校园公文写作课件

漫谈校园公文写作河北大学新闻传播学院金强

2008/04/26漫谈校园公文写作河北大学新闻传播学院金强1简介金强，1980年生，河北河间人。2003年本科毕业于河北大学中文系，同时被保送至上海大学中文系攻读硕士学位，师从著名学者董乃斌教授，2006年毕业返回河北。2006年9月开始在河北大学新闻传播学院任教，现主要从事编辑出版领域教学工作。主要教授课程：编辑应用文写作、中国编辑出版史、出版学概论、图书发行学概论、出版社经营与管理等课程。简介2讲座三部分一熟悉身边人和事二了解公文条与框三参照例文写与练讲座三部分一熟悉身边人3第一部分知己知彼熟悉身边的人、物、机构、地点用心体会（已知），用心发现（未知），找到集体（温暖），表达心声（畅快）促进相容相通，创建和谐校园第一部分知己知彼4熟悉校园熟悉河北大学各部门熟悉校园熟悉河北大学各部门5熟悉校领导A（来源于校园网）熟悉校领导A（来源于校园网）6熟悉校领导

B（来源于校园网）熟悉校领导

B（来源于校园网）7熟悉院领导C参见各学院网站熟悉院领导C参见各学院网站8熟悉各部门（1）党委部门党委办公室组织部统战部宣传部纪检委/监察处/审计处团委工会新闻中心机关党委（以上参见河北大学办公电话号码表）熟悉各部门（1）党委部门党委办公室组织部统战部宣传9熟悉各部门（2）行政部门校长办公室人事处/老干部处教务处科学技术处学位办公室学生处（学生工作部/武装部）财务处国际合作处/国际交流学院国有资产管理处保卫处校园规划处后勤管理处（以上参见河北大学办公电话号码表）熟悉各部门（2）行政部门校长办公室人事处/老干部处教10熟悉各部门（3）直属单位新校区建设办校办产业办公室重点工作办公室新校区管理委员会（以上参见河北大学办公电话号码表）熟悉各部门（3）直属单位新校区建设办校办产业办公室重11熟悉各部门（4）教学单位研究生学院人文学院新闻传播学院经济学院管理学院外国语学院教育学院政法学院艺术学院数学与计算机学院物理科学与技术学院化学与环境科学学院药学院生命科学学院电子信息工程学院机械与建筑工程学院质量技术监督学院工商学院医学部人民武装学院工艺美术学院影视艺术学院成人教育学院公共外语教研部体育教研部马列教研部宋史研究中心计算中心网络中心学报中试基地博物馆高教学会图书馆（以上参见河北大学办公电话号码表）熟悉各部门（4）教学单位研究生学院（以上参见河北大学办公12熟悉各部门（5）赫达实业有限公司（后勤集团）领导办公室人力资源部财务部企业管理部市场发展部饮食服务中心学生公寓管理服务中心水电保障中心物业管理有限公司和热力服务公司卫生绿化服务公司和劳动服务公司易百商贸服务中心建筑安装公司校医院幼儿园科教园区服务中心（以上参见河北大学办公电话号码表）熟悉各部门（5）赫达实业有限公司（后勤集团）领导（以上参见13熟悉各部门（6）其他部门附属医院校办产业（出版社人工环境公司物理通报）其他（留学生公寓居委会）（以上参见河北大学办公电话号码表）熟悉各部门（6）其他部门附属医院（以上参见河北大学办公电话14熟悉学生社团（来源于校园网）熟悉学生社团（来源于校园网）15校园公文写作课件16校园公文写作课件17意识+责任+技巧意识+责任+技巧18第二部分公文写作注意事项第二部分公文写作注意事项19

公文写作与处理的意义

人们对它的认识（伟人说）

人们对它的认识（行家说）

人们对它的认识（老外说）

美国学者约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个方向》一书中说，“在工业社会向信息社会过渡中有五件最重要的事应该记住，而其中的一件就是在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都需要具备最基本的读写技能，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力”。

毛泽东历数《党八股》罪状：“空话连篇，言之无物；装腔作势，借以吓人；无的放矢，不看对象；语言无味，像个瘪三；甲乙丙丁，开中药铺；不负责任，到处害人；流毒全党，妨害革命；传播出去，祸国殃民”。“一字入公文，九牛拔不出”；“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸”。公文写作与处理的意义人们对它的认识（20公文写作的重要性关系到公务处理的成效体现个人办事能力公文写作的重要性关系到公务处理的成效21处理私事与处理公务之比较

(一)程序私事决策过程个人思考对外咨询使用方法商谈难易簡便处理私事与处理公务之比较

(一)程序私事决策过程个人思考使用22处理私事与处理公务之比较

(一)程序公务决策过程签办程序上司核定使用方法文字表达语言陈述难易复杂处理私事与处理公务之比较

(一)程序公务决策过程签办程序使用23处理私事与处理公务之比较

(二)考量因素私事自己或家人的需要公务司上的要求机关的立场民的众要求处理私事与处理公务之比较

(二)考量因素私事自己或家人的需24举例——以购买沙发为例个人考量个人经济能力客厅大小格局个人喜好到家具店参观比价选定付定金送货查验后付余款（过程仅须口语商谈）举例——以购买沙发为例个考个人经济能力到家具店选定送货25举例——以购买沙发为例机关考量预算金额放置场所公务需要签办采购审定或决标送货（过程均须文字记载）比价或招标验收付款举例——以购买沙发为例机考预算金额签办审定送货（过程均须文字26文章“四分法”

