2021年外商提供的文件、资料控制程序

1、制度2021年外商提供的文件、资料控制程序单位名称：XXXX部门：XXXX日期：2021年XX月XX日管理制度2021年外商提供的文件、资料控制程序文 件 名:外商投资服务中心程序文件范例外商提供的文件、资料控制程序1.0目的为确保外商提供的文件、资料办理审批过程中不损坏、不遗失，特制订本程序。2.0适用范围中心各科室收到的所有外商申报文件与资料均依本程序管制。3.0职责略4.0工作程序中心各科室在受理相关审批业务时，各收文窗口应在收到申报人的文件资料时，如营业执照、批准证书、合同、章程等，依相关服务过程程序的要求作收文登记。申报人提交的文件与资料不齐，各收文窗口应及时要求申报人补齐相关材料后

2、再行申报。申报人提交的文件与资料齐全，各收文窗口应依据相关服务过程控制程序，作适当的收文登记，并填写“收文回执”交申报人，以备申报人的查询。各科室对外商提交的文件与材料在审批与移交过程中应保存在本部门未用档案袋内，以避免损坏与遗失。如果一旦发生外商提交的文件与资料损坏或遗失时，当事人应立即向室负责人和协调办报告并电话通知申报人，向申报人表达歉意后，十分客气地要求申报人补交文件与资料。如果以上条款中报送文件与资料属外商之原件的，则各室负责人与中心协调办负责人应立即电话通知外商负责人，向其表达万分歉意，并与其一道协商处理办法以使外商满意，这样的事情发生后，协调办依纠正和预防措施程序进行必要的内部改

3、进控制。5.0支持性文件各室服务过程控制程序6.0相关记录无物业经理人：.pmceO.com 篇2：粘合剂实业质量手册:文件资料及质量记录控制HS 文件类别 XX粘合剂实业有限公司文件资料及质量记录控制 文件编号 HS1HR01质量手册 版本A.01、目的对与质量体系有关的文件资料及质量记录进行控制，确保各相关场所使用文件的有效版本。2、适用范围适用于与质量管理体系相关的文件资料及各阶段检验记录、内部品质稽核报告、生产报表等。3、职责3.1各部门负责编制与本部门有关的文件及质量记录。3.2管理者代表负责组织相关部门主管编制质量手册及审核。3.3董事长批准质量手册。3.4人资部负责对文件和资料进

4、行控制。3.5各部门负责各自的质量记录保管维护及控制。4、定义及分类4.1文件: 规范工作要求(标准)或规范工作进行时的职责与步骤的书面材料。4.2公司文件分为三级:质量手册及控制程序(一级文件): 叙述公司方针与品质政策、及与ISO9001系列条款相关之所需程序、管理办法。指导性文件(二级文件): 作业标准、QC工程表、检验规范等。表单、表格(三级文件)：与本公司的质量体系运行相关的表单、表格、质量记录等。4.3外部文件: 凡公司以外的相关文件均属外部文件。5、作业程序5.1文件的编号：文件的编号由4个英文字母和3个阿拉伯数字组成，如HS1-XS-01，各字母含义为:口 - - 文件的顺序号

5、表示部门表示文件级别表示公司 HS：表示丁氏公司 1：表示一级文件 2：表示二级文件 3：表示三级文件E：表示外部文件 MT：管理层 SH：审核组 RD：产品开发部 MS：市场营销部 WX：维修部PU：采购部 PD：生产部 FD：财务部 HR：人资部 QM：质量管理部例: 如果是公司人资部第11份指导性文件则编号为HS2-HR-11。5.2文件的版本规定：文件的版本用A、B、C、DZ表示。文件的版次用0、1、2、39表示。版本与版次的使用规定：文件进行了小修改后，必须更改文件的版次，如A.0A.1或A.5A.6;当文件进行了较大的改动后，须进行换版处理，A.0B.0或A.8B.0等。5.3文件

6、的格式:文件的边框距离规定:A 装订线一侧留空白距离2cm。B 其它三边留空白距离1.5cm。C 本规定适用于本公司所有文件、资料。质量手册的文件格式：A 封面格式(附件一) B 正文格式由表头、正文组成。 表头格式 正文的格式为(1、目的 2、范围 3、职责 4、定义 5、作业程序 6、相关文件7、相关表单 8、附件)指导性文件格式:A 文字类有封面格式;表格性文件直接在表头上设置制定、审批、会签等相关栏目。B正文格式由表头、正文组成;各部门指导性文件视具体情况而定。表单表格格式: 各种表单和表格的格式视具体情况而定。5.4文件编制、审核、批准和控制规定：文件的名称 文件级别 编制人 审核人

7、 批准人 控制部门质量手册 一级 相关部门主管 管理者代表 董 事 长 人资部指导性文件 二级 相关部门主管 管理者代表或审核组 厂 长 人资部表单、表格 三级 相 关 部 门 相关部门主管 管理者代表或审核组 人资部5.5文件的归档：公司文件的归档：经批准的公司各级文件原稿均须归档到人资部进行统一管理并由文件管理员填写“文件/资料归档登记表”。外部文件的归档：与质量管理体系相关的所有外部文件均须归档到人资部进行统一管理，并填写“外部文件/资料归档登记表”。存入软盘的文件由文件管理员进行归档登记，为防止文件的丢失，所有存入软盘的文件均应有书面备份。原件背面加注“原件”以示区别。5.6文件的发放

