第8讲 采购作业计划及控制

1、2022-3-281第6章 采购作业计划和控制2022-3-282教学目标n理解和掌握理解和掌握采购作业计划的概念和特点采购作业计划的概念和特点n熟练掌握采购作业流程的特点熟练掌握采购作业流程的特点n理解和掌握采购作业控制的内容理解和掌握采购作业控制的内容2022-3-2836.1 概述n采购作业是指为了向企业提供满足生产和管理采购作业是指为了向企业提供满足生产和管理所需要的各种物料而必须采取的各种管理性的所需要的各种物料而必须采取的各种管理性的和事务性的活动。和事务性的活动。 n采购管理也是企业生产经营管理的重要组成内采购管理也是企业生产经营管理的重要组成内容容 .n采购管理是整个企业经营管

2、理活动按照计划开采购管理是整个企业经营管理活动按照计划开展工作的起点展工作的起点. n有效的采购管理是降低企业经营成本的重要环有效的采购管理是降低企业经营成本的重要环节节. 2022-3-284教学目标n理解和掌握采购作业计划的概念和特点理解和掌握采购作业计划的概念和特点n熟练掌握熟练掌握采购作业流程的特点采购作业流程的特点n理解和掌握采购作业控制的内容理解和掌握采购作业控制的内容2022-3-285采购作业流程 n一般的采购作业流程一般的采购作业流程 n供应商管理供应商管理 n生成采购作业计划生成采购作业计划n询价和洽谈询价和洽谈n采购订单采购订单n订单跟踪和到货验收订单跟踪和到货验收202

3、2-3-2862022-3-287供应商管理 n供应商管理主要采取分类管理模式，不同类型供应商管理主要采取分类管理模式，不同类型的供应商采取不同的管理模式。的供应商采取不同的管理模式。n分类管理模式的关键在于如何确定分类方式分类管理模式的关键在于如何确定分类方式:n根据供应商的信誉和质量来分类根据供应商的信誉和质量来分类;n根据供应商所供物料的市场特性来分类根据供应商所供物料的市场特性来分类;n根据企业与供应商之间的紧密关系来分类。根据企业与供应商之间的紧密关系来分类。 2022-3-2882022-3-2891. 供应商评审n供应商评审过程主要是找出哪些供应商能在供应商评审过程主要是找出哪些

4、供应商能在质质量、服务、定价量、服务、定价3个方面达到可接受的水平个方面达到可接受的水平.n质量：可靠性、制造过程、管理与财务状况质量：可靠性、制造过程、管理与财务状况n服务：能力、灵活性、提前期服务：能力、灵活性、提前期n定价：价格定价：价格2022-3-28102.生成采购作业计划 n采购作业计划的主要属性包括采购物料编码、名称、采购作业计划的主要属性包括采购物料编码、名称、采购批次、采购数量、技术性能要求、采购作业开始采购批次、采购数量、技术性能要求、采购作业开始日期、物料到货日期、审批人和审批日期等。日期、物料到货日期、审批人和审批日期等。n采购作业计划特点：近期详细且确认、远期粗略且

5、未采购作业计划特点：近期详细且确认、远期粗略且未确认。确认。 n强调：对于没有包括在强调：对于没有包括在BOM结构中的生产辅料、办结构中的生产辅料、办公用品、劳动保护用品等物料，由需求部门或者库管公用品、劳动保护用品等物料，由需求部门或者库管部门提出采购申请，经有关人员审核后才能进行采购。部门提出采购申请，经有关人员审核后才能进行采购。请购单则是这种采购申请的表现形式。请购单则是这种采购申请的表现形式。 2022-3-28113.询价和洽谈 n当采购作业计划生成之后，采购人员应该按照作业计划的当采购作业计划生成之后，采购人员应该按照作业计划的要求，依照供应商供货推荐目录，根据供货商的资历和供要

