控系统的正常运行。（四）具体实施办法及操作流程1.每周必须对监控室内设备进行检查，是否出现自动断电等现象，并填写检查记录。2.每周五对硬盘、历史录像、操作日志等情况进行检查，并填写检查记录。3.对检查出现的问题，应及时处理并上报部门，并记录好维修项目及维修办法。4.录像调取时，申请人必须填写《调取监控录像登记申请表》，填写调取时段、调取事由，部门负责人签字，行政部复核，总经理审批后，由监控管理员进行调取，申请人旁观，同时监控管理员应对调取时段的录像进行备份留存，以便查验。5.部门负责人应定期对《调取监控录像登记申请表》上登记的内容进行抽查，是否按要求进行操作。（五）处罚1.有下列行为之一的，公司将按员工守则中的严重过失进行处理，承担相应责任：（1）因个人原因泄露监控视频而损坏公司利益的；（2）因人为操作不当，不按设备流程进行操作，而导致视频间断流失的，给公司利益造成损失的；（3）未经允许私自拷贝、外传公司监控录像资料的；（4）将监控录像用于损害公司或他人名誉、隐私及对单位欺诈、扭曲事实的；2.有下列行为之一的，公司将按员工守则中的重大过失进行处理，承担相应责任：（1）不按制度流程进行审批，私自调取监控的；（2）公司要求存储的重要监控录像没有及时储存的；（3）因个人原因泄露监控视频而未损坏公司利益的；（4）违反本制度中安全保密制度中要求的；（5）其他违反公司相关制度及相关法律法规的行为。3.因人为操作失误而造成系统损坏或出现故障（不可抗拒自然灾害除外）被判定为外力、故意影响监控系统的行为，按此设备修复或更换价格赔偿，并承担相应责任。五、公司网站信息发布管理制度（一）为了进一步加强公司网站的管理与维护，充分发挥网站的作用，促进公司内外部信息交流与沟通，扩大公司对外知名度，提升公司外部形象，制定本制度。（二）公司网站的管理机构及职责1.公司设1名专职网站管理员，负责公司网站、公司微信公众平台日常管理与维护，版面设计、调整、改换栏目设置等工作。2.公司设1名网站信息发布管理员，负责公司网站和微信公众平台信息收集汇总、栏目内容更新、新闻发布以及其他信息材料的管理、录入与发布。（三）公司网络信息部负责网站防病毒、防黑客攻击以及为网站的正常运行日常维护提供技术支持与保障。（四）网站版面与栏目更新1.网站主页面原则上每年进行一次审定，审定内容包括页面的动画、颜色、栏目组合等；2.资讯中心内的内容更新如下：栏目公司新闻企业文化行业资讯政策法规内容大事记、行业荣誉、资质变化等情况、公司通知（重要岗位任命通知、放假通知等）公司活动、学习培训、励志文章等招标投标、造价咨询、工程咨询等相关业务状态工程咨询类各行业法规更新时效随时、要求每月至少一次更新随时、要求每周更新一篇励志文章根据国家网站发布动态实时更新根据国家相关法规实时更新3.招投标动态内的内容更新如下栏目招标公告中标公示文件澄清内容公司发布招标公告公司发布中标公示招标文件澄清内容更新时间按实际时间进行发布开标当天或次日发布有澄清时及时更新3.其他版面包括：首页、关于我们、工程案例、资质荣誉、招贤纳士、下载专区等，根据需要随时更新，如日常无更新内容，最少半年做一次更新检查。4.页面改版由网站管理员预先设计出方案，报网信部主管审核、呈总经理审批后执行。（四）信息的搜集与发布1.网站管理员负责网站内容信息的搜集和整理，各部门主管或专人根据部门职能及时向网站管理员提供最新相关信息。（例如招标投标新状态、招标公告、中标公示等）2.公司大事记、外出学习考察、访问考察、领导视察、公司领导重要出访活动等信息由行政部提供，并由网信部归入主站的“企业新闻”板块；3.行业资讯、合同签订、媒体宣传、招标投标、工程咨询、工程设计、部门大事记、各分公司动态等信息由相应业务部门进行提供；按信息类别分别录入网站相应板块。4.公司学习培训、人才招聘的信息由人力资源部提供，并由网信部录入公司网站企业文化及招贤纳士板块；5.工程案例板块由各相应业务部门提供；（五）网站信息报送（相关部门）1.