理论文体文学文体新闻文体应用文体四分法文章“四分法”四分法27文章“三分法”文章文学类

诗歌散文小说戏剧文学

影视文学与网络文学等

实用类应用文体（行政公文、事务文书、法规文书等）新闻文体（消息、通讯等）理论文体（评论、学术论文等）杂文类传记文学报告文学杂文科学小品游记文章“三分法”文诗歌散文小说戏剧文学影视文学与网络文学等28公文写作与处理的依据

依据国家行政机关公文处理办法中国共产党机关公文处理条例上级主管机关公文处理办法当地党政机关公文处理办法本机关办公室公文写作与处理的依据依据国家行政机关29公文写作与处理的原则准确性

时效性

规范性

安全性

精简性

质量

时间

程序

保密

文风

公文写作与处理的原则准确性时效性30被动写作对象明确集思广益决策之作急迫之作遵从性强针对性强群体性强

政策性强

讲究格式

时效性强规范性强公文写作的特点被动写作对象明确集思广益决策之作急迫之作遵从性强针对性强群体31公文写作的基本要求在内容上符合政策规定在业务上符合客观规律在表述上符合语法逻辑在起草上符合时限要求在程式上符合行文规范公文写作的基本要求在内容上符合政策规定在业务上32校园公文写作课件33法定公文党的机关公文14种行政机关公文13种决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要法定公文党的机关公文14种行政机关公文13种决议、决定、指示34

35校园公文写作课件36几个需要注意的问题关于引文

引用公文先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日。关于结构层次序数

第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。关于简称

使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。关于数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。几个需要注意的问题关于引文37关于用纸（1）自2001年1月1日起统一使用A4型纸（210毫米×297毫米）。四边都有留空处：天头（37毫米±1毫米）、地脚、订口（28毫米±1毫米）和翻口。除此之外为版心（156毫米×225毫米）。（2）排版规格和要求：3号仿宋体字，一页22行，每行28字。（3）装订要求：左侧装订。关于用纸38公文基本格式公文页边与版心

用纸：A4210mm×297mm天头（上白边）：37±1mm订口（左白边）：28±1mm版心：

156mm×225mm(不含页码)公文基本格式公文页边与版心用纸：A439各省、自治区、直辖市人民政府国务院国务院各部委、各直属机构各部门各部门各市、州、县（自治县）人民政府…………一级二级三级……①⑦②③④⑤？越级？越级？越权？越权21⑥各省、自治区、直辖市人民政府国务院国务院各部委、各直属机构各40（一）事务性用语称谓用语：第一人称：我、本、我们；第二人称：贵、你、你们；第三人称：该经办用语：后经、均经、未经、业已、已经、业经、兹经。引述用语：收悉、悉、接、前接。期请用语：请、请批示、请指示、请回复、请核示、希、希望、望、希予。表态用语：同意、不同意、照办、可行、不可行、必须、禁止。征询期复用语：是否、当否、妥否、特此、为盼。专用词语（一）事务性用语专用词语41综述过渡用语：为此、对此。结尾用语：为要、为荷、特此通告（通报、函复、函达）。其他用语：定于、定期、即可、届时、如期、审批、事宜、务须、切勿、以资、兹有等。（二）常用介词表目的：为、为了表原因：由于、因、因为表方式：在、通过、随着、遵照表对象、范围：对、对于、将、除了表根据、方式：根据、依照、遵照、通过。

综述过渡用语：为此、对此。42

用语名称作用常用特定用语1开端用语主要用于文章开头，表示发语、引据为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。2称谓用语用于表示人称或对单位的称谓第一人称：我、我单位、本人、本公司、我们、敝单位。第二人称：你、你局、贵公司、贵方。第三人称：他、该公司、该项目。3递送用语用于表示文、物递送方向上行：报、呈。平行：送。下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达。4引叙用语用于复文引据悉、接、顷接、据、收悉。5拟办用语用于审批、拟办拟办、责成、交办、试办、办理、执行。6经办用语用于表明进程经、业经、已经、兹经。公文常用特定用语简表1用语名称作用常用特定用语1开端用语主要用于文章开头43

用语名称作用常用特定用语7过渡用语用于承上启下鉴于、为此、对此、为使、对于、关于、如下。8期请用语用于表示期望请求上行：请、恳请、拟请、特请、报请。平行：请、拟请、特请、务请、如蒙、即请、切盼。下行：希、望、尚望、切望、请、希予、勿误。9结尾用语用于结尾表示收束上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告；以上报告，请批转；以上报告，请审核。平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；特此证明；尚望函复。下行：为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；此复；为……而努力；……现予公布。10谦敬用语用于表示谦敬承蒙惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承蒙。11批转用语用于上级对下级来文的批转处理批转、转发。12征询用语用于征请、询问对有关事项的意见、态度当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、如果可行等。公文常用特定用语简表2用语名称作用常用特定用语7过渡用语用于承上启下鉴于44

