组织环境和相关方分析控制程序

组织环境和相关方分析控制程序1目的通过对识别、监视并评审与公司的宗旨、战略方向和环境因素有关的内外部环境及相关方的控制，确保公司质量和环境管理体系的策划能实现预期的结果。2适用范围适用于影响公司质量和环境管理体系策划实现预期的结果所涉及到的内外部环境及相关方的控制。3职责3.1管理者代表组织各部门进行内外部环境因素和相关方期望或要求的识别评价、并拟定应对措施，对结果进行审核整理。3.2品控部及相关部门应配合进行内外部环境因素有关的相关方期望或要求的识别评价、并拟定分析与控制的应对措施。4.1组织所处环境及内外部因素分析4.1.1在建立与保持实施QFH管理体系时，公司将充分识别理解并考虑那些与公司的宗旨、战略方向相关，并影响公司实现质量和环境管理体系预期结果能力的内部和外部环境。5.1.2内外部环境因素识别与评估：在QFH管理体系建立之初和随后的每年管理评审前，由管理者代表组织各相关部门进行识别并评估其适用性,具体识别项目如下：1）内部环境因素：公司宗旨与战略目标、组织机构、人员状况、产品生产和服务能力、资源条件、绩效目标管理等；2）外部环境因素：法律法规及政策、地方主管部门监督检查、行业状况、经济环境、顾客需求趋势、供应链状况等。4.1.3各部门结合自身部门职责和权限的识别影响其实现质量和环境管理体系预期结果能力的内部和外部环境，并的将识别结果登记在《组织环境与利益相关方需求和期望分析表》上，提交管理者代表进行汇总整理。4.1.4管理者代表根据各部门提交的《组织环境与利益相关方需求和期望分析表》组织品控部、品控部等相关部门应用SWOT分析方法并结合公司所处环境进行全面的内外部内外部环境影响要素分析与评价。4.1.5组织环境因素SWOT分析方法SWOT分析法是用来确定公司自身的竞争优势、竞争劣势、机会和威胁，从而将公司的战略与公司内部资源、外部环境有机地结合起来的一种科学的分析方法。SWOT分析，即基于内外部竞争环境和竞争条件下的态势分析，就是将与研究对象密切相关的各种主要内部优势、劣势和外部的机会和威胁等，通过调查列举出来，并依照矩阵形式排列，然后用系统分析的思想，把各种因素相互匹配起来加以分析。---S优势，是组织机构的内部因素，具体包括：有利的竞争态势；充足的财政来源；环保意识和良好的企业形象；技术力量；规模经济；品种质量；市场份额；成本优势；口碑业绩等。---W劣势，也是组织机构的内部因素，具体包括：人员素质参差不齐；系统管理意识不强；缺少关键技术；产品开发落后；经营管理不善；竞争力差等。---O机会，是组织机构的外部因素，具体包括：新项目；新市场；新需求；外国市场壁垒解除；竞争对手失误等。---T威胁，也是组织机构的外部因素，具体包括：新的竞争对手；经济衰弱；市场紧缩；行业政策变化；法律法规严格；客户偏好改变；突发事件等。4.1.5编制组织环境应对措施分析表根据SWOT分析法，将分析得出的各种因素根据轻重缓急或影响程度等排序方式，构造SWOT矩阵。在此过程中，将那些对公司发展有直接的、重要的、大量的、迫切的、久远的影响因素优先排列出来，而将那些间接的、次要的、少许的、不急的、短暂的影响因素排列在后面。具体见《组织环境和利益相关方分析及风险应对措施表》。4.2环境及相关方期望或要求管理4.2环境及相关方期望或要求管理4.2.1环境及相关方期望或要求识别与评审：具体部门及识别组织环境及相关方项目如下：相关方相关方需求和期望具体部门监视和评审1.企业符合政策引导，就业最大化、经营效益好、保障企业和社会稳定持续发展的责任。2.遵守法律法规；依法纳税；3.履行法律法规各项义务的责任管理层、品控部业务部门生产部管理评审前至少1次/年1.满足社会准则、树立正确价值观、回报社会的责任。1.要求守法经营、不得违规生产和经营；2.生产经营过程严格环保、安全法规标准；履行公司安全生产及劳工健康安全保护的责任。以顾客为关注焦点，稳定地提供满足顾客及法律法规要求的产品和服务。