澳大利亚第17届国际档案大会活动评析

澳大利亚第17届国际档案大会活动评析

2012年8月20日至24日，第17条国际文件大会（以下简称“17个部长级会议”）在澳大利亚昆士兰州首府布里斯班举行。来自92个国家和地区的1206名代表参加了大会,其中中国代表32名。作者所在的中国人民大学信息资源管理学院共有7名教师出席大会,本文根据作者参会活动的体会、见闻和感思对大会活动及特点进行评析,希望我们的认识对中国档案事业未来发展能有一定启示。一、会议会议机制国际档案大会是国际档案理事会各项活动中规模最大的综合性会议,集学术研讨、业务交流与会务决策于一体。17大的活动十分丰富,包括研讨交流、工作会议、培训班、行业展览、专业参观和社会活动等方面。研讨交流是17大活动的重头戏,内容涵盖学术和业务,通过主报告、平行会议发言、张贴发言、反馈发言等形式开展。17大共安排了5场主报告、150余场平行会议发言、12场张贴发言和2场反馈发言。工作会议是理事会下属机构在17大期间召开的会议,大多是开放性的,代表有兴趣可以旁听。培训班分全天与半天两种类型,属于收费项目。17大共提供了21场培训,主要由澳大利亚图书或档案机构主办。行业展览也是活动之一,有52家专业机构和公司布展宣传。参展机构大致分三类:专业机构、文件档案商业化服务机构和大学。专业机构的展示内容主要是宗旨、功能和业务,商业公司主要展示其档案设备、软件、系统、产品或服务,大学主要宣传其课程或成果。17大还为代表安排了专业参观和社会活动。专业参观对象是昆士兰州档案馆,内容是了解档案馆的基本状况和工作流程。社会活动包括欢迎宴会、马术表演、游船、纪念讲座等。二、主观性分析17大会期长、活动丰富,全面总结大会特点并非易事。每个代表都只能从自身角度感受和体验大会,这就使得对大会特点的分析带有明显的主观性。为让这种分析尽量做到主客观相结合,我们选取主题、活动和东道国特色三个切入点。1.档案工作人员:信任、身份认同与档案职业主题是反映一届国际档案大会特点的重要因素,也是衡量大会成功与否的重要指标。17大的主题形式延续了国际档案大会的传统——中心主题与分主题相结合。中心主题是“AClimateofChange”(变化的环境)。分主题有三,分别是可持续性(Sustainability)、信任(Trust)和身份认同(Identity)。大会议程手册对中心主题有一段简要阐释:“基于对纸质、胶片、声像或数字形式的档案进行管理、保存和利用的需要,档案人员和信息管理专业人员面临挑战和变化”。这表明17大提出两个关键词——挑战和变化,正是当下时代和环境的主要特点。大会对分主题的解释较为详细,其中对“可持续性”解释为:为后代长远利益而保存档案是档案工作的核心。我们是否拥有履行该使命的能力和实力?能否让档案在数字时代延续?可持续性既涉及保存传统馆藏档案,也包括保存现行文件。在当下气候变化异常和人为灾难频发的世界,对档案保存的挑战只会越来越严峻。最后,可持续性还表现为档案职业在信息社会一波又一波技术浪潮的冲击下如何保持可持续发展并与时俱进。档案人员必须显示出其在瞬息万变世界里的重要价值。对“信任”解释为:档案以提供真实、可靠、可信及有价值的信息,来辅助善治良政和问责制度。档案信息管理人员通过倡导职业道德和程序、制定标准以及创立国际认可的方法和实践,表明其对档案科学的承诺。档案馆怎样做才能确保信任?人们有哪些期待?能否把这些期待上升至更高标准?如果档案馆未能履职将对治理和问责产生怎样的影响?对“身份认同”的阐释为:档案不仅以身份证件这种显见方式提供组织和个人的身份凭证,还借助其内含信息提供特定时刻或整个时期的集体记忆、群体故事以及个人身份,帮助社会与其遗产建立联系,帮助人们维护自身权利。档案人员自身也拥有一个由自我觉醒到社会认同的身份认定过程。随着21世纪档案特点的变化和社会变迁,档案人员的传统角色也在逐渐演变和发展,档案人员的职业身份,无论内在还是外在,都在经历变化。我们需要强化档案人员和信息管理人员的价值和社会影响力。初看之下,17大的主题较为平淡,分主题也较为分散,缺乏内在逻辑。但深入思考,我们发现17大主题具有直接明了、切中专业根本、宏观性认识与社会化价值相结合的特点。首先,中心主题直接明了。早前有同行将中心主题译为“新环境、新变化”,尽管这种翻译并无错误,但我们认为理解为“变化的环境”更为贴切。变化(change)与环境(Climate)是偏正关系而非并列关系,中心词为“环境”,“变化”是环境的特点。