8会议管理规定

建州控股集团行限公司JianZ^yu会议管理规定 *IS州控股2013年04月28□mA共2■页-第4■页2013年05月01日总则适用范围：本制度适用于集团各控股子公司、各中心及各部门（以下统称集团各单位）各项会议的管理。目的：规范会议管理，保证会议质量，改进工作作风，提高办事效率。管理职能建州大厦各会议室由行政中心统一管理。集团各单位凡是需要使用建州大厦各会议室的，均须报行政中心批准。集团召开的会议，会务工作由集团的相关专业单位按照业务分工，提出会议计划并负责主办，行政中心协办。无专业主办单位的，由行政中心主办并具体承办，集团各中心及有关部门予以配合。新财富会所负责建州大厦各会议室、贵宾接待室的日常清洁维护和茶水供应等服务接待事项工作。.4 集团各单位负责主办的会议所形成的文档和影像资料等所有会议资料，由集团各单位负责整理、立卷、存档。会议类别例行会议：包括并不限于股东大会、董事会、公司年度工作会议、全体员大会、月总经理会议、职工代表大会、工会会员代表大会等，由公司有关领导批准，主管部门负责召集。专题会议：包括经营分析会、业务分析会、财务工作会、安全工作会等，由主管部门分管领导批准，主管部门负责召集。部门会议：各部门定期或不定期召开的工作会，由各部门主管决定召开并负责召集。党群会议：总支部委员会议、支委会、党小组会等，由各级党组织负责人负责召集或指定人员召集。其他会议：涉及多个部门负责人参加的各种会议，由主管部门报总裁批准，并负责召集。会议申请与取消集团各单位凡是召集需要集团副总裁、党总支部副书记、工会主席以上公司领导或跨部门、跨中心领导参加的会议或其他活动，应在每月月末倒数第三个工作日内将次月会议申请提交集团公司董事局主席指定人员汇总审核后，报公司领导批准，并由董事局主席指定人员做出下月会议及其他活动计划安建州控股集团行限公司JianZ^yu会议管理规定 *IS州控股2013年04月28□mA共2■页-第4■页2013年05月01日排表，涉及到使用建州大厦各会议室的，由行政中心根据计划安排表提前安排。对不定期的重要会议，承办人应提出会议报告，经公司领导批准后，方可执行。报告包括：会议名称、会议时间、会议地点、会议主要议题和议程、会议主持人、出席人员（名单）、会务费用预算。4.3 会议改期或取消，会议召集部门应至少提前1天告知行政中心及与会人员。4.4 各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排与公司会议同期召开。4.5 临时会议。公司对各类临时会议实行严格控制。凡是必须由集团副总裁、党总支部副书记、工会主席以上公司领导或跨部门、跨中心领导参加的，在月初会议安排表上未作安排的，因其重要性不得不召开的临时会议或其他活动,必须至少提前二天，由主办部门向公司总裁提出特别申请，得到批准后，按照正常程序组织召集。5 会前准备5.1 对定期常规的会议，会议召集部门应在会前明确会议主题和临时出席人员。5.2 会议通知5.2.1会议召集人除了在每月会议安排表上按照程序予以安排外，应于会议召开日提前一周拟定会议通知，通知与会人员。5.2.2会议召集部门通知事项包括：会议时间、会议地点、会议目的和主旨、会议议程、会议记录人员、与会者应准备的材料、与会人员及发言顺序。.3 会议召集人应及时准备好会议文件或资料，与会人员应在规定时间准备好材料反馈会议召集人。会场布置与服务不论召集任何会议，凡是须使用建州大厦会议室、接待室的，会议召集部门均应至少提前3个工作日，向行政中心提交会议申请单，将会场布置具体需求、接待标准具体事项等，以书面形式通知行政中心。会议召集部门应在会前1小时做好会场材料的准备与摆放，会议结束后应及时做好会场文件及物资清点与整理。总裁办根据会议需求配合做好设备调试安装、视频设备技术服务、拍摄。