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文档简介
1、目的为更好规范和完善公司各部门对公司行政收发文的管理,特 制定本制度。范围适用于公司内部各部门行政类文件的收发管理。职责3.1行政部:负责公司行政部的文件的起草、保管和公司文件的 保管、管理、归档工作及外来行政单位行政类文件的承办、归档 工作。3.2各部门:负责本部门文件的起草、保管和管理工作。3.3总经理负责及时对各类文件的审批工作。内容4.1文件分类。行政类文件公司内部行政收发文和公司外部行政 单位行政收发文,公司内部行政收发文是指以各部门为单位之间 的收发文,如请示、报告等,由各部门负责起草、收集、整理。 公司外部行政收发文是指公司与外单位之间公文往来,由公司行 政部负责起草、收集整理及
2、归档。4.2文件的保管。各部门文员负责本部门文件的保管。4.3文件的编号公司内部行政类文件收发文,应按规定的编号要求编制,各部门 文件的编号:行政部:JFWX* (文件序号)物流部:JFWW* (文件序号)生产部:JFWS* (文件序号)质检部:JFWZ* (文件序号)计财部:JFWJ* (文件序号)业务部:JFWY* (文件序号)前面字母部分为各部门行文代号,后面为文件序号,文件序号每年1月1日重新从001开始编号。4.4文件的起草、审核、批准和发放、归档。4.4.1文件的起草。各部门文件的起草由所在岗位人员负责起草。公司对外文件,由行政部负责起草。公司各类文件的编写必须按照行政部规定的格式
3、进行编写。4.4.2各部门文件由各部门主管进行审核后发文,然后上报;公 司对外文件由总经理进行审核后发文。4.4.3文件的批准。由公司总经理进行批示后执行或处理。4.4.4对于一些知晓性文件,如通知、规定类的文件,经总经理批准后,由起草部门复印后分发到各部门,文件正本归档保管。对于一些承办性文件,经总经理批示后,交由承办单位承办。承办单位处理完毕后,在文件上写上处理结果,然后交由文件起 草部门存档保管。4.4.5文件的归档。所在部门文员负责本部门文件的归档工作,所有归档文件应该是“正本”,而不能是复印件或传真件等。4.4.6文件的发放。各部门发文,各部门文员应在发文登记表上登记。各部门之间文件的传递发放时,应让接收部门人员在收 文登记表上签字。4.4.7外部单位行政文件。公司对外单位行文,由行政部负责编制,经总经理批准后寄发 至外单位。外单位来文由行政部登记后, 交总经理进行批示,然后由行政 部负责承办及归档。4.4.8各部门文员每年年初负责将上一年
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