根据主题阐释,环境至少包括三层——自然环境、社会环境和专业环境,变化在三个环境均无所不在:气候变化异常、人为灾难频发、专业挑战充斥,可见当下环境的基调就是充满变化和挑战。这样的主题容易吸引眼球,引发同行的压力感和紧迫感。其次,分主题切中专业的根本。可持续性、信任和身份认同乍看似乎不挨边,却有着一定的内在逻辑。归纳主题阐释,可持续性探讨两个关键问题——档案的可持续保存和档案职业的可持续发展;信任探讨两个关键性问题——档案的可信和档案馆的可信;身份认同探讨两个关键性问题——档案在个人、群体乃至社会身份认同中的价值以及档案人员的职业身份认同。这些关键性问题领域涉及档案、档案机构、档案人员、档案职业,个个都是专业系统的基本要素;内容涵盖档案保存、档案价值、档案机构特点、档案专业发展、档案职业身份认同,个个都是专业的根本问题。再次,中心主题和分主题的结合,体现出宏观性认识与社会化价值的结合。中心主题覆盖全球性问题,具有相对宏观性特征,要求同行关注变化的环境;分主题的三个关键词从社会化价值视角解释了环境变化中可持续性、信任和身份认同三个重要问题。这样的设计有利于从多学科视角来认识学科间共同存在的社会问题,,从跨学科的视角来认识专业发展的基本问题,把握专业的发展方向和社会角色。2.建立和完善主历程研讨机制17大的活动也保持了国际档案大会的一贯特色——内容丰富、形式多样。作者之一曾撰文将2008年第16届国际档案大会议程和活动的特点归纳为“创新”,与16大相比,我们认为17大活动的特点可归纳为“完善”。完善的表现主要有三点。第一,16大的改革举措之一是取消了主发言人或主报告制度,我们认为这种改革效果不佳。尽管存在三个主题,但因每个主题缺乏主发言人或主报告,因此主题研讨相对分散,大会发言缺乏主线,影响了研讨交流的效果。17大恢复了主发言人和主报告制度,应当说是一种完善之举。5篇主报告尽管质量尚不能断言,但起码加强了主题研讨的集中性。第二,16大的改革举措之二是更新了发言选拔机制,发言人数超过300,发言场数超过400。我们认为这种改革利弊兼有,好处是发言人具有广泛代表性,发言内容更为丰富;但不足是过分密集,质量参差不齐。17大的完善之举表现为精简了发言的人数和场数,将发言人数减少至212,发言场数控制在151。这样就让代表的选择相对从容,不致“疲于奔命”。第三,16大每场发言的时间一般为1小时,17大调整为30到45分钟。这种发言时长的调整也算一种完善举措,因为减少发言时间既可以让发言人精炼内容,在短时间突出亮点;又能让听众的注意力更加集中。3.东道国档案专业的发展现状历届国际档案大会均会体现鲜明的东道国特色,17大也不例外。例如16大就体现了东道国马来西亚鲜明的民族、文化和地域特色,富有民族特色的入场仪式,充满民族风情的歌舞晚会以及诸多展示马来西亚历史文化特点的活动均给代表留下了深刻印象。17大的东道国澳大利亚自然也在大会中加入了民族历史文化元素,我们印象最深刻的是在开幕式之前的舞蹈表演,两位演员身着土著民族服装,用优美并富于特色的舞姿表达和传递澳大利亚的历史和文化传统。此外,开幕式的首位致辞人选用原住民后裔代表也体现了东道国的历史文化与民族特色。然而,我们认为17大的东道国特色更多表现在专业影响力上。从代表人数、培训班的主办方、发言情况,到专业发展的优势,无不反映出澳大利亚在数字时代文件管理方面强大的专业影响力。17大1206名代表中东道国代表有454名,比例达到38%。21场培训班中至少有14场的主办方是东道国档案或图书机构,比例高达2/3。发言从人数到篇数,东道国也较为可观。如果说这些信息只是反映东道国的地利之便,那澳大利亚近20年档案专业发展的成绩和优势受到瞩目却是不争的事实。1996年第13届国际档案大会的一篇主报告就指出,电子文件管理居于领先地位的三个国家是美国、加拿大和澳大利亚。澳大利亚作为档案专业的后起之秀,近20年的发展成就斐然。从理论到实践,从电子文件管理到档案标准制定,澳大利亚均取得骄人成绩。像连续体理论、数字保存计划、电子文件管理标准等都是澳大利亚档案专业理论和实践创新的主要代表。尽管一些理论观点和实践做法存在争议,但澳大利亚成为21世纪全球档案专业的领导者已得到公认。正因如此,17大成为澳大利亚展现专业影响力的最佳平台。三、档案领域的专业课程参加数届国际档案大会后,作者有一种强烈感受,作为国际档案界规模最大、影响力最强的专业盛会,国际档案大会已成为国际领域档案最具影响力的学术交流重要平台,成为全球档案专业发展的方向盘和定位路标。