新财富会所和总裁办根据会议需求做好会场布置、会议接待服务以及会场清洁整理。建州控股集团行限公司JianZ^yu会议管理规定 *IS州控股2013年04月28□mA共2■页-第4■页2013年05月01日6.4.1配合会议召集部门做好会场物资摆放。会议期间茶水应做到每半个小时续水一次。4.3会议结束后应在1个工作小时内做好会场卫生保洁。7 会议接待标准内部的会议参会人员需自带饮水杯。外部客人接待（会议或会见等）统一使用公司瓷杯，根据接待情况提供四个等级的标准：第一档为茶点与即位水果；第二档为即位水果；第三档为茶点，第四档仅为茶水。临时有变化的，可根据主持接待领导的意见安排。需要布置会场鲜花等其他特定要求的，会议召集部门应在会议申请单作出特别说明。3 会议餐标准及就餐地点3.1简餐标准：福州地区50元/每人每餐（午晚），建瓯地区40元/每人每餐（午晚）。3.2正餐标准：福州地区150元/每人每餐，建瓯地区：120元/每人每餐。3.3原则上应遵照以上标准执行，特殊情况，可根据就餐地点实际情况进行微调。3.4就餐地点：在建州大厦办公的各单位凡是接待公司客人用餐的，就餐地点一律在新财富会所。因特殊情况（例如新财富会所当日接待能力不足等）需要在其他地点用餐的，必须经过集团授权领导批准。8 会议注意事项与会人员应严格遵守会议时间。会议开始时主持人（召集部门）就会议议题作简洁说明。发言者应控制时间；发言内容不能偏离会议主题；发言的内容应朝着结论推进。4 与会人员应踊跃参与，按照主持人的要求积极发言，尽量不打断他人的发言；无特殊情况，不可中途离席。会议时间由主持人按照会议计划控制，不得任意延长会议时间。确实需要延长会议时间的，会议主持人必须提前向与会者说明合理的理由。会议结束前应整理出会议结论，按照规范作出会议决议或结论，确保会议效率和效能。.7 会议中应把通讯设备关闭或调至振动状态。参会人员应维护会议室整洁，严格遵守建州大厦无烟制度、严禁乱扔杂物、随地吐痰或乱摆放桌椅，未经同意不得随意触摸、使用投影仪等设备。建州控股集团行限公司JianZ^yu会议管理规定 *IS州控股2013年04月28□mA共2■页-第4■页2013年05月01日会议完毕后，会议召集部门应与会议接待员一同清点会议室内设备，查看其他物品及环境维护状况，如发现环境卫生问题，会议召集部门应及时清理；如是设备损坏或丢失等问题应立即报行政中心，由会议召集部门承担责任。会议纪要.会议记录人员应做好会议记录，并在会议结束后三个工作日内将会议内容整理清楚，形成的会议纪要经审批流程后，通过0A等形式下发并存档备案。会议纪要审批流程：会议记录人员拟写好会议纪要，递交至部门主管核稿、审批后，存档备案及上传至0A。会议决议事项的执行应设专人追踪控制，除定期向分管领导汇报进展情况外,应向相应的全体与会人员反馈。与会者应严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议尚未正式公布以前，不得私自泄露会议内容。附则本规定自发布之日起实施，2012年12月31日发布的《会议管理规定》同时废除。12.2 本规定由集团行政中心负责解释和修订。12.3 建州控股集团公司荏建州大厦以外办公的各控股子公司，可参照本规定做好各项会议管理。附录：相关文件《乐捐管理规定》相关表单1 《会议申请表》 (JZ/B-XZ-026)1.2 《会议签到表》 (JZ/B-XZ-027)3 附件《建州控股集团总部例行会议提纲》JianZh^u建州控股JZ/G-XZ-008会议管理规定——发布时间2。口■牛M月28FI核潜人<l-L-XV共2页-第4■页2013仟05月01日建州控股集团总部例行会议提纲序号会议名称会议主要内容会议时间（逢节假日顺延）主持人参会人员必参会人员可自选参会人员1部门周例会1、本周部门工作小结及下周工作计划；2、部门人员汇报工作中存在的问题和困难；3、部门负责人指导各岗位人员工作思路和方法，提出工作耍求；4、传达集团文件精神及研究相关事项。