电力检修科技档案管理办法

1、电力检修科技档案管理办法1 总则1.1 本办法规定了公司在工程设计、自身基建等项目的各个设计阶段及检修中形成的具有保存价值的图纸、文字材料、计算材料等科技文件材料、科技档案的收集和移交，整理、立卷、归档、保管，开发利用及保管期限，鉴定销毁，检查与考核等内容。1.2 本办法适用于公司科技档案管理。1.3 生产技术部负责科技文件材料档案的归口管理工作，各部门及对外工程项目设项目总负责人、科技项目负责人负责执行管理办法中规定的有关职责。2 收集和移交2.1 科技档案采取参加工程项目验收、重要设备开箱、科研成果鉴定收集，设备检修资料由生产技术部按项目收集移交，并按年度收集产品类档案资料。2.2 科技档

2、案、计算机软件应在项目工作结束后2个月内完成收集；归档的文件材料一般收集1份，重要的收集2份。2.3 设备检修资料归档范围2.3.1 项目进度表、施工计划、技术措施、解体分析报告。2.3.2 规范性检修管理实施细则。2.3.3 重大、特殊检修项目的施工计划、技术措施、施工总结。2.3.4 改变系统和设备结构的设计资料及图纸。2.3.5 检修技术记录和技术经验专题总结。2.3.6 检修工时、材料消耗统计资料。2.3.7 检修前后的机组试验资料。2.3.8 设备（或系统）异动申请及竣工报告。2.3.9 设备参数变更通知单。2.3.10 各专业的检修总结报告。包括重要部件材料的焊接试验鉴定报告，技术

3、监督总结性材料，监督、监察项目的检查、试验、调校报告，全面质量管理总结。2.4 对外工程项目文件材料归档范围2.4.1 成品材料，包括工程招、投标文件及附图、各阶段勘测设计图纸、说明书、设备材料清册、概预算书、工程总结、报告等。2.4.2 各种合同、协议、证书、执照。2.4.3 设计依据文件、基础材料。2.4.4 设计蓝图、计算数据、设计来往文件质量记录。2.4.5 施工蓝图、进度表、施工计划、技术措施、解体分析报告。2.4.6 技术接口资料。2.4.7 设备、材料试验记录和产品质量合格证。2.4.8 工程质量事故处理记录、洽商记录及来往文件、会议记录。2.4.9 施工检查、验收记录、质量评定

4、记录、工程决算和竣工验收文件。2.5 基本建设工程项目文件材料归档范围2.5.1 项目立项申请报告，上级主管单位的批复。2.5.2 设计任务书、委托书、技术设计。2.5.3 设计方案及审批材料，工程地质勘察报告，地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物、安装测量定位记录。2.5.4 水文、地震等其它设计基础材料，初步设计、技术设计、施工图设计。2.5.5 总体规划设计，与设计、施工、制造单位的合同、协议、来往技术文件、会议纪要，承发包合同、协议书、招标书、租赁文件，征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议。2.5.6 施工执照、开工报告、图纸会审纪要、工程技术要求，施工组织方案、计划、措施，有关原材

5、料及设备出厂证明、试验报告。2.5.7 设计变更单、材料代用审批文件、工作联系单，施工记录（基础处理、试验报告）、焊接记录、安装记录，工程定位测量、地基允许承载力复查报告，隐蔽工程验收记录，分部、单位工程质量检查评定。2.5.8 交工验收记录证明，竣工报告及验收证明，项目竣工验收报告，工程总结、技术总结，全部竣工图，项目质量评定，竣工验收会议决议文件资料。2.6 设备仪器文件材料归档范围2.6.1 申请外购的报告、批复，外购合同、协议。2.6.2 随机图样及文字材料，设备仪器开箱记录，安装调试记录、总结、检测验收报告等。2.6.3 使用记录及重大事故分析处理报告。2.6.4 申请引进设备仪器报

