高职院校无现金收付结算模式初探

第第页高职院校无现金收付结算模式初探摘要：本文在阐述高职院校传统现金结算方式弊端的基础上提出了信息时代下无现金收付结算方式的优点，分析了在高职院校实施无现金结算的可行性，并针对实施无现金收付结算过程中存在的问题提出了自己的一些建议。

关键词：高职院校无现金收付结算模式初探

目前，我国的高职院校普遍由原中专学校升格而来，成为高职院校后，办学规模迅速扩大，经济关系日益复杂，现金交易量居高不下，传统的资金结算方式已不适应高职院校财务管理工作的要求，给这类院校的会计结算工作带来了极大的挑战。如何借助于先进的网络信息技术，通过网上银行支付系统与现有的账务处理系统进行有效对接，从而全面实施无现金收付结算，已成为当前各高职院校财务结算方式改革的重要内容。

1、传统的现金收付结算模式存在的弊端

1.1、出纳人员资金收付的压力与风险大

近年来，随着国家政策的开放，高校的产业化进程日益推进，各大高校竞相扩招，包括高职院校在内，招生专业逐渐拓展，招生人数逐年增加，相应地财务部门收缴学生学费的人数也越来越多，再加上学生公寓费的标准不一，因而学生交款时间拖延的比较长，造成出纳人员的工作压力很大，其心理经常处于高度紧张状态，生怕自己出现差错，给资金支付带来严重风险（收取假币风险、长短款风险等），而且一旦造成风险其挽回损失的成本非常高。出纳人员在遇到扎账不平时，往往需要花费大量时间进行对账，即使办公室有监控系统，短款追索也较困难，没法取证，一般需出纳自己承担损失。

1.2、工作效率低下，教工及学生容易产生抱怨情绪

目前，各个高校普遍采用的作息时间是“早八晚六”，而银行采用的作息时间是“朝九晚五”，由于时间的差异性，再加上在银行排队等候的时间长，出纳人员每提取一笔现金都要占用一上午的时间，而且在提取大额现金时还需开户行行长签字方可，所以说出纳人员真正给职工报销及收取学生学费的时间不到两个小时。有的教工或学生好不容易排队轮上报销或交费，却又到了出纳送款的时间，此时，他们的情绪极易被激化，抱怨者十有八九。

1.3、容易滋生腐败，给国家财产造成损失

俗话说：常在河边走，哪有不湿鞋。出纳人员每天接触大量的现金，如果他们被利益熏心，一时起了贪心，很容易滋生腐败，轻者套取银行现金，重者则会出现贪污、挪用公款等严重违法行为，这样不仅严重影响学校正常的财务管理秩序，而且也会给国家财产造成一定的经济损失。

2、高职院校实施无现金收付结算的可行性

以笔者所在学校为例，我院是一所由中专学校升格而来的财经类高等职业技术学院。自2002年实施会计电算化以来，学院不断进行无现金结算的尝试和探索，2003年实现了通过网银批量发放教职工工资、津贴以及学生奖、助学金，2007年实现了用POS机划拨学生学费及考务费，2011年部分日常报销业务实施了公务卡办理，在以上三方面初步实现了无现金结算，取得了良好的效果。由此可见，在高职院校实施无现金结算具有一定的可行性。

2.1、国家政策上的支持

《教育部、财政部关于“十一五”期间进一步加强高等学校财务管理工作的若干意见》（教财[2007]1号）中明确规定：“高等学校应逐步改变传统的资金收付方式，借助银行卡、网上银行等先进手段大力推行资金收支业务的电子划转。最大限度地减少现金流动。”这为高职院校推行无现金结算方式提供了政策上的支持。目前，部分高职院校为了提高工作效率，加强财务信息化管理，尝试推行无现金收付结算正是贯彻落实了国家的上述文件精神。

2.2、部分高校实施的成功经验可供高职院校借鉴

目前，南方一些会计基础工作较好的高校，如苏州大学、南京大学、江南大学、重庆大学等，积极和银行、财务软件开发商合作，已完全实现了无现金结算，并取得了成功的经验，为我们高职院校全面实施无现金收付结算提供了宝贵的经验，这些典型的案例值得我们去借鉴和学习。

2.3、财务管理软件和银行系统的无缝对接为高职院校实行无现金结算提供了技术保障

近年来，随着金融产业的快速发展，“银联”系统的全面开通，刷卡消费已逐渐被人们所接受，各种网上支付及银行支付正在逐步取代现金收付结算，居民不出家门即可办理相关付款业务。有些高校为方便教职工及学生办理业务，经与银行积极协商，已将银行网点设在学校附近或校园内，这些都为高职院校实行无现金结算创造了很好的条件。同时，我国IT行业发展迅速，商品化财务管理软件和银行管理系统也比较成熟，网络运行更畅通、更稳定，高校财务管理软件和银行管理系统的接口越来越完善，高校财务的很多信息公务等工作都在网络上进行，这些为高校实行无现金结算提供了技术支撑。

