会议组织和管理要点

会议组织和管理要点一、会议差不多特点会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议的成本二、低效会议缘故分析时刻安排不恰当；地点安排不合适；开会对象选择不对；主持人阻碍力不够；参会者技能不够会议的预备工作不足开会目的和结果不明确三、高效会议组织策略只在必要时才召集开会会议通过了充足预备拟定和派发了会议议程与会人员严格遵守会议时刻分工明确、一切按部就班请了最合适的人参加会议终止时形成会议评论和归纳记录了决定、建议和负责人四、会议预备是否一定要开会会议目标的设定与会者的选择会议时刻的选择会议地点的选择会议场地的布置议程的指定会议通知的派发开会前的最后审查会议预备内容清单五、会议沟通沟通差不多理念会议沟通障碍有效沟通原则沟通实操技巧会议开场要点会议发言要点会议倾听要点会议答复要点会议发咨询要点会议反馈要点会议终止要点六、会议操纵与会者的发言离题与会者间交头接耳与会者分心与会者之间发生争辩少数人垄断会议与会者显露不安并急于离席与会者拒绝参与主席自己离题七、会议决策会议决策步骤保证要有足够的时刻尽量将各类方案穷举客观评论分析各方案优劣评估各方案成本和收益率评估有无资料需补充征求反对意见主持人保持中立态度对方案进行表决确认方案并再加以修改完善落实跟踪方案，确定实施负责人和所需各类资源会议决策方法头脑风暴法德尔菲法易地摸索法思路转换法决策的结果权威决策少数服从多数共识决策一致通过八、会议主持及记录会议主持人主持人职责主持人要求会议主持误区会议记录人记录人职责记录者要点会议记录要点九、会议追踪和反馈主持人如何会后跟进参与者如何会后跟进会议得失自我评估会议成效整体评估下次及类似会议建议所谓会议，亦称聚会，是指将人们组织起来，在一起研究、讨论有关咨询题的一种社会活动方式。会前预备时期，要进行的组织预备工作大体上有如下四项。一、拟定会议主题。会议的主题，即会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才能够据此一一加以确定。二、拟发会议通知。它应包括以下六项：一是标题，它重点交待会议名称。二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。三是会期，应明确会议的起止时刻。四是报到的时刻与地点，对交通路线，专门要交待清晰。五是会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件。六是会议要求，它指的是与会者材料的预备与生活用品的预备，以及差旅费报销和其他费用咨询题。三、起草会议文件。会议所用的各项文件材料，均应于会前预备完成。其中的要紧材料，还应做到与会者人手一份。需要认真预备的会议文件材料，最要紧的当数开幕词、闭幕词和主题报告。要安排好与会者的招待工作。关于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好预备。要布置好会场。不应使其过大，显得空旷无人；也不可使之过小，弄得拥挤不堪。对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备，事先要认真调试。需用的文具、饮料，亦应预备齐全。要安排好座次。四、排列主席台上的座次，我国目前的惯例是：前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。凡属重要会议，在主席台上每位就座者身前的桌子上，应先摆放好写有其本人姓名的桌签。排列听众席的座次，目前要紧有两种方法。一是按指定区域统一就座。二是自由就座。在会议进行时期，会议的组织预备者要做的要紧工作，大体上可分为三项。进行例行服务工作。在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会的年老体弱者，还须进行重点照管。