【中国电信S分公司秘书角色在企业中的定位问题及完善对策研究11000字（论文）】

中国电信S分公司秘书角色在企业中的定位问题及完善对策研究目录TOC\o"1-3"\h\u25382第一章前言 第一章前言秘书是为政府机构、公司、机构、团体或个人提供行政支持和综合服务的职业。秘书作为组织的助理或个人领导者，在“内部沟通、自上而下沟通、横向协调”中发挥着重要作用。随着时代发展，秘书逐渐成为当今社会政治、经济、文化活动中最为庞大的职业群体之一。虽然秘书担任的许多角色并不是一个新角色，但它们并不容易被诠释。学术研究理论不仅对其主要特征、任务和职能有不同的看法，而且秘书在不同领域、不同部门的实际作用也不同。所以客观地讲，秘书这一职业也存在着多样性的重要特点。不可否认，秘书作为一个社会角色是非常重要的，这一点不容忽视。作为具体的研究对象，各有特点。本课题的选题目的是通过实例研究秘书多重角色在公司企业中的调试，分析出秘书角色调试在公司企业中的具体工作，包括对各种各样的角色之间如何转换作解释。本次选题意义主要在于研究秘书的多重角色以及秘书如何应对多重角色的融合和转变。通过对中国电信南充分公司内秘书或类秘书岗位进行分析，讨论在具体公司中秘书的不同角色及其职责、定位、能力方面的需求，并力求对秘书的多重角色性进行准确的定位和有效的调试。第二章相关理论概述（一）秘书的概念1.国外对“秘书”的定义自受秘书问世以来，出现了许多不同的观点，不同国家对这一概念有不同的理解。在美国，“今天的受托人不再只是行政人员或官员，因为越来越多的经理依靠他们的助手作为行政助理来消除日常和繁琐的专业任务。”“秘书已经成为决策者和管理层之间的桥梁。”我们在许多其他声明中看到了美国对秘书的看法，他们管理文件和档案并接管行政事务。在英国，秘书原指处理国王信件、机密或国家重大事件的高级官员。英国的《牛津词典》秘书有三种描述：一个代表办公室或公司等的雇员；另一个代表高级官员；第三个代表负责政府机构事务的国务卿。在日本，秘书的定义包括东方文化传承和西方科学管理理念，大概有两层意思：一是指官职称谓，二是指公职人员职位的广义含义，员工帮助他们的上级处理各种任务。2.国内对“秘书”的定义第一，秘书是指政党、政府机关、公司、事业单位和社会团体的行政职能。例如：“（秘书）是社会主义国家工人的头衔之一。他的职责是在一般情况下支持管理，学习政策，与工作、文件、档案、信件和访问的各个方面保持密切联系。在政党和政府机构的此类工作中，公司和机构共同被指定为秘书，或者简而言之，代表秘书。”第二，杨树森说“秘书是为经理、主管或雇主提供直接支持和综合服务的雇员，并专注于精神工作。”第三，张清明、陈广胜发表的《关于秘书定义的思考》说道“在管理系统中，秘书通常更接近决策者，因为他们具有广泛的功能来交流信息、作出决策、建议、管理和支持决策者，以便有效地控制员工。”常崇义综合了上述观点，认为秘书是特定经理的私人助理。虽然不同受托人的具体角色不同，但都通过直接帮助和服务领导者的方式服务他人。（二）秘书角色定位的概念和内涵角色，亦称“脚色”。原意是指传统戏曲中根据剧中人不同性别、年龄、身份、性格等而划分的人物类型。现在我们通用的角色是“社会角色”的简称，用来比喻一个人在社会群体中所处的地位以及由此所规定的社会职责。众所周知，公司秘书角色意味着衡量和定义秘书在公共组织（通常指公司）中的角色和职位。本文讨论的重点即是秘书是如何在企业中进行自我定位的。秘书角色是指在对秘书角色的认可的基础上，衡量和识别秘书在公共机构中的角色。定位秘书的角色有两种不同的方式。一是个人自己的定位，二是组织或经理对秘书角色的定位，该职位进一步与角色期望和组织角色描述相关。