6、告、批复，产品样本、说明书、装箱单、质量保证书，技术经济调查报告，与外商谈判、洽谈记录、纪要、合同、协议和来往文件。2.6.5 随机全套图样及方案材料（原文和译文），设备仪器安装、调试记录、总结、竣工图样、检测验收报告，技术、质量上的异议和处理结果材料，设备使用记录及重大事故分析处理报告。2.7 设备(系统) 异动资料2.7.1 每份设备异动申请报告，应填写编号和异动设备(系统)的原图号，对未执行的设备异动申请报告(指已编号)，需向总经理办公室（档案管理人员）移交1份，以保证整理时的连续性。2.7.2 对于设备(或系统)异动资料，应在设备(或系统)异动后2个月内由实施部门工程技术人员提供竣工图

7、纸、报告，原图经审查后可以按照相关程序进行销毁。3 档案的分类整理3.1 大型工程项目科技档案按69大类分类。3.2 立卷要遵循档案文件材料的形成规律和特点，保持档案文件材料之间的有机联系，根据不同价值，分别立卷。将分到各类目和不同保管期限的文件材料分别装入不同案卷，每一类或每一个问题及不同保管期限的文件材料分别装卷，不得混装在同一案卷；同一类或同一个问题文件材料较多的分成若干卷。3.2.1 直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。3.2.2 产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料按其结构或阶段等分别组卷。3.2.3 引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。

8、3.2.4 一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷。采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。3.3 科技档案编号按三段数字编号，三段号之间用“一”分开。3.3.1 公司科技档案编号方法如下：3.3.2 科技档案目录本代号规定如下：7总目录 8分类目录 9全引目录10专题目录 11底图目录 12资料目录3.4 科技档案按类目（从小到大）顺序排列。案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度等排列。案卷内科技文字材料排列应文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。3.5 编页号3.5.1 案卷内科技文件材料均应有

9、书写内容的页面编写页号。3.5.2 单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。3.5.3 成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中说明总页数。3.5.4 向已有案卷中补充材料，应放在案卷的最后，并按照排列顺序接着原有材料最后一页依次编页号。禁止在已有案卷中间插入材料，确需插入的须重新编写页号。3.6 卷内目录的编制3.6.1 卷内目录式样按科学技术档案

10、案卷构成的一般要求执行。序号应用阿拉伯数字从01起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。3.6.2 文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。3.6.3 责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。3.6.4 文件材料题名应填写科技文件材料的全称。3.6.5 日期应填写科技文件材料的形成日期。3.6.6 页号应填写每件科技文件材料首尾页上标注的页号。3.6.7 卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。3.7 案卷封面的编制3.7.1 采用内封面。3.7.2 案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，由立卷人

11、拟写。3.7.3 立卷单位应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。3.7.4 起止日期(编制日期)应填写卷内科技文件材料形成的起止日期。3.7.5 保管期限应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限。3.7.6 密级应根据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级。3.7.7 档号应填写工程代号、分类号和案卷号。4 开发利用及借阅规定保管期限4.1 开发利用4.1.1 各级各类专业技术人员，管理人员和专职档案人员有利用本专业档案，开发档案信息资源的义务。4.1.2 档案信息开发主要是利用档案进行二次整理、编辑大事记、基础数据汇集、工程大事记、工程概况、图集、文件汇编、组织机构沿革、事故汇编等。

12、4.1.3 在二次整理的基础上，对各类信息进行分析、比较研究、综合加工编制出新的信息，进行深层次的加工，形成各种专题报告、论文等。4.1.4 凡利用档案形成的成果，经审查具有查考及以上价值的均可按公司合理化建议的规定予以奖励。4.1.5 开发档案信息取得的成果，按年度刊印发放到相关部门或人员，以供查考利用。4.1.6 提供档案利用服务要做到调卷迅速、准确、服务态度好。查全率、查准率应达到98%以上。4.1.7 采取分发目录、电话调卷、开架阅览等多种服务形式。4.1.8 科技档案采取分发目录形式开展服务。目录按专业对口分发到部门一级，各部门可根据情况分发到班组。4.1.9 档案人员要通过参加生产

