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文档简介

工程部文件管理规定批准：年月日审核：年月日编制：年月日发布日期：年月日实施日期：年月日会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期工程部文件管理规定1目的为使建管部发放、接收的文件得到有效控制，确保各部门所得到适用文件的有效版本，特制定本规定。2适用范围本规定适用于工程部的文件编制、审批、发布、有效性界定、作废、回收及接收文件的控制管理。3职责3.1综合保障部负责建管部执行本规定的指导、监督及检查。3.2建管部商务经理负责管理体系文件、行政文件、公司文件的接收发放管理及以建管部名义发文的管理。3.3建管部商务经理负责与经营相关文件的发放与管理。3.4建管部技术负责人负责技术文件的编制、更改、发放和管理及工程建设相关的国家、地方、行业有关法律法规的收集、发放、保管、有效目录的发布与管理。3.5建管总监负责项目进度计划及实施方面文件的发布与管理。3.6建管部造价师负责相关工程投资控制方面文件的发放与管理。3.7建管部负责相关工程材料、设备及分包单位信息等方面文件的发放与管理。3.8建管部各项目部经理负责本项目文件的发放与管理。3.9各项目经理部负责本部门工作范围内相关文件的收集。4措施和办法4.1建管部资料员发放的文件由建管部总监审批后，填写《文件发放及回收登记表》，发往各相关部门及项目经理部。4.2建管部发放的文件由部门总监决定会签范围。如需要会签，填写《建管部发文稿纸》，会签齐全后发放。4.3需要盖建管部章、以建管部名义发放的文件，由各拟稿责任人起草。资料员核稿后报部门总监审批，资料员统一发放并存档。4.4为确保文件的有效性，各文件的编制、收集主管部门应各负其责、界定有效性、随时清理，及时发布文件更改及有效性的信息，每年发布一次文件有效版本目录，工程部的文件由资料员负责有效性管理及监督、检查。4.5文件使用、保管部门的有关人员应及时对更改的文件加以标识，及时清理过期或作废的文件，对作废文件加盖“作废”章，对已丧失有效性但仍具有参考价值的文件加盖“参考资料”章，对无保留价值的应交建管部按规定销毁，以防误用。4.6资料员对各有效版本目录发布部门发布、使用版本的有效性进行不定期抽查和考核。4.7建管部资料员负责外来文件的接收、登记、管理，视各文件的内容做出传阅或转发等处理。4.8各项目经理部应做好本项目来往文件的收发登记，并保持相关记录。5相关文件《文件控制程序》6记录《建管部发文稿纸》《文件发放及回收登记表》7解释权本规定由综合保障部负责

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