销售部供应链部品控部管理评审前至少1次/年稳定的供需关系，良好的回款、互利共赢。投资或合伙方企业战略规划正确，经营有方；发展稳定和经济效益良好。公平公正，合作共赢管理层人力资源部管理评审前至少1次/年员工良好的工作环境、文化氛围、发展平台、薪酬福利职业安全健康、良好的内部竞争环境和发展空间。4.2.2各部门应将识别结果以“内外部环境影响相关方需求分析建议书”或《组织环境与利益相关方需求和期望分析表》的书面方式，提交管理者代表，由管理者代表组织品控部、经营部有关部门进行汇总编制公司《组织利益相关方需求和期望分析表》。4.2.3相关方期望或要求监测与更新：管理者代表每年在管理评审前组织一次全面的内外部环境要素和利益相关方需求进行检查与评价；确认《组织环境与利益相关方需求和期望分析表》。4.2.4各部门在获得内外部环境要素信息变化时，应及时告知管理者代表，由管理者代表组织对《利益相关方需求分析表》进行修订。4.2.5针对组织环境和利益相关方需求的风险和机遇分析按公司编制《风险和机遇的应对措施控制程序》规定实施。4.3相邻单位及相关方的合理抱怨、意见和建议按《沟通交流和协商控制程序》的要求予以解决、答复。5相关文件5.1《沟通交流和协商控制程序》5.2《不符合和纠正措施控制程序》。6相关记录6.1《组织环境与利益相关方需求和期望分析表》6.2《重要相关方施加影响表》6.3《重要相关方施加影响告知函》风险和机遇的应对措施控制程序1.目的为建立风险和机遇的应对措施，明确包括风险应对措施风险规避、风险降低和风险接受在内的操作要求，建立全面的风险和机遇应对措施和内部有效性评价，增强抗风险能力，并为在质量和食品安全&HACCP管理体系中纳入和应用这些措施及评价这些措施的有效性提供操作指导。2.范围本程序适用于在公司质量和食品安全&HACCP管理体系过程风险和机遇及应对措施的控制。其中术语定义◎风险不确定性的影响◎风险和机遇潜在的有害影响（威胁）和潜在的有益影响（机会）。3.职责3.1管理者代表：负责风险和机遇应对措施所需资源的提供，包括人员资格、必要的培训、信息获取等。负责风险可接受准则方针的确定，并按制定的评审周期保持对风险和机遇管理的评审。3.1.1负责公司面临宏观组织环境、行业环境分析；3.1.2负责公司级质量风险和机遇的识别、分析、评价；3.1.3负责公司级质量风险总体应对措施制定、实施。3.2品控部及相关部门3.2.1负责本部门业务涉及组织环境、业务环境的分析；3.2.2负责顾客、供方、合作伙伴等利益相关方期望和要求的确定；3.2.3负责业务范围内风险和机遇的识别和分析及应对措施的制定与实施。※4工作程序4.1风险与机遇的识别4.1.1风险识别是通过识别风险源、影响范围、事件及其原因和潜在的后果等，确定存在的的风险。风险识别不仅要考虑有关事件可能带来的损失，也要考虑其中蕴含的机会。除识别可能发生的风险事件外，还要考虑其可能原因的可能导致的后果。不论风险事件的风险源是否在公司的控制之下，或其原因是否已知，都应对其进行识别。这些识别活动包括：a.业务开发、市场调查及客户满意度测评过程的风险和机遇管理；b.产品的研发设计、设计的变更控制过程的风险和机遇管理；c.供应商评审和采购控制过程的风险和机遇管理；d.生产加工及配送服务过程的风险和机遇管理；e.产品检验和监视测量设备的管理过程的风险和机遇管理；f.生产及仓储设施和工器具的维护保养管理过程的风险和机遇管理；g.不合格品的处置及产品召回的执行和验证过程的风险和机遇管理；h.持续改进过程的风险和机遇管理；i.当适用时，也可适用于对公司管理过程中应对风险和机遇的控制提供操作指南。4.1.1公司级风险与机遇的识别1）风险和机遇控制流程图2）管理者代表组织品控部及各部门对国家宏观经济、行业环境分析，确定可能对公司战略目标产生重大影响的潜在风险源、影响范围、事件原因和潜在的后果，识别出公司面临的风险和机遇。4.1.2各部门通过业务环境、内外部环境分析，结合顾客、供方、合作伙伴等利益相关方要求，识别部门面临的风险和机遇。