3、高职院校无现金收付结算的内容及具体运作模式

高职院校无现金收付结算的内容包括日常报销、学生学费及考务费收缴、职工还款及零星收费、教工工资和学生奖、助学金的发放等。以笔者所在单位为例，无现金结算的具体运作模式如下：

3.1、日常报销流程

第一步，在实行无现金收付结算时，出纳人员需要提前采集学校所有职工的待转银行卡相关信息，包括账号、姓名等。报销时，职工首先必须按要求填写报销单据或提供报销发票联，办理好相关的签字审批手续后，交给制单人员。第二步，制单人员审核原始单据，并制作记账凭证。制单完成后，打印会计凭证和转卡支付受理通知单。由经办人确认无误并签字后，传递给审核人员。第三步，审核人员对会计凭证进行审核，确认无误后，告知报账经办人报销业务已完成，可以离开财务处并等候短信通知报账款项的入账情况。第四步，会计凭证传递给出纳人员，由出纳人员根据审核无误的记账凭证在银行规定的EXCEL格式中输入报销金额，在确认各个项目输入无误后，利用U盾上传数据包，系统这时会显示等待授权状态。第五步，复核人员再次复核，向银行发送转卡支付指令，银行在校验发送的卡号和姓名一致后，将报销金额打入指定银行卡内；若姓名与卡号不一致，银行将拒绝支付，并返回一条错误提示指令。

3.2、教工工资和学生奖学金等补助的发放流程

教工工资和学生奖学金的发放流程基本同上，所不同的是不需要教工及学生亲自到场。出纳人员根据各部门所做的发放表进行分类汇总后，将其转为银行规定的格式利用U盾进行上传数据，上传完毕后，交由审核人员进行审核，审核无误后，向银行发送支付指令，通过网上银行将金额打到相关人员的银行卡上，从而实现无现金支付结算业务。

3.3、学生学费、考务费及职工还款等收缴流程

学生学费、考务费的收取有以下几种操作方法：在每年新生入学之前，学院在报到须知中须强调学生入学时携带银联卡，招生部门则应把所有新生信息制作成数据包，发给财务处出纳人员，之后出纳人员将学生信息导入学生收费系统，这样学生报到时，只需根据银行卡（银联）在POS机上输入学费金额及密码即可，不需要携带现金，最终以财务部门打印出来的收费收据及POS回单联作为缴费依据，另一联由出纳人员在每日终了时把它粘贴在收费收据入账联上作为入银行账的依据。出纳在当天下班前还需进行扎账，即将开出收据或发票等金额与POS的总合计金额核对，准确无误后，交给制单人员据以编制记账凭证，从而实现无现金收款。第二种方法是在新学入学须知上写明学院账户和账号（老生在每学年放假前可告知他们账户和账号），学生直接把钱汇入学院账户上，财务人员凭银行回单给学生打印收据。教职工借款的退回等零星收款除采用上述方式外，在必要时也可以通过填制现金缴款单等方式将款项直接存入银行。

4、实施无现金结算的优点

高职院校实行无现金结算方式与传统收付方式相比，存在着诸多优点，具体表现在以下几个方面：

4.1、提高工作效率，改善服务质量

实行无现金结算后，在新生报到时收取的现金量就会很少，减轻了财务人员和银行工作人员工作强度，且速度快，不拥挤，不需要排长队，家长也满意。另外，实行无现金结算后，出纳员无需每天在银行规定时间内去银行提取现金，这样可以大大延长对教职工、学生办理业务的时间，节省了教职工二次排队等候时间，如果教职工开通了手机“银信通”业务，就能通过短信及时了解报销款的到账时间、到账金额以及信用卡余额。这样不仅提高了会计人员工作效率，同时也为教职工提供了更好的服务渠道，体现了以人为本的理念。

4.2、缓解工作压力，避免重复劳动

采用无现金结算方式可以缓解出纳人员压力。首先，如果采用无现金收支结算，出纳就不用来回点钱，下班前扎账，一旦发现错误，只需将当天POS机上生成的收款存根联与当日开出的收费收据存根联逐一核对，就可以发现错在何处，及时通知当事人来财务处办理更正手续。其次，采用无现金结算方式可避免会计人员重复劳动。网上银行支付系统设置有自动记忆功能，如出纳人员根据收款人的户名、账号、开户行等相关信息作第一次付款后，该收款人的相关信息就会存入系统，当出纳人员向该收款人再次付款时，不需要进行二次录入，也无需填制转账支票及现金支票，避免了重复劳动。

