净水设备采购档案管理方案

第一节档案管理概述 2一、档案管理部门职责范围 2二、档案工作人员岗位职责 2三、档案资料管理要点 4第二节档案管理工作流程 8一、档案资料的收集 8二、档案管理细则 9三、档案资料的归档要求 10四、档案资料的归档时间 11五、档案交接 11六、档案移交公司的流程 12七、档案保管 12第三节档案管理工作规范 12一、档案工作总则 12二、档案工作组织 13三、档案工作制度 15四、档案业务工作 17五、档案信息化建设 23六、工作设施设备 25第四节档案管理制度 26一、文件材料立卷归档制度 26二、档案保管制度 27三、档案工作保密制度 28四、档案统计制度 28五、档案鉴定销毁制度 29六、档案查阅利用制度 29七、档案设备维护使用制度 30八、重大活动档案登记制度 30九、声像实物归档制度 30第一节档案管理概述一、档案管理部门职责范围（一）负责本单位各类档案的统一管理，负责对本单位的技术图书资料实行业务管理，并根据本单位经营管理的需要编制各种检索工具，积极开展档案的提供利用工作。（二）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制订本企业档案管理制度。（三）负责检查、指导各部门档案人员和有关人员做好归档资料的积累、整理工作，提出本单位专、兼职档案员的业务培训和考核计划，会同有关部门、单位搞好各类档案的鉴定、销毁、移交工作。（四）做好各类档案的管理和统计工作，编制各种专题目录、索引及汇编资料，办理档案的借阅手续，负责档案的复制、修裱及档案库房安全措施的落实，确保档案的完整和安全。二、档案工作人员岗位职责（一）公司分管档案工作的领导的档案管理职责1.主管公司的档案管理工作，熟悉并贯彻执行《档案法》等法律、法规、条例和规定。2.掌握档案信息情况，组织推广档案信息的开发利用，解决公司档案管理中的重大问题。3.督促档案管理部门建立健全档案管理制度，配置适宜保管档案的库房和设施，采用现代先进的技术设备，确保档案管理的有效进行。4.听取档案管理部门关于档案工作的汇报，了解情况，检查、指导档案管理工作。（二）档案管理部门负责人管理职责1.在上级业务部门和本单位分管档案工作的领导的指导下，负责档案业务工作的管理，定期召开档案管理工作会议，传达上级指示精神，布置、检查、总结工作。2.带头贯彻执行国家《档案法》等法律、法规、先例及规定，组织制订公司档案管理制度。3.根据上级业务部门及公司的工作安排，负责起草年度档案工作计划和档案工作发展规划，熟悉档案管理各岗位人员的职责和工作质量，安排和组织好档案管理的业务培训，不断提高业务水平。4.及时检查和总结档案管理工作，经常向主管领导汇报工作。（三）档案管理部门专职或兼职档案员岗位职责1.在档案管理部门负责人的领导下，做好档案的管理工作，热爱本职工作，认真学习业务，熟悉档案业务知识，努力为公司各项工作服务。2.熟悉并认真贯彻执行档案工作的方针、政策和各项规章制度，负责接收熟悉并认真贯彻执行档案工作的方针、政策和各项规章制度，负责接收各部门、单位移交的各类归档材料，做好档案的立卷、编目、登记、统计、鉴定工作。3.保护档案的安全，坚持做好“七防”工作。4.努力做好档案的利用服务工作，编制多种检索工具及公司“大事记”等有关汇编材料。5.协助和指导各部门兼职档案员做好档案的积累、整理、归档工作。6.严格遵守保密规定，不得泄露档案的机密内容。7.参加有关工程项目的竣工验收、技术成果鉴定和设备、技术资料开箱检验，并做好记录。8.负责档案的鉴定和销毁工作，并把好销毁中的复查、审批和监销关。9.积极完成领导交办的其它工作。（四）各部门或单位负责人档案管理职责负责抓好本部门或单位的档案工作，检查、督促本部门、单位兼职档案员和有关人员把工作中形成、积累、整理的档案资料，按要求定期向档案管理部门移交归档。（五）各部门或单位兼职档案员档案管理职责1.做好本部门或单位档案资料的收集、整理、分类、保管工作。2.及时将文件材料归档，按各类档案的归档范围和归档时间，定期向档案管理部门移交。3.积极参加公司档案管理网络组织的各项工作、学习活动。4.严格遵守上级和公司的档案管理制度，做好保密工作。三、档案资料管理要点（一）释义要准确《中华人民共和国档案法》对档案的定义如下：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。那么，在企业档案管理制度建立的时候，要依据本企业经营范围、职能以及利用等，同时参考《中华人民共和国档案法》对档案的定义，来明确本企业的档案释义。在释义的时候，要注重将本企业的重要资产和核心信息资源包含进去。企业档案释义要全面、准确、规范。举例，如：某某某企业及占有股份的外商投资企业、合作合资项目在生产、经营、科研、管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字材料、电子文件、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。本示例释义中，明确了经营主体：企业及其相关联的企业；明确了各项重大活动：生产、经营、科研、管理；明确了核心资产及信息资源：各种文字材料、电子文件、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录；明确了核心资产及信息资源的意义：具有保存价值。释义准确了，后续的制度建立才能有根有据。（二）职责分工要明确对于一个企业的档案工作来讲，职责分工明确是高效有序开展工作的充分必要条件。职责分工明确中，要能够做到统一领导、分级管理、专业归口、权责落实，其中，最重要的是要权责落实。对于行政管理单位或部门，要明确其管理职能，即：统一领导，分级管理。对于其它业务单位或部门，要明确其权和责。举例如下：各业务单位或部门领导及员工，负有收集、整理、保护和归档的责任和义务。应当加强对档案工作的领导，建立适应工作需要的档案工作管理与运行机制；应当把档案工作列入本部门或单位的发展规划和计划。负责对在各自业务及管理过程中形成的档案资料等进行管理，保证应归档文件材料的完整、系统、齐全、准确；负责指派专（兼）职档案人员，负责收集、整理、保管本部门形成的有保存价值的各种载体的档案，定期归档；负责审批对在各自业务及管理过程中形成的档案资料的查（借）阅申请。职责分工明确了，后续的制度执行才能有保障。（三）档案管理要求及工作要求要全面、系统档案管理要求及工作要求要全面、系统，这是保证档案工作运行的基本条件。制定好档案管理要求及工作要求，档案工作就具备了可操作性，确保了档案管理体系和工作体系能够在企业管理体系中正常运转。举例，档案工作要求：各业务单位及部门应高度重视对电子文件、电子档案的管理，电子文件归档范围与保管期限参照纸质文件确定。在归档纸质文件的同时，应将相对应的电子文件一并归档保存。归档的文件材料应当是原件，并且应当完整、准确、系统，反映本部门或单位各项活动的真实内容和历史过程，保持文件材料之间的有机联系，符合文件形成规律。反映同一内容不同载体和形式的文件材料应一并归档。等等。档案管理要求：凡本企业以外单位或个人需要利用本企业档案，必须经企业相关对口部门或单位审查，由相关对口部门或单位负责人批准。严禁私自复制及对外提供档案资料。企业员工调离岗位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，档案部门签署意见后，方可办理有关手续。如果档案没有彻底退还，不予办理手续。改制或改革所涉及的档案资料的处置，应按照改制或改革确定的基本原则、制度对档案资料进行规范化处理。等等。有了全面、系统的档案管理要求及工作要求，档案工作才能获得健康的运转平台。（四）应制定详尽的归档范围合理确定归档范围是做好档案管理工作的关键和基础，归档范围编制与确认工作，可以使档案部门应该收什么，归档部门应该交什么，都做到心中有数，并形成了双向约束与联结机制，最大限度地保障了应归档的文件材料全部归档。制定好详细的归档范围，对企业档案工作有着重要意义：使收集工作变被动为主动，变失控为可控；进一步明确了归档责任，建立了双向约束与联结机制；有利于完善企业管理机制，提高管理水平；确保了企业核心信息与知识资产的安全。