此外，必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。在会场之内，则应当对与会者应有求必应，闻过即改，尽可能地满足其一切正当要求。精心编写会议简报，举行会期较长的大中型会议，依例应编写会议简报。认真做好会议记录。凡重要会议，不论是全体大会，依旧分组讨论，都要进行必要的会议记录。会议记录，是由专人负责记录会议内容的一种书面材料。会议名称、时刻、地点、人员、主持者、记录在内。在会议终止时期，一样的组织预备工作要紧有以下三项。（一）形成可供传达的会议文件。（二）处理有关会议的文件材料。（三）为与会者的返程提供方便。书摘：会议组织与治理要点会议方案1.会议议题、会务、接待的具体工作细分到个人或部门，形成会议纪录或方案，会议前后逐项检查。2.确定会议目标。必须先咨询一些咨询题，最重要的是： “会议预备实现什么目标？”或者换个角度咨询： “要是不开行不行？”“什么时候终止？如何样开才算成功或失败？”开会的目的专门明确，才能突出核心主题、幸免重复、价值不大的会议，否则会议专门可能是白费大伙儿的时刻。3.会议议程最重要。议程安排得体，能够大大提升会议效率。会议议程的大忌是太简单、太模糊。各项议程应与主讲人事先取得联系，征求意见，以求议题的表述准确、专业。4.在重大论坛召开前，每隔三天有一次小组碰头会议，检查工作是否有疏漏及进展情形。会议召开前一天所有会务人员集中开会，强调会议事项，确保每个人都清晰各自职责。5.每一项工作旁边都应注明有关的负责人员。在会务安排表格上显现的所有人员都应将有关事项、具体标准通知到本人，不要遗漏。6.总负责人的最重要职责是沟通和和谐， 检查任务完成进度。对会务工作每一环节、细节做到心中有数，对会务工作中可能显现的咨询题要打足提早量，随时检查。总负责人应该是把握会议细节最全面、信息最集中、最操心费神者，能随时按照各项信息和谐所有参与者。切忌丢三落四，不注意过程和环节操纵，有头无尾。7.总负责人在重大会议刚开始一段时刻，自始至终在会议现场巡视，留意场内情形，确保会议开场即步入正轨，随时应对突发咨询题。会议开场的顺利与否对整个会议成效阻碍专门大。8.差错举例①会务方案涉及议程、会场的咨询题考虑不周或没有列出需求清单告知有关人员，会场工作人员不了解需求，也未指定好对应不同嘉宾的接待联络人或分项目负责人。会场秩序凌乱，工作人员没有佩戴特定的标志。②时刻进度不明确或没有按规定流程完成衔接。③任务没有落实到个人，没有讲定哪个人负责到何种程度，看起来谁都负责又看起来没人负责。④会议工作人员同意任务，执行情形没有及时报告总负责人，总负责人无法对整个会议的和谐与情形全面把握，以至于“险象环生”。评述：会议方案也相当于备忘录、提示清单，一个全面细致的方案就构成了能够按照会议进程随时完善的基础。而会议总负责人则是驾驭会议的总舵手，所有信息都在此集中、公布，因而他把握的信息是否全面、是否及时有效地督促到位决定着会议预备是否充分。会议要确保高效、务实，要专门关注以下七个关键要素：会议方案、会议目标与主旨、会议议程、出席人员与发言人、任务分配与职责安排、会议材料、信息反馈。会议材料1.装订后的会议材料需从头至尾翻阅一遍，重点核查内容有无重大差错、内容分类或逻辑结构是否合理、是否是最新材料、是否漏页、顺序是否有误、是否清晰。2.针对各类论坛、各类研讨会的发言材料需重点关注：标题（即议题）是否围绕会议主线、条理是否清晰、重点是否突出、观点是否有新意、与会议目的是否吻合、是否与其他演讲者有过多重复。专门提防假大空、冗长、脱离会议主题、八股文式的发言材料。针对这些咨询题虚心与演讲人耐心交流、认真反馈。3.会议须知：①会议时刻、地点、会议室（标明具体路线） 。②就餐时刻、地点。③会务组联络方法、订票、医疗。④会议纪律。⑤当地气候、交通及邻近旅行景点介绍。⑥“想客人之所想”，会议须知应将会议期间有关食、宿、行以及与会者可能要咨询的各种咨询题表述全面、准确，应视为会议最重要的材料之一。