秘书是否始终将自己视为秘书，是否了解社会对秘书角色的期望，对于秘书能否适应秘书角色至关重要。因此，秘书角色是秘书作为秘书角色的心理体验，是秘书工作中的一种心理活动。如果这种心理活动的重要性被低估和弱化，秘书本身就无法发挥秘书的作用，只是机械地执行秘书功能的“机器”，不可能成为优秀的秘书。如果认为秘书是一个“花瓶”，就会降低了秘书工作的重要性。一个好的秘书不仅要具备良好的职业素质和过硬的操作技能，更要学会定位正确的角色。这是因为秘书每天工作量很大，社交也很广。通过端正态度，定义正确的角色，就可以避免“错误的角色分配”错误，处理复杂的人和事，才能为管理者提供准确、高效、及时的服务。（三）秘书多重角色调试的必要性从工作内容来看，秘书工作具有综合性的特征。包括事务办理、会议操办、中介沟通、综合协调、文书工作、信息工作、督促检查等；从工作职能来看，秘书人员处于组织机构中枢位置，其办公事务、参谋智能、管理协调等每一项工作职能均关系整个组织的纵向沟通、横向联通、内外融通。于是，秘书人员必须具备宏观、综合的视野、姿态和格局。即使面对一项内容相对单一、所需技能较为简单的具体工作，同样须站在整个组织发展和利益的高度审视，甚至只有具备这种宏观视野，才能圆满完成工作。因此，秘书人员不仅要面对多样、广博的工作内容，也需要把握隐在工作内容背后的出发点、立足点，要具有宏观的站位和全局的视野。从工作关系来看，秘书工作中涉及的业缘关系也是综合的。除了把握与领导的关系这对最主要的关系外，秘书还需要进行多面向关系网络的良性构建。例如，上传下达过程中的纵向关系网络，综合协调过程中的横向关系网络，内外信息交换、互动过程中的组织内外关系网络。秘书人员要发挥“纽带”作用，有序、顺畅搭建全方位、立体关系网络，从而营构和谐、积极关系氛围，实现关系网络与自身工作的良性互动。因此，秘书人才在企业管理中的角色调试可以体现在以下几个方面：1.在信息准备过程中的服务角色信息是决策的依据和必要条件，没有信息，就没有科学决策。因此，收集信息就成为秘书的一项重要工作。秘书进行市场调查是针对客观环境的数据收集和情报汇总，在调查的基础上对客观环境收集数据和汇总情报的分析、判断，为企业目标服务。2.在领导决策过程中的协助角色在领导的决策过程中，秘书不是主持者和表决者，而是重要的协助者，要为领导提供各种信息，设计多种决策方案和提出修改决策的建议。当领导酝酿决策方案时，秘书人员要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方面的意见，准确及时地向领导反映，并且协助领导去组织和协调各方面的力量，对各种备选方案反复进行比较、鉴别，将结果加以分析综合，报告领导供决策参考，为领导拟定备选决策方案。3.在决策实施过程中的协调角色决策在实施过程中，秘书是重要的协调角色。秘书处于中枢环节，又是领导的助手、参谋，在决策实施过程中，要有效地发挥其协调职能，保证决策实施顺利进行。在领导和员工，上级和下级之间，秘书要如实反映下级的情况和要求，全面传达贯彻领导人的指挥意图，使上下级之间保持协调统一。秘书的协调辅佐，在决策实施中对于保持组织的合力，确保决策方案的顺利实施，起着有效的促进作用。第三章秘书多重角色在企业的调试——以中国电信南充分公司为例（一）公司概况中国电信南充分公司是中国电信四川分公司的分支机构，该公司的主要业务是电信设施和固定网络服务的管理。基于固定电信网络的电信、语音、数据、视频和多媒体服务；操作系统集成、技术开发、服务、通信与信息服务相关信息咨询等。中国电信南充分公司的类秘书部门名称为：综合支撑中心，由8人组成。