财产保险股份有限公司档案管理办法

1、永安财产保险股份有限公司档案管理办法第一章 总 则第一条 为了加强永安财产保险股份有限公司（以下简称“公司”）档案的科学管理，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，根据中华人民共和国档案法、机关档案工作条例等有关法规的精神，结合公司具体情况，制定本办法。第二条 公司档案是指公司经营管理过程中形成的有保存价值的各种文件、传真、单证、报表、账册、照片、录音、录像等不同形式或截体的文件材料，包括文书档案、保险档案、会计档案、审计档案、技术档案、电子音像档案等。它们是公司经营管理工作的真实记录和原始凭证。第三条 档案工作的管理原则是：统一领导，分级管理，确保各类档案的完整与安全，实现档案的综合管理和有效

2、利用。第四条 本办法适用于公司总部及各分支机构。第二章 档案管理机构和任务第五条 各级公司要建立健全档案工作机构，设立档案室，配备合格的档案管理人员。第六条 各级公司的档案工作受本公司办公室领导，同时在档案业务上接受地方档案行政管理部门和上级主管部门的指导和监督。第七条 档案管理机构的基本任务：（一）指导和监督本机关各部门做好各类档案的收集、整理和归档工作；（二）集中统一管理本机关各种门类和载体的档案和资料；（三）提供档案利用服务，充分发挥档案资料的价值；（四）定期对档案资料进行鉴定、销毁工作，并按规定做好档案的移交工作；（五）严格执行国家保密制度，维护档案的完整与安全；（六）负责对下级公司和

3、直属单位的档案工作进行指导和监督。（七）完成领导交办的其它有关档案业务的工作。第三章 档案资料的归档第八条 各级公司都要建立健全归档制度，各有关门都应将办理完毕，具有保存价值的文书、保险、会计、审计、技术、合同、电子音像等文件材料，及时整理，定期归档。第九条 文件材料归档与不归档的范围（一）归档的文件1、上级机关颁发需公司执行的各类指示、通知、决定、批复、规章、制度、办法、纪要等文件；2、公司向上级党政部门、监管机构上报的各类请示、报告、函等文件；3、公司下发的各类办法、规章制度以及对下属机构的各类重要指示性文件；4、公司股东大会、董事会和其它大型会议的会议纪要、领导讲话、决定、决议、材料等；

4、5、公司党委会、总经理办公会、司务会的会议记录、重要会议材料；6、公司的工作计划、总结、年度报告等；7、公司各类统计报表、财务报表、凭证、帐簿以及各类审计、稽核报告；8、保险业务文件资料，主要指在承保、理赔（给付）、防灾防损等保险业务工作中直接形成的各种文件、材料、单证、图表、照片、录音（像）以及其它需归档的各类业务资料；9、公司与外单位签订的重要法律合同、协议、意向书等；10、劳资人事管理资料，包括各类人事任命、人事调动、人事管理、人才引进和流动、员工工资审核记录等资料；11、公司的财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；12、公司编印的内部刊物、工作动态、信息报导等材料的定稿和印本；13、公

5、司与其他单位往来的重要文件资料；14、其他重要文件。（二）不归档的文件1、重份文件2、各单位之间互相抄送的文件；3、下级单位报送的一般性工作总结和备案文件；4、上级及同级机关送来的参考性文件；5、一般性文件历次修改稿；6、下级单位越级上报的文件（指定报送的材料除外）第十条 档案资料的归档要按照文件材料的自然形成规律，保持它的历史联系，区分不同价值，分类归档，使案卷正确地反映本单位的各项活动，并便于保管和查找利用。第十一条 凡属于归档范围内的各类档案资料，均由机关各部门进行整理，于次年3月底前移交给本单位档案部门立卷归档，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。第十二条 归档文件的整理规则

6、：归档文件的整理，是将文件以件为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒，使之有序化的过程。原则上每份文件单独计算为一件。文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。（一）装订。归档文件应按件装订。一份完整的文件排列顺序是：文件正本、发文稿纸、定稿、重要修改稿、文件处理单及承办部门签注意见等。（二）分类。按年度-机构（形成部门或承办部门）-保管期限进行分类归档。（三）排列。归档文件的排列，是在分类的基础上，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，按事由结合时间、重要程度对档案资料进行排列。（四）编号。

7、归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。在文件首页上端的空白位置加盖归档章，归档章应包含的要素：全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）等（见附件1图1）。（五）编目。归档文件应逐件编目。目录设置件号、责任者、题名、日期、页数、备注。档案目录应分年度，按不同保管期限装订成册，并编制档案目录封面（目录格式及封面用纸统一为国际标准A4型，样式见附件1图2、图3）。（六）装盒。归档文件按件号顺序装入档案盒。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同年度的文件不应装入同一盒内。不同保管期限的文件不应装入同一盒内。第四章 档案的保管和利用第十三条 档案的保管（一）各单位档案全宗应按年代-组织机构排列保管