各部负责人审核本部门上报信息内容，要严格审核把关，对所报送信息内容的真实性、合法性、时效性和准确性负责，未经部门负责人审核确认不得上报（凡涉及图片信息必须加带文字注释）。2.各部门应指派1-2名责任心强、业务能力突出的人员兼职网站信息员，信息员要认真做好信息采集、整理工作，撰写校对相关稿件，经部门负责人审核后，负责将本部门所需上报的网站信息及时上报行政部网络信息发布管理员处，并同时做好报送信息的备案存档工作。3.各部门上报的信息内容，需明确标注摘自来源及需发布网站哪个版块下。（六）网站信息发布管理员及时对各部门提供的信息，进行统一分类、整理、汇总成发布稿件按下列程序报审批准后发布：1.一般信息，如公司签订合同，招标投标、工程咨询，行业资讯等由网信部整理审核后，网站信息发布管理员24小时内发布；2.公司大事记（资质荣誉等）、重要商务活动，重要合作信息、重大项目开标、投标入围、公司及领导外事活动、访问考察、领导视察等重要信息由行政及时整理审批后，交网站信息发布管理员12小时内发布。（七）网站管理1.任何人未经批准，不得随意发布信息或更改网站页面版式及内容。网站密码由部门负责控制，授权给相应责任人进行管理，不准向任何部门或个人泄漏。2.网站管理员发现公司网站被病毒、黑客袭击或发现网站运行不正常，应及时向网络信息部报告，由网络信息部处理。3.任何人不得在公司网站上发布违反国家法律、法规、有损国家利益、公司形象以及不道德的言论。4.任何人不得利用公司网站传播反动、淫秽、不道德以及其他违反国家法律、社会公德的信息。5.任何人不得利用公司网站发布虚假信息或违反公司规定、影响公司形象、泄露公司机密的信息。6.网站管理员应按本规定及时对公司网站进行管理、维护与更新。（八）奖惩制度1.员工发现网站错误累计15次、并提出合理化建议或提供文章被采纳5次以上的，奖励公司移动硬盘一个。2.网站管理员没有及时更新相关信息，导致信息发布延误或信息错误的，对网站管理员处以扣除月度考核分2分/次的处罚，多次出现延误或错误，或出现重大失误的，罚款50-200元。3.网站管理员一经发现有违法本制度所示内容的信息，必须立即予以删除，并追究当事者的行政或法律责任。六、公司影像资料存档管理制度（一）目的：为加强公司的影像档案管理，提高影像资料利用效率，便于调取和查找，发挥其在公司管理和宣传中的重要作用，特制订本制度。（二）适用范围：公司或各部门在日常工作或对外活动中的具有保存和利用价值的录音、录像、照片、影片等，一般以光盘、移动硬盘等存储介质进行存档。影像档案是公司档案的重要组成部分，各部门应参照本制度认真做好收集、整理、报送、备份等工作，并由网信部实行统一管理。（三）影像资料主要包括以下内容：1.公司重要发展阶段或重大历史节点的视频、照片等；2.公司组织的各类大型活动的视频、照片等，包括启动大会、总结会、跨年晚会、旅游活动、体育活动、扶贫活动、培训活动等的影像资料；3.公司对外宣传片、宣传册等宣传资料；4.公司各部门重要活动的存档，包括参加对公司有影响的重要活动、参加重要会议、重大项目开标以及所有大项目或有代表性的项目的业绩图片等资料；5.各部门领导人参加的与公司有关的重大活动的影像资料；6.各新闻媒体发布的，对公司有价值的宣传、报道等资料；7.与公司从事行业相关的重要政策、法律法规宣讲等视频资料；8.其他与本公司有关的具有保存价值的重要影像资料；9.除以上资料外，需每季度采集公司员工工作照片，公司内部环境有明显变化时进行登记、照片采集等，有必要时进行视频资料存档。（四）管理部门及职责公司影像资料实行集中与分级管理相结合的办法，网络信息部（简称网信部）是公司影像资料归口管理部门，同时各部门档案管理员对部门内部影像资料也有备份保管的职责。具体职责如下：1.网信部：负责贯彻执行《档案制度》等有关规定，对公司影像资料管理制度进行完善和修订；负责公司影像资料的收集、整理，并对各部门影像资料管理进行指导、监督和检查。2.