菜籽采购流程与控制

PAGE2PAGE5采购、储存、控制程序菜籽采购制度目的对工厂内外采购进行控制，确保采购菜籽符合规定的要求。职责2.1贸易部负责菜籽采购，对采购计划、采购质量、采购成本负责。2..1.1业务员负责对供方的信誉、供货能力等进行综合评价；按照公司规定的货物质量、价格等负责采购合同的具体执行；每日将采购日报表传真公司，并对上报资料的真实、准确性负责；必须按照公司的规定管理、使用采购资金。2.1.2内勤人员负责信息的收集、整理、反馈；及时、准确地编制有关报表；做好公司与采购点及其他相关部门之间的沟通工作；2.2品管部负责菜籽采购质量实施跟踪检测、监督，及时反馈检测信息，对样品的代表性和出具的化验检测结果真实性、准确性负责。2.3储运部门负责储存交付环节的质量监督、检斤验质、储存保管、组织装卸和运输，确保装卸和运输及时，计量准确，不霉不变，帐实相符。2.4财务部负责菜籽采购业务的资金筹措，参与合同评审；根据各片区的采购计划合理调配资金，保证采购资金及时到位；监督业务部门按要求报送有关报表、数据，并结合这些数据监督采购资金的安全、合理使用。负责菜籽经营业务的结算、相关报表的编制、信息反馈工作，对结算结果的正确性负责。2.5保安部对进出车辆全程跟踪负责。与相关部门沟通，制定奖惩制度和客户须知进行公示，设立收购专用意见（投诉或建议）箱，对于实际奖惩案例进行公告。收购方式3、1厂内采购：工厂提供资金，客户将菜籽送到工厂，按工厂收购制度和流程收购付款。3、1、1签订合同方式指工厂与客户签订合同，确定采购数量、单价、品质、品质差异扣减办法以及发运到工厂的时间，结算按合同规定办理的菜籽采购方式。此方式适合签订现货合同进行交易的供应商。3、1、2签订定单方式指工厂与供应商签订订单，工厂提出接受价格和品质，保证在一定时间内按接受的价格和品质以及在该期间内按供应商实际发运数量进行结算的菜籽采购方式。此方式适用于对习惯阶段性发运、阶段性锁定利润的供货商。3、2厂外收购3、2、1自收自储：指工厂派人在外地租用仓库自已收购自己储存的采购方式；3、2、2委托收购（代收代储）：指工厂与粮库签订菜籽采购委托协议，工厂提供资金，粮站代购代储，我方负责监控，工厂支付粮站代理费的采购方式3、2、3发（到）货站台付款收购：与供应商签订合同，供应商将菜3．1初检员根据供方交来的菜籽收购编号单，进行初步验质定价。3．2初检前，须向客户讲明收购标准、定价原则、质量检验规程等，并征得供方得同意。3．3供方同意接受公司收购规程后，初检员应在车体四周多点取样，并采用手摸、目测等物理检测方法，初步检测菜籽质量。若初检不合格，则初检员应及时反馈至贸易部，由贸易部确定退回或降价收购后再进行处理。若确定需退回应在收购编号单上注明不合格并签字后交驾驶员，驾驶员凭此单到门卫处领取行驶证退出收购程序。3．4初检结果征得供方同意后，由初检员开具菜籽收购初检单并签字，同时要求供方也在此单上签字，以证明其同意初检结果。初检单上的到厂时间应按收购编号单上的到厂时间填写，并注明拟卸车的仓号或货位。3．5菜籽收购初检单一式一联，填写后交客户凭此计量、复检、结算。初检单上的客户信息不能更改，如若错误应做废重开，若属代交，需注明双方信息。3．6客户凭菜籽收购初检单到公司采购内勤处开具“收购入库结算凭证”4．地磅计量（毛重）程序4．1菜籽车辆经初检驶入地磅后，监磅员应检查车辆状况是否有异常物品并核对车号和车型，计量员必须核对客户交来的菜籽收购编号单、收购入库结算凭证、菜籽收购初检单称重计量（毛重），并出具签字确认的过磅单。4．2计量结束后，填开过磅单，菜籽收购初检单上加盖“重车已过磅”印章。将菜籽收购编号单、菜籽收购初检单返交供方或其代理人，凭此复检后卸车。4．