如何做好档案管理工作

1、如何做好档案管理工作进入 21 世纪，随着改革的不断深化，档案工作也随之发生了变化。面对新时期 档案工作的需要，如何做好档案管理工作，笔者认为，应从以下几个方面抓起。一、搞好档案工作，领导重视是关键 。一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展； 如果领导不重视，许多具体的工作都会困难重重。领导对档案工作的价值和认识程 度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因 此，把档案工作列入领导的议事日程，是时代发展的需要，是规范档案工作的需要。 对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响， 去争取领导的重视。如果只是一味

2、的指责、埋怨领导不重视档案工作也是很难做好 的。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档 案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工 作好坏的根本原因。这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因 起作用。那么应如何发挥主观能动性，去争取领导重视档案工作呢？（一）爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作，很大程度上 取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱 本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。（ 二 ） 积极宣传，使领导增强档案意识。有些单位领导对档案工作重视不够

3、，很 多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位里不是生产一线，可有可无， 对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的， 要经常把有关文件、 材料给领导看， 次数多了，自然会在领导的脑海里留下痕迹，产生作用。尤其是一些与本单位密切 相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中力图仿效。要经常向领导 汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，诱导和启发领导重视档 案工作。要努力服务，作为一名档案人员主要是及时地提供信息。使档案发挥其作 用，从而更好地为单位的发展服务。二实现档案管理现代化随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越 来越多，数量的庞大给保

4、管和提供利用带来困难：管理方法手段的落后直接影响档 案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。（一）加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，他要求管理人员既要 有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精 神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和 先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业 知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。（二）掌握现代化管理技能，提高综合素质。以前，档案材料的形成从文件的起 草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、

5、归档都是以手工抄写为主。而电子计算 机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打 印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公 衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者 去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案 工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作， 在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使 自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。（三）利用现代化技术，整理档案。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信

6、 息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。 而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷 时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人 的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现 象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按 类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一 检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文 件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效 率。

7、更好的服务于社会。三、提高档案人员业务素质，加强继续教育。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作 人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、 创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类 和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学 知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与 工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养一 批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任 务。（一） 提高认识水平，强

8、化继续教育。发展继续教育需要解决的问题很多，首先， 要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作 用和实际意义，认识档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档案 人员整体素质的不断提高；其次， 21 世纪的档案管理工作者的机遇挑战并存，必须 真正启动档案人才工程，培养世纪人才，将档案管理工作者的继续教育列入重要的 议事日程。（二）加强制度建设，建立相关运行机制。可以说，加强制度建设，建立良性运 行机制是开展档案工作者继续教育的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的 管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；其次，要建立继续教育的约束 和激励机制。约束

9、和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动 地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。比如，档案管理工作者 上岗前和轮岗后的岗位培训，档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理， 这样， 便可以激励档案工作者增强参加继续教育的主动性和积极性（三）明确继续教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，继续教 育具有更直接的目的性、现实性和和时效性。继续教育应从实际出发，按岗位、分 层次、多渠道、多形式的进行。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针， 切实遵守学以致用的原则。第一，档案专业知识。继续教育应给档案专业人员提供 全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸 收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二， 相关学科知识。档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行 为学、 公共关系学等， 档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新； 第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案 现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的 学习，为此，继续教育肩负着更为重要的职责。（四）进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，要通过各种形式对他们 进行档案法和国家有关档案工作规定的