行政事业单位在建工程转固定资产的风险防控探究

引言行政事业单位在建工程具有施工周期长、投资大、专业工种多、参建单位多的基本特征，将其转变为固定资产是一项非常繁琐的工作，相关资产不仅需要满足预计的可使用状态，同时还需要根据工程的竣工验收单与结算、工程决算等一系列手续，只有在满足以上的三个条件之后，才能符合转固要求，进而建立固定资产卡片。在这一过程中，如果某一环节出现问题或者产生一些小差错，便会为后期的发展、管理带来一定的隐患和风险，还会影响到后期的审计、税务、内控风险等，若这类风险不能够进行紧急处理，便会对单位未来的发展产生正常影响，因此需要在工作过程中做好在建项目的固定资产转化工作，并规避其中存在的风险。一、在建工程转固定资产出现风险的原因在建工程转化为固定资产时具有一定风险的主要因素是在建工程无法及时转化为固定资产。在建工程转固定资产的时间越长，会计信息的准确性就会降低，造成的后果就是固定资产入账价格将无法得到正确的估值，会进而影响到在建工程的累计折旧，长此以往就会出现核算国有资产不及时、不准确，国有资产严重流失等现象。导致在建工程项目无法转化为固定资产的因素大致分为如下四种：第一点是在建工程转变为固定资产的接收单位无法明确。同一项在建工程涉及多个使用单位和管理单位，但建设单位在进行整体核算时，很难按使用单位、管理单位拆分固定资产成本，从而无法明确具体的接收单位，导致长期挂账，无法及时转化为固定资产。第二点是在建工程转为固定资产时的金额难以确定。行政事业单位大型代建项目大部分采用代建制，建设资金基本为政府财政支出，建设单位支付施工单位工程款时，确认“在建工程”，但是一些项目的前期规划、可研、设计、招投标、勘察和施工等环节是由不同单位负责，这就会造成在建工程的核算工作比较分散、繁杂，难以实现成本的归集确定。第三点是在建工程转为固定资产工程资料不完整。政府投资的建设项目涉及诸多环节，有前期规划、可研、立项、批复、预算、勘察、设计、招标，中期施工、监理、跟踪审核，后期验收、结算、决算、移交等几十个，工程资料繁多，有些大型代建项目历时时间长、经手人员多，也会出现因为资料保管不规范而造成工程资料缺失的情况，无法正常办理在建工程实物转固，导致在建工程长期挂账。第四点是在建工程实物移交和财务移交不同步。因为工程施工建设的进度和竣工结算、决算的进度不同步，导致一些工程项目虽然已经完成了竣工验收与实物移交，但还是会因为结算和财政评审等诸多原因，导致无法及时办理竣工财务决算，导致实物移交与财务移交不同步，造成长期挂账，未能及时转固，这是现阶段在实际工作流程中普遍存在的现象，这也是阻碍在建工程项目资金无法转化为固定资产的重要因素。当在建工程项目转化为固定资产时，行政事业单位还面临着相应的固定资产管理风险和会计风险，主要原因是在建工程项目转入固定资产的实际金额存在误差，大致有如下三种原因：首先，由于在建工程项目的会计核算情况复杂多变，固定资产的新建、改造和尚未建成的项目支出都必须使用在建项目资金进行核损，这对财务人员来说无疑是一个很大的考验，在会计核算过程中也难免存在着一定误差，导致固定资产的结算工作出现一定的误差；其次，在建工程在转化为固定资产后，很多固定资产按照原暂估的成本价格记账时，没有顾及工程签证所需的成本费用，同时工程签证的成本费用还需要成为工程结算中的主要原始依据，这也是行政事业单位在转化固定资产之前所必须考虑的关键因素；最后，工程之间的各个阶段缺少充足的协商过程，造成了工程的审核期限过长，从而对固定资产的实际价值做出了多次调整，在建项目竣工后，如果工程管理部门与审计部门之间缺少一定的合作关系，那么便无法及时传递与工程项目有关的信息，便会对工程审计的进度造成一定的影响，这时就只能够通过不断调整固定资产的价值来通过审计，最终便会对固定资产价值的准确性产生直接影响[1]。在建工程转固定资产时还面临着另一种风险，就是固定资产支出明细的记录有不准确、不完整的情况。因为固定清单的编写流程相对繁琐，在其中往往会涉及数量众多的工程物料、施工机械设备以及有关的数据信息等，而固定资产的交付清单编写工作往往是由在建工程项目管理部门完成，其中还必须经过反复的审核工作，在介绍整个的流程时可能较为简洁，但是在实际操作的过程中却也出现了各种程度的问题，管理部门往往只记录了项目中的主要设备信息，这样就会导致固定资产支付清单不够准确。如果项目没有制定统一的固定资产认证标准，这样就会进一步提升编制固定资产支付清单的难度，影响到准确率，这也是导致固定资产的支付清单出现编制错误的重要原因。尽管财务部门只需要将固定资产借记、贷记在建工程或其他相关科目，但是在实际的操作过程中，一些转结业务的办理却缺乏相应的规范化。一方面，在记账时所提供的原始凭证并不全面，以及审核上缺乏相应的严谨性。如在固定资产清单、与工程项目有关的一些发票、结算相关审核的过程不完整，又或者在清单和审核资料上缺少负责人的签字，财务部门就对在建工程做了转结。如一些重大、特殊工程中的特种设备安装，是必须要经过国家监管部门检测验收并投入使用之后，才满足固定资产转结条件的，否则便会被认为不构成固定资产的有关要求。另一方面，针对行政事业单位来说，对于在建工程项目转化为固定资产的判断往往并不正确，在后期的折旧管理工作中也可能会存在一定程度的失误，最终还会产生连续的误差，从而严重影响行政事业单位在建项目的固定资产转化，甚至造成一定程度的国有资产流失。