注意语气不掺杂个人情感依法按章办事理性的组织结构感情丰富情绪多变喜怒哀乐机关私人注意语气不掺杂依法按理性45

注意用词例：形容相貌普通美丑平凡不上相不討人喜歡难看丑八怪美若天仙很漂亮蛮順眼不难看还可以很善良有气质挺耐看很爱国很抱歉恐龙妹很靓注意用词普46

公文办理签收登记审核拟办批办催办办复归档承办

收文处理程序公文办理签收登记审47

公文办理交拟

草拟审核签发复核用印登记分发校对

发文处理程序缮印办复归档公文办理交拟草拟审48公文的行文规范按照一定的规则或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范行文关系行文方向与方式行文规则组织系统领导关系职权范围下行文平行文上行文公文的行文规范按照一定的规则或准则来维护机关之49行文关系同一系统的机关业务上指导与被指导领导与被领导平行关系2.3.公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件受授关系。非同一系统的机关4.不相隶属关系上级机关下级机关同级机关同级机关此机关彼机关下级业务主管机关上级业务主管机关1.行文关系同一系统的机关业务上指导与被指导领导与50行文方向与方式下行文：上级领导机关或者业务主管部门对所属下级机关行文。河北省人民政府河北省教育厅XX市教育局行文方式保定市教育局XX市教育局行文方向与方式下行文：上级领导机关或者业务主管部门对所属51行文方向与方式（2）行文方式2.上行文：是下级机关向所属上级领导机关行文。河北省人民政府河北省教育厅保定市教育局行文方向与方式（2）行文方式2.上行文：是下级机关向所属521.2.3.无领导与指导关系的机关、部门、单位之间行文方向与方式（2）行文方式3.平行文：是同级机关或者不相隶属机关以及没有领导与指导关系的机关之间行文。同级机关同级机关不相隶属机关不相隶属机关1.2.3.无领导与指导关系的机关、部门、单位之间行文方53公文处理的特点公文处理的特点54第三部分例文部分第三部分例文部分55校园公文写作课件56发布行政法规的通知ΧΧΧΧ关于发布《ΧΧΧΧ》的通知Χ发【200Χ】ΧΧ号ΧΧΧΧ:

为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ，现将《ΧΧΧΧ》发给你们，望认真贯彻执行。附：ΧΧΧΧ共ΧΧ页

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日发布行政法规的通知57转发上级来文的通知ΧΧΧΧ关于转发《ΧΧΧΧ》的通知Χ发【200Χ】ΧΧ号ΧΧΧΧ:

现将ΧΧΧΧ年Χ月Χ日ΧΧ号《ΧΧΧΧ》发给你们。《ΧΧΧΧ》ΧΧΧΧ（来文的作用和意义）或贯彻执行过程中，务必做到：

一、ΧΧΧΧΧΧΧΧ

二、ΧΧΧΧΧΧΧΧ………………ΧΧΧΧ（结束语）附：《ΧΧΧΧ》发文机关（公章）

Χ年Χ月Χ日转发上级来文的通知58布置工作的通知关于ΧΧΧΧ的通知Χ发【200Χ】ΧΧ号ΧΧΧΧ:

为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ，ΧΧ决定ΧΧΧΧ，现将有关事项通知如下：一、ΧΧΧΧΧΧΧΧ

二、ΧΧΧΧΧΧΧΧ………………

以上各项，望认真贯彻执行，执行情况应及时向ΧΧ报告。

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日布置工作的通知59告知事项的通知ΧΧΧΧ关于ΧΧΧΧ的通知Χ发【200Χ】ΧΧ号ΧΧΧΧ:

为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ，决定ΧΧΧΧ，现将有关事项通知如下：一、ΧΧΧΧΧΧΧΧ

二、ΧΧΧΧΧΧΧΧ………………

特此通知

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日告知事项的通知60大会会议通知ΧΧΧΧ关于召开ΧΧ大会的通知Χ字【200Χ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:

为了ΧΧΧΧ，为了ΧΧΧΧ，决定召开ΧΧ大会，现将有关事项通知如下：一、ΧΧΧΧ（议题，议程）

二、ΧΧΧΧ（时间，会期）

三、ΧΧΧΧ（报道的时间、地点）

四、ΧΧΧΧ（参加会议的人员）

五、ΧΧΧΧ（与会人员应做的准备）

六、ΧΧΧΧ（交通）

七、ΧΧΧΧ（住宿，收费事项）

特此通知

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日大会会议通知61常规会议通知ΧΧΧΧ关于召开ΧΧ会议的通知Χ字【200Χ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:为了ΧΧΧΧ，决定于ΧΧΧΧ年Χ月Χ日召开ΧΧ会议，

希望ΧΧΧΧ（人员）按时出席。

特此通知

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日常规会议通知62表扬性通报ΧΧΧΧ关于表彰ΧΧΧΧ的通报Χ字【200Χ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ【叙案：时间、地点、人物、事件、原因、结果

（即成绩、成就，影响）是重点）ΧΧΧΧ（决定事项）一、ΧΧΧΧΧΧΧΧ

二、ΧΧΧΧΧΧΧΧ………………ΧΧΧΧ（号召或希望）

附：ΧΧΧΧ

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日表扬性通报63批评性通报ΧΧΧΧ关于ΧΧΧΧ的通报Χ字【200Χ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:ΧΧΧΧ（叙案，6要素）