综合支撑中心主要负责以下四方面的工作，装移维测评满意率，故障处理及时率，公众用户满意度，营业厅服务提升，为公司的正常运作提供综合支撑。笔者通过记录实习过程中综合支撑中心经手的任务，将其按工作主要内容分为信息、辅助和沟通三大方面。再细化统计秘书扮演各角色的工作方向和数量，梳理工作流程，观察一线秘书如何在复杂的工作中做好角色调试。（二）秘书多重角色的角色分析1.信息准备过程中的服务角色分析在中国电信南充分公司实践工作中，秘书的信息性服务角色的一般工作为汇总和传递，所以必须对信息进行分类，形成信息框架，把信息准确传递到需要的地方。根据实习记录：1.装移维测评满意率负责人（类秘书角色）需要每周召开一次装维会议，进行相关数据通报和分析；对综合调度情况进行每日数据提取和通报，及时提醒综合维护和装维工作的进行。故障处理及时率负责人要及时向一线工作人员反馈故障存在情况，请其处理。这体现了中国电信南充分公司的秘书在数据产生的过程中对数据行进高效而精确的检测，服务于数据，充当数据的服务角色，能为后期的任务执行和矫正提供足够的数据支撑，在真实数据下产生的方针政策才是具有针对性并行之有效，事倍功半达成目标。表1信息性角色汇总统计情况信息角色工作量/件信息汇总工作部门信息交流工作2020.121372021.110122021.11182.在2021年春促复盘小结中州公司对去年12月的工作进行了总结，顺便做好下面的工作的部署，开展“亮剑行动”，在活动开展过程中，中国电信南充分公司秘书要做好数据的分发和管理。整理的数据管理方案如下：①数据分发流程：一、营销中数据由省政企部和省客经部确定专人提供并传递；二、省政企部专人点对点配发到州市公司政企部专人；三、中州市公司按照客户群的归属分配县区分公司总支，区县公司设置专人做好营销数据管控及存放。②数据管理要求：一、各分公司做好下发数据的清单信息安全管理要求，确保清单按照权责进行管理；二、禁止使用纸质清单，特殊情况必须确保纸质清单可追溯、可回收、可销毁；若必须输出纸质清单时，每一份清单必须生成水印，水印打上客户经理名字，确保清单可追溯、可回收、可销毁；三、数据管理人员在数据传递时，每一份（每一次）清单必须要传递双方人员确认及签单，并提供纸质和电子表格或文档，用于手续留存和查询。“亮剑行动”收集信息的工作流程及要求表现出了中国电信南充分公司的秘书在公司中作为信息流通节点的重要性。但是中国电信南充分公司秘书对自己的角色意识非常模糊，有些职员甚至无法认同自己的职业身份，在工作中呢也没有特别尊重流程，只是简单地把自己归为数据分发管理人员，这点有待改进。2.领导决策过程中的协助角色分析根据实习记录：1.故障处理及时率负责人（类秘书角色）要督促综合商对农村支局补齐装维人员，加强人员培训，严格考核到个人。督促综合维护要在规定时间内完成光缆故障处理，并在绩效中进行严格考核。公众用户满意度负责人需要及时跟进基站拆补、共享联通基站、重点区域微站补点覆盖、提升无线网络覆盖率和网络质量等方面的情况；及时处理问题基站小区，管控好零流量小区；组织好高光衰OBD箱的整治工作。装移维测评满意率，故障处理及时率，公众用户满意度，营业厅服务提升这四方面的共同协助情况负责人都要做好工作情况收集，经汇总分析后为中国电信南充分公司下一步工作提供数据支撑。这体现了制定援助决策是公司秘书部门的核心任务，也反映在决策过程中，秘书处通过参与试点项目，在配合管理层、收集信息、监测绩效评估或协助管理层方面发挥着协助角色的重要作用。表2辅助性角色统计情况辅助性角色工作量/件资料收集参与活动活动总结2020.123322021.14232021.23322.