制定详细的归档范围，要做到密、全、精、准。密，就是指涉密级别要及时标定；全，就是指归档范围要覆盖全面；精，就是指细化程度要尽量地精；准，就是指保管期限要设置准确。有了详尽的归档范围，档案管理制度就有了核心。（五）查借阅职责及流程要清晰企业档案有两个重要作用，即：凭证作用、参考作用。凭证作用，包括内容和形式上的凭证作用；参考作用，主要体现在其原始性、凭证性和查考性。对于企业来讲，企业档案具有五大功能：历史记录功能、科学管理功能、人文建设功能、生产建设功能以及科研创新功能。而要充分发挥企业档案的两个重要作用以及五大功能，明确的查借阅职责以及清晰的查借阅流程是必不可少的。应结合各企业的实际情况，制定合理的查借阅职责及流程。其中，查借阅职责要厘清档案所属部门或单位、档案主管部门或单位以及档案利用部门或单位间的职责范围。查借阅职责明确、流程清晰，是档案高效利用的制度保障。（六）档案鉴定销毁制度、保密制度以及奖惩制度要完善档案的鉴定工作在档案收集、整理的过程中尤为重要，通过加强档案鉴定工作，可以避免不归档文件材料归入案卷，同时，也可以避免少归、漏归等现象。因此，档案鉴定是归档工作完整性的保障。另外，完善的档案鉴定工作可以有效推进档案销毁工作。对于过期的档案，在销毁前应该进行精细的档案鉴定工作，确保档案销毁工作的正确性。档案鉴定、销毁的程序、职责等应该在制度中明确。由于企业档案是企业的核心资产和信息资源，为了保障企业的利益不受损失，档案保密制度的建立非常重要。现代企业管理制度体系中，普遍都有较为详细的、针对性的保密相关制度，而目前大多数保密制度主要针对的是国家秘密，对于企业商业秘密涉及较少。因而，在档案管理制度的建立过程中，应该制定详细的保密制度，以确保企业利益安全。奖惩制度是保障企业档案管理制度运行的有效手段。对于在档案工作中有突出表现的单位或个人进行奖励，有助于推动档案工作进程；而对拒绝归档、玩忽职守、涂改抽换、损毁丢失、盗窃倒卖档案等行为的，以及违反国家档案法规、规章行为的，给予惩罚，是保障档案安全以及档案工作完整性的有效手段。第二节档案管理工作流程一、档案资料的收集（一）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。（二）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向综合部移交。1.归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。2.档案资料的标识综合部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。3.档案资料的日常管理：（1）电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。（2）文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。（3）文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。4.档案借阅（1）借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；（2）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经项目经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；（3）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；（4）借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；5.档案销毁（1）对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报项目经理的批准，方可销毁。（2）执行销毁任务时，必须由综合部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理和项目经理的批准手续文件，一并存档永久保存。二、档案管理细则（一）档案资料的归档范围1.公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；2.公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；3.本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；4.公司领导的批示、指示等；5.重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；6.反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；7.公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；8.本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；9.本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；10.本公司发布的各类广告、宣传材料；11.本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；12.外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；13.财务档案资料；14.各种实物档案；15.其他具有利用和保存价值的文件资料。三、档案资料的归档要求（一）归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。（二）一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经项目经理批准后妥善保存，综合部以影印本归档。（三）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。（四）子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。（五）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。四、档案资料的归档时间（一）即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：1.公司规定的密级文件；2.重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；3.合同、协议书等正本及过程资料；4.公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；5.其他认为需要即时归档的资料。（二）定期归档1.部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交综合部；2.部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司综合部；（三）电子声像档案的归档1.重要电子声像档案应实时进行、随办随归。2.一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。3.每年3月底前必须向综合部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，综合部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。五、档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，综合部见证。