6、求，依照供应商供货推荐目录，根据供货商的资历和供货档案，选择和联系供应商，并且针对采购作业计划中物货档案，选择和联系供应商，并且针对采购作业计划中物料的具体要求洽谈物料的价格、质量、技术性能要求和供料的具体要求洽谈物料的价格、质量、技术性能要求和供货日期等。货日期等。n询价和洽谈的过程比较复杂，可以通过询价和洽谈的过程比较复杂，可以通过询价单询价单和和报价单报价单的的方式完成。方式完成。n询价单：企业向初步选中的供应商发出的请求其提供报价询价单：企业向初步选中的供应商发出的请求其提供报价的单据，这种单据详细列出了需要采购的物料名称、数量、的单据，这种单据详细列出了需要采购的物料名称、数量、技术

7、性能要求和到货日期等信息。技术性能要求和到货日期等信息。n报价单：供应商在接到询价单后提供的物料供应价格、技报价单：供应商在接到询价单后提供的物料供应价格、技术性能特点等信息。术性能特点等信息。 2022-3-28124.采购订单 n从信息管理的角度来看，每一个订单都由两部从信息管理的角度来看，每一个订单都由两部分组成，即分组成，即订单概述信息订单概述信息和和订单明细信息订单明细信息。 n按照采购订单的按照采购订单的生成、下达、执行和完成生成、下达、执行和完成的过的过程，可以把采购订单划分为多个不同的状态。程，可以把采购订单划分为多个不同的状态。n常用的采购订单的状态是：常用的采购订单的状态是

8、：生成、生成确认、生成、生成确认、下达、下达确认、取消、完成、超量完成和欠下达、下达确认、取消、完成、超量完成和欠量完成量完成等。等。 2022-3-28135.订单跟踪和到货验收 n订单跟踪订单跟踪是指通过是指通过ERP系统可以随时查看已下达系统可以随时查看已下达的采购订单到达的位置和被供应商处理的状态。的采购订单到达的位置和被供应商处理的状态。订单跟踪的主要目的是确认供应商接收到订单、订单跟踪的主要目的是确认供应商接收到订单、了解采购订单是否能被按时处理和传递采购订单了解采购订单是否能被按时处理和传递采购订单的变化信息。的变化信息。 n到货验收到货验收是指所采购的物料到达物料送交地点时是指

9、所采购的物料到达物料送交地点时采取的验收作业和对验收结果的处理措施。物料采取的验收作业和对验收结果的处理措施。物料到达以后，应该通知有关人员进行物料到货登记，到达以后，应该通知有关人员进行物料到货登记，开始物料验收。不同的物料可以采取不同的物料开始物料验收。不同的物料可以采取不同的物料验收方式验收方式。 2022-3-2814教学目标n理解和掌握采购作业计划的概念和特点理解和掌握采购作业计划的概念和特点n熟练掌握采购作业流程的特点熟练掌握采购作业流程的特点n理解和掌握理解和掌握采购作业控制采购作业控制的内容的内容2022-3-28156.3 采购作业控制n采购作业控制是指通过设置与采购作业相关

10、的采购作业控制是指通过设置与采购作业相关的参数，将采购物料的数量和质量控制在预定范参数，将采购物料的数量和质量控制在预定范围内的风险防范措施。围内的风险防范措施。n常用的采购作业控制常用的采购作业控制措施措施包括包括 1、 预算控制措施预算控制措施 2、 物料选用目录控制措施物料选用目录控制措施 3、 采购订单控制措施采购订单控制措施 4、质量控制措施、质量控制措施 5、财务付款控制措施等。、财务付款控制措施等。 2022-3-2816预算控制措施n预算控制措施是指通过制定采购预算防止实际采购金预算控制措施是指通过制定采购预算防止实际采购金额超过预算金额的控制方式。预算控制也是企业管理额超过预