3过磅单一式五联，第一联由地磅房留存，第二联结算，第三联保管员，第四联贸易内勤，第五联客户留存。过磅单编号与收购凭证、初检单编号一致（以初检单上的号码为准）。5．储存保管程序5．1菜籽卸车时，保管员应按照不同质量等级分堆存放，明牌标识质量等级、存储时间、责任人。5．2菜籽车辆按照初验员指定的货场，驶入卸车地点后，货场保管员对供方交来的过磅单结算联审核无误后，告知装卸工卸车，并通知化验员进行现场检查和采样分析（并扦取综合样品）。5．3在卸车过程中保管员要进行第二次初检，取样后当场用快速测水仪进行化验并与初检单上的指标进行对比，若水杂差异过大或在对卸车过程中的菜籽质量由异议时，化验员或保管员或装卸队都有权随时通知停止卸车，由化验员对质量等级另行确认，并及时通知贸易部相关负责人和客户（客户进入现场时应有公司人员陪同），在征求供方或其代理人书面确认后，方可继续卸车。若客户不同意再继续出售，需做退货处理。由保管员开具不合格菜籽出门条由保安跟车护送出厂外，再由客户到财务结算室结算已卸部分的货款。5．4保管员要按照工厂有关规定，首先清点包装大致件数，然后组织卸车（最终清点包装物件数，以便扣减包装重量）。5．5卸车完毕后，保管员对装卸质量进行检查验收。5．6验收后，保管员在菜籽收购初检单上详细填明实收包装等情况并签字确认，连同菜籽收购初检单、菜籽收购编号单等返交客户凭此计量皮重。5．7储运部按照公司要求，每日巡视测温，如出现温度变化异常，应及时上报储运负责人处理，防止菜籽霉变。6．菜籽抽样检测程序6．1菜籽卸车，由取样员随机采取有代表性的样品（100%抽取），装袋、标识并密封，放入专门的样品箱，由专人送化验室检测所需指标。所有样品都必须当天送至品管部进行化验，并当天出具检验结果报告单。6．2化验室对所采样品按照《产品测量和监督程序》或有关规定，迅速化验检测。检测完毕后，开具《检验结果报告单》，除自存外，其余联传至贸易部内勤，作为财务入帐的依据。《检验结果报告单》由送样员传送至结算室。6．3化验结果报告单先传至贸易内勤凭此结算，再由贸易内勤转交财务结算。6．4若客户对品管部出具的化验结果有异议，在征得贸易部负责人的同意下方可进行重检，重检时只检测保留样。对于重检后的结果若在合理范围内的以第一次检测为准，若超出合理范围需贸易部负责人和客户协商后再处理。6．5每日交接班前，化验室必须依据当日、当班收购的菜籽质量检测情况，计算加权平均质量指标，填制菜籽收购化验日报表，报公司相关人员。6、6品管部的化验单，绝对不允许有改动的痕迹，若属开具失误需要修改，应该作废原单据重开，化验单交贸易结算后转交财务部6.7化验人员不允许与客户接触，上班期间解除通讯工具。取样、送样人员应随机调整。7．地磅计量（净重）程序7．1菜籽车辆再次驶入地磅后，计量员必须凭供方交来的有保管员签字的菜籽收购编号单、菜籽收购初检单，并根据实情填制完整的过磅单。7．2计量员除留存过磅单存根外，计量员将“菜籽收购编号单”和“收购入库结算凭证”客户联及一联地磅单一并交客户或其代理人，“菜籽收购编号单”作为货车出门的凭证，“收购入库结算凭证”客户联和地磅单作为客户结算货款的依据。将过磅单其余联次、菜籽收购凭证、收购初检单、化验结果报告单一并通过送样员传给贸易结算内勤。7．3保管员保留过磅单、入库单、收购凭证的保管联，用于登记菜籽收购保管帐。8、不合格品控制程序卸车时如发现严重超水份或低于最低等级标准或无经营价值，复验判定为不合格品。按以下步骤办理：8．1退货：8．1．1水份严重超标不能储存，或有搀杂施假的可疑行为，或从质量上考虑没有经济价值，即使降价或扣重，我司也不接受，直接按照退货处理。8．1．