六、档案移交公司的流程（一）经办部门检查文件或档案，编制移交清单；（二）综合部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；（三）档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；七、档案保管（一）档案编号1.档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。2.档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。3.档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。4.档案分类及编号的增补、修订等由行政中心结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。5.建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。第三节档案管理工作规范一、档案工作总则（一）企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。（二）企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。（三）企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。（四）企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。二、档案工作组织（一）组织系统建设1.档案工作领导企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。2.档案机构设置企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。3.档案人员配备企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。4.档案工作体系企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。（二）企业管理职责1.企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。2.企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。3.企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。4.企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照档发字[1998]6号文件的要求进行，其他企业可参照。5.企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。（三）企业部门职责1.企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。2.企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。3.专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。（四）档案部门职责1.统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。2.负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。3.指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。4.监督、指导、检查企业所属单位（包括派出机构和投资的全资、控股企业）的档案工作。5.依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。（五）档案人员要求1.档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。2.档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。3.档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。4.档案人员应定期接受档案业务培训。三、档案工作制度（一）工作规章1.明确企业文件形成、归档责任。企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。2.制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。3.建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。4.制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。（二）管理制度1.文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。2.档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理员职责。3.档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。4.档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。5.档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求。6.档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。7.电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。8.档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。（三）业务规范1.文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。2.档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。3.文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。4.特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。四、档案业务工作（一）企业档案工作与业务活动1.企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。2.企业档案部门或档案人员应参加设备鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。3.企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。（二）文件的形成、积累1.文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。2.文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。（三）文件整理与归档1.文件整理文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。文书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合GB9705、DA/T22、GB/T11822、财会字[1998]32号、劳力字[1992]33号等标准及文件的要求；音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合GB/T11821、DA/T15、GB/T18894、DA/T32等标准的要求。