4.3、降低现金风险，预防职务犯罪

以往实行现金结算时，出纳经常要到银行提取大额现金，到年底放假时提现就更为频繁，而为安全起见，出纳到银行提现，领导不得不派专人保护。实行无现金收支结算后，一切现金收付业务都可以通过网上银行完成，而不需要实物货币。这样从源头上堵住了现金支付漏洞，避免了现金短缺风险，彻底解决了收假钞问题，使会计想挪用、贪污公款也无机可乘，有效地预防了职务犯罪。

5、实行无现金结算存在的问题

5.1、凭证制单不确定性问题

传统的报账模式下，教职工冲还借款时，一般需经过审核制单、凭证复核及出纳岗缴现还款三个流程，一笔业务只需制单一次即可完成报销环节任务；而无现金报销模式下，凭证的制单则具有很大的不确定性。如有些学校的报销流程为先刷卡还款，再凭银行消费签单审核制单，但出纳人员并不清楚报销人员的实际欠款金额，往往是由报销人员自己告知，若会计人员在制单时发现还款金额和账面余额存在差额则需再次刷卡或进行无现金转账；有些学校仍按原现金报销的模式操作，但最终刷卡还款时，如果出现一张卡上余额不足需刷多张卡还款的情况，则要对原已复核的凭证取消复核，制单人员重新制单填写附件，这样既增加了报销人员的操作手续，同时也增加了制单及审核人员的工作量，还将对会计档案产生影响。

5.2、银行回单不及时问题

财务部门在实行无现金结算时，会计人员根据各项原始凭证即时做了有关记账凭证，但往往附件短缺，原因是做账在先，由于时间差问题，回单往往是两三天以后才能从银行拿回，而且，由于同金额的报销业务较多，容易造成收到银行回单后，无法区分该回单应属哪笔凭证的问题，需要一笔笔查证和核实，这就加大了制单和复核人员的工作量。因此，银行回单不及时问题也需要单位和银行协商解决。

5.3、存在退票问题

在实际工作中，有的户名使用了不常使用的汉字或生僻字，而电脑字库中无此汉字，容易造成户名和卡号（或账号）不符，付款部分不成功、银行退票现象。这时会计人员在制作记账凭证时就会比较麻烦，首先，要根据银行的退单对未付款部分作往来处理，然后再以现金方式发放给职工。要想完全实现无现金结算，必须设法解决退票问题。

6、几点建议

6.1、改进会计档案的存档方式

上面已经提到，实施无现金结算方式后，银行单据传递存在严重的滞后性，高校若在银行单据传递后再整理装订会计资料，每天将会积压大量的会计凭证，这样虽然减少了出纳人员的工作量，但同时又无形之中增加了会计复核人员会计单据保管的工作量，也影响了凭证装订和会计档案查询的及时性。为此，应在会计核算软件中增加银行单据接收确认选项，方便会计档案整理人员进行逐笔核对确认，事后收到的银行单据单独以会计凭证号为关键字排序装订，附于每月底最后一本凭证之后。

6.2、转变领导及教工观念，强化执行力度

每一项改革措施的出台，必会遇到来自各方面的阻力，因为教职工已经习惯于报销后拿现金，认为看得见摸得着心里才够踏实。由于这种传统思维定式在作怪，高校的教职工多数愿意选择使用现金结算，对学校财务部门为改进结算方式、提高工作效率而推出的POS刷卡、公务卡和网银批量发放工资等非现金结算方式有抵触情绪，甚至坚决反对，不肯接受，严重阻碍了先进结算手段的推广与运用。要想让教工接受这一新鲜事物，必须转变他们的资金收付观念，具体办法是由院领导带头使用无现金结算方式，并利用开座谈会、有关会议、网站等方式广泛宣传实施此项方案的意义，做到思想上重视，行为上支持。同时，财务处领导应带领全体财务人员不厌其烦地耐心做好解释工作，但必要的时候手段要强硬。教职工报销也坚决打卡，在耐心做好解释工作的前提下不讲私情，强化执行力度，让其习惯成自然。

6.3、加强与银行的沟通和联系

为彻底解决退票问题，学校和银行均应完善自身软件系统，定期地对电脑字库进行更新，扩充汉字字库，防止银行退票情况的发生。

6.4、健全和完善内部控制制度

随着无现金报账