【事例】在决定开展“亮剑行动”之前，中国电信南充分公司的秘书借助老专家决策系统对两个应用（天翼看家，全屋WiFi），两个工具（橙分期，权益金）的提升发展情况进行全面分析。数据分析结果显示工具增量应用依然不足：\t"/item/%E5%8D%97%E5%85%85/_blank"营山县、\t"/item/%E5%8D%97%E5%85%85/_blank"蓬安县、\t"/item/%E5%8D%97%E5%85%85/_blank"仪陇县拉动新增宽带的占比低于60%。\t"/item/%E5%8D%97%E5%85%85/_blank"嘉陵区、\t"/item/%E5%8D%97%E5%85%85/_blank"南部县的增量比例不升反降。基于以上分析结果，制定方案提交给领导，领导综合考虑后决定开展“亮剑行动”，增兵拓渠。这秘书在工作中起到了为领导出谋划策的协助作用。中国电信南充分公司的秘书工作借助大数据对公司发展情况进行全面而深刻的把握，排除无关干扰，要看准了主要原因，加以改正，提出直击要害的行动方案，有效提高工作效率。但是，这对秘书对领导知识和能力要有一定的要求。中国电信南充分公司中的任职者有些是文秘专业、有些是相关专业，甚至有些无关专业。而在学历要求上，体现出年龄和学历呈现负相关。这导致了有些事情处理结果的随机性，如果分配到比较高素质的秘书人员，处理得比较完善，反之则不然。3.决策实施过程中的协调角色分析根据实习记录：1.公众用户满意度负责人要带领营业厅做好涉诈、频繁停机白名单用户解释和开通工作；做好存量用户的装维及维系服务，通过比算作融合套餐资费宣传、增加用户认知度，在每个村子打造忠实客户，通过客户的良好口碑对电信业务进行正面宣传，逐步提升用户感知。从中国电信南充分公司整体上看，这体现了秘书所处的位置非常关键——是部门与部门之间、公司与其他社会组织之间的沟通枢纽，所以秘书应正确把握自己的岗位定位，重视各方面的工作，发挥协调角色的作用，并看到自身的价值。接下来营业厅服务提升负责人要对营业员工作进行安排和监督，及时处理用户投诉，前一天工单必须做到两两核查，保证工单准确率，从而提高营业厅服务质量。表3沟通性角色统计情况沟通性角色工作量/件上下级沟通政企客户沟通投诉2020.12105302021.187352021.210527以下事例是笔者实习部门街道的越级投诉单。2.【事例】投诉（工信部预警单）工单YJ00XXXXX788，请投诉处理人员尽快处理并请市县分管副总、总经理督办。谢谢！受理号码：153xxxx8009联系电话：153xxxx8009同YJ00XXXXX302跟进处理申诉日期：2021/1/8本人在办理从电信转出后，去南充县电信营业厅退出属于我自己未消费的剩余费用50元，工作人员告诉我要等七八天才能退出来，要申请上报，我尊重她们的规定，但是为什么十天后都无人回复我？我了解过三家运营商都有退还剩余未使用话费的规则，我又自己到营业厅去咨询，前台又说退不了，除非我办了张她们的新卡才能把钱转进去，不然退不出来，就这样又被她们诱骗开卡，结果没有几天新卡费用又莫名其妙扣完！这种欺诈加强迫消费行为让我越想越气，本人要求退还剩余话费50元，并要求工信部门对此电信营业厅的违规欺诈行为做出惩治！请相关部门尽快处理。用户本人已到营业厅，用户称在居住地\t"/item/%E5%8D%97%E5%85%85/_blank"营山县只有电信的信号，用户到YD厅店咨询买手机的事情时，对方营业员就直接拨打投诉电话要申请携转，现153XXXX8009已转到YD，但就因为居住地没有YD信号，所以用户又重新开了一张电信卡189XXXX3204，原153XXXX8009的余款50元已转到新开号189XXXX3204上，用户认可余款50元转到新号码上，该用户根本不识字，投诉单属YD营业员恶意投诉，请通管局对该行为做出考核惩罚。