二、行政事业单位在建工程转固定资产风险把控的三个关键层面行政事业单位在建项目往往具有施工周期长、项目投资大、专业工种多、参建单位多、管理范围广的基本特点，所以在建工程转固是一个相对复杂的工作，存在很多的潜在风险点，要把控好在建转固的风险，避免国有资产的流失，就必须厘清整个流程和关键部门，要从政府财政管理、建设机构、接收单位三个层面入手，做好政策解读和落实，加强相互之间的信息交流和沟通，从政策、执行和流程上去系统规避一些潜在的风险，避免存在系统漏洞。1.认真解读财政文件，积极履行财政工作部署。财政部门是行政事业单位国有资产的直接管理部门。行政事业单位在建工程的转固是在当地财政部分的统一管理和部署下进行的，所以一定要做好政策解读和宣贯执行，各行政事业单位要认真学习财政部文件精神，要明白在建工程转固的重要性和紧迫性，积极对辖区内的在建项目进行排查，摸清现状情况，建立转固台账，并制定具体的工作指引和实施细则。此外，财政部门要尽早明确资产的接受单位，这样才有利于建设单位及时落实资产转固移交工作，并进一步明确、落实各事业单位在转固工作中的责任，可通过建立绩效激励制度来加快转固工作的效率，尽早实现应转尽转。2.提升建设单位在转固过程中的工作成效。建设单位是工程项目建设、核算、决算和资产移交的主体，在整个在建工程转固中扮演非常重要的角色，甚至是主导了整个工作进展的成效。所以要加强对建设单位的管理。工作重点主要为以下几个方面：第一，建设单位要全面厘清在建工程的库存情况，严格按照“在建”“已完工待转固”“未完工未转固”等做好分类，并备注未结算、未决算、未转固等原因，建立明细台账。第二，建设单位要建立健全基建项目内控管理制度，确保项目在整个生命周期内处于可控状态。第三，建设单位要加快施工建设效率，积极、准确地办理项目竣工财务决算，这是办理在建资产转固、移交的重要依据。第四，建设单位要加强对基建财务人员的管理和培训，财务人员不仅要掌握专业的财务决算技能，还要认真熟悉项目建设合同，建立定期对账制度，为后期的转固工作奠定基础。3.避免接收单位工作脱节。接收单位也是在建工程转固工作的一个重要组成部分，也要认真学习转固政策，熟悉转固流程，服从财政部门安排，积极配合转固工作，避免转固工作脱节。三、在建工程转固定资产的风险防范实施要点(一)确定在建工程转化为固定资产的条件与部门责任要想完成在建工程与固定资产的转化，第一步必须确定转换为固定资产的前提条件，当在建工程项目已经转化为达到预期可使用的状态时，便能够转换为固定资产，还可以通过以下四点确定在建工程项目是否满足了预期可使用的状态：1.是否打造了满足资本化要求的固定资产实体工程，在这里还涉及了基础设施的配置是否已经全部完工，或者在实质上已完工；2.正在持续进行的满足资本化要求的支出金额正在变少，或者是不再产生支出活动；3.符合资本化条件的资产是否达到设计要求，与合同中规定的是否符合；4.固定资产的实体化是否进行过试生产或试运营，并且测试结果没有出现问题，如果在建项目满足其中条件要求，便能够将在建工程项目转化为固定资产。当建工程项目拥有转换为固定资产的条件后，就需要对各部门分配相应的管理职责，发挥出自身在固定资产转化中的作用和工作价值，提高自身的工作效率，为国有资产的管理做好准备工作[2]。(二)对在建工程项目实施信息化、档案化管理在建项目实施过程中，会涉及工程计划进度、质量安全、物资采购、设备购买、人员管理、设计变更、分配管理与资金预算工作，这些都是在建项目管理过程中需要进行重点关注的因素。所以在日常管理过程中，必须要借助现代化管理手段做好信息化和档案化管理。要求事业单位内相关部门的员工能够及时响应信息操作系统，将审批规范化、流程化，有效提升信息的传播速度，实现在建项目的全过程信息化管理，单位内的相关部门都能够通过信息系统进行交流，共享电子化的信息数据，有效保证转化固定资产资金的准确性[3]。此外，还应强化事业单位内部的档案化管理，将工程项目在建设初期的可行性分析报告、项目的立项批文、签订的合约、工程的建设进度与后续的项目设计等资料进行分类、归档，保证档案资料的系统性、完整性与正确性，并将此作为核算固有资产总值的一项凭证与条件。(三)对在建工程项目的设备与生产原料的核算在购买与工程项目相关的设备与原材料时，需要根据实际的支付价格与材料的运费、保险费共同作为实际的购买成本，在购买结束后根据项目中实际的使用情况进行核算，比如在验收环节需要按照“工程物资”这一条件进行核算；在实际的使用过程中，则需要转到“在建项目”中进行核算；如果是不需要进行验收，可以直接进行交付的材料，同样也需要放到“在建项目”中进行核算。如果在项目的建设过程中出现了物资的损坏、报废与盘亏的问题，首先，需要分析其中的原因，并根据原因、经过对当事人进行责任的分配，比如，去除剩余材料与保险公司理赔的部分算作过失人的赔款，并将净损失作为在建项目的成本费用，如果在建项目中的物资出现了盘盈或净收益的情况，则需要抵消一部分的成本费用。其次，在建项目在领用原材料时，还应当向相关人员明确材料的使用途径，如果是应用在生产经营方面，则需要按照“在建项目”进行核算，需要抵消相应的进项税额；如果是应用在非生产经营方面的话，同样也需要放在“在建项目”中进行核算，但是并不会抵消进项税，需要按照进项税进行转出处理[