公司配备一台专业照相机（型号：尼康D800，带有录像功能）、一台录像机（型号：索尼HDR-SR11E）及一台航拍机（型号：大疆mavicpro），由网信部负责保管。设备借用需经总经理批准后，由网信部在《摄影设备借用登记表》中做好登记。需明确记录借用前后的设备情况，包括损坏、擦碰等详细信息。3.各部门影像资料档案管理员：各部门设置1-2名专门影像资料管理员，负责本部门影像资料的收集、整理、报送等工作。有重大活动、重大项目等认为需要进行影像资料存档的，要指定活动负责人或项目负责人对活动进行影像资料的拍摄，并交由部门整理存档备份，同时交网信部归档留存。（五）影像资料归档报送要求1.公司及各部门影像资料必须在收集后的两个工作日内归档留存，网信部管理员在《公司影像资料存档登记表》中做好登记，注明资料内容、收集时间、地点及报送部门等相关信息。2.影像资料存档格式：图片文件格式为JPG、JPEG等；视频文件格式为MPEG、AVI等；音频文件格式为WAV、MP3等。视频资料应为可以转刻录的视频文件。3.存档的影像资料要图像清晰、声音清楚、保管完好。应在存档过程中及时筛选并删除模糊或重复存档的影像资料，如有不符合上述要求的影像资料，应及时要求重新提供。4.网信部每半年对各部门存档影像资料进行检查，同时核对公司总台账；每年12月31日之前并将本年度《影像资料存档登记表》交公司检查审核。（六）影像资料的整理归档和使用1.同一阶段产生的影像资料存档在同一文件夹内。文件夹命名格式：收集日期-主要内容-存档部门（例：2017.01.01-2017年跨年晚会-公司）2.所有影像资料均需存原文件，公司存档影像资料文件不允许压缩。3.纸质照片应进行扫描后存档。4.视频文件、照片除在公司文件存档移动硬盘中保存外，还需单独刻录光盘，做好备注标签，在《XX公司历年光盘存档》档案盒中存档。5.《公司影像资料存档登记表》以年份为单位，根据不同年份建立子表，表中设置超链接进行索引，直接链接到所涉及文件夹。6.影像资料存档以存档文件内容为单位，例“公司历年启动大会、公司历年半年总结会”等。（七）影像资料版权归属1.公司所有影像资料版权均归公司所有。2.未经公司批准，任何部门及个人不得私自拍摄、录制公司日常办公事宜。不得私自撤销、抽出、清洗、销毁和涂改。3.影像资料借用或拷贝，需要在《公司影像资料借用登记表》中登记。未经公司批准，任何影像资料不得私自拷贝、外传等。（八）奖励及处罚1.公司对在影像资料管理工作中作出突出贡献的部门及个人予以表彰。2.有以下行为之一的，公司对相关部门及责任人予以通报批评，并视情节轻重处以人民币50元-200元罚款不等：（1）不规范使用影像资料，引起版权纠纷的；（2）玩忽职守造成影像资料损坏、丢失或销毁的；（3）未经允许私自拷贝、外传公司重要影像资料的；（4）将影像资料用于损害公司或他人名誉、隐私及对单位欺诈、扭曲事实的；（5）应采集的重要影像资料没有及时向公司报备或为告知相关责任人的；（6）影像资料采集、保管、报送过程中敷衍塞责的；（7）其他违反公司相关制度及相关法律法规的行为。七、印章管理及使用制度（一）目的为保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度。（二）适用范围本制度适用于集团公司及其子公司。（三）印章的刻制和启用1.印章的刻制（1）公司印章的刻制均须报公司主要负责人批准，由集团公司行政中心或子公司综合办开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。（2）印章的形体和规格，按国家相关规定执行。2.印章的启用（1）新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。（2）印章启用应报公司主要负责人批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。（四）印章的保管、交接和停用1.公司各类印章必须有专人保管（1）公司公章、法人代表人私章由行政部负责人指定专人保管，财务专用章、合同专用公章、发票专用章由财务部门指定专人保管。