ΧΧΧΧ（性质）

ΧΧΧΧ（造成损失或后果）

ΧΧΧΧ（叙由并引出决定事项）一、ΧΧΧΧΧΧΧΧ

二、ΧΧΧΧΧΧΧΧ………………ΧΧΧΧ（防止类似事件发生的措施）ΧΧΧΧ（号召或希望）

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日批评性通报64情况通报ΧΧΧΧ关于ΧΧΧΧ的通报Χ字【200Χ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:

为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ，决定ΧΧΧΧ。现将有关情况

通报如下：

一、ΧΧΧΧΧΧΧΧ（总目的、总任务、总要求、总做法、总成果）

二、ΧΧΧΧΧΧΧΧ（成功的做法，效果于经验）

三、ΧΧΧΧΧΧΧΧ（存在的问题与薄弱环节）

四、ΧΧΧΧΧΧΧΧ（今后的打算与安排）ΧΧΧΧ（号召或希望）

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日情况通报65请示一ΧΧΧΧ关于ΧΧΧΧ的请示Χ字【200Χ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:

鉴于ΧΧΧΧ，为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ。

拟ΧΧΧΧ（提出请示的事项）

是否妥当，请审查批复附：ΧΧ件共ΧΧ项

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日请示一66请示二ΧΧΧΧ关于ΧΧΧΧ的请示Χ字【200Χ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ，拟ΧΧΧΧ，我Χ的意见是：一、ΧΧΧΧΧΧΧΧ

二、ΧΧΧΧΧΧΧΧ………………

以上意见是否妥当，请予批示

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日请示二67写请示注意事项必须一文一事不能一文数事必须事先请示,不能先斩后奏标题不要写成请示报告语气平气恳切材料真实理由充分、要求明确向主管部门请示，不能越级请示

请示写请示注意事项必须一文一事不能一文数事必须事先请示,不能先斩68报告ΧΧΧΧ关于ΧΧ的报告Χ字【200Χ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ，我们在ΧΧ期间，

进行了ΧΧ工作（总情况，总做法，总步骤，总成果），

现将有关情况报告如下：一.ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ（工作的条件，经过和成效、实绩）（可分条）

二.ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ（做法和体会）

（一）ΧΧΧΧΧΧΧΧ

（二）ΧΧΧΧΧΧΧΧ………………ΧΧΧΧ（存在的问题）ΧΧΧΧ（今后的打算）

以上报告，请审查（或如无不当，请批转）

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日报告69请示与报告的区别区别点请示报告性质呈批性陈述性目的请求指示和批准汇报工作、反映情况时间只能事前事前、事中、事后均可内容只能一文一事可多事报、一事报处理必须答复阅存，可不答复结尾妥否，请批示特此报告，请审阅

报告报告的特点行文的单向性表达的陈述性请示与报告的区别区别点请示报告性质呈批性陈述性目的请70批复ΧΧ关于ΧΧΧΧ的批复Χ字【200Χ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:你Χ《关于ΧΧΧΧ的请示》（Χ字【200Χ】ΧΧ号）收悉。经研究，现批复如下：一、ΧΧΧΧΧΧΧΧ二、ΧΧΧΧΧΧΧΧ………………（批复事项）

特此批复（或此复）

附件：ΧΧ件共ΧΧ页

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日批复71会议纪要ΧΧ会议纪要Χ字【200Χ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ年Χ月Χ日，由ΧΧ主持，在ΧΧ召开了Χ会议。

参加会议的有ΧΧ。大会由Χ月Χ日——Χ月Χ日，大会

期间听取了ΧΧΧΧ，讨论了ΧΧΧΧ。

大会认为：ΧΧΧΧ（当前和今后的任务，打算）

大会指出：ΧΧΧΧ（完成任务的要求、做法、政策、规

定事项）

大会号召：（或希望）ΧΧΧΧ。

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日会议纪要72提高公文写作与公文处理水平的途径探索规律

多想

多看

多写

善于思考

善于借鉴

善于总结

提高公文写作与公文处理水平的途径探索规律多73序号专业技能名称具体解释1

秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。2

用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。3

是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。4

在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工。5

按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。打字速记写作编辑归档行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）序号专业技能名称具体解释1

秘书必须掌握的最基本的技能，是使74行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）序号专业技能名称具体解释6

运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说明问题。

7

处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求秘书掌握此项技能。8

主要指使用电话、电传和传真设备。

9

使用办公领域最先进、最重要的设备的能力，主要用于处理信息。

统计复制使用电信设备操作电脑行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）序号专业技能名称具体解75行政文秘人员的主要工作辅助决策工作信息工作文书工作会务工作文书立卷和档案管理工作查办工作行政事务工作上司交办的其他工作行政文秘人员的主要工作辅助决策工作76行政文秘人员的主要工作（表一）工作具体内容辅助决策决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中，秘书要发挥辅助作用。信息工作秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。文书工作文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。会务工作凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成为会务机构的组织者。公关工作这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。行政文秘人员的主要工作（表一）工作具体内容辅77工作具体内容档案工作

单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。查办工作单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。

