办公设备管理制度

1、陕西省水利机械设备制造安装有限公司办公设备管理制度第一章 总则一、目的。为了保证公司办公设备正常的运转，提高办公设备的工作效率和使用寿命，特制定本制度。二、适用范围包括分公司、项目部、机关。本制度所指办公设备主要包括台式电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、笔记本电脑、照相机等。三、项目部、机关相关部门职责。1、公司总经办，负责公司机关办公设备的日常管理。2、项目部，负责项目办公设备的日常管理。3、公司设备物资部，负责公司所有办公设备相关信息的收集、建立办公设备台账。3、公司财务部，审核报销公司机关办公设备发票时，需见办公设备需求申请单的审批意见。各项目办公设备报销做账需列入固定资产的，需见办

2、公设备需求申请单的审批意见，公司财务部在项目财务审计及检查时对没有审批的发票不能做账及列入固定资产。 4、特殊情况，经总经理同意，也可自行购买设备。报销采购发票时需补办相关手续，报销人需持申请单请总经理批复。 5、设备使用项目、部门，主要负责办公设备的申购、使用、保管等事宜。 第二章 办公设备日常管理一、办公设备的申请。1、设备使用项目、机关部门根据需要提出办公设备的购买申请，并填写办公设备需求申请单，采购部门根据审批意见进行采购。 2、办公设备需求申请单内需注明所要物品名称、规格、用途、数量等。3、办公设备申请审批采购流程机关部门审批流程（由申请部门办理审批过程）：部门填写申请 部门负责人意

3、见总经理办公室意见财务部意见设备物资部意见机关分管领导审核总经理审批办公室采购项目审批流程（申请单由设备物资部办理审批过程）：项目部填写申请项目经理意见公司设备物资部意见公司办公室意见公司财务部意见公司总会计师审核公司总经理审批项目部采购2、 公司办公设备的采购。 机关办公设备的采购1、公司总经办根据审批的办公设备需求申请单意见，进行办公设备采购，急用的物品要优先采购。对于量大价值高的办公设备，必须会同设备物资部组织招标采购，参与的供货商不得少于3家。2、总经办应按照节约和性价比最优的原则，在确保质量的前提下，尽量降低采购成本。在同等价格下选择售后服务好、信誉高的供应商。3、公司机关所有办公设

4、备的购买，原则上由总经办统一负责，如有特殊情况，总经理同意方可自行购买，购买后到总经办、设备物资部登记纳入固定资产管理。4、对未经审批同意自行购买的办公设备，由所购部门或个人自行负责，财务部不予报销。5、购进办公设备要做到有审批，发票、购货明细，验收，登记。项目办公设备的采购1、项目部根据审批的办公设备需求申请单意见，进行办公设备采购。对于量大价值高的办公设备，必须会同公司办公室、设备物资部组织招标采购，参与的供货商不得少于3家。2、项目部应按照节约和性价比最优的原则，在确保质量的前提下，尽量降低采购成本。在同等价格下选择售后服务好、信誉高的供应商。3、如有特殊情况，总经理同意方可自行购买，购

5、买后须补办相关手续，方可报销、纳入固定资产的管理。4、对未经审批同意自行购买的办公设备，由所购项目或个人自行负责，公司财务部不能列入固定资产，。5、购进办公设备要做到有审批，发票、购货明细，验收，登记。三、机关办公设备的领用。 1、设备需求部门根据申请单审批的设备，到总经办领取，并填写办公设备领用记录表；2、设备物资部对需求部门领取的设备进行编号，建立办公设备台账，财务列入固定资产。四、办公设备的使用和维护。1、使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，各部门主管负责监督检查；2、办公设备的维护由总经办管理，各使用部门如需维护先向总经办提出申请，由总经办负责统一安排专业人员进行，

6、不得私自进行维修，否则出现的损失由各部门自行承担。3、使用部门、个人不的私自调换，如工作需要，必须向总经办提出申请。五、建立维修档案（公司总经办负责机关办公设备，项目设备物资部负责项目办公设备）1、公司所有设备的维修都必须建立完整的维修档案，机关办公设备由总经办建立，项目办公设备由项目设备物资部建立，主要包括设备名称、维修日期、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位、负责人等；2、负责应定期统计、汇总维修情况，根据统计分析，针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施，通知使用部门加以防范。六、办公设备使用监督1、负责对办公设备的使用进行不定期的检查。2、对违规使用办公设备人员有提请处罚的权力。

7、七、办公设备的盘点及赔偿1、设备物资部负责对公司所有办公设备进行分类，并建立办公设备管理台帐，每年会同总经办、财务部、项目部盘点清查一次，作到账物相符。2、在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。八、办公设备的报废处理1、报废审核。对于各部门或项目部提交的办公室设备报废申请单见附件二，要认真审核，确认不能再次利用后，经总经办、财务部、设备物资部、机关分管领导和总经理审批同意后方可作报废处理。2、对长时间不用和已申请同意报废的办公设备，使用部门应交回总经办做好报废登记，并报设备物资部录入相关信息。3、长时间不用的办公设备和报废品由总经办集中存放

8、、集中处理，不得随意丢弃。第三章 办公设备分类管理一、电脑的使用管理（一）专人收管1每台电脑指定专人上机，负责日常操作，其他人员不得随意使用。2电脑使用人员设密码管理，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。（二）电脑的操作规定1严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩游戏。2不得使用未经病毒检查的U盘，防止病毒入侵。3严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。（三）病毒防护1、对于计算机软件的安装（限制安装软件除外）由使用部门自主决定。2、任何计算机不得安装游戏软件。3、办公软件使用前要确保无病毒。（四）硬件保护1、公司机关办公设备，未经总经办批准，任何人不得拆卸所使用的电

9、脑设备；项目部办公室设备未经项目设备物资部同意，任何人不得拆卸所使用的电脑设备。2、拆卸电脑设备时，必须采取防静电措施。3、硬件维护后，必须将所有设备复原。4、各部门，项目部设备负责人必须认真落实本部门电脑以及配套设备的使用和保养责任。5、各部门、项目部设备负责人必须采取必要措施，确保本部门的电脑以及配套设备始终处于整洁和良好的状态。6、对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。（五）电脑的保养1、保持电脑的清洁，严禁用手、锐物触摸屏幕，使用人在离开前应退出系统并关闭电源。2、定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储。二、打印机、复印机的管

10、理1、为确保复印机的安全运转，复印资料时须经总经办同意方可使用，项目部根据项目情况确定。2、打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。3、禁止打印或复印私人资料。四、传真机使用管理1、不得使用传真传送个人资料，机密文件需经领导批准。2、每天下班后，传真设置成自动接收，防止遗漏重要文件。五、投影机的使用管理1、投影机由总经办保管，需要使用部门向总经办负责人申请，并作借用登记。六、其他办公设备的使用管理1、公司机关所有办公设备都由总经办管理，其他人员使用时必须经总经办负责人同意。2、办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。3、办公设备的使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员的过失造成丢失，要追究责任。 第四章 总则一、本制度由设备物资部制定，解释权归设备物资部。二、本制度自下发之日起执行。附件一 办公设备需求申请单 日期： 年 月 日 序号品 名规格型号数量用 途备 注申请部门(项目