公司内部文件格式标准规范

1、文件名称湖南泰谷生物科技股份有限公司公司内部公文格式标准规范（试行）文件编号湘泰科字2012 015号编制部门行政部修改状态第1次修改共9页编制人彭俊杰发布日期2012. 12. 15实施日期2013. 1. 1审核人：日期：批准人：日期：公司内部公文格式标准规范（试行）1 目的为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。2 适用范围总公司及子公司各部门3内容3.1公司文件格式要求：3. 1. 1红头文格式3.1.L1文头的字体：一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1磅3. 1.1.2发文字号的字体：四号宋体、黑色3.1.1.3标题的字体：三号黑体字、加粗、黑色、居中3.L1.4主送

2、机关的字体：四号宋体、黑色2个字符、1. 5倍行距3.1. L5正文的字 四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、15倍行距6附件的字 四号宋体、黑色、首行缩进体：告可写为 “0”上117作者的字 四号宋体、黑色、右对齐3.L1.80期的字体：四号宋体、黑色、右对齐，3.L1.9注释的字体：小四号宋体、黑色3.1. L10主题词的字体：三号黑体、黑色、加粗3.1.L11抄送机关的字体：四号宋体、黑色3.1.L12印发说明的字体：四号宋体、黑色印章上不压正文，下压日期3. 1. 1. 13所有红头文件在发布之后将原件交由行政部并进行统一编号保管3. 1. 2规章制度文格式3. 1.2. 1文件标题：各

3、级标题均用阿拉伯数字（1, 1.1, 1.1.1）区别，大标题为黑体三号加粗，一级标题为宋体四号字加粗，二级标题为宋体小四号字加粗，三级标题为楷体GB-2312小四号字加粗3.L2.2文件正文：宋体小四号字，正文强调部分内容为宋体小四号字加粗3.1.2.3发文单位/发文时间/落款/日期：宋体小四号字3.L2.4主题词/呈/发：宋体小四号字3.1. 2. 5行间距：1. 5倍（未定义文档网格）3.126页边距：上下各为2. 54cm,左右各为317 cm3.1. 2. 7公司简称：在文件正文内可简称“泰谷生物”3.L2.8公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称3.L2.9公司文件机密程度说明

4、（详见附件1）3. 1.3请示文格式3. L 3. 1请示标题为三号宋体加粗居中3.L3.2正文段落L 5倍行距，字体为四号宋体字3.L3.3落款/日期为四号宋体字3. 2公司文件编号要求3.2.1 发文字号编写说明发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。年度、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，序号用中括号括入；序号编虚位（即1编为001）,不加“第”字，表头红线不加五角星。3.2.2 部门代码说明：部门（各中心）代码：以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现 字母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查：行政部XZ、证券与投融资ZT、企划部QH、人力资源HR、财务部CW、

5、有机物料腐剂营销 中心FSJ生物肥料有限公司SWFL、生物兽药有限公司SWSY采购部CG、物流部WL、质量部ZL、 农用微生物研究院YJY、生产部SC后勤部HQo3. 2. 3发文字号的种类及使用规定：3.2.3.1 以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，转发总公司的批复 和上报政府职能部门的请示、报告的文号。（见附件2）落款名称：湖南泰谷生物科技股份有 限公司文件编号：湘泰科字2012 X号3.2.3.2 公司内部各部门之间工作联系的文号。（详见工作联络制度）3.2.3.3 公司内部制定相关管理制度办法等。（见附件3）3.2.3.4 部门名义上报公司领导的请示的文号。（见

6、附件4）落款名称：湖南泰谷生物科技股份有限公司文件编号：TGQS-部门代码2012 X号3.2.3.5 公司会议纪要的文号。（详见会议管理制度）4.附则本规范从发文之日起执行，由行政部负责解释。湖南泰谷生物科技股份有限公司2013.1.15附件附件1公司文件机密等级说明附件2:公司发文模板附件3:管理制度发文模板附件4:内部请示模板附件1：公司文件机密等级的说明为了加强公司内部的案宗管理，避免公司或客户商业机密落入竞争者手中，公司将对各类文件进行机密等级设置，具体说明如下：依其属性分级区分为：一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共 五级；除一般文件外，均属公司重要文件与具有商业价值文