（2）印章保管须有记录，必须在《印章保管登记表》上登记，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。（3）严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写《招标集团/项目管理公司用印使用登记表》，征得其部门主管同意，并经公司主要负责人批准，由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪同的，由借用人填写借据，经公司主要负责人批准，方可带离公司。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。（4）印章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作。2.印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。3.印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。4.印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。5.有下列情况，相关印章须停用：（1）公司名称变动；（2）印章使用损坏；（3）印章遗失或被窃，声明作废。6.印章停用时须经公司主要负责人批准，及时将停用印章送集团公司行政中心或子公司综合办封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。（五）印章使用1.使用范围如下：（1）凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；（2）凡属部门业务范围内的加盖公司公章、法人章以及相关人员章；（3）凡属合同类的用合同专用章；（4）凡属财务会计业务的用财务专用章。2.使用程序（1）业务类需盖章文件必须走OA流程，经相关部门审核后方可进行盖章。（2）若有紧急情况无法进行OA相关程序审批，则需在《招标集团/项目管理公司盖章审批表》上进行登记，并由部门负责人签字同意后才能进行盖章。（3）公司日常用章必须填写《招标集团/项目管理公司用印使用登记表》，经行政中心负责人签字审批后才能进行盖章，印章管理人不见审批不得盖章。（4）印章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，印章管理人有权拒印。（5）严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时，须经公司领导签字同意方可；待工作结束后，必须及时向公司签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况，未使用的必须立即收回作废。（六）违纪处理1.违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。2.印章保管员应将《招标集团/项目管理公司用印使用登记表》、《招标集团/项目管理公司盖章审批表》保存好，每年年底递交相关行政部门汇总存档。八、公司证件管理规章制度为有效保护和利用证件，防范风险，维护公司合法权益，特制定本规定，本规定适用于公司所有资质证书、营业执照、各类人员证、荣誉证书及其他证件或证书。（一）证件种类1.企业资质、资格证件：营业执照、资质证书、开户许可证、机构信用代码证、集团证等。2.企业荣誉证书、会员证书。3.人员证书：注册证书、执业资格证、职称证书、资格证书、荣誉证书等。4.其他各类证书。（二）证件保管1.公司所有证件由行政中心统一管理，行政中心下设一至两名证件管理员，负责证件变动情况的登记。2.证件管理员需建立证件台账，根据证件类型对其进行分类，并录入证件详细信息，包括名称、数量、授予时间、有效期等。