房地产开发公司公文管理制度

1、公文管理制度概念：公文管理制度是对企业文书进行系统化、规范化、标准化、信息化管理的专项制度；设计依据：（1）贯彻执行公司各项决议和指令；（2 ）记录企业经营管理活动的全部信息；（一）公文的范围一、内部公文：是指公司内各部门、部门与部门之间因组织、管理工作或业务而进行的往来文书，分为上行文（如：请示、报告、提案等）、下行文（如: 命令、决定、指令、通知、章程、制度、公告）、平行文（协作单、劳 动合同）。二、外部公文：是指公司或公司各职能部门、企事业单位、社会团体或个人等外 界进行往来的文书，大致可分为经济类、法律类、外交类、书信类、研 讨类、新闻类、礼仪类等；（二）公文的写作一、写作要求：遵循现

2、代应用文写作要求，简明扼要、一事一议、语言措辞力求 准确规范。格式要求:（1）内部公文除遵循既定的各类公文写作格式外，加注公司统一文眉、页尾；（2）外部公文视行文内容加盖公司印鉴；三、拟文公文的起草、打印、校稿均由发文部门自行负责。（三）公文的存档和编号一、分内部公文（N）和外部公文（W；二、公文发文时编号：QT-N（ W -部门-年代号（04）-次序号女口：行政部文件编号（内部） QT-N-XZ-年代号-001三、科目代码号：（1）公文G;（2）文件W（3）会议纪要一一H;（4）协作联络单位一一X；（5）合同一一T；（6）资料一一z;（7）其它一一Q四、公文存档时编号：N（ W科目代号-时间

3、（00-00）-部门-次序女口： 2003年5月12日采购部内部公文存档编号：N+G+（ 03-5-12）+cg+01五、六、文件夹目录：合同的存档：（1）各类合同正本或原稿保存于财务部，其他部门用影印件代替；（2）经济类合同，工程类合同等可视正本或原稿份数备财务部存查；（四）公文的处理流程内部公文（1）上行文：均由行政部秘书负责收受、处理。各部门按规定起草后将公文递交行政部办理公文审批手续（附公文处理/审批专用单），呈总经理批 阅。行政部秘书负责提醒总经理对公文进行及时批复，并将批复的内 容转送发文部门及相关负责人，同时进行收文登记（登记时间要精确）；送达呈报（2）下行文：由行政部根据公司决

4、议或总经理意图起草并以公司名义发送至各职能部门，并予以收文登记（流程图）（3）平行文：即协作联络单，一式三联，由发文部门将第一联、第二联分 别送至受文部门与行政部，行政部登记并检查、督促受文部门完成协 作任务），受文部门需在最短时间内予以回复，并在规定时间内完成 相关事宜；外部公文：（1）统一由行政部负责收受、登记，并视情况转交相关负责人阅 后归档；（2）外部公文的处理：具有专利性、独特性、技术性的资料、特 定列管的业务机密或关系重大足以影响公司权益的外来文书，呈总经 理核阅后分送相关部门处理并归档。外界与本公司或本公司各职能部 门之间业务往来的一般性文书，或与公司业务无直接关系的报表、宣 传

5、函件等经行政部秘书登记后直接交各经办部门处理后归档；（五）公文的督办公文的督办由行政部文员负责，并及时间向总经理反馈信息;二、行政部具有向公司各部门索取必要的资料和情况说明的权力， 具有催 促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作的权力；（六）公文的借阅一、借阅公文或资料须到行政部秘书处办理借阅登记。 秘密级以上的公文 或资料须由总经理批准后方能借阅；二、秘密级文件或已解密的机密、绝密级文件及资料借出办公室须经行政 部批后借阅；未解密级以上文件及资料不可借了办公室；三、借阅期限最长为一个星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续；四、爱护借阅文件及资料，不得擅自涂改、勾面、剪载、抽取、拆散或损