造价咨询管理公司档案管理制度

档案管理制度一、目的为了确保我公司档案资料归档的及时性、完整性及档案管理的规范性，特制订我司档案管理制度。二、合用范畴合用公司全部招标代理、投标文献资料、造价咨询资料以及人事档案管理资料。三、职责3.1行政人事部负责本制度的制订和档案的收集与管理。3.2各部门负责人负责本部门有关业务档案的归集、整顿，提交行政人事部档案管理人员。3.3各部门有关人员负责所从事业务的档案的归集、整顿，并提交部门负责人审核，确保档案的完整性，不得遗漏和缺失，及时归档。3.4总工办总工程师领全方面负责全线的档案管理工作，行政人事是档案管理的职能部门，并设专职档案员，在总工程师的指导下，负责对全线档案管理工作进行指导、监督、检查，组织集中整顿工作。四、管理内容4.1档案管理规定及原则4.1.1档案管理必须认真执行公司有关各项规章制度，档案管理员要增强法律意识，做到依法照章办事，努力提高政治和业务素质，尽职尽责做好档案管理工作。4.1.2管理应坚持集中统一管理的原则，档案管理员应主动收取多个门类和载体的档案资料，存档案室集中统一管理。4.1.3装订成册的档案必须按规定立卷，填好案卷目录，然后按不同业务成果类别、载体分别上架保管，并写明载体名称，方便查找运用。4.1.4随时保持卷面清洁、整洁、确保档案的完整洁全。4.1.5档案管理员必须确保档案安全。档案管理员离开档案室时，必须关停电器，拨掉电源插头，上好门锁，管好钥匙，节假日离开前必须严格检查，必要时可打封条。4.1.6档案管理员对所保管档案每六个月要全方面、认真地检查一次，作好统计，做到账物相符。对破损和褪变的档案要进行修复和复制，并做好档案的防霉及防蛀方法。4.1.7档案工作要充足运用电子计算机等先进设备来加强科学管理，提高档案工作的管理水平和服务质量。4.1.8做好档案信息开发运用工作。档案管理员要绘制档案分类大纲和寄存示意图，编制检索工具和参考资料，认真编好档案目录。档案管理员要熟悉所藏档案状况，方便快捷提供运用。4.1.9坚持推行档案借阅手续，经有关领导同意后方可借阅并认真做好登记及催还档案工作，严格分辨开放与控制使用的档案。4.1.10档案管理员必须认真负责管理档案。查阅档案必须由档案管理员查找、调取。4.1.11档案接受、移出、销毁及档案管理员工作变动，必须进行档案交接，逐个清点核对，推行交接签收手续，及时记入《档案移交和接受登记薄》，对接受的档案，原则上应保持原卷册原貌，以分清责任。4.1.12对超出保管期限的档案，要按照保管期限重新组织鉴定；对于需继续保存的档案要造具《档案销毁清册》，写出报告，经领导审核同意，由专人监销。4.1.13档案在归档前由保存者个人负责，归档后由档案管理员负责。谁出问题谁负责。4.1.14有关档案应由档案管理员收集并装订成册，由档案管理员保存。4.1.15档案管理员和直接负责人发生玩忽职守、私自提供抄录、损毁、丢失、泄密等事件，要追究责任，根据情节轻重按照公司有关制度规定予以行政或刑事解决。4.2各类型档案归档内容4.2.1工程量清单及控制价编制归档应收集的资料4.2.1.1工程造价咨询合同4.2.1.2三级复核表4.2.1.3清单及控制价编制成果文献纸质文本（注：纸质文本可不打印分部分项工程量清单计价分析表）4.2.1.4电子文档（光盘）存档内容应当涉及但不限于：4.2.1.4.1工程量清单及招标控制价编制内容（全套）4.2.1.4.2工程量计算书（涉及图算软件、自制电子表格）4.2.1.4.3图纸电子文档4.2.1.5计算过程中有关责任方（如委托方、设计方等）的来往函件、答疑等。4.2.1.6若同一项目有修改，应将全部修改编制文献一并存档，应将每次定稿内容（并附修改因素）移交档案室存档保管。4.2.1.7财评报告复印件4.2.1.8其它应归档资料4.2.1.9项目经理及经办人签字表4.2.2工程结算编制归档应收集的资料4.2.2.1工程造价咨询合同4.2.2.2结算编制成果文献及电子文档（含报告正文、结算书等）、三级复核表。4.2.2.3其它资料：（1）工程有关责任方（如委托方，设计方，监理等）的来往函件，会议纪要（2）计算底稿（含电子文档）（3）影响工程造价的有关重要签证（4）其它应当归档资料4.2.2.4项目经理及经办人签字表4.2.3财政评审归档应收集的资料4.2.3.1工程造价咨询合同4.2.3.2三级复核表4.2.3.3清单及控制价报告（注：纸质文档可不打印分部分项工程量清单计价分析表）4.2.3.4电子文档(光盘)内容应当涉及但不限于：（1）经评审的概算书或工程量清单及招标控制价编制内容（全套）（2）工程量计算书（涉及图算软件、自制电子表格）（3）、图纸电子文档4.2.3.5计算过程中有关责任方（如委托方、设计方等）的来往函件、答疑等。4.2.3.6若同一项目有修改，应将全部修改编制文献一并存档，应将每次定稿内容（并附修改因素）移交档案室存档保管。4.2.3.7财评报告复印件4.2.3.8其它应归档资料4.2.3.9项目经理及经办人签字表4.2.4工程结算审计归档应收集的资料4.2.4.1工程造价咨询合同4.2.4.2审核报告及电子文档（含报告正文，定案表，结算书，重要签证等），三级复核表。4.2.4.3其它资料：（1）工程有关责任方（如委托方，设计方，监理等）的来往函件，会议纪要（2）计算底稿（含电子文档）（3）影响工程造价的有关重要签证（4）其它应当归档资料4.2.4.4项目经理及经办人签字表4.2.4.5项目负责人认为有必要留底的全部资料。4.3招标代理项目归档应收集的资料如一表：招标代理项目资料归档状况表序号分项名称备注1比选邀请函（日报网下载）2《中选告知书》原件3项目立项批文4招标核准批文5备案后的《招标代理合同》原件6预算控制价财政评审报告7备案后的《招标公示》（含网络打印版或报纸）8备案后《招标文献》原件9备案工程量清单原件10报名表（投标人报名资料、报名统计表）11备案后的补疑文献及签收表、回函12备案评标报告原件13备案后《中标候选人公示》原件（含网络打印版）14备案后《中标告知书》原件15中标单位的投标文献（含电子文档）16业主盖章的《履约状况表》原件17备案施工合同注：招标代理项目资料按以上目录次序由负责此项目的项目负责人装订交档案管理员。4.4归档资料的整顿规定4.4.1归档文献应按“件”为单位装订。4.4.2全部档案资料均为A4纸型（210×297ｍｍ）规格：幅面不不大于Ａ4的，按Ａ4纸型的尺寸加以折叠，并尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于笔迹间隙处，图纸应将图签折于显眼位置，尽量减少文献受损，便于阅读；不大于Ａ4尺寸的，粘贴在Ａ4幅面的纸上，并留出装订线。4.4.3装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件或手抄稿在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；结论性材料在前，根据性材料在后；文献解决单在前，文献在后；正文在前，发文稿纸在后。