以下为用户签字手印，还有视频秘书在这个过程中就起到了沟通上下与沟通里外相结合的作用。从这个事件可以看出，虽然中国电信分公司的秘书的很多职责是幕后工作，但由于与领导关系密切，往往在敏感的人际交往圈子中，成为重要的协调角色。秘书不仅要与各部门的人打交道，还要与各部门保持良好的关系，协调部门与领导之间的关系。在秘书的沟通性角色中，除了一般的公文手段进行上下级沟通，在面对来访者时也要给予热情高效的服务。而且以中国电信这种以服务为主的行业为例，快速处理客户的投诉就显得十分重要的。电信的投诉以省公司为主接收，省公司再根据问题所在的地区进行派单，每个县有主要负责人接收进行集中处理，处理完毕后在系统回复处理结果。执行这一整套流程为给客户一个客观的答复。（三）公司秘书职责及工作内容在中国电信南充分公司中，秘书的工作职责主要是在部门主管的领导下参与的工作有以下几点：1.秘书工作的主要的职责服务于领导、数据、信息并进行相关的调查研究，为领导的工作提供可靠的分析；在领导作出任何决策的过程中扮演协助的角色、积极地为领导提供具有真实性和实用性的相关信息，为领导的决策提供有效的建议；领导批办的事项和公司的重要工作安排的落实和执行，抓好督查和督办的职责，进行一个协调上下沟通和落实的角色并负责起草具有全局性的各类综合性的文件和材料，参加企业总经理的办公会议、企业相关的专业会议等行政上的例会，并且做好会议的组织、记录、协调和纪要整理工作。2.秘书工作的主要权限企业的秘书工作主要的权限就是要求中国电信南充分公司的各个部室和公司所属的单位提供出各方面的工作情况、信息和资料；并且有权利向中国电信南充分公司的有关领导和总经理工作部领导报告工作并提出合理的工作建议，有权利对于有疑问的工作情况和信息进行调查和核实，并且得到有关方面和工作人员的协助；有权利按照领导的指示和意见督查本部各部室和企业的重点工作的落实情况并提出相关的意见和建议。3.秘书工作内容秘书工作首先应该做到及时、准确、全面。在高效、务实的基础上积极参与企业的行政例会，参加总经理的办公会议，企业本部的专业会议，并且在这些会议上做好必要的会议记录和整理会议的纪要，还要参加生产、基建、经营等各个专业的协调会议，督促牵头起草部门的会议纪要；下达相关会议的通知，检查并且报告到会的情况，会议的决定事项如果涉及到并未参会的部门，会议之后要立即通知有关部门的负责人关于会议的决定；政策和法律上没有错误，符合领导的要求。第四章秘书多重角色在企业的重要性体现以及不足之处秘书工作是一项非常复杂的繁重脑力劳动，在整个活动过程中，秘书心理活动频繁，智力活动也很紧张。从上述中国电信南充分公司的案例分析可以看出，秘书角色定位对企业的重要性主要在以下几个方面：（一）秘书多重角色在企业的重要性1.更好地为领导提供参谋咨询秘书是领导者日常工作和生活中的重要参与者。久而久之，秘书不再仅仅是领导的附属，而是至关重要的合作伙伴，其职业意识有助于辅助领导人从事各项管理工作，负有参政设谋、协调综合、督促检查、拾遗补缺等重大责任。此外，秘书素养的强弱直接关系到工作质量与效率的高低。因此，秘书职业的本身意识会对秘书职业素养的提高产生巨大影响。2.更好地为领导及办公室工作提供辅助管理服务对秘书人员的专业认知主要集中在他们的能力以及工作方式上。秘书要勤于学习、勤于研究、勤于调查，做好本职工作，提高政治文化活动水平。政治维度主要包含马克思列宁主义的理论品质，即理解问题以及理解和控制当前政策的能力。