16大的成果和特色被归结为是一种新思维和新目标,作者认为17大的启示从宏观层面可归结为两点:形成以创新应对变化的专业思维;树立以发展追求认同的专业目标。1.社交媒体与档案专业的互动17大以“变化的环境”为中心主题,说明当下环境的基调是充满挑战和变化,从自然环境、社会环境到专业环境挑战和变化无处不在。大会提醒同行正视挑战、应对变化。研讨交流正是为了帮助同行探索如何应对变化的策略和途径。通过听取主报告及部分发言,我们感受到同行的一种思维或者说姿态——求新应变。换言之,创新成为全球档案同行的共识。这种创新主要表现在三个方面。一是关注新领域。17大研讨中出现频率最高的术语之一是“社交媒体”,它是指“允许人们撰写、分享、评价、讨论、相互沟通的网站和技术,是人们彼此之间用来分享意见、见解、经验和观点的工具和平台,现阶段主要包括博客、论坛、播客等”。社交媒体对档案专业而言无疑是一个新的研究与应用领域,主报告之一以“社交媒体应用背景下的档案”为题,部分发言也涉及社交媒体与档案工作的关系,社交媒体带来的机遇与挑战等议题,这些探讨均体现出17大对新领域的关注。二是关注技术创新。技术始终是国际档案大会研讨的重点之一,从2000年的14大起,电子文件、数字技术、信息技术成为历届大会探讨的重点内容之一。17大重点关注的仍然是电子文件、数字保存和网络技术。主报告之一以“数字档案、数字保存”为题,多篇发言论及电子文件和网络技术,这些探讨说明同行始终关注专业相关技术的最新发展。三是理论创新。国际档案大会同时也是学术的盛会,很多新概念、新观点、新理论在大会提出。例如14大的档案休闲观、15大的档案记忆知识观、16大的治理和问责思想,都成为国际档案界当时的新思想。17大提出了“社交媒体、身份认同”之类的新概念,交流了“统一思维(singlemind)、综合集成(Meta-synthetic)”之类的新思想,重新审视了“档案职能(archivalfunction)、连续体(recordcontinuum)”等理论观点,这些探讨揭示了理论创新的持续发展。从新领域、新技术到新理论,17大用实际行动和效果证明创新才是同行应变环境变化的指导思想,业界唯有形成求新应变的专业思维,才能解决困难,推进档案工作发展。2.档案专业可持续发展策略求新应变意在图谋更好的发展,但在充斥挑战和变化的复杂环境下如何发展,已成为当下同行亟需解决的难题。17大围绕三个分主题“可持续性、信任和身份认同”展开研讨,探索了档案专业未来发展的目标和策略。通过研读主题阐释和听会,作者感受到17大呼吁同行树立以发展追求认同的专业目标。这种目标具有递进关系,发展是基本目标,认同是终极目标。第一步,档案专业需要可持续发展。17大对可持续性的阐释和研讨充分说明同行需要努力实现档案专业可持续发展的目标,关键点是档案的持续保存和档案职业的持续发展。当下复杂多变环境中档案的持续保存面对诸多挑战,假如不能解决这些挑战,档案的持续利用就会变成空谈;档案职业的持续发展更是受制于技术、观念和人员等多种因素,假如档案人员不能显示价值,档案职业就可能面临萎缩甚至被淘汰的危局。树立起可持续发展的目标,档案专业才能展望美好前景。深入而言,档案专业实现可持续发展目标需要多种策略,17大对信任的阐释和研讨提出了关键性的策略——让档案成为可信资源,让档案馆成为可信赖的场所。档案只有内含真实可靠有用的信息才能成为善治良政和问责的依据;档案馆只有运用科学方法和规范标准管理档案才能赢得各方信任,成为保存可信资源的公正场所。此外,实现档案专业的可持续发展还需要借助协同和共融的方式。多变的环境导致档案专业与业务的关系更加复杂,与社会的联系也更加紧密,只有与业务协同、与社会共融,档案专业才能做到可持续发展。第二步,档案专业可持续发展意在追求认同。17大对身份认同的阐释和研讨具有新意,这是之前国际档案大会没有论及的新话题。17大提出身份认同包含两层含义,一是档案在个人、群体乃至社会身份认同中的价值,也可以理解为档案的社会认同;二是档案职业的身份认同,也可以理解为档案职业的自我身份认同和社会身份认同。进入21世纪,档案与社会的关联一直是国际档案大会探讨的重点话题。2000年14大研讨档案及档案馆对休闲社会的价值;2004年15大从记忆和知识的高度提炼档案专业对知识社会发展的意义;2008年16大旗帜鲜明地引入社会视角,重点探讨档案专业与未来社会发展的密切关联。这些均说明重视档