让与会者一拿到会议须知，就感受到周到、细致、关怀的特色，能得知所想咨询的咨询题答案，宾至如归。⑦最终定稿与复印后的资料一定要有两人以上审看，并从头至尾再细看两遍以上。检查所有段落、文字表述、标示、印刷是否有差错。4.差错举例：①会议材料没有分类整理，材料内容空泛雷同，大话套话过多，没有充分反映会议的主题与实质性需求。②汇总与会者名单时，要注意核对清晰姓名、性不。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想因此地认为确实是女性。③与会者职务出错。例如：正职副职弄错。评述：会议材料如果切中会议主题，有事实、数据和案例分析，有独到见解和新颖的提法，就意味着会议已成功了一半，哪怕是发言人演讲水平差点。有两点切记：A.不管是什么权威人士、专家发言都事先需要反复沟通、督促发言提纲，如此能把握主题，幸免脱离主题，空泛没内容。B.给发言者事先应发出正式的文字邀请函并附上会议发言的需求、听讲对象、主题、注意事项，切忌以为一个电话沟通，对方“没咨询题”就万事大吉。当您专门专业地按上述两条去做的话，对方也会认为你专门认真、专业，才会真正重视发言稿的预备。会议接待1.邀请函在会议召开前 15天全部发出，每天统计反馈人数主动汇报给总负责人。每发一份邀请函都应同时以电话确认。在发出邀请函后，一周内没有收到回执，要电话确认并汇报总负责人，总负责人决定是否增加人员或用其他方式与邀请人员联络。2.对邀请函确认要分多次跟踪（至少三次） 、反复提示：①邀请函发出后赶忙确认是否收到；②会议前十五天最终确定是否决定参加、来程安排；③会议前三天确认航班；④重要嘉宾及发言人在会议前一天再次确认何时到达，告知谁接机，并有专人过咨询其食宿行安排；⑤在会议正式开始前半天，确认要紧嘉宾和发言人座位、住宿房号，专门提醒开会、发言准确时刻，有专人接应、引导。3.把握上菜时刻，专门是在中午安排的就餐时刻正式开始前5分钟，应有2个热菜先上到桌上并盖好（如会议延时则灵活把握，及时通知餐厅更换）。客人到齐即可用餐，幸免所有人到齐后再上菜，用餐等待时刻过长。4.每一次会议开始前，要给宾馆一个详细的接待需求清单与对口联络人清单，需要宾馆配合的会议接待、会议现场治理咨询题以文字化的表格明示，对宾馆作详细讲明，常规性事项也应重复提示，以免宾馆工作人员疏忽、遗忘。5.差错举例：①在通知演讲嘉宾时，交待不清晰或演讲嘉宾没有明白得会议主题、参会对象的需求，不了解其他发言者的情形，演讲者不能准确地按照会议需求把握内容。②事先没有专人批阅发言稿件，演讲内容脱离主题，离题太远，大道理过多，空话套话一大堆，与其他发言者内容重复。③演讲时刻超出约定，主持人未注意操纵和提醒，阻碍其他会议安排（应事先向发言人交待发言时刻或有专人在台下醒目位置处出示发言时刻提示牌）。④与宾馆和谐、沟通渠道不通畅，导致衔接脱节或要求宾馆配合的事项没人做，或未与宾馆方面确认。⑤与接机人员衔接或交待不清晰接待要素（时刻、航班号、人数），导致无人接机或未接到人，或车辆不够座位。评述：对一些会议嘉宾和发言者什么缘故强调三次以上的确认？一是表示主办单位的尊重和诚心；二是在反复联络沟通过程中引起重视，充分预备。因为一样人接到通知后都会“怠慢”或容易因工作忙而忘却。找各种“借口”反复地与重要嘉宾专门是演讲者联系沟通，能够促动其做好符合会议需求的各项预备工作，也可在沟通中听取到专家意见，从而对会议主题、具体内容及时进行适当修正。会议现场1.按与会人数预备座位牌，通常多备 20多个，以备不时之需。2.会议前一天晚上摆放座位牌，开会前一小时再认真检查一遍，认真核对与会者姓名是否有错，发觉遗漏或名字错误赶忙补救。3.会议桌、椅子及会议桌上的水杯、纸、铅笔等用绳子拉成一条直线、一个方向，造成一种整齐划一、壮观严谨的气概。4.会场门口签到处设置会议标志，讲明会议名称、演讲人员姓名、会议议题以及会议的开始和终止时刻。5.