每周五下午各部部长本部门全体人员2月工作面谈1、领导交办事项完成情况；2、需耍重点说明或者需要领导明确的事项；3、下属异常表现，存在不足与优异表现；4、部门存在的问题、困难、困惑；5、需要领导协调、帮助解决的问题；6、领导交办有关事项。每月2-3日公司、部门两级直属领导公司、部门两级直属下属3月中心总经理会议1、各中心分享上个月的成效与不足；2、本月重点工作目标及措施3、工作存在问题，需耍其他部门配合注意事项及领导解决事项；4、对参会者提出的意见与建议的回复及说明；5、相关研究事项;6主持人讲话。每月5日下午总裁（或指定副总裁）中心总经理（含）以上人员4月创新评审会议1、经办部门提出初审意见；2、评委少数服从多数表决。每月25日下午分管副总裁创新评审小组成员JianZh^u建州控股建州控股集团有限公司JZ/G-XZ-008会议管理规定 必发布时间2。13年04-月28曰mA杨仁慧共2■页-第4页实施时间28B年05■月04■日5月财务分析工作会1、被投资企业财务负责人汇报投资企业财务预算和财务工作执行情况，财务指标运行状况和资金情况；2、控股集团财务部、资金部、审计部工作执行情况，指导与监督职能执行情况：3、财务总监作财务工作分析汇报和总结报告；4、商讨重大财经政策对集团相关产业的影响及对策；5、讨论集团、下属企业中存在的异常问题，提出解决办法、改善建议等；6、分管副总裁工作讲话；7、总裁工作讲话。每月15日上午财务中心总经理控股集团财务部、资金部和审计部部长；被投资企业财务总监和部长（外派财务负责人）邀请：总裁、分管副总裁参加6总裁会议1、财务总监通报投资控股集团各产业投资效益分析评估报告；2、现阶段在管理工作中存在的问题的研究；3、分管领导（含党群工作）提交相关事项的研究确定；4、党群工作重要事项研究。（柳副总裁建议增加）每月6日下午总裁总裁、副总裁；党总支部书记、副书记；工会主席；总裁助理邀请董事局主席、副主席参加7人力资源年度工作会议1、各投资企业及集团人力资源部年度职能工作报告；2、问题反馈和解决；3、工作布置和要求；4、人力资源专业培训。12月第四周周五下午、周六上午人力资源部长集团人力资源中心及各投资企业人力资源人员邀请总裁参加8员工恳谈会1、工作困难和问题反馈；2、员工需求交流及满意度了解；3、对本部门及公司存在的不足及建议；4、需要公司领导解决的事项。11月第三个周六下午工会主席总裁、党总支部书记、副书记、工会主席；经理（含）以下员工JianZh^u建州控股建州控股集团有限公司JZ/G-XZ-008会议管理规定 必发布时间2。13年04-月28曰mA杨仁慧共2■页-第4页实施时间28B年05■月04■日9干部思想交流会上半年主题：1、公司及总裁工作中存在的不足案例及今后改进建议；2、本人在工作中存在的困难、原因及需要总裁支持的事项；3、列举公司或总裁做的最好的一件事。下半年主题：1、部门或部长工作中存在的不足案例及改进建议；2、工作中存在困难、原因和需要其他部门支持的事项；3、列举部门或部长做的最好的一件事。每半年一次：6月、n月第三个周五下午总裁副部长（含）以上人员10集团总部上半年工作总结会1、上半年度工作总结（分析存在问题，制定工作措施）；2、其他领导、部门主管发言；3、对下半年度工作布置和要求。7月总裁全体员工11集团总部年度工作总结会1、年度工作总结（分析存在问题，制定工作措施）；2、其他领导、部门主管发言；3、对新的一年工作部署和要求。2月总裁全体员工12集团职工代表大会、工会会员代表大会1、总裁工作报告（含年度总结和下年度工作计划）；2、集团工会工作报告