3.公司所有证件必须扫描备份。4.集团各分公司及各部门取得的证件或证书，应及时到行政中心进行登记存档，并将扫描件归档留存。5.证件管理员需每季度盘点证件库情况，及时更新、备份。（三）证件使用1.因工作需要，需借用公司证件或人员证件的，经办人需在《企业证件借用登记表》或《人员证件借用登记表》上签字，并详细记录借用时间、证件名称（人员证需写清人员姓名）、数量及用途。2.公司证件及人员证件不得借给公司以外的人员或单位。3.经办人在借取证件时需检查证件是否有破损等情况，一经借用，证件损坏及丢失等全部责任由证件借用人负责。4.经办人对所借证件原件必须妥善保管，不得私自复印、调换、涂改、污损、出租、出借、伪造、转让或出卖证件，更不得随意乱放，遗失证件。5.证件复印件的使用：公司营业执照及资质证书的复印件，加盖公司公章后，必须加盖“此件复印无效”章或“此件仅限于XXX（用途）使用”章。6.经办人应妥善保管证件，及时归还，不得私下转借、损坏或丢失。7.所有证件在使用当天或前一天方可借用。8.证件使用完毕后必须立即归还，不得在个人手中留存，有需要马上再借用的，必须经过证书管理员重新登记用途后方可使用。9.除邮寄到分公司的证件外，所有证书归还时间不得超过三日，特殊情况不能及时归还的，需在借用时进行说明。（四）责任罚则1.如证件损坏或遗失，应及时向行政中心汇报，如证件因使用人的原因损坏或遗失的，所造成的一切经济损失和法律责任均由使用人承担和赔偿。2.因证件借用人导致证件损坏或遗失，可以补办的情况下，视情节处罚使用人月工资总收入的10%，由借用人负责证件补办，产生的一切费用均有借用人承担；证件损坏或遗失不可以补办的，损坏、遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由证件借用人承担和赔偿，并处罚月工资总收入的50%。3.如因证件管理员的原因导致证件遗失的，遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由证件管理员承担和赔偿，并处罚月工资总收入的50%。第四节人事管理制度一、工作流程（一）人员招聘录用流程及要求1.目的：人员招聘和录用是公司为了自身发展及时获取所需各类人才的重要途径和手段，招聘录用要补充有较好素质和能给公司带来价值的新员工。2.适用范围：集团公司各部门员工。3.流程及要求：招聘流程流程工作要求相关文件/表格1.用人部门于每周五将人员需求计划报送人资部审核；2.人资部按年度定编统计分类编制内人员及编制外人员；2个工作日内进行审核汇总，编制内人员直接招聘、编制外人员由总经理/董事长审批后核定；审批不合格返回用人部门；3.用人需求审核批准次日制定下周招聘计划：（1）内聘招聘程序：内聘程序一般分为：内部竞聘与内部员工推荐两种。内部竞聘：内部竞聘不等同于内部升迁。员工自由提交申请，部门负责人进行评议、与申请人进行面谈（员工申请、部门领导评议、面谈过程保密），最后对于通过面谈的人选进行公布与确认。内部举荐：人资部门发布本月招聘职位/竞聘条件，公司员工可以推荐符合岗位需求的人员进行面试，人资部汇总，资格预审，确定预审竞聘者名单，进入面试流程；4.外聘：根据各部门上报人员需求汇总，制定招聘计划、流程、渠道、发布招聘信息、汇总招聘资料整理，人资部对应聘人员进行初步筛选，确定面试人员名单。5.进入面试流程。《人员需求计划表》《各部门组织机构及编制》《招聘管理制度》《职位说明书》《招聘人员汇总表》录用流程流程工作要求相关文件/表格1.人资部按岗位说明书要求，将人员简历按部门进行筛选分类，分类为合格人员、备选人员；2.符合应聘条件者，由人资部进行电话预约面试，通知面试者携带身份证复印件、学历证明复印件、职称证、资格证、注册类证件复印件、1寸照片2张，按面试时间、地点进行面试；3.面试者需填写应聘登记表，由人资部进行初试/笔试；4.初试/笔试合格者由用人部门进行复试；5.特殊职位及中层以上职位需总经理或董事长面试；6.