行政事务工作包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。上司交办的其他工作这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。行政文秘人员的主要工作（表二）工作具体内容单位的重要文书，处理完毕后都要立78小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）序号检测内容良一般差1良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。

2良好的口头表达能力，如得体地应对电话。

3善于与人沟通。

4随机应变能力强。

5能严守秘密谨慎处理保密文件。

6能准确理解上司的意图。

7能沉着处理紧急事件。

小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）序号检测内容良一般差1良79小测试：你适合做文秘吗？（表二）序号检测内容良一般差8能代表上司出席大会并讲话，准确恰当地表达上司的意见。

9

10上司外出时能主动主持办公室工作。

11良好的职业道德和强烈的进取心。

12精力充沛。

13良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）

14良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速。

及时将机构内外部信息传递给上司。

小测试：你适合做文秘吗？（表二）序号检测内容良一般差8能代表80小测试：你适合做文秘吗？（表三）序号检测内容良一般差15有组织观念和团队精神。

16与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。

17能参与机构具体项目的开展。

18积极主动而非被动工作。

19懂办公室内财务管理。

20知错能及时纠正。

21知道何时征求上司的意见和给上司建议。

小测试：你适合做文秘吗？（表三）序号检测内容良一般差15有组81小测试：你适合做文秘吗？（表四）序号检测内容良一般差22能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）

23有一定的数学头脑。

24会多种语言并且能适应多国文化环境。

25求知欲强。

26掌握先进计算机软件应用。

27能代替上司处理日常事务。

28独立工作能力强。

小测试：你适合做文秘吗？（表四）序号检测内容良一般差22能以82行政文秘年轻貌美身体好能干会说不贪功行政文秘年轻貌美身体好能干会说不贪功83結語格式正确条理分明要言不繁用词精准16字箴言結語格式正确16字箴言84演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！85漫谈校园公文写作河北大学新闻传播学院金强

2008/04/26漫谈校园公文写作河北大学新闻传播学院金强86简介金强，1980年生，河北河间人。2003年本科毕业于河北大学中文系，同时被保送至上海大学中文系攻读硕士学位，师从著名学者董乃斌教授，2006年毕业返回河北。2006年9月开始在河北大学新闻传播学院任教，现主要从事编辑出版领域教学工作。主要教授课程：编辑应用文写作、中国编辑出版史、出版学概论、图书发行学概论、出版社经营与管理等课程。简介87讲座三部分一熟悉身边人和事二了解公文条与框三参照例文写与练讲座三部分一熟悉身边人88第一部分知己知彼熟悉身边的人、物、机构、地点用心体会（已知），用心发现（未知），找到集体（温暖），表达心声（畅快）促进相容相通，创建和谐校园第一部分知己知彼89熟悉校园熟悉河北大学各部门熟悉校园熟悉河北大学各部门90熟悉校领导A（来源于校园网）熟悉校领导A（来源于校园网）91熟悉校领导

B（来源于校园网）熟悉校领导

B（来源于校园网）92熟悉院领导C参见各学院网站熟悉院领导C参见各学院网站93熟悉各部门（1）党委部门党委办公室组织部统战部宣传部纪检委/监察处/审计处团委工会新闻中心机关党委（以上参见河北大学办公电话号码表）熟悉各部门（1）党委部门党委办公室组织部统战部宣传94熟悉各部门（2）行政部门校长办公室人事处/老干部处教务处科学技术处学位办公室学生处（学生工作部/武装部）财务处国际合作处/国际交流学院国有资产管理处保卫处校园规划处后勤管理处（以上参见河北大学办公电话号码表）熟悉各部门（2）行政部门校长办公室人事处/老干部处教95熟悉各部门（3）直属单位新校区建设办校办产业办公室重点工作办公室新校区管理委员会（以上参见河北大学办公电话号码表）熟悉各部门（3）直属单位新校区建设办校办产业办公室重96熟悉各部门（4）教学单位研究生学院人文学院新闻传播学院经济学院管理学院外国语学院教育学院政法学院艺术学院数学与计算机学院物理科学与技术学院化学与环境科学学院药学院生命科学学院电子信息工程学院机械与建筑工程学院质量技术监督学院工商学院医学部人民武装学院工艺美术学院影视艺术学院成人教育学院公共外语教研部体育教研部马列教研部宋史研究中心计算中心网络中心学报中试基地博物馆高教学会图书馆（以上参见河北大学办公电话号码表）熟悉各部门（4）教学单位研究生学院（以上参见河北大学办公97熟悉各部门（5）赫达实业有限公司（后勤集团）领导办公室人力资源部财务部企业管理部市场发展部饮食服务中心学生公寓管理服务中心水电保障中心物业管理有限公司和热力服务公司卫生绿化服务公司和劳动服务公司易百商贸服务中心建筑安装公司校医院幼儿园科教园区服务中心（以上参见河北大学办公电话号码表）熟悉各部门（5）赫达实业有限公司（后勤集团）领导（以上参见98熟悉各部门（6）其他部门附属医院校办产业（出版社人工环境公司物理通报）其他（留学生公寓居委会）（以上参见河北大学办公电话号码表）熟悉各部门（6）其他部门附属医院（以上参见河北大学办公电话99熟悉学生社团（来源于校园网）熟悉学生社团（来源于校园网）100校园公文写作课件101校园公文写作课件102意识+责任+技巧意识+责任+技巧103第二部分公文写作注意事项第二部分公文写作注意事项104

