公文处理教案(第三讲公文格式)

1、关于公文处理教案(第三讲公文格式)第1页，共19页，2022年，5月20日，10点5分，星期四 作为一种特定体式的文体，公文在国家政治生活、经济建设和社会管理活动中起着十分重要的作用。正因为如此，规范的公文格式不仅有利于体现国家机关的权威性、严肃性，而且也有利于提高工作效率，保证政令畅通。 一、公文格式标准化的意义 1、含义：公文格式简言之就是公文的表现形式，它相对于公文的内容而言，既由公文的内容所决定，又服务于公文的内容需要。 2、公文的介质：纸介质是公文的基本表现形式，行政公文是具有法定效力的公务文书，其作用是管理国家行政事务。 3、公文的内容是核心要素，围绕着公文内容必然产生其他的要素，

2、如：公文要给谁看就产生了公文的主送，抄送，公文的内容何时生效就产生了公文的成文时间和印章等，规定公文由哪些要素组成，这些要素的作用是什么，各要素的排列顺序，所处位置及标识方法是公文格式最终要解释的问题。 4、意义：公文格式的规范化和标准化是公文这一特定文书的形式所必须要求的。格式不规范，不仅影响公文的质量和美观，更重要是会影响公文的效力，甚至由于格式不规范而造成各种谬误。如：字号编排混乱，印章与日期分离，生效时间错误，没有版记，标题与内容不一致等。第2页，共19页，2022年，5月20日，10点5分，星期四 公文格式标准化是体现公文水平和质量一个重要组成部分，如果公文的起草和印制缺乏统一的规定

3、和要求，不仅影响公文的美观，不便于公文的管理，而且导致公文发生差错，造成重大失误，因此公文格式标准化并不是一个单纯的技术问题，通过这项工作可以促进日常管理工作的规范化，减少差错和失误，提高管理水平，保证公文效力的发挥。这是依法行政的需要和公文处理规范有序的需要。 二、公文格式标准化的必要性 1、公文格式标准化是公文的性质所决定的行政公文具有法定效力，这是由其性质所决定的，是区别于其他文字材料的最根本的特征，对公文的法定效力，有以下几点理解： 其一：公文的法定效力是由于公文的制发机关是依照国家法律成立并授予相应行政职权的机关之一就是制发国家机关公文。 其二：公文的法定效力必须在各自的职权范围内发

4、挥，不能失职也不能越权。 其三：公文的法定效力具有强制性。如果没有强制性，法定效力就是一句空话。第3页，共19页，2022年，5月20日，10点5分，星期四 三、公文格式 新办法规定，公文中的要素主要为：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。按照国家质量技术监督局1999年12月27日发布的国家行政机关公文格式，公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm) 以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要

5、素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。下面，对公文各要素和标识作一简单介绍。 （一）眉首部分 主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。 1、公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。第4页，共19页，2022年，5月20日，10点5分，星期四 2、秘密等级和保密期限。秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。新办法规定，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，“秘密”、“机密”、“绝密”公文均

6、应标注保密期限。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。 3、紧急程度。急件公文分为特急、急件两种。其中，电报应当分别标识特提、特急、加急、平急。标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。第5页，共19页，2022年，5月20日，10点5分，星期四 4、发文机关标识。发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成，如“省人民政府文

7、件”等。对一些特定公文可只标识发文机关名称。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。标识位置是上边缘到版心上边缘25mm处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘 80mm处。国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mmX 15m。联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。 5、发文字号。由发文机关代字、年份、序号组成，如政发199982号，政发指发文机关代字， 1999 指年份， 82号指发文序号。整个意思就是省人民政府在1

8、999年所发的第82号文件。标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号括入；序号不编虚位，即不编为001，不加第字。第6页，共19页，2022年，5月20日，10点5分，星期四 6、签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移

9、红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。 （二）主体部分 主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。 1、公文标题。一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成，如省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定、省人民政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知等。公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。第7页，共19页，2022年，5月20日，

10、10点5分，星期四 2、主送机关。指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式；下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部门：”等。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。 3、公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能

11、回行。 4、附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如附件：1、。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识附件，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。第8页，共19页，2022年，5月20日，10点5分，星期四 5、成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写（“零”写为“0”）。成文时间标识时，

12、右边要空4字。 6、发文机关印章。按照甘肃省实施国家行政机关公文处理办法细则（试行），公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外，其他公文一律加盖印章。单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文2mm4mm。，以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧元文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文的印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机

13、关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字标识成文时间。这里需要注意的是，新办法规定，联合上报的公文，由主办机关加盖印章，而旧办法只是规定，联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章。第9页，共19页，2022年，5月20日，10点5分，星期四 7、附注。指需要说明的其他事项。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的“请示”文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 （三）版记部分主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。 1、主题词。是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，

14、位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。一般的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。 2、抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。 3、

15、印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。第10页，共19页，2022年，5月20日，10点5分，星期四 （四）其他 1、格式中的几个用线 （1）在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽，采用红色反线。 （2）版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心

16、 2、用纸。公文用纸一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸为210mm 297mm，纸张定量为60gm2 80gm2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为8590,横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85，PH值为 7.59.5。 3、当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 4、排版规格与印制装订要求 （1）排版规格。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。第11页，共19页，2022年，5月20日，10点5分，星期四 （2）印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm

17、。黑色油墨应达到色谱所标 BI100，红色油墨应达到色谱所标Y80M80。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。 （3）装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm。5、页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页与空白页以后的页不标识页码。第12页，共19页，2022年，5月20日，10点5分，星期四第13页

18、，共19页，2022年，5月20日，10点5分，星期四第14页，共19页，2022年，5月20日，10点5分，星期四第15页，共19页，2022年，5月20日，10点5分，星期四第16页，共19页，2022年，5月20日，10点5分，星期四 四、公文写作应注意的事项 1、公文写作基本要求。公文在写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外，还需要遵循一些特殊的要求：一是讲政治，即要符合国家和党的大致方针、法律、法规以及相关规定。二是求实，即要尊重客观实际，实事求是，讲求实效。三是要做到公文写作主题明确、结构完整、格式规范。四是用语要注意庄重严谨、简明通顺、平实得体。 2、公文写作的程序。一般分为：准备、撰拟、审核修改三个阶段。公文写作前的准备包括：明确行文目的；确定主题；选择文种；调查研究收集材料；选择表达方式。撰拟文稿包括安排结构，首先确定公文的组成，正文的表述次序，安排层