文化水平则是基础知识、文化素养等，这是秘书专业认可的土壤和肥料，也是专业认可的一部分。需要不断提高工作能力，正确理解和理解经理的意图和方向，了解审批范围，了解工作路线，遵循程序，了解所涉及的业务，掌握工作规则，工作重点，不仅如此还要了解工作要点和较强的沟通能力、应变能力、情境评估、情境管理和复杂的机构管理。因此，可以说，秘书的职业意识可以引导秘书更有效地提供管理和办公室助理管理服务。3.提高服务公司业务效能秘书人员的职业意识集中体现在工作能力和工作方法上，秘书人员熟悉职权范围，知晓办事渠道，遵循办事程序，了解有关业务，掌握工作规律，区分轻重缓急，抓住工作要害，并具有较强的交际能力、应变能力，能审时度势，因势利导，驾驭局势，将繁杂的机关、单位的事务处理得井井有条。由于秘书的工作是补充和全面的，并享有一定的社会地位和辅助地位，无论是企业还是部门，管理者总是处于主导地位，秘书部门或秘书人员都具有辅助作用，帮助领导完成相应事情。可以看出，秘书是员工和经理之间的纽带。一个好的秘书的职业意识可以帮助秘书履行秘书分配的职责，这样就可以让员工都能知道领导想表达的意思，那么员工也可以很快的对此作出一些建议。就可以一定程度上提高业务效率。（二）企业秘书角色定位存在的问题1.秘书职业角色意识模糊和职业认同感不强目前，我国选拔任用秘书的法律依据主要包括2005年的《公务员法》、1998年的《国家职业教育技能鉴定标准（秘书）》、1997年的《秘书职业技能》。但是，对秘书的性质和资格没有具体规定，这使得秘书的资格和性质仍然模糊不清。同时，中国电信南充分公司领导层对秘书的职业性质认识不足，导致秘书的选拔任用和晋升不规范。因此，与教师、医生和律师不同，秘书具有明确的职业角色和职业身份。中国电信南充分公司秘书对自己的角色意识非常模糊，无法认同自己的职业身份。2.秘书队伍非职业化现象严重我国《秘书职业资格鉴定试点工作方案》和《技术工人录用条例》相继出台，但实施情况与秘书职业资格鉴定和录用的实际情况不符。我国社会化职业资格证书制度实施仅十年，对其实施、认定与就业的相关性研究还比较薄弱。中国电信南充分公司对于求职者的专业要求，从文秘专业到“相关专业”，甚至没有专业要求；在学历要求上，高中生和硕士生没有区别。正因为如此，中国电信南充分公司的多位秘书从未受过专业教育。由于缺乏严格的专业要求，中国电信南充分公司秘书工作的整体素质较低，这就加大了秘书专业化进程的难度。3.秘书职业行为规范性欠缺职业化要求员工按照行业特定的行为准则或行为标准工作。换句话说，按照行为准则工作是职业精神的体现。如果员工按照行为准则进行工作，就可以保证不犯或少犯错误，保证工作效率和效果。因为中国电信南充分公司没有明确的职业行为规范，中国电信南充分公司秘书缺乏理论知识和实践技能，其专业能力和综合素质将远远落后于工作要求，特别是对于刚刚走上工作岗位的秘书来说。在工作服务、承办文书、会务等具体工作中，他们的工作方法往往是根据自己的经验，工作方不满意，法律自由裁量权和职业技能很大，工作的随意性比较强，而缺乏标准化是比较普遍的。4.秘书职业生涯规划制度不完善职业培训是我国加快秘书职业化的基本途径，但目前中国电信南充分公司还没有系统的培训体系，培训内容的系统相关性较差，更没有长远的规划和目标。而且，在零散的工作培训中，中国电信南充分公司领导层偏重学历，轻实际工作技能，特别是专业培训，这样的培训很难全面提高秘书的综合素质，这也影响了中国电信南充分公司秘书队伍的稳定。