风险识别过程中应识别包括但不限于以下方面的风险：a）对产品适用的法律法规、客户要求的变更造成的风险；b）产品设计策划阶段的设计失效风险；c）设备、材料、技术等对产品质量造成的风险；d）过程失效产生的风险；e）市场业务开发与销售服务的产生的风险。4.2风险分析对已识别风险的严重程度和发生频度进行分析，其判定的要求应根据本标准所规定的评价准则进行分析确认，风险的严重程度和发生频度的确认用以确定风险系数，之后根据风险系数确定对应风险应采取的措施。4.2.1风险严重程度分析评价风险严重度的准则严重程度描述严重等级法律法规、产品及其他要求食品安全财产损失

（万元）企业形象非常严重违反国家法律法规、国家标准导致1人以上死亡或3人以上严重疾病财产损失≥10重大国际、国内影响5严重违反省内标准、行业标准、客户标准导致3人以下严重疾病或多人住院治疗10＜财产损失≥5省内、行业影响4较严重违反地区标准造成个别人的身体一般疾病或伤害5＜财产损失≥0.5地区性影响3一般企业标准导致不适（心理），但不会导致疾病或伤害财产损失＜0.5企业及周边范围2轻微不违反不会造成不适和疾病或伤害无损失不影响14.2.2风险发生频度分析风险发生频率的评价准则发生频度定义1定义2等级极少发生发生概率≤0.001%今后10年内发生的可能少于1次1很少发生0.001%＜发生概率≤0.1%今后5-10年内可能发生1次2偶尔发生0.1%＜发生概率≤1%今后2-4年内可能发生1次3可能发生1%＜发生概率≤10%今后1年可能发生1次4经常发生发生概率≥10%今后1年内至少发生1次5当一个或多个因素在判定过程中其发生频度不一致时，应遵循从严原则进行判定。4.2.3风险系数=风险严重度等级×风险频度等级，风险系数的大小决定是否对风险采取措施：发生频度严重度极少发生很少发生偶尔发生有时发生经常发生非常严重510152025严重48121620较严重3691215一般246810轻微123454.3风险评价通过上述准则计算得出风险系数来判定风险等级划分及应对措施如下表：风险系数风险等级描述风险等级描述15≤风险系数≤25Ⅲ级：高风险一旦发生将产生非常严重的经济或社会影响，如组织信誉严重破坏、严重影响组织的正常经营，经济损失重大、社会影响恶劣。5≤风险系数＜15Ⅱ级：较高风险一旦发生将产生较大的经济或社会影响，在一定范围内给组织的经营和组织信誉造成损害。1≤风险系数＜5Ⅰ级：一般低风险一旦发生造成的影响几乎不存在或程度较低，一般仅限于组织内部，通过一定手段很快能解决。4.4风险应对应对所识别的风险进行评估，根据评估的结果对风险采取措施，从而达到降低或消除风险的目的，风险应对方式包括：消除风险、规避风险、降低风险、接受风险。原则上，--对Ⅰ级风险可不再增加控制措施、---对Ⅱ级风险应进行严格控制并专门补充制定各项控制措施、---对Ⅲ级风险应进行规避和转移且优先安排实施各项防治措施。对风险所采取的措施应尽可能考虑消除风险，在无法消除或暂无有效方法时，或采取消除风险的方法成本高于风险存在造成的损失时，应选择降低风险或接受风险的应对方式和措施方案。4.4.1消除风险通过有计划的变更来消除风险或消除风险发生的条件，以避免遭受风险的影响。4.4.2规避风险一是采取事先控制措施降低风险发生的概率，二是通过事先控制、事后补救降低损失程度，以规避风险可能造成的损失。4.4.3降低风险采取措施降低潜在风险所带来的损坏或损失，应制定有效的风险降低措施降低风险。当出现以下情况时，可采取风险降低方法：a）采取风险消除、规避措施所带来的成本远高于潜在风险所造成的损失；b）无法消除风险或暂无有效的规避措施规避风险；c）按本标准要求的风险评价准则计算得出的风险系数为5至15之间的一般性低风险。4.4.4接受风险适用于造成损失较小、重复性较高的风险，当出现以下情况时可采取接受风险的方法：a）采取风险消除、规避措施所带来的成本远高于潜在风险所造成的损失；b）造成的损失较小且重复性较高的风险；c）既无有效的风险降低措施，又无有效的规避风险的方法；d）按本标准要求的风险评价准则计算得出的风险系数低于5的低风险。