2.文件归档范围（1）企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发[2004]4号文件要求。（2）归档文件的主要来源有：本企业形成的文件；本企业引进项目、外购设备等接收的文件；所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；本企业执行、办理的外来文件。（3）企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范围和保管期限表。项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定；服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企业活动和专门业务编制。3.文件归档时间（1）经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。（2）科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；设备生产及服务业务应定期或按阶段归档。（3）产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。（4）会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。（5）电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。（6）磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。（7）更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。4.文件归档要求（1）企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。（2）归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。（3）归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。（4）非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。（5）归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。（6）两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。（7）文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。（四）档案收集工作1.文件归档的交接（1）文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。（2）档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。2.档案与资料的收集（1）企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。（2）企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。（3）企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。（4）企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。（5）企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。（五）档案整理工作1.档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。2.分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。3.类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。4.全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。5.根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有唯一性。档号编制方法见DA/T13。6.档号可采用“[全宗号—]分类号（或项目代号或目录号）—案卷号（或件号或盘、盒、张号）”（[]表示可选）结构。全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。7.纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。互见号是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号。8.按全宗、类别、保管期限编制档案目录。9.档案部门应对每个全宗建立全宗卷。全宗卷可单独管理。（六）档案保管工作1.档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。2.档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。3.库房管理（1）库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能（见JGJ25）。（2）库房温、湿度应符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记（登记表参见附录B表B.2）。（3）库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。（4）库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明。（七）档案鉴定工作1.企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。2.档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。3.档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。4.永久保管档案。凡是反映本企采购方要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。5.定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。6.企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。（八）档案统计工作1.档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。2.建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案馆（室）藏情况；年度入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。3.档案统计工作应保持连续性。（九）档案利用工作1.档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。2.企业应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。3.利用档案应按规定进行登记。利用效果突出的宜进行登记。4.可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。5.