11、算金额的控制方式。预算控制也是企业管理人员审核采购订单时判定该计划是否合理的一个重要人员审核采购订单时判定该计划是否合理的一个重要依据。依据。n在在ERP系统中，有两种常用的采购预算控制方式：系统中，有两种常用的采购预算控制方式：n根据总账科目控制采购预算；根据总账科目控制采购预算；n根据部门、业务类型和采购物料类型控制采购预算。根据部门、业务类型和采购物料类型控制采购预算。 2022-3-2817物料选用目录控制措施n物料选用目录控制措施是指某些物料的采购必须从批物料选用目录控制措施是指某些物料的采购必须从批准的物料选用目录中选择，不能随意选择目录之外的准的物料选用目录中选择，不能随意选择目

12、录之外的物料。物料。n物料选用目录的确定过程是，设计、工艺、采购、质物料选用目录的确定过程是，设计、工艺、采购、质量和标准化等职能部门和技术人员，基于国家标准、量和标准化等职能部门和技术人员，基于国家标准、行业标准、国际标准、地方标准和企业标准等要求，行业标准、国际标准、地方标准和企业标准等要求，根据供应商的供货历史状况，按照规定的程序确定。根据供应商的供货历史状况，按照规定的程序确定。 2022-3-2818采购订单控制措施 n采购订单控制措施主要控制采购到货的物料数采购订单控制措施主要控制采购到货的物料数量、采购价格以及到货日期应该满足采购订单量、采购价格以及到货日期应该满足采购订单中的要

13、求，实际中的数据和采购订单上的数据中的要求，实际中的数据和采购订单上的数据之差应该在事先规定好的误差范围内。之差应该在事先规定好的误差范围内。 2022-3-2819质量控制措施 n质量控制措施是确保采购物料满足设计和工艺提质量控制措施是确保采购物料满足设计和工艺提出的技术性能指标要求的措施。如果物料的技术出的技术性能指标要求的措施。如果物料的技术性能指标达到或超过了设计和工艺提出的技术性性能指标达到或超过了设计和工艺提出的技术性能指标基准，就认为该物料达到了质量要求。能指标基准，就认为该物料达到了质量要求。 n质量控制措施主要表现在下面几个方面：质量控制措施主要表现在下面几个方面：n（1）在

14、供应商的选择方面，确保只有那些提供）在供应商的选择方面，确保只有那些提供合格物料的供应商才可以作为选择的对象，把好合格物料的供应商才可以作为选择的对象，把好供应商的选择关；供应商的选择关；n（2）在物料到货时，加强物料的验收管理，不）在物料到货时，加强物料的验收管理，不合格的物料不允许入库；做好供应商的评价，对合格的物料不允许入库；做好供应商的评价，对供应商的每一次供货交易都进行评价，根据供应供应商的每一次供货交易都进行评价，根据供应商的动态评价结果确定供应商的保留和删除。商的动态评价结果确定供应商的保留和删除。2022-3-2820财务付款控制措施 n财务付款控制措施是指在采购付款时设置付款

15、条件，财务付款控制措施是指在采购付款时设置付款条件，只有满足指定的付款条件才可以付款。只有满足指定的付款条件才可以付款。n在在ERP系统中，既可以控制对某个供应商的所有付款，系统中，既可以控制对某个供应商的所有付款，也可以控制该供应商的某一笔付款。也可以控制该供应商的某一笔付款。n通过在采购订单中增加付款条件限制，可以实现在付通过在采购订单中增加付款条件限制，可以实现在付款时提供付款警告，确保只有满足付款条件才可以付款时提供付款警告，确保只有满足付款条件才可以付款。款。2022-3-2821 采购时机选择n当项目达到它的当项目达到它的订货点订货点，或物料需求计划，或物料需求计划(MRP)系统中