4.4.4归档文献装订前，应去除原装订文献的金属物和易变脆的塑料物。

装订要采用对档案文献无损的材料和办法，如夹装、线装等办法。装订要牢固，做到文献不损页；不倒页，不压字。装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，文献尽量大小一致。采用左侧装订，要将左、下侧对齐并打印封面及目录。4.4.5封面各个项目应填写清晰、精确；卷内文献材料按规定次序排列、编号。4.4.6报告上档案架档案管理员应根据不同类型的业务成果报告分区、分门别类按文号的次序将报告进行上架归档保存。4.5归档日期规定及处分规定4.5.1造价有关报告档案4.5.1.1负责该项目的项目负责人应在出具正式报告当天内移交公司档案管理员保管。所移交档案资料齐全、完整，方可提取该项目的分成工资。若未及时交纳从报告出具之日第二天算起每超出一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。4.5.1.2对于特殊状况应在出具报告之日第二天算起三日内移交齐所应当归档的资料，并以书面《状况阐明书》告知总工程师，否则从第四日算起每超出一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。4.5.2招标代理项目档案资料4.5.2.1负责该招标代理项目的项目负责人应在发出中标通书之日内移交公司档案管理员保管。所移交档案资料齐全、完整，方可提取该项目的分成工资。若未及时交纳从报告出具之日第二天算起每超出一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。4.5.2.2对于特殊状况应在发出中标通书之日第二天算起三日内移交齐所应当归档的资料，并以书面《状况阐明书》告知招标部经