档案管理办法

1、档案管理办法 （ HBQY ZH02） 1 目的 为加强档案资料管理，进一步完善档案工作，逐步实现档案管理的规范化、制度化、 现代化，更好地为单位发展服务，结合本单位工作实际 , 特制定本管理办法。 2 适用范围 适用于单位在各种活动中形成的全部档案资料，其中以基建工程和经营管理档案为主 体，包括：单位设立、组织机构、财务管理、计划统计、科学技术和党、政、工、团等方 面的档案。单位办公室设档案室对单位的档案资料由专人实行统一管理。 3 职责 管理处档案室负责全处的档案整理工作，并负责对各收费站、路政大队、养护中心、 信息分中心的档案工作进行指导、检查和监督。 4 管理规定 4.1 档案资料的收

2、集 管理处及各基层单位的办公室应指派专人负责各单位的档案材料的搜集、整理、归档 工作。 4.1.1 单位各部门、各收费站要确立一名专职档案员，负责本部门、站区。 4.1.2 单位各部门形成的档案资料在未移交以前，由所在部门负责保管。 4.2 档案立卷标准： 4.2.1 文件齐全完整。 4.2.2 分类准确、组卷合理、卷内文件排列科学。 4.2.3 卷内目录填写清楚 4.2.4 去针，对材料较厚的文件延用原来三孔一线的装订方式，对其它文件，可采用缝纫 机、浆糊、热封胶、钉书钉、不锈钢夹等，提倡线装。 4.2.5 保管期限划分准确。归档文件的保管期限分“永久” 、“长期”、“短期”三种。归档 文件

3、要按保管期限表规定，正确确定保管期限，标明归档文件的机密等级。 （注：“长期” 存 50年，“短期”存 15年） 4.2.6 标题简明确切，用碳素墨水填写，不得超过五十字。 4.2.7 立卷人盖章。 4.2.8 所装订文件，大于规格的在不损坏文字前提下切齐或折齐；小于规格或装订线一边 有文字的要另纸加宽。 4.2.9 对不耐久字迹（如圆珠笔、复写纸、铅笔、纯蓝墨水）要重新抄写并与原件一并立 卷。 4.3 不归档文件范围 4.3.1 本机关的重份文件。 4.3.2 无查考利用价值的事务性、临时性文件。 4.3.3 未经签发的文件草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外） ，各次校对稿（主要 领导人

4、亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外） 。 4.3.4 无特殊保存价值的信件，一般性表态询问，一般性问题，提出一般性建议或意见的 人民来信。 4.3.5 机关内互相抄送的文件材料。 4.3.6 本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料。 4.3.7 无参考目的从各方面搜集的文件材料 4.3.8 参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。 4.3.9 下级机关送来的不应抄报或不必备案的文件材料。 上级机关任免奖惩非本机关工作人员的文件材料。 越级和非隶属机关抄送的一般的，不需要办理的文件材料。 外机关送来的征求意见的文件未定稿。 4.4 档案移交 4.4.1 4.4.1

5、 本年度的文书档案，要求在次年六月三十日前向档案室移交完毕。 4.4.2 文书档案移交前应备好档案资料移交清册，经档案室检查确认合格后方可移交。 4.4.3 案卷质量不符合标准的文书档案，档案室有权拒收并退还有关部门重新整理。 4.4.4 如因案卷未及时移交档案室，影响案卷质量年检时，责任由相关部门承担。 4.5 档案的保管 4.5.1 根据档案集中管理的原则，单位各部门在日常工作中形成的各类档案由单位设专人 实行统一管理，人事档案人劳科根据干部档案工作条例规定设专人专项管理。 4.5.2 设置档案库房、档案装具及其它必要设施，严格档案库房管理，防止失密、泄密事 件发生。 4.5.3 加强档案

