项目秘书培训

1、25 Nov 201525 Nov 2015行行政政方方面面培培训训主要内容 项目工作项目工作 团队行政事务团队行政事务 基本礼仪基本礼仪项目工作项目工作工作分类1. 项目合同项目合同2. 资料收集资料收集3. 业主名片收集业主名片收集4. 文件分发、存档文件分发、存档5. PSR6. 分包商分包商7.项目关闭项目关闭项目合同n 至少有1份合同原件需要放在存档文件夹里面。至少有1份合同原件存放在财务。最终盖章合同扫描集中放在服务器，设置密码，方便以后投标使用。n 如果同事需要合同可以只给工作内容部分，尽量不要将合同价格发给同事；n 若项目组成员外的同事需要合同要与项目经理或PD确认方可给出；n

2、 合同价需要保密。 保密！保密！资料、名片收集n 资料收集 项目组成员现场踏勘后带回的项目资料，收集、登记，电子版存入服务器，并发邮件通知相关人员。n 名片收集 项目组成员现场踏勘之后，主动并且及时向踏勘人员收集所有业主的名片，进行扫描和整理。整理好的名片目录，方便邮寄相关宣传资料和节日礼物。n 文件分发、存档n PSRn协助项目经理对分包商进行比选和寻价协助项目经理对分包商进行比选和寻价n经经PM-PD分别签字后，开始分包委托工作。分别签字后，开始分包委托工作。n在分包工作进行中在分包工作进行中,询问项目组成员对分包商的服务满意度及改进要求，与分包商沟询问项目组成员对分包商的服务满意度及改进

3、要求，与分包商沟通，确保项目的正常进行。通，确保项目的正常进行。n收到本阶段设计费后，再付分包费，特殊情况例外。收到本阶段设计费后，再付分包费，特殊情况例外。n通常分包商对自己的员工实行合同价格保密，叮嘱项目组成员到分包商公司尽量避通常分包商对自己的员工实行合同价格保密，叮嘱项目组成员到分包商公司尽量避免提及合同价。免提及合同价。n分包合同乙方分包合同乙方1份原件，本地财务份原件，本地财务1份原件，请款份原件，请款1份原件。其余保存复印件。份原件。其余保存复印件。 分包商n打图公司打图公司月结方式；月结方式；n项目专用文具项目专用文具月结方式；月结方式；n翻译公司翻译公司按项目签合同，本阶段项

4、目完成后付款。按项目签合同，本阶段项目完成后付款。分包商n项目全部款项收全过项目全部款项收全过3个月，可以关闭项目。项目由于其它原因，不可个月，可以关闭项目。项目由于其它原因，不可能再继续做，过半年关闭项目。能再继续做，过半年关闭项目。n项目所有资料封存，封皮注明项目关闭时间。项目所有资料封存，封皮注明项目关闭时间。5年后可以消毁。年后可以消毁。n项目合同、报告、中标通知单独存放，以便今后翻查。项目合同、报告、中标通知单独存放，以便今后翻查。n项目过程提交成果放在项目过程提交成果放在PUDL里面，分阶段存放清楚。里面，分阶段存放清楚。项目关闭团队行政事务团队行政事务团队行政事务1. 定车：滴滴

5、专车，外地自驾需要提供发票。定车：滴滴专车，外地自驾需要提供发票。2. Time Sheet / 考勤：每天早晨看一下没有出差和提前考勤：每天早晨看一下没有出差和提前请假的同事询问情况。请假的同事询问情况。3. 名片名片4. 简历：定期更新，共享简历：定期更新，共享5. 座位安排：根据要求安排座位和新员工座位座位安排：根据要求安排座位和新员工座位6. 培训餐费：根据标准定餐培训餐费：根据标准定餐7. 出差（公司付费）出差（公司付费）-机票、酒店机票、酒店 8. 出差（甲方付费）出差（甲方付费）9. 报销单报销单10. 新员工新员工/辞职员工辞职员工出差（公司付费）-机票、酒店n出差人员所有机票

6、尽量在携程购买，如遇携程的国际机票太贵或出差人员所有机票尽量在携程购买，如遇携程的国际机票太贵或时间紧张无法在携程购买时，需要提前申请。避免使用现金购买时间紧张无法在携程购买时，需要提前申请。避免使用现金购买机票。机票。n如果航班时间相差不多，建议选择低折扣机票。所有人员出差机如果航班时间相差不多，建议选择低折扣机票。所有人员出差机票等级必须是经济仓。定机票时询问酒店情况，尽量找公司月结票等级必须是经济仓。定机票时询问酒店情况，尽量找公司月结的酒店代理；如业主帮忙定酒店，确认可以得到合同价后，协助的酒店代理；如业主帮忙定酒店，确认可以得到合同价后，协助出差人员借款。出差人员借款。n按级别预定不

7、同星级酒店；如果不同级别一起出差，则安排同家按级别预定不同星级酒店；如果不同级别一起出差，则安排同家酒店，可适当调整相应房型。酒店，可适当调整相应房型。n酒店标准酒店标准l总监级别认上单独间，其余同事标准双人间。总监级别认上单独间，其余同事标准双人间。lRMB300元左右标准，有特殊情况需要提前申请。元左右标准，有特殊情况需要提前申请。出差（甲主付费）n甲方现付差旅费：甲方现付差旅费： 将出差人员的差旅发票原件统一给甲方；自己登记出将出差人员的差旅发票原件统一给甲方；自己登记出差费用的总数，以便最终核对。差费用的总数，以便最终核对。n甲方打款至公司帐户支付差旅费：甲方打款至公司帐户支付差旅费： 将出差人员的差旅发票原件统一给甲方，用发票复印将出差人员的差旅发票原件统一给甲方，用发票复印件走正规程序报销，并向财务说明用发票复印件报销件走正规程序报销，并向财务说明用发票复印件报销的原因。的原因。 方便财务做此笔进账费用的冲抵。方便财务做此笔进账费用的冲抵。报销单n每月每月XX日前通知同事提交报销单。发票有效期是近日前通知同事提交报销单。发票有效期是近3个月个月的票据。的票据。n报销单报销单charge不同项目的费用需要项目经理确认。不同项目的费用需要项目经理确认。新员工 / 辞职员工n新员工：新员工： 帮助新员工在一周内，熟悉帮助新员工在一周内，熟悉PUDL，