投影设备、大屏幕显示、电脑、同声传译设备（指大型国际研讨会）摆放在合适的位置，方便使用但又不阻碍与会者视线，并逐一检查是否备全。6.会场音乐安排：①选择与会议主题和会议议程相适应的会议音乐，提早选择并请总负责人审听。②与酒店音响师沟通，告知放音乐的顺序和曲目，上下午会议开始前以进行曲为主，是会议开始的“铃声”，会议休息间以轻松轻巧音乐为主。合适的音乐能渲染会议气氛，振奋精神。7.电脑和大屏幕显示。开会前一天，对电脑进行预演，注意会场每个角落都要能清晰地看到大屏幕，在开会当天提早一小时再次进行预演。角度和焦距要调整好，以免字太小或偏离视线。8.麦克风。按照会议需求情形进行调查，是否安装固定麦克风、不针式麦克风、无线麦克风等，数量需求是多少，不管使用哪种麦克风，在会议开始前都应该有专人负责检查会场内麦克风是否足够，摆放位置是否合适，以及能否正常使用。9.当会议演讲者或主持人需要同与会者交流、 回答咨询题时，应有两个服务员分开在两边传递麦克风，扫视全场。麦克风放到讲台上的时候要注意声音是否够大。会议开始前也可在发言席上放一个无线麦克，便于演讲者走动式演讲。10.在会议演讲台旁可按照需要预备白板、白板笔、激光笔，并需试用一遍，以确认是否能用。11.灯光：在需要使用视听设备时，用能够调剂亮度的白炽灯较好，如有必要对灯光进行亮度操纵。将所有灯光变化进行预演，如因会议议程需要，还要对在什么时候调整灯光有所预备。13.开会前，会务组提早一小时到会场，对宾馆会务各个环节全面检查一番——场地、主席台、座位牌、音响、音乐、灯光、背板、嘉宾证、文件、资料等，现场使用或“过滤”一遍，看有无漏洞、疏忽。14.差错举例：①在布置会场时，主席台排位顺序错误，重要嘉宾、发言者姓名、职务、性不弄错。没有注意到是否保证所有与会者都能看到大屏幕。②播放powerpoint时，没有及时调整灯光或powerpoint颜色阻碍视角，与会者看不清晰屏幕内容。③会前播放的音乐与会议氛围不和谐，过于嘈杂或音乐碟片损坏。④没有认真检查麦克风，话筒无声。投影机放不出演讲材料。⑤没有预留座位余量（通常 20%），在突然增加与会者时显现被动局面。⑥在打印双面座位牌时，只打印单面，座位牌另一面是空白。评述：电脑、麦克风、投影这三项工具如在会议进行过程中显现障碍，极有可能导致会议瘫痪，有时会议就因此搞砸。会议开始前或休息中配备不同的音乐，能给人以爽心悦耳的感受，并配合会议不同时期的氛围。灯光、音响、座位上纸茶笔的摆放等等都会阻碍到会场成效。会议组织是否够专业、严谨往往在这些细处得到体现。会议主持1.了解整个会议安排、议程。熟悉演讲嘉宾简历与演讲内容，并做简单提炼和概述。2.驾驭会场气氛。对整个会议主题、各发言选题之间衔接关系，可做些简单评述并“串联”起来。显现突发事件时，灵活应对。3.会议总负责人需做好细致的“幕后”策划、设计和组织工作。应备好专门的文字素材提供给主持人参考，并当面讲明会议现场情形和对主持人的专门提醒。4.会议总负责人能够小纸条、便条等形式及时告知与会议主持有关的情形，如每个发言人的主题与立意、主办单位意图、临时显现的变动，以确保主持人专门清晰地随时把握会议现场情形。不要让主持人有模糊唐突感。5.上午主持的时候要把下午的安排讲明一下， 下午要把翌日安排再强调一遍，以提醒与会者再次确认会议安排，准时到会（多一点讲明、看似不经意的提示可从心理上消减会议懒散的情绪，确保会议的严谨整齐） 。评述：会议主持人是会议的“中枢神经系统”，起着承上启下、调剂会场气氛的作用，不是简单的“报幕人”角色，需要对整个会议主题、过程有个总体把握，引导会议的方向，缓解与会者可能的埋怨和误解。会议主持的语言分寸、时刻把握和对发言人的评述都专门有学咨询可讲。小型工作会议1.按照议程，让某些人仅出席部分时刻的会议。2.每份资料的标题处可注明“供参阅”、“供讨论”、“供决策”等字样，使与会者明白要在会上做什么。3.重要领导的发言和复杂论题需要充沛精力讨论的， 放在会议的