2上述情况以外的情况，复验员应将实际情况及时反映给采购现场负责人并协助采购负责人根据实际情况和供方谈判，不成一致意见，即按退货处理，不必再填写不合格品评审单，且除过磅单、菜籽收购验级单中加以说明外，其他退货程序不变。8．2让步后降级降价（含扣重）接受：不属于8.1.1款的情况，经采购负责人与供方或其代理人谈判，达成一致意见，供方或其代理人同意降级降价，且复验员通过判定认定:经过双方同意降价后的价格或扣重比例结算对我公司来说有经营价值，通过贸易签字，确定结算价格，然后按降级降价接受。9．货款结算程序9．1采购内勤提前二天向资金主管或者出纳报用款计划，并按期报送周、月收购资金计划，便于财务向银行衔接现金计划。9、2每天的收购价格报价单，在上午9：00前，由收购负责人签字后传到结算室。9．3工厂贸易结算内勤收到送单员内传来的过磅单、菜籽收购编号单、化验结果报告单、菜籽收购凭证，并审核无误，按照公司当日的报价单、质量标准或已签订的合同进行结算。9．4特殊情况的处理：若结算的价格或质量标准与报价单不一致，而公司需要收购入库，收购负责人必须在收购凭证上签字确认，若收购负责人不在现场，可以电话确认，但事后应该补签字。9．5若采用定金、预付货款、带款提货、内部转帐结算时，由公司贸易结算内勤来结算，以免重复付款。返交送货人过磅单结算联，调运单结算联，且办理车辆出门证明。9．6贸易结算内勤结算完毕，将“菜籽收购结算凭证”客户联交客户，其余联次内部转交财务结算内勤进行复核，复核内容以报价单、检验单、磅单为依据，以一个质量标准计算结算重量及金额，复核无误，留存定金、预付货款、带款提货、内部转帐结算客户的单据，对没有预付款或定金的供方，全部现款结清的客户，将相关单据转交现金出纳。所有单据或凭证上面不能有改动，若属开具错误，需退回重开。出纳复核无误后予以付款，客户在收购结算凭证上予以签字确认。9．7对客户一次性签定大单合同且当月不能执行完毕的情况，贸易内勤应在月末将已执行部分按合同标准进行结算，确定采购金额交财务入帐；9、8付款完毕，将菜籽收购凭证及磅单的交粮人留存联交客户。9、9贸易内勤需建立收购台账，每天核对帐务，内容包括地磅数量、结算数量、金额，对扣水扣杂数量在台账上面和储运分仓账上面单独体现，并及时报送收购日报。出纳人员每天对现金进行盘点，并编制付款日报表，发现问题及时处理。10．车辆出厂监控程序菜籽车辆出厂时，门卫必须对磅单及菜籽收购编号单进行核对，分清是退货出厂、空车出厂、带货物提货出厂、空车提货出厂等情况。所有退货和提货走的情况，必须与结算负责人核实，同时必须严格监控在地磅称重后不再返回，且严格监控离开地磅的确切时间是否合理。所有检查无误后，返磅单、交还行驶证照，准许车辆出厂，同时，收回菜籽收购编号单，在车辆出入厂登记记录中登记出厂时间。注：属交售菜籽的车辆，皮重过磅后，磅房计量人员在编号单上注明属空车出门、退货出门等具体情况，门卫进行核实后放行。属购买公司油粕的车辆，一律凭结算室签字盖章的出门证出门。异地收购流程控制程序异地设点收购签订协议合同委托异地合同方代收代存。1、1评定合格的收购合同方及其收购场所因储存或经营需要，采用异地设点收购方式。贸易部和储运部应从地理位置、储存条件、资源、安全以及信誉等方面综合考察论证，评定合适可靠的收购合同方及其收购场所，上报总经理（授权人）批准后按合同组织实施。1、2签订委托收购协议确定设点收购合同方及其收购场所后，以“质量、资金、计量、定价、信息反馈、代理费用、储存费用等”方面，与设点合同方签订合同。3合同规定设点收购场所的所有方式或其他合同方的职责范围1．3．1合同方必须严格遵守我公司事先与其约定的程序，自行组织好装卸、码堆、整理、储存保管，并对所有这些负责任。1．3．2必须在规定的损耗标准内，搞好储存保管，防止霉烂变质、火灾、被盗等事故的发生。1．3．