企业宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编等。6.企业宜对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、设备性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。7.企业宜对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。8.企业可利用档案举办档案陈列或展览。五、档案信息化建设（一）档案信息化目标与原则1.企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。2.企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。3.企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。（二）电子文件的归档1.电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。2.企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。3.归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。4.电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。5.加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。6.文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。（三）传统载体档案数字化1.企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。2.纸质档案数字化应符合DA/T31的要求，缩微胶片数字化应符合DA/T43的要求。3.照片档案和声像档案数字化文件格式见DA/T32的附录B。数字化生成的档案副本档号应与原档案对应。（四）电子档案的保管1.电子档案应参照纸质档案分类方案进行整理。2.电子档案应存储到脱机载体上。3.脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。4.存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。5.超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行，其删除和销毁应符合相关规定。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。（五）档案网络化服务1.企业应建立馆（室）藏档案目录数据库，并逐步实现档案的全文检索。2.对数字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。3.涉密档案管理系统应与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离.4.档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施5.档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。6.各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。（六）档案管理系统软件1.档案管理系统软件的配置应满足本企业的实际王作需要，并适应本企业信息化建设发展需要2.档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。3.档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件六、工作设施设备（一）档案库房1.档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。2.档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。3.档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。设置档案馆的企业，档案库房建筑应符合JGJ25的要求，库房一般应满足日后20年档案存储需要。（二）业务技术用房1.业务技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。2.企业可根据工作需要设置档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。（三）阅览及陈列室阅览室应邻近办公室和档案库房，环境安静。陈列室（展览室）宜设置在适于观览的场所。（四）档案装具1.档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。有条件的可采用密集架。2.各类档案盒规格、式样和质量应符合GB/T9705、GB/T11822、DA/T22和GB/T11821的要求。（五）保护设备1.档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。2.根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。3.有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。（六）技术设备1.配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。2.配备档案修复、利用需要的数码照相机、摄像机、复印机、阅读机等设备。3.配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。4.根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。第四节档案管理制度一、文件材料立卷归档制度1.文件材料的立卷归档工作必须认真贯彻《档案法》对档案工作的一系列规定要求。本公司的文件材料由各部门收集、整理后定期向档案室移交。档案室对各部门形成的各种文件材料的收集、整理工作进行监督和指导。2.凡是本公司各部门形成的文书材料，包括收文、收电、发文、发电底稿、内部文件、工作计划、总结、统计报表、会议记录、各种申报资料、均应按照归档要求统一立卷归档。3.档案工作人员应按规定将所要立卷的文件材料（包括有历史查考价值的录音、录像、照片、传真底稿等）按照收发文薄统一核对。收集齐全，分门别类进行整理、立卷；应保证归档材料齐全完整。4.本公司各部门人员因公外出带回的文件材料（包括声像材料），统一由各部门收集；公司领导带回的文件材料，由办公室收集。5.上级文件由办公室收集齐全，选择其中有保存价值的文件立卷归档，按归档移交档案室。6.每年的四月底，各部门必须将整理好的文件材料移交档案室。二、档案保管制度1.档案室管理要积极采取切实可行的保护措施，科学系统地管理档案，维护档案的完整与安全，延长其寿命，保证及时准确的提供利用。2.要对档案进行科学分类、排列、编目，做到存放科学条理，整齐美观，查找方便。3.建立健全档案统计工作，对档案内部接收、移出整理、销毁利用方面都要进行记录、统计，做到数据准确详细。4.档案室要有防光、防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防高温、防尘、防病毒设备，不准在库房内规程杂物。5.档案资料借阅、利用销毁要有严格手续，做到严密清楚，并定期进行检查，发现问题及时查清处理。6.管理人员调离工作时，要严格办理交接手续。三、档案工作保密制度1.档案是公司企业的宝贵财富，要坚持集中统一管理的原则，妥善保管，积极开展利用工作。2.本室工作人员要模范遵守保密制