4.5管理者代表根据公司级风险与机遇和各部门业务过程风险与机遇分析和评价结论；组织品控部编制公司的《过程风险和机遇应对措施清单》。4.6风险和机遇检查与评审管理者代表每年度应至少组织各部门一次对风险和机遇的应对措施进行检查与评审，以验证其有效性。风险和机遇的应对措施有效性也可在评审管理评审时进行。当出现以下情况时，应适当增加风险和机遇评审的次数：a）与质量、食品安全管理体系有关的法律、法规、标准及其它要求有变化时；b）组织机构、产品范围、资源配置发生重大调整时；c）其它认为有评审需要时。风险和机遇管理的评审应包含以下方面的内容：a）风险和机遇的识别是否有效且完善；b）风险和机遇应对措施完成情况；c）风险和机遇管理对产品和服务的符合性和顾客质量要求的潜在影响。4.6风险和机遇更新管理者代表应根据更新来的及时对需控制的风险和机遇进行更新，并更新《过程风险和机遇应对措施清单》。更新来源包括但不限于：a）新识别的风险和机遇；b）风险和机遇管理评审意见、建议；c）根据纠正措施实施情况明确的需要控制的风险和机遇。5相关文件《组织环境和相关方控制程序》6相关记录《过程风险和机遇的应对措施清单》食品安全质量方针和目标控制程序编号：1.目的对公司质量、食品安全&HACCP“QQFH一体化”管理体系质量方针和目标的编制依据，内容及实施程序和方法等作出规定。并通过对质量、食品安全&HACCP质量方针和目标的管理，使本公司的质量、食品安全&HACCP质量方针、目标得以实现。2.适用范围适用于公司质量、食品安全&HACCP“QFH一体化”管理体系质量方针和目标的制定和管理。3.职责3.1总经理：负责公司质量、食品安全&HACCP体系质量方针和质量目标的制定和批准；3.2品控部：负责公司质量、食品安全&HACCP体系质量方针的贯彻及质量目标实施的检查与考核；3.3公司各部门：负责根据公司质量、食品安全&HACCP管理体系质量目标要求开展制定本部门的FH质量目标并负责实施与考核。4.工作程序4.1对质量、食品安全&HACCP体系质量方针和质量目标的要求：4.1.1对QFH质量方针的要求：◆与公司总体经营方针、战略目标、远景规划一致；◆遵循ISO22000、GB/T27341标准的HACCP原理；◆体现对满足顾客要求的食品安全承诺；◆体现对持续改进质量、食品安全&HACCP管理体系有效性的承诺；◆提供质量、食品安全&HACCP质量目标制定和评审的框架；◆质量、食品安全&HACCP质量方针应传达到各公司/各部门，以便员工沟通、理解和执行；◆当内外部条件变化时应对质量、食品安全&HACCP“QQFH一体化”质量方针进行评审，判定其适宜性，必要时进行修订。4.1.2对“QQFH一体化”质量目标的要求：◆体现公司质量、食品安全&HACCP“QQFH一体化”质量方针的要求：“QQFH一体化”质量目标是质量方针的展开，是公司实现满足顾客要求、增强顾客满意的具体落实，应与质量、食品安全&HACCP“QQFH一体化”质量方针（包括对持续改进的承诺）保持一致；◆满足顾客对产品和服务的需求：应包含满足服务要求所需的内容（如产品质量目标值、质量要求和约束条件、顾客的要求以及法律法规的要求）；◆“QQFH一体化”质量目标应量化，是可测量的：质量目标的制定，应根据公司产品的特性、质量要求和约束条件、顾客的期望和质量管理体系持续改进要求，尽可能作出定量要求，使服务质量和质量管理水平得以保持并持续改进；◆“QQFH一体化”质量目标应分解到相关职能部门和管理层次；◆质量目标必须符合公司实际，具有可操作性，经过一段时间的努力，可以实现；◆质量目标应传达到公司/各部门，以便员工沟通、理解和执行；◆应通过管理评审定期评审质量目标，以便修订和改进。4.2“QQFH一体化”质量方针和质量目标的制定和批准4.2.1公司质量、食品安全&HACCP“QQFH一体化”质量方