面试合格者，人资部通知进行入职体检、并进行背景调查；7.合格者办理入职手续并进入试岗期。《招聘管理制度》《岗位说明书》《应聘登记表》《笔试试题》（二）员工培训流程及要求1.目的：使员工的综合能力、专业知识技能得到全面提升，快速适应岗位的需要。2.适用范围：适用于集团公司各部门员工。3.流程及要求：流程工作要求相关文件/表格1.人资部每年12月份做培训需求调查，汇总分析；2.人资部汇总公司各部门年度培训计划，呈报总经理/董事长审批；3.人资部进行年度计划发布，各部门按年度计划实施；4.培训工作按周进行，人资部检查培训考试、笔记情况。培训周期结束后对培训效果进行评估。5.培训过程及资料整理归档。《培训制度》《培训需求调查表》《年度培训计划表》《部门培训计划表》月度培训内容公示（三）劳动合同管理流程及要求1.目的：加强公司用工、岗位聘用管理，建立、健全公司劳动用工制度。2.适用范围：适用于集团公司所有部门员工。3.流程及要求：流程工作要求相关文件/表格1.新员工入职，办理入职手续，7天试岗期合格后，签订《劳动合同》、《协议书》、《竞业协议》、《保密协议》；2.合同期满经审批续签合同；3.根据合同签订情况，人资部到农垦总局劳动监察中心进行备案；4.员工所签订劳动合同由人资部统一管理、备案存档，审核到期合同与用人部门沟通确认合同是否续签，及时整理合同档案，备份查询。《劳动合同书》《保密协议》《协议书》《保密协议》（四）社会保险办理流程及要求1.目的：为了规范社保办理流程，保证月度社保增减员办理的准确性、及时性。2.适用范围：适用于集团公司各部门员工。3.流程及要求：流程工作要求相关文件/表格1.转正员工根据个人情况提出缴纳社保五险的申请；2.人资部审核参保人参保情况及入职日期等信息；3.人资部将本月办理参保、中断人员报总经理审批；4.人资部通知参保人办理人事档案的迁移手续；5.人资部为员工办理社保新增/续接手续；注：（1）续保人员需自己到原参保社保局打印养老保险缴费明细（2）人资部持参保人社保明细到农垦社保局开具接收函（3）参保人持接收函到原参保地社保局办理转移手续（4）人资部持参保人原参保手续到农垦社保局办理续接手续6.社保办理完毕后，人资部将员工人事档案存放到农垦人才中心保管；7.人资部应在离职员工离职当月办理社保中断手续。《养老保险转移单》《解除劳动关系备案表》《准许转入证明》《社会保险业务操作规程》《中断人员续接基本养老保险关系通知书》《续接医疗保险关系通知书》《工资表》《工资录入表》二、员工聘用管理制度（一）总则为实现公司的经营管理目标，规范员工聘用管理行为，以任人唯贤、唯才是举为方针，以公开、公平、公正为原则，特制定本制度。（二）适用范围1.本制度所称员工，系指本集团公司、各部门聘用的全体从业人员。2.本公司员工的管理，遵照国家和地方有关法规之上，应依据本制度执行。3.本公司员工的聘用、试用、职务任免等事项皆按本规定执行。（三）聘用1.本公司所需员工，一律公开条件面向社会公开招聘，同时鼓励员工引荐。2.公司各部门如因工作需要必须增加人员时，应由部长提出意向，部门负责人审核后提出申请，人资部审核、总经理、董事长批准后，由人资部统一纳入招聘计划并办理招聘事宜。3.员工的甄选，以学识、能力、品德、健康状况及适合工作所需要条件为准。采用考核+面试两种形式，依实际需要选择其中一种实施或两种并用。（四）试用及转正1.新进人员经考核、面试、背景调查合格后，经审查批准，由人资部办理试用手续。一般员工试用期为3个月，期满合格后方能录用为正式员工；但成绩优秀者，可适当缩短其试用时间。2.试用人员报到时，应向人资部送交以下证件：（1）毕业证书、学位证书原件及复印件；（2）技术职务任职资格证书原件及复印件；（3）身份证原件及复印件；（4）一寸半身免冠照片二张；（5）近3月内的体检报告一份；（6）员工各类协议书；（7）按通知规定的其他必要证件。3.凡有下列情形者，不得录用。