8、：文件发放前的审批：由人资部文件管理员视各部门需要而填写“文件/资料发放领用回收审批登记表”，经厂长审批后，做好发放的准备。文件发放：所发放文件必须加盖 “受控文件”印章，且需填写“文件/资料发给部门及份数审批一览表”经管理者代表审批后，方可填写“文件/资料发放领用审批表”，以确保文件/资料的有效性发放及运行。(表单发放不须加盖印章，但须填写相应控制表单)对所发放的一级和二级文件必须加盖蓝色受控印章进行管理，禁止使用无受控印章及自行复印的文件。对于三级文件发放虽不必加盖受控印章，但必须确保是现行有效版本。盖受控印章原则：作为指导性文件而发放的需盖受控印章，不做指导性文件发放的，则盖非受控印章，

9、如对外发放图纸或指导性文件时。(向供应商及认证机构发放的文件属于非受控文件。视情况需要把文件原件发放给使用部门，由使用部门保管。分发号的规定：董事长：HS-01 厂长：HS-02 管理者代表：HS-03 人资部：HS-04 财务部：HS-05采购部：HS-06 市场营销部：HS-07 产品开发部：HS-08 质量管理部：HS-09生产部：HS-10 维修部：HS-11 其它：HS-125.7在用文件有效性确认：为确保各相关部门所使用的文件均为有效文件，人资部负责人每月必须对各相关部门所用的文件进行有效性确认，防止使用失效文件，并把确认情况记录于“在用文件资料有效性检查记录表”中。5.8文件更改

10、换版的管理:文件的更改A 当需要对文件更改时,更改单位应发出联络单给审核组，报管理者代表同意，向人资部提出更改文件的要求,人资部将所需更改的文件利用再用纸复印一份并加注”文件更改”后,交给更改文件部门主管进行文件更改;B 文件更改完成后,须得到原审核人以及原批准人的同意,并在”文件/资料更改申请表”上签名同意;人资部将更改好的文件进行打印、换版、归档、回收、发放，前一版文件进行作废保留控制。文件的换版管理A 当文件的改动较小时，只做更换版次的处理;B 当文件的改动较大时，须做更换版本的处理;C 版本和版次的更换权利由人资部负责人决定。更改文件的发放A 文件更改完成后，人资部文件管理员在发放文件

11、同时向相关部门缴回更改前的文件，并在“文件/资料缴回/再发登记表”中登记，该文件的原稿要加注“作废文件保留”，其余文件要销毁，并记录在“文件/资料作废/保留/销毁登记表”中。作废文件的保留期限，原则上定为三年，个别文件视具体情况而定。须在“文件资料作废/保留/销毁登记表”中相应栏目记录保留期限。5.9文件损坏、遗失和补发文件损坏当文件使用者不小心把所发的文件损坏时，须填写“补发文件申请单”，人资部负责人同意后办理文件补发手续，并上缴损坏文件，由文件管理员进行销毁并记录表中;文件补发文件使用者不小心把文件遗失时，根据遗失文件的轻重对责任人进行批评或适当的处罚，补发时须填写书面申请，经人资部负责人

12、同意后办理文件补办手续。5.10文件的借阅需临时借阅文件的人员,填写”文件/资料借阅申请单”, 经人资部负责人批准后方可借阅，并由文件管理员填写“文件资料借阅登记表”，借阅者应在指定日期归还文件，到期末归还由文件管理员收回。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。5.11外部文件的控制直接引用的各类外部文件，由厂长或人资部负责人批准后方可发放使用;人资部负责定期(每年初)到有关部门核查所使用的国家标准、行业标准等外部文件是否为有效版本，及时更换过期文件。人资部负责检查企业所执行的有关国家及地方等法律法规性文件的有效性;人资部对发放到企业外部的受控文件进行发放登记及更换、作废的控制。5.12 质

13、量记录之归档、储存、维护原则各部门负责对本部门质量记录的保管，以每年一次(或视需要)把质量记录归档到产品开发部。质量记录编号采单据编码者，依单据号连续编成顺序排列。质量记录编号采流水号码者，依流水码由小到大连续编成。无流水号或单据编号者，依记录日期依序归档。归档时机有：每日整理方式(日报表)、每月整理方式(月报表)、每季整理方式(日报/周报/月报)、每半年整理方式(月报)、每年整理方式(月报、年报)。归档标示：整理归档完成时，质量记录之外部、封箱外部加以标示，质量记录内容及期间之质量记录，以达到易于取阅之原则，如标示于档案夹之外部或整理成叠之报表封面上。储存原则：储存于档案夹中，或装订成册置于箱中，摆放整齐。质量记录保存期限依“质量记录归档清单”所载，逾期之质量记录由厂长及人资部视情况决定销毁或