公文写作与处理的意义

人们对它的认识（伟人说）

人们对它的认识（行家说）

人们对它的认识（老外说）

美国学者约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个方向》一书中说，“在工业社会向信息社会过渡中有五件最重要的事应该记住，而其中的一件就是在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都需要具备最基本的读写技能，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力”。

毛泽东历数《党八股》罪状：“空话连篇，言之无物；装腔作势，借以吓人；无的放矢，不看对象；语言无味，像个瘪三；甲乙丙丁，开中药铺；不负责任，到处害人；流毒全党，妨害革命；传播出去，祸国殃民”。“一字入公文，九牛拔不出”；“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸”。公文写作与处理的意义人们对它的认识（105公文写作的重要性关系到公务处理的成效体现个人办事能力公文写作的重要性关系到公务处理的成效106处理私事与处理公务之比较

(一)程序私事决策过程个人思考对外咨询使用方法商谈难易簡便处理私事与处理公务之比较

(一)程序私事决策过程个人思考使用107处理私事与处理公务之比较

(一)程序公务决策过程签办程序上司核定使用方法文字表达语言陈述难易复杂处理私事与处理公务之比较

(一)程序公务决策过程签办程序使用108处理私事与处理公务之比较

(二)考量因素私事自己或家人的需要公务司上的要求机关的立场民的众要求处理私事与处理公务之比较

(二)考量因素私事自己或家人的需109举例——以购买沙发为例个人考量个人经济能力客厅大小格局个人喜好到家具店参观比价选定付定金送货查验后付余款（过程仅须口语商谈）举例——以购买沙发为例个考个人经济能力到家具店选定送货110举例——以购买沙发为例机关考量预算金额放置场所公务需要签办采购审定或决标送货（过程均须文字记载）比价或招标验收付款举例——以购买沙发为例机考预算金额签办审定送货（过程均须文字111文章“四分法”

理论文体文学文体新闻文体应用文体四分法文章“四分法”四分法112文章“三分法”文章文学类

诗歌散文小说戏剧文学

影视文学与网络文学等

实用类应用文体（行政公文、事务文书、法规文书等）新闻文体（消息、通讯等）理论文体（评论、学术论文等）杂文类传记文学报告文学杂文科学小品游记文章“三分法”文诗歌散文小说戏剧文学影视文学与网络文学等113公文写作与处理的依据

依据国家行政机关公文处理办法中国共产党机关公文处理条例上级主管机关公文处理办法当地党政机关公文处理办法本机关办公室公文写作与处理的依据依据国家行政机关114公文写作与处理的原则准确性

时效性

规范性

安全性

精简性

质量

时间

程序

保密

文风

公文写作与处理的原则准确性时效性115被动写作对象明确集思广益决策之作急迫之作遵从性强针对性强群体性强

政策性强

讲究格式

时效性强规范性强公文写作的特点被动写作对象明确集思广益决策之作急迫之作遵从性强针对性强群体116公文写作的基本要求在内容上符合政策规定在业务上符合客观规律在表述上符合语法逻辑在起草上符合时限要求在程式上符合行文规范公文写作的基本要求在内容上符合政策规定在业务上117校园公文写作课件118法定公文党的机关公文14种行政机关公文13种决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要法定公文党的机关公文14种行政机关公文13种决议、决定、指示119

120校园公文写作课件121几个需要注意的问题关于引文

引用公文先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日。关于结构层次序数

第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。关于简称

使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。关于数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。几个需要注意的问题关于引文122关于用纸（1）自2001年1月1日起统一使用A4型纸（210毫米×297毫米）。四边都有留空处：天头（37毫米±1毫米）、地脚、订口（28毫米±1毫米）和翻口。除此之外为版心（156毫米×225毫米）。（2）排版规格和要求：3号仿宋体字，一页22行，每行28字。（3）装订要求：左侧装订。关于用纸123公文基本格式公文页边与版心

用纸：A4210mm×297mm天头（上白边）：37±1mm订口（左白边）：28±1mm版心：

156mm×225mm(不含页码)公文基本格式公文页边与版心用纸：A4124各省、自治区、直辖市人民政府国务院国务院各部委、各直属机构各部门各部门各市、州、县（自治县）人民政府…………一级二级三级……①⑦②③④⑤？越级？越级？越权？越权21⑥各省、自治区、直辖市人民政府国务院国务院各部委、各直属机构各125（一）事务性用语称谓用语：第一人称：我、本、我们；第二人称：贵、你、你们；第三人称：该经办用语：后经、均经、未经、业已、已经、业经、兹经。引述用语：收悉、悉、接、前接。期请用语：请、请批示、请指示、请回复、请核示、希、希望、望、希予。表态用语：同意、不同意、照办、可行、不可行、必须、禁止。征询期复用语：是否、当否、妥否、特此、为盼。专用词语（一）事务性用语专用词语126综述过渡用语：为此、对此。结尾用语：为要、为荷、特此通告（通报、函复、函达）。其他用语：定于、定期、即可、届时、如期、审批、事宜、务须、切勿、以资、兹有等。（二）常用介词表目的：为、为了表原因：由于、因、因为表方式：在、通过、随着、遵照表对象、范围：对、对于、将、除了表根据、方式：根据、依照、遵照、通过。