（1）剥夺政治权利尚未恢复者；（2）被判有期徒刑或被通缉，尚未结案者；（3）吸食毒品或有其他严重不良嗜好者；（4）贪污、拖欠公款，有记录在案者；（5）患有精神病或传染病者；（6）因品行恶劣，曾被政府行政机关惩罚者；（7）身体条件不适合所从事的岗位者，由总经理申请经董事长特许者不在此列；（8）其他经公司认定不适合者。4.试用人员如因品行不良，工作欠佳或无故旷职者，可随时停止试用，予以辞退。5.员工录用分派工作后，应立即到所分配的地方工作，不得无故拖延推诿。6.公司正式员工的职称证书由公司保管，不得随意外借，对于考取注册证的人员注册证书应注册在公司，注册证书由公司保管。7.当个人资料有以下更改或补充时，应及时通知人资部，以确保与之有关的各项权益。（1）姓名及本人各类证件；（2）家庭地址和电话号码；（3）婚姻状况；（4）出现事故或紧急情况时的联系人；（5）晋升职称或进修学历；（6）注册类证书考取。8.公司保留审查员工所提供的个人资料的权利。如有虚假，一切后果由员工个人承担。9.如在试用期内请假，视请假时限试用期结束时间将会相应顺延；原则上请假时间不得超过半个月，如超期则作自动离职处理。10.在此期间，如果感到公司实际状况、发展机会与预期有较大差距，或由于其他原因而决定离开，可向公司提出书面辞职申请，并按规定办理辞职手续。同样，如果试用员工工作表现无法达到要求，公司也将会终止录用。（四）职务任免1.各级主管职务的委派分为实授、代理二种。2.职务的任免须按级别由董事长、总经理负责任命。董事长负责聘任总经理、副总经理、总工程师、总监、财务负责人等岗位；总经理经董事长授权，对公司中层管理岗位（部长、副部长）及以下人员进行任免。3.职务任免经核定后由公司填发人事任免文件，并以签批的任免通知为准。4.职务委派经核定后按新岗位标准加薪。三、人事档案管理制度（一）目的是为了将公司人事档案管理工作制度化、规范化，确保人事档案的机密性、完整性和准确性，防止档案丢失、损坏，便于公司对人员的在职管理，特制定本规定。（二）适用范围本制度适用集团公司全体员工。（三）职责1.公司所有员工人事档案管理部门归口人资部，人事档案管理须指定专人负责，要登记造册，并存放在防火、防潮、防蛀、防盗的档案室内。2.公司人事档案管理员负责维护和完善人力资源管理系统。3.人事档案管理员负责人事档案的归档、整理、借阅、销毁等工作。（四）人事档案的分类1.入职档案（1）人员应聘登记表、面试评价表、录用审批表、身份证复印件、学历学位证书复印件、职称证书复印件、体检表、上单位解除劳动关系证明、英语/计算机等级证书复印件、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。（2）劳动合同、保密协议、补充协议等。2.培训档案（1）新员工入职培训试卷、培训心得等。（2）培训登记表、外派培训总结、培训申请表、培训效果评估表。（3）培训服务协议等。3.职位档案（1）聘书、职务任命书。（2）职务变动申请、职位职务变更记录。4.薪酬考核档案（1）试用期考核表、员工试用期总结表。（2）考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。（3）调薪申请单、调薪记录。5.其他档案（1）个人党、团相关资料。（2）各类奖励、处罚记录。（3）离职申请、移交清单、解除劳动关系证明、离职证明、其他补充协议等。（五）人事档案管理的范围：与公司签订劳务合同的员工。（六）管理规定1.归档管理（1）归档前，要对归档材料进行鉴别，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。（2）归档时要对材料的真实性进行鉴别后方可归档。（3）及时将新材料归入档案中。2.人事档案的查（借）阅（1）查阅档案应办理审批手续，查阅人和部门要申明查阅理由，要经人事行政副总同意并签字方可查阅。（2）负责档案人员在办理他人查阅档案登记手续时，要清查档案材料份数，查阅人经核实并签字后方可查阅。（3）档案管理员要做好归档记录、查（借）阅记录。