13、、经营的有关会议，深入基层调查了解档案的利用需求，主动提供档案信息服务。对新收集到的科技资料应按档案材料复印管理规定复印发放有关单位，及时发挥其作用。4.1.10 利用档案严禁在档案实体上画、杠、改，以及作任何标记，确保档案的原貌和整洁。4.1.11 利用档案严禁折、撕档案张页，未经允许不得抄录、复制档案。4.1.12 利用档案应妥善保管，不得遗失。4.1.13 档案人员须根据利用信息反馈按“利用科学技术档案创经济效益计算方法”计算利用档案所创的经济效益。4.1.14 对利用档案取得一定经济效益的利用者，将按公司合理化建议奖励办法予以奖励。4.2 借阅规定4.2.1 借阅档案和图书资料均需办理

14、借阅登记手续。外单位人员因工作需要借阅的必须持介绍信经有关领导和部门同意。4.2.2 借阅档案一般只限于在档案阅览室内阅读，确因工作需要借出的，必须经档案人员同意；仅有1份的档案不得外借，必须经有关领导书面批准后，由借阅人员按附表1格式填写档案材料复印申请单，由档案人员复印后将复印件外借，外借的复印件仍然按规定办理借阅手续并按期归还。4.2.3 外单位人员需要查借科技档案时，需填写外部人员查借复印科技档案申请表（见附表2）查阅档案，严禁在档案中涂改、圈划、抽出，不准私自带走、复印。4.2.4 因工作需要查阅的科技图书，如档案室没有收集的，可按附表3格式填写书刊订购申请表，由档案管理人员购置归档

15、后，按正常手续借阅。4.2.5 外借的科技档案和图书资料，借阅时间不得超过1个月，延期的必须办理续借手续。4.2.6 科技资料采取开架阅览方式，出入库作好记录。4.2.7 引进的设备原版图纸，一概不外借，只限于在档案阅览室查阅。4.2.8 借用或查阅声像档案必须在指定地点。4.2.9 职工借用或查阅声像档案要注意爱护，严禁抽取、撤换、拷贝、翻拍。4.2.10 外单位需要拷贝、翻拍声像档案，须经主管领导批准，并办理手续。4.2.11 借阅和归还档案、图书资料时，借阅人员和档案人员应当面核对名称，点清数量并由档案人员在借阅登记上填写借阅日期和归还日期。4.2.12 职工办理退休、退养或离职手续时，

16、必须经档案室工作人员在职工退休、退养手续或调动通知单上签字。4.3 保管期限4.3.1 档案保管期限按规定为定期、短期、长期、永久4种，其中：定期为：3年、5年、15年、25年；短期为：15年；长期为：25年；永久为：永久保存。4.3.2 各类档案的具体保管期限参见国家相关标准规定。4.3.3 确定档案保管期限按“就长不就短”的原则。5 鉴定销毁5.1 档案的鉴定5.1.1 按时间标准进行档案鉴定，以档案保管期限为依据，剔出到期或超过保管期限的档案案卷；以设备、设施变更、报废手续为依据、剔出相应设备设施档案案卷。剔出案卷必须准确，严禁将不到期档案和未变更、未报废设备设施档案剔出。5.1.2 按需要标准进行档案价值鉴定，以解决生产、建设、管理日常工作等具体问题的实际需要为依据保留相关档案；以开展学术研究的需要为依据鉴定相关档案。剔出无关的档案，研究分析其与保存档案的相关性确定存毁。填写鉴定表，注明存毁原因。5.1.3 对无保存价值的档案，填写销毁清单。5.1.4 鉴定结果应由鉴定小组向鉴定委员会提交鉴定工作情况的书面报告，并附上应销毁档案清册和档案鉴