综述过渡用语：为此、对此。127

用语名称作用常用特定用语1开端用语主要用于文章开头，表示发语、引据为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。2称谓用语用于表示人称或对单位的称谓第一人称：我、我单位、本人、本公司、我们、敝单位。第二人称：你、你局、贵公司、贵方。第三人称：他、该公司、该项目。3递送用语用于表示文、物递送方向上行：报、呈。平行：送。下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达。4引叙用语用于复文引据悉、接、顷接、据、收悉。5拟办用语用于审批、拟办拟办、责成、交办、试办、办理、执行。6经办用语用于表明进程经、业经、已经、兹经。公文常用特定用语简表1用语名称作用常用特定用语1开端用语主要用于文章开头128

用语名称作用常用特定用语7过渡用语用于承上启下鉴于、为此、对此、为使、对于、关于、如下。8期请用语用于表示期望请求上行：请、恳请、拟请、特请、报请。平行：请、拟请、特请、务请、如蒙、即请、切盼。下行：希、望、尚望、切望、请、希予、勿误。9结尾用语用于结尾表示收束上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告；以上报告，请批转；以上报告，请审核。平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；特此证明；尚望函复。下行：为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；此复；为……而努力；……现予公布。10谦敬用语用于表示谦敬承蒙惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承蒙。11批转用语用于上级对下级来文的批转处理批转、转发。12征询用语用于征请、询问对有关事项的意见、态度当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、如果可行等。公文常用特定用语简表2用语名称作用常用特定用语7过渡用语用于承上启下鉴于129

注意语气不掺杂个人情感依法按章办事理性的组织结构感情丰富情绪多变喜怒哀乐机关私人注意语气不掺杂依法按理性130

注意用词例：形容相貌普通美丑平凡不上相不討人喜歡难看丑八怪美若天仙很漂亮蛮順眼不难看还可以很善良有气质挺耐看很爱国很抱歉恐龙妹很靓注意用词普131

公文办理签收登记审核拟办批办催办办复归档承办

收文处理程序公文办理签收登记审132

公文办理交拟

草拟审核签发复核用印登记分发校对

发文处理程序缮印办复归档公文办理交拟草拟审133公文的行文规范按照一定的规则或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范行文关系行文方向与方式行文规则组织系统领导关系职权范围下行文平行文上行文公文的行文规范按照一定的规则或准则来维护机关之134行文关系同一系统的机关业务上指导与被指导领导与被领导平行关系2.3.公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件受授关系。非同一系统的机关4.不相隶属关系上级机关下级机关同级机关同级机关此机关彼机关下级业务主管机关上级业务主管机关1.行文关系同一系统的机关业务上指导与被指导领导与135行文方向与方式下行文：上级领导机关或者业务主管部门对所属下级机关行文。河北省人民政府河北省教育厅XX市教育局行文方式保定市教育局XX市教育局行文方向与方式下行文：上级领导机关或者业务主管部门对所属136行文方向与方式（2）行文方式2.上行文：是下级机关向所属上级领导机关行文。河北省人民政府河北省教育厅保定市教育局行文方向与方式（2）行文方式2.上行文：是下级机关向所属1371.2.3.无领导与指导关系的机关、部门、单位之间行文方向与方式（2）行文方式3.平行文：是同级机关或者不相隶属机关以及没有领导与指导关系的机关之间行文。同级机关同级机关不相隶属机关不相隶属机关1.2.3.无领导与指导关系的机关、部门、单位之间行文方138公文处理的特点公文处理的特点139第三部分例文部分第三部分例文部分140校园公文写作课件141发布行政法规的通知ΧΧΧΧ关于发布《ΧΧΧΧ》的通知Χ发【200Χ】ΧΧ号ΧΧΧΧ:

为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ，现将《ΧΧΧΧ》发给你们，望认真贯彻执行。附：ΧΧΧΧ共ΧΧ页

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日发布行政法规的通知142转发上级来文的通知ΧΧΧΧ关于转发《ΧΧΧΧ》的通知Χ发【200Χ】ΧΧ号ΧΧΧΧ:

现将ΧΧΧΧ年Χ月Χ日ΧΧ号《ΧΧΧΧ》发给你们。《ΧΧΧΧ》ΧΧΧΧ（来文的作用和意义）或贯彻执行过程中，务必做到：

一、ΧΧΧΧΧΧΧΧ

二、ΧΧΧΧΧΧΧΧ………………ΧΧΧΧ（结束语）附：《ΧΧΧΧ》发文机关（公章）

Χ年Χ月Χ日转发上级来文的通知143布置工作的通知关于ΧΧΧΧ的通知Χ发【200Χ】ΧΧ号ΧΧΧΧ:

为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ，ΧΧ决定ΧΧΧΧ，现将有关事项通知如下：一、ΧΧΧΧΧΧΧΧ