7、件，也都列入受保护范围；文件等保存举例说明管控要求级分类期限1: 一般3年或文1.1日常性通告、公告、且不涉及政策性与技术性公司内部人文件件有效的；员均有浏览期L 2有关工作或生产进度安排之文件、公告、通告、权限内部联络单；L 3有关休假、调假、补假、放假等之文件、公告、通告、内部联络单；L 4有关人员之奖惩、晋升、降级、公开表扬与奖励等之公告、通告、内部联络单；1. 5政府或有关部门要求代为发布的文件且不涉及政策性的；L 6日常性签呈、请购单、委托修复单、提案与提报类（但不包括人员奖惩或调薪）且不涉及政策性与技术性的；L 7日常性呈批单据（如:派车单、公出单、忘打卡证明）且不涉及政策性与技术

8、性的；L 8其它有效期在1年以下的文件、文书、且不涉及政策性与技术性的；2:密件5年或文2.1有关人员之奖惩、晋升、降级、调薪之建议案相关部门负件有效或签呈；责人有浏览期权限2. 2有关劳动合同及其附属文件;2. 3员工薪资及其相关档案文件（含银行账号）；2. 3员工个人资料及其相关个人隐私文件；2.5 ISO相关文件、档案与数据;2.6 订单、采购单、生产命令单、入库单、报价单.等单据与相关数据（含计算机档案）；2.7 厂商（供货商、协力厂商、配合厂商）资料；2.8 一般合同或协议书、且不涉及商业价值或技术 性的（如:用工合同、勤工俭学、改建工程等）；2. 9劳资协议或合同（如：年薪合同、保

9、密协议、竞 业禁止、工伤赔偿、培训协议等）；2.10 登录“系统”之个人账号与密码；2.11 研发人员之计算机开机或重要数据之账号与密码；2.12 尚未对外公开之会议记录；2. 13各单位日常生产数据、入出库数据及各项数据窗体；2. 14其它经部门经理级以上核定为密件的;3.机密10年或3.1设计图 BOM数据、样品测试数据、样品相关部门经纸、文件文件有数据;效期3. 2质量部各项检验或测试数据和标准;3. 3客户往来电邮或书信等一切资料（不涉及客户基本数据及价格数据）；3. 4生产或组装使用之各项装配图、检验检测标准或数据、说明及含有技术性之文件；3. 5生产系统内之各项数据;4.极机20年

10、或4. 1财务部之各项文件与内部流通报表；密文件文件有4. 2米购部内部流通文件与报表；效期4. 3其它经协理、厂长、行政人事处核定有必要江为极机密的文件；5:绝对50年或5.1与各户有关之价格数据与基本数据（如：客户联机密文文件有系人及电话地址等）；件效期5. 2与质检或商检局正式往来之各项资料（如：质检单、账册等）；5. 3财务部正式上报报表或账册、单据等资料；5. 4公司副总经理级以上人员或投资方之各项资料；5. 5其它经副总经理以上核定有必要订为绝机密理级以上以 及相关授权 人有浏览权限相关部门经理级以上有浏览权限公司决策层浏览权限的文件;附件2：湖南泰谷生物科技股份有限公司文件湘泰科字2012 XXX号机密程度:关于下发通知正文:湖南泰谷生物科技股份有限公司 二0一二年X月X日主题词：关键字关键字发：湖南泰谷生物科技股份有限公司 抄送：公司全体员工附件3：文件名称内部公文格式标准规范（试行）文件编号TGXZOOO编制部门行政部修改状态初稿共1页编制