6、的科学管理，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化。归档文件 材料分类清楚，组卷合理，以利于调阅、存放和档案的安全，防止和减少档案的损毁。 4.5.4 卷内文件应排序列题，对破损的文件材料及时裱糊，对卷内文件编定页号，去除金 属装订物，最大限度的延长档案的保管寿命。 4.5.5 档案管理人员调动时，必须在离职前，将其所保管的档案数量及现状交代清楚，并 办理交接手续。 4.6 档案库房管理 4.6.1 档案柜的摆放力求整齐，并进行统一编号。 4.6.2 入柜档案井然有序，并备有档案存放地点索引，以便掌握存放情况，以满足迅速调 阅的需要。 4.6.3 定期进行检查核实，如发现档案与目录不符或毁

7、坏，应及时查明原因，采取补救措 施，如人为造成，视情节轻重，追究责任。 4.6.4 加强安全和保密。非本室人员未经许可不得随便进入库房。工作人员工作完毕后， 应对门窗、电源、消防器材等进行全面认真的检查。 4.6.5 做好库房的防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温、防阳光等防护工作，保持库 房的清洁卫生。 4.6.6 档案工作人员要严格遵守国家机关人员保密守则 ，做到不失密。 4.6.7 严格借阅手续。单位档案一般不对外借阅，特殊情况需借阅时，应严格履行借阅手 续。 4.6.8 未经领导批准，任何人不得擅自摘录、复制。 4.6.9 加强对保密档案的管理。档案保密、解密必须按照有关规定办理。 保

8、密材料不得作为废品出售。待确认无保存价值后，编制清册，经领导审批后销毁。 丢失档案应立即报告单位领导，并认真追查，视情节轻重经予严肃处理。 不断进行档案管理现代化建设， 实现信息全息查询， 在指定的范围内实现档案信息共享， 以满足单位职工和各级领导阅档的需要。 做好档案编研工作，保证单位档案信息的完整性和连续性。 做好档案借阅和利用效果登记工作，掌握档案的利用情况，积累档案开发利用的经验。 4.7 档案借阅 4.7.1 要树立爱护档案的自觉性，确保档案资料的完整与安全。 4.7.2 借阅者应对借阅的档案资料妥善保存，保守机密，不得任意转借或扩大范围。 4.7.3 借阅人员必须保持档案的完整无损

9、，不得涂改划圈、拆卷、撕页、摄影和翻印。 4.7.4 借阅档案，一次不得超过三卷，一般应在档案室查阅，确因工作需要借出时，需填 写档案借阅登记表 ，经单位主管档案领导批准后方可借阅，借阅期限不得超过五天。 4.8 档案鉴定销毁 4.8.1 对超过保存年限和无保存价值的档案， 由档案管理员提出意见， 办公室会同有关职 能部门共同处理。 4.8.2 鉴定完毕后登记在册，参加人员签字盖章，送办公室审批后方可销毁。 4.8.3 在销毁档案时，要由专人在指定地点监销，监销人员必须保证在三人以上。 4.8.4 销毁清册必须立卷归档，长期保存。 5 相关文件 5.1 中华人民共和国档案法 5.2 河北省档案

10、工作条例 6 记录 6.1 档案资料移交清册 (ZH-02-B01) 6.2 档案借阅登记表 (ZH-02-B02) 6.3 档案清查记录 (ZH-02-B03) 6.4 过期档案销毁申请表 (ZH-02-B04) ZH-02-B01 档案资料移交清册 顺序号 责任者 案卷题名 起止 日期 保管 期限 文件数 页数 备注 经核实交接档案共计： 卷 移交人： 主管领导： 接收人： 主管领导： 交接时间： 年 月 日 ZH-02-B02 档案借阅登记表 案卷名称 编号 借阅单位 借阅人 借阅用途： 办公室主任审批： 借阅时间 借阅期限 归还时间 归还人签字 文件管理员签字 / 日期： 备注 ZH-02-B03 档案清查记录