3.人事档案的保密及保存期限（1）档案管理人员不得对档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散，查阅人不得擅自借阅他人，不得泄露或擅自向外公布档案内容。（2）档案管理员要定期对档案进行检查，防止霉变、虫蛀，防火、防水、防盗。（3）人事档案原则上永久保存，对于已辞（退）职人员的个人档案，原则上自离职之日起3年后方可销毁，销毁时须经公司领导批准，并做好销毁记录。4.电子档案（1）人事档案管理员须及时维护和管理人力资源管理系统。（2）为便于查阅和管理，档案管理员应建立电子档案。电子档案内容要与档案材料保持一致。（七）奖惩规定1.档案管理员在管理过程中提出创新办法的，给予提报人200元的奖励。2.因保管或借阅导致档案丢失的，给予责任人200元-1000元的罚款。3.查阅或借阅档案时，擅自涂改、抽页、拆毁、剪裁、增删档案的，给予责任人200元-1000元的罚款。4.在规定时间内未按要求提供相关人事档案的，给予责任人100元的罚款；若经多次催缴仍未上交的，给予责任人200元-500元的罚款。5.未及时建立、更新人事档案的，给予档案管理员200元的罚款。6.利用档案资料或借助自身权利进行牟利的，给予责任人200元-2000元的罚款，并有权追究其经济和法律责任。7.未履行借阅手续、未填写借阅登记表的，给予责任人200元的罚款。四、员工培训管理制度（一）目的为提高员工素质，满足公司发展和员工个人发展需求，创建优秀团队、不断提高员工的知识水平、工作能力和主观能动性，把员工因知识、能力不足和态度不积极而产生的人力成本的浪费控制在最小幅度，使员工达到实现自我价值的目标，促进公司与个人的共同发展。（二）适用范围本制度适用于全体员工。（三）培训的组织策划和实施1.由人资部负责培训活动的统筹规划及培训时间、实施过程的具体监督检查工作。2.公司其他各部门负责人应协助人资部进行培训的实施、督促，同时在公司整体培训计划下组织好本部门内部的培训。（四）培训的形式与方法培训形式包括公司内部培训、外派培训、员工自我培训、临时培训和网络商学院。1.内部培训分为员工职前培训、技能培训和员工态度培训。公司内部培训是根据实际工作需要，对员工进行有规模的、灵活实用的培训。同时各部门应经常督导所属员工以增进其处理业务能力，充实其处理业务应具备的知识，应指定所属限期阅读与专业有关的书籍，定期向总经理通报培训情况。职前培训：公司新入职人员均应进行职前教育，使新入职员工了解公司的企业文化、经营理念、公司发展历程、管理规范、经营业务等方面内容，学习招投标法律法规知识、与上级和客户沟通的技巧等。职前培训由人资部统一组织、实施和评估。职前培训时间为员工被聘用后的一个月内。技能培训：根据公司的发展规划及各部门工作的需求，按专业分工不同对员工进行岗位技能培训，并可视其实际情况合并举办。技能培训由人资部协同其他各部门共同进行规划与执行。技能培训时间每周一次，根据工作情况安排。员工态度培训：公司采用各种方式（演讲、影视、讲座等），对公司全体员工进行员工态度培训，包括员工个人人生观、价值观的正确树立，认同公司价值观、并树立保持与公司的价值观一致。员工态度培训由总经理亲自召集，副经理组织，全员参加，培训时间按需而定。2.外派培训培训地点在公司以外，包括参加各类培训班、管理人员及专业业务人员外出考察等。由公司出资外培的，公司与参培人员签订培训合同。同时制定详细的内部转训材料并进行转训。3.员工自我培训由员工个人参加的各类业余教育培训，均属个人出资培训。公司鼓励员工在不影响本职工作的前提下，参加各种业余培训。员工因考试需占用工作时间，持准考证，经总经理批准办理请假手续。同时要求员工在工作之余进行自学，学习形式可以采取学习文件、报纸、收看录像、请老师授课辅导等。4.临时培训各部门管理人员可根据工作、业务需要随时下达学习计划，人资部予以组织和配合。主要学习有关工程建设、招标投标、造价审计等方面的法律、法规、条令、条例文件。学习计划应对