第五章解决秘书角色定位中存在问题的对策前文已经就秘书角色把握不当这一现象进行了探讨，而且要想改善这一现象，保证秘书角色的正确定位以及企业或部门工作顺利进行，必须对上述问题采取相应政策，分为以下几个点：（一）培养正确的秘书角色认识一个每个人在社会中都承担着属于自己的责任，通过工作、劳动以及生活，在社会上扮演着属于自己的角色，拥有自己的地位，同时又和其他人之间存在着不同性质的关系，秘书也是一样。一个现代秘书人员，应该了解自己所进行的社会活动以及所处的社会地位，既要承认自己在职业与职位当中所具备的从属性，又要对产生的依附性进行摆脱，具有一种非常清醒的角色意识，只有这样，才能够让自己在工作当中不断成熟，最终走向成功。另外，要真正提高现代秘书所具备的工作与职业道德修养，还需要做到：第一，对自身人格品质方面的不断健全，以及在心理能力方面的提升。要把秘书工作做好，不断提高自己的工作效率，一个现代秘书工作者需要具备自己独特的人格品质以及良好沉稳的心理能力。一个高尚的人格品质，对于人们在思维方式上以及行为方式上都会产生很大的影响，起到感染与号召的作用；一个非常健康的心理能力，能够使现代秘书工作者拥有一个既从容又轻松的心境，这样的状态有利于发扬与其他人进行交流与合作的精神，不仅对于现代秘书自身的发展非常有利，对于秘书工作的开展也非常有利。（二）加强秘书职业化倾向秘书工作的职业化是指在组织上和制度上建立秘书的分级分类体系，明确各类秘书的职责范围，通过专业教育手段保证从业人员的质量，以规范的考核评定从业资格和工作水平，实现对秘书工作的专业化管理。针对中国电信南充分公司是一个规模中等、部门细化的公司，可以提出以下几点建议：一是完善秘书部门。从人数、职责、级别等进行分级分类，对其人员进行一个归纳整合，使职员明确且清晰自身定位和角色。二是业务精细化。对秘书的业务要求专业化管理，进行适当地培训并进行规范的考核，以达到决策日趋科学化、管理日趋现代化。三是职业准入规范化。建立一套较为成熟的准入标准，能有效地对从业资格和工作效能进行评定。其影响有二：一方面有利于转变社会认识，促进秘书队伍的稳定。另一方面业务专门化有利于秘书机构特别是基层秘书机构功能的健全，符合现代化管理的要求。（三）规范秘书职业行为这是随着秘书职业化进程下进行细化以及完善的要求，秘书职业化程度越高，秘书行为就越有章可循，其行为规范体系也就越健全，就越趋于完善。针对中国电信南充分公司要求秘书在履职过程中高尚职业道德的外在体现与自然流露，表现为综合性精神风貌与处世风范，包括职业与职务活动过程中的行为、气度、举止等。具体应做到：第一，恪尽职守，做好小事。秘书的忠诚体现在行为上，就是尽职尽责。秘书机构在中国南充电信分公司系统中的综合服务和辅助管理机构，联通内外、沟通八方，既有方向性工作事项，也不乏琐碎、繁杂的事务性工作，尤其是在处理中心工作、突发性事件的过程中，秘书工作压力更大。这些工作的完成，都要求秘书人员能够做到勤勉尽职，能够不折不扣、任劳任怨地完成职责范围内的各项工作。细节决定成败，秘书工作无小事，一件小事往往能折射出秘书对职业的全部理解，能反映秘书的精神风貌。第二，怀揣热情，有礼有节。作为公司的形象代言人，秘书是一级组织的“窗口”。因此要求秘书的职业行为能够达到“窗口”展示的要求，能有良好的行为举止、形象气质和服务规范。处理来访、来电、来信时要热情、礼貌、诚恳，借以展示组织系统的良好公众形象。在履职时做到热忱服务，平等待人，以礼待人。秘书行为、举止、仪容、仪表有约定俗成的规范和准则。秘书行为要求举止端庄、稳重，仪表要求整洁、大方、得体、美观。第三，彼此尊重，化解矛盾。秘书所处职能地位决定了秘书要注意做好上下联系、内外沟通，加强与各部门、各基层单位和上级单位之间的联络，做好上情下达和下情上传工作。要妥善协调各方利益和立场，以积极态度努力寻求解决矛盾和争执的办法，积极解决职能范围中的各种问题