3在保证装卸质量的基础上，确保装卸及时，不得无故延误装卸时间而影响正常收购。1．3．4为确保合同实施，应规定设点收购场所的所有方或其他合同方垫支前期部分菜籽货款。1．3．5按合同约定，对所收购的质量和数量负相应的责任。4合同规定驻点的我公司人员的职责范围1．4．1驻点业务员应保证每天入库确认单与实际收购入库单核对相符，保证货权完整、安全。1、4、2各收购点业务员根据每天菜籽入库、发运情况及资金运用情况，填写《委托收购油菜籽收支存日报》将其传真（或邮件）给公司采购内勤和财务相关人员，应由驻点业务人员及受托方签字确认。1、4、3采购内勤将受托方报回的具体资金计划及时通报财务部。1．4．4驻点业务员根据公司书面通知的价格和质量标准，按受托方实际收购的数量，分批次办理菜籽货权转移确认书。确认书须有驻点业务员、受托方的财务人员和公司负责人同时签字及公司印章。1、4、5采购内勤根据货权转移确认书请款，财务部按照上述依据，在经过审核后，结合委托收购协议中的相关结算规定，对付款申请进行批复并付款。1、4、6受托方需出具收款收据，收据上必须有受托方财务负责人和总经理签字。本公司的付款依据必须经财务人员审核，经相关人员审批签字后方能付款。1、4、7各点业务员及应根据每天收购、发运情况分存放地点登记菜籽库存商品明细帐（数量）1、4、8在全部菜籽收货入库完毕后，双方办理结算，结清所有货款及收购费用。5菜籽收购交付、结算、进出、储存的控制1、5、1公司业务部门、财务部门应定期（或不定期）组织对各收购点库存情况进行盘点，编写盘点报告，并报公司相关部门和人员。1、5、2到工厂交付时采用《工厂内收购流程控制程序》。2、自收自储方式收购公司根据地理位置和仓储需要，在合适的地方派出公司内部人员（业务、品管、财务、储运各派一人）。采用租用或自建仓房的方式进行收购。所有货物的货权和保管都由公司负责。2．1各收购点应按公司贸易内勤的当日报价单进行收购，业务员若有特殊的现场定价应及时与片区负责人沟通联系，确保业务能及时处理。但要及时将变动价格报公司内勤并补书面批准手续。2．2仓储管理2．2．1保管员按品管部的化验报告确定货物储存地点，确保不同品质的货物不能混放。2．2．2搞好储存保管，防止霉烂变质、火灾、被盗等事故的发生。2．2．3保管根据每天收购、发运情况分存放地点登记菜籽库存商品明细帐（数量）。并登记完整的品质信息（出入库时的水杂、霉变等）。2．2．4保管员根据编制收支存日报表，报公司储运内勤。2．3资金管理2．3．1公司内勤人员依据各收购点的用款计划，开具付款申请单，由经办人签字，授权人批准后，财务部门办理付款手续。需提前2天向财务报现金计划。2．3．2收购点的付款员按公司规定的价格和质量标准进行按财务要求结算付款。2．3．3各收购点的付款员应确保资金安全，准确编制用款计划，尽量减少结余资金，防上被盗事故发生。2．3．4各收购点付款员根据当日的付款情况编制资金收支存表报公司财务相关人员。2．4品管部人员管理2．4．1品管部人员根据所检测的结果出具《化验结果报告单》一式三份，一份自存，另两份分别交保管员和付款员。2．4．2品管部人员必须依据当日收购的菜籽质量检测情况，计算加权平均质量指标，填制菜籽收购化验日报表，报公司相关人员。3、预付货款（定金）收购3．1预付货款（定金）方式的基本原则采用预付货款（定金）收购，贸易部必须签订书面的购销合同，否则，一律不得办理预付货款或预交定金。合同一旦签订，供方需交一定比例的合同执行保证金，对于已经执行部分不再对结算价格和质量标准方面进行变动。3．2合同评审购销合同签订前，经办人依据客户档案，对供货方（卖方）从产品质量、供货能力、资信程度等方面进行综合考察论证，筛选合格的供货方（卖方），经贸易经理考察。公司合同评审程序批准后签