16、到了系统中到了计划计划订单的下达日期订单的下达日期，就需要加以判别，并触发生成申请单。在计划，就需要加以判别，并触发生成申请单。在计划订单下达日期或一个项目的库存降到或低于其订货点时，手工操订单下达日期或一个项目的库存降到或低于其订货点时，手工操作的用户部门可能要直接辨识作的用户部门可能要直接辨识MRP项目和补给品项目的需求程度，项目和补给品项目的需求程度，而计算机化的系统会自动产生申请单。但在申请报价单或下达采而计算机化的系统会自动产生申请单。但在申请报价单或下达采购订单之前，仍然需要计划员和购买人员进行审查、编辑和审定。购订单之前，仍然需要计划员和购买人员进行审查、编辑和审定。n在计算申请

17、单下达时间时，应该在计算申请单下达时间时，应该分段考虑提前期分段考虑提前期的所有部分。提的所有部分。提前期的时间段包括审查时间、认可时间、采购人员的时间、供应前期的时间段包括审查时间、认可时间、采购人员的时间、供应商加工和发运的时间、运输时间，以及收货、检验与移到要求的商加工和发运的时间、运输时间，以及收货、检验与移到要求的工作中心所必需的时间。对于一些日常使用的原材料和通用组件，工作中心所必需的时间。对于一些日常使用的原材料和通用组件，价格可在下达订单之前就知道。价格可在下达订单之前就知道。如果在安排订单之前还需要报价，如果在安排订单之前还需要报价，那么还要求有额外的时间。那么还要求有额外的

18、时间。2022-3-2822 采购变化处理n 订货批量：订货批量：n 供应批量可能与订货批量不匹配；供应批量可能与订货批量不匹配；n 大批量供货时存在数量折扣的可能；大批量供货时存在数量折扣的可能；n 生产能力或现有库存可能要求现在进行部分订生产能力或现有库存可能要求现在进行部分订货，而其余的在将来订货；货，而其余的在将来订货；n 运输因素的考虑。运输因素的考虑。2022-3-2823采购变化处理n 修改发货日期或下达日期：修改发货日期或下达日期：n 运输的考虑，如把待运物料与前一批一起装运运输的考虑，如把待运物料与前一批一起装运以节省运输成本；以节省运输成本；n 生产能力或现有库存不匹配；生

19、产能力或现有库存不匹配；n 供应商提前期可能比要求的长。供应商提前期可能比要求的长。2022-3-2824采购变化处理n 修改规格：修改规格：n 技术上达不到；技术上达不到；n 需要过长的提前期。需要过长的提前期。2022-3-2825图图6-1 供应商计划供应商计划 确认的计划 微调 计划 第3个月 第4个月 第5个月 第6个月 第2个月 第1个月 1 2 3 4 5 6 7 8周 2022-3-2826采购管理人员的工作采购管理人员的工作n 深入细致地了解供方情况，做好深入细致地了解供方情况，做好“供方计划员供方计划员”的工作；的工作； 参与分析决定一个零部件是企业自制还是外购；参与分析决

20、定一个零部件是企业自制还是外购； 参与产品设计选用材料、配套件的价值分析；参与产品设计选用材料、配套件的价值分析； 参与采购预算的编制；参与采购预算的编制； 参与研究确定每种采购件的批量规则和安全库存参与研究确定每种采购件的批量规则和安全库存量或安全提前期；量或安全提前期； 研究缩短采购提前期和保证按优先级供货的措施；研究缩短采购提前期和保证按优先级供货的措施； 工艺路线中的外协工序，统一由采购部门负责，工艺路线中的外协工序，统一由采购部门负责，选择协作单位，制订外协计划。选择协作单位，制订外协计划。2022-3-2827练习:n某公司需要采购某公司需要采购X产品产品2500件，需求条件是交件，需求条件是交货提前期必须小于货提前期必须小于6周；单件价格要低于周；单件价格要低于20元。元。现有三家供应商可供选择，有关各家公司情况现有三家供应商可供选择，有关各家公司情况见下表。见下表。n请分析比较，审定出一家合适的供应商，请分析比较，审定出一家合适