二、ΧΧΧΧΧΧΧΧ………………

以上各项，望认真贯彻执行，执行情况应及时向ΧΧ报告。

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日布置工作的通知144告知事项的通知ΧΧΧΧ关于ΧΧΧΧ的通知Χ发【200Χ】ΧΧ号ΧΧΧΧ:

为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ，决定ΧΧΧΧ，现将有关事项通知如下：一、ΧΧΧΧΧΧΧΧ

二、ΧΧΧΧΧΧΧΧ………………

特此通知

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日告知事项的通知145大会会议通知ΧΧΧΧ关于召开ΧΧ大会的通知Χ字【200Χ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:

为了ΧΧΧΧ，为了ΧΧΧΧ，决定召开ΧΧ大会，现将有关事项通知如下：一、ΧΧΧΧ（议题，议程）

二、ΧΧΧΧ（时间，会期）

三、ΧΧΧΧ（报道的时间、地点）

四、ΧΧΧΧ（参加会议的人员）

五、ΧΧΧΧ（与会人员应做的准备）

六、ΧΧΧΧ（交通）

七、ΧΧΧΧ（住宿，收费事项）

特此通知

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日大会会议通知146常规会议通知ΧΧΧΧ关于召开ΧΧ会议的通知Χ字【200Χ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:为了ΧΧΧΧ，决定于ΧΧΧΧ年Χ月Χ日召开ΧΧ会议，

希望ΧΧΧΧ（人员）按时出席。

特此通知

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日常规会议通知147表扬性通报ΧΧΧΧ关于表彰ΧΧΧΧ的通报Χ字【200Χ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ【叙案：时间、地点、人物、事件、原因、结果

（即成绩、成就，影响）是重点）ΧΧΧΧ（决定事项）一、ΧΧΧΧΧΧΧΧ

二、ΧΧΧΧΧΧΧΧ………………ΧΧΧΧ（号召或希望）

附：ΧΧΧΧ

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日表扬性通报148批评性通报ΧΧΧΧ关于ΧΧΧΧ的通报Χ字【200Χ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:ΧΧΧΧ（叙案，6要素）

ΧΧΧΧ（性质）

ΧΧΧΧ（造成损失或后果）

ΧΧΧΧ（叙由并引出决定事项）一、ΧΧΧΧΧΧΧΧ

二、ΧΧΧΧΧΧΧΧ………………ΧΧΧΧ（防止类似事件发生的措施）ΧΧΧΧ（号召或希望）

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日批评性通报149情况通报ΧΧΧΧ关于ΧΧΧΧ的通报Χ字【200Χ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:

为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ，决定ΧΧΧΧ。现将有关情况

通报如下：

一、ΧΧΧΧΧΧΧΧ（总目的、总任务、总要求、总做法、总成果）

二、ΧΧΧΧΧΧΧΧ（成功的做法，效果于经验）

三、ΧΧΧΧΧΧΧΧ（存在的问题与薄弱环节）

四、ΧΧΧΧΧΧΧΧ（今后的打算与安排）ΧΧΧΧ（号召或希望）

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日情况通报150请示一ΧΧΧΧ关于ΧΧΧΧ的请示Χ字【200Χ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:

鉴于ΧΧΧΧ，为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ。

拟ΧΧΧΧ（提出请示的事项）

是否妥当，请审查批复附：ΧΧ件共ΧΧ项

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日请示一151请示二ΧΧΧΧ关于ΧΧΧΧ的请示Χ字【200Χ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ，拟ΧΧΧΧ，我Χ的意见是：一、ΧΧΧΧΧΧΧΧ

二、ΧΧΧΧΧΧΧΧ………………

以上意见是否妥当，请予批示

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日请示二152写请示注意事项必须一文一事不能一文数事必须事先请示,不能先斩后奏标题不要写成请示报告语气平气恳切材料真实理由充分、要求明确向主管部门请示，不能越级请示

请示写请示注意事项必须一文一事不能一文数事必须事先请示,不能先斩153报告ΧΧΧΧ关于ΧΧ的报告Χ字【200Χ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ，我们在ΧΧ期间，

进行了ΧΧ工作（总情况，总做法，总步骤，总成果），

现将有关情况报告如下：一.ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ（工作的条件，经过和成效、实绩）（可分条）

二.ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ（做法和体会）

（一）ΧΧΧΧΧΧΧΧ

（二）ΧΧΧΧΧΧΧΧ………………ΧΧΧΧ（存在的问题）ΧΧΧΧ（今后的打算）

以上报告，请审查（或如无不当，请批转）

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日报告154请示与报告的区别区别点请示报告性质呈批性陈述性目的请求指示和批准汇报工作、反映情况时间只能事前事前、事中、事后均可内容只能一文一事可多事报、一事报处理必须答复阅存，可不答复结尾妥否，请批示特此报告，请审阅

报告报告的特点行文的单向性表达的陈述性请示与报告的区别区别点请示报告性质呈批性陈述性目的请155批复ΧΧ关于ΧΧΧΧ的批复Χ字【200Χ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:你Χ《关于ΧΧΧΧ的请示》（Χ字【200Χ】ΧΧ号）收悉。经研究，现批复如下：一、ΧΧΧΧΧΧΧΧ二、ΧΧΧΧΧΧΧΧ………………（批复事项）

特此批复（或此复）

附件：ΧΧ件共ΧΧ页