8、。（二）各单位应根据保存档案资料的数量，设置必需的档案专用库房和柜架。库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。（三）档案库房应绘制档案存放的示意图，以利查找方便。（四）档案部门应定期组织人员对档案保管情况进行全面检查，并作记录，发现问题及时向领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。（五）各级档案部门要重点保护好永久和长期档案。（六）临时机构撤销时，其档案应向本公司档案部门移交。（七）在机关办公自动化系统实施的同时，档案管理现代化应与之同步发展，纳入公司办公自动化系统中。第十四条 档案的利用（一）档案的利用是档案管理的根本目的。各级档案部门要树立以利用为中心的思想

9、，做好各项基础工作。档案人员要熟悉本单位的档案保管情况，主动了解每时期的中心工作，积极开展档案利用工作。（二）各级档案部门要结合工作需要，编制档案目录，有条件的还可以编制卡片、索引等，并有计划地将库存档案信息逐步实现计算机管理，满足各方面需求。（三）建立和健全档案借阅制度。凡调阅档案资料，必须办理借阅手续，根据档案的机密等级，履行不同的批准手续。（四）档案借用人员，必须爱护档案，不得对档案进行涂改、勾划、剪裁和污损，不得转借他人。（五）调阅档案，用后及时归还，一般不得超过三天，特殊原因最长不得超过十天。（六）调阅档案人员出差或调动工作时，应将所借的档案资料及时归还档案部门，如已调动工作，借阅档

10、案未归还档案部门，由原单位负责追收归还。第五章 档案鉴定、销毁和移交第十五条 档案的鉴定与销毁（一）定期进行档案鉴定工作。鉴定工作由档案部门和有关业务部门组织鉴定小组，在办公室领导下进行。对超过保管期限的档案重新进行鉴定，把确已失去利用价值的档案编制清册，报经本单位领导批准销毁。（二）销毁档案时，应在本单位保卫、保密部门的密切配合下，指定专人销毁和监销。第十六条 档案的移交（一）档案的移交工作按中共中央办公厅、国务院办公厅机关档案工作条例的精神及永安财产保险股份有限公司档案保管期限的有关规定执行。（二）档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。第六章 附 则第十七条 各分支公司

11、可根据本办法，制定档案管理细则。第十八条 本办法由公司办公室负责解释。附件1：归档章，归档文件目录、封面图示(全宗号) （年度） （件号）（机构 （保管期限）（馆编件号）或问题）16 8 315 图1 归档章式样(单位：mm)注：全宗号和馆编件号：待档案移交档案馆时编制归 档 文 件 目 录件号责任者文号题名日期页数备注图2 归档文件目录式样归档文件目录*全宗名称 *年 度 *保管期限 *机 构 （问题）图3 归档文件目录封面式样附件2：永安财产保险股份有限公司档案保管期限细则（2005年11月修订）一、本公司召开的股东大会、董事会、监事会、全公司工作大会及其他大型的重要会议的文件材料1、会议

12、通知、名单、日程、报告、领导讲话、决议、总结、纪要、重要的声像材料等永久2、会议典型材料、代表发言、简报等 长期二、公司党政联席会、总经理办公会、党委会、司务会会议文件材料1、会议的决定、决议、纪要及讨论通过的重要文件材料 永久2、会议记录 永久3、会议一般性文件 短期三、本公司召开的专业会议、座谈会、汇报会等文件材料1、重要的 永久2、一般的 短期四、上级单位、地方党政机关召开的重要会议的文件材料1、会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、纪要等 长期五、本公司和其他单位联合召开的重要会议材料1、主办单位 永久2、协办单位 长期六、参加其他单位主办会议带回的文件材料 长期七、中央、国务院、地

13、方人民政府、上级机关颁发的关于保险工作的指示、方针、决定、决议、条例、规章、制度、办法等 永久八、本公司制发的(包括与其他单位联合制发)文件材料1、属于方针、政策、条例、规章、制度、办法等反映保险业务经营和管理活动的 永久2、属于一般性业务问题的 长期九、本公司代表地方党政机关、上级单位草拟并被采用的文件的最后草稿1、重要的、法规性的 长期2、其它一般性的 短期十、本公司形成的各种专题调查报告、业务情况分析报告 长期十一、上级单位或有关机关对本公司、本公司对下属机构检查工作形成的文件材料1、重要的 长期2、一般性的 短期十二、关于保险业务经营和管理工作本公司的请示与上级机关的批复，下属机构的请

14、示与本公司的批复1、重要的 永久或长期2、一般性的 短期十三、本公司工作总结、汇报1、年度或年度以上的综合性总结 永久2、年度或年度以上的各险种业务及单项工作总结 长期十四、下属机构报送的工作总结1、年度或年度以上的综合性总结或年度以上主要业务工作总结 长期十五、本公司机构沿革、大事记及启用印信的文件材料 永久十六、反映本公司主要业务活动的简报、照片、录音、录像等材料 永久十七、本公司编辑出版的刊物、重要专著等出版物1、每期样本、重要原稿和重要清样 永久2、一般原稿的清样 短期十八、本公司编发的业务宣传材料1、重要的 长期2、一般的 短期十九、本公司形成或汇总的计划统计报表、财务会计预决算报表

15、及其说明1、年度或年度以上综合性的汇总表、报表 永久2、年度或年度以上分业务险种、分项统计表 长期二十、本公司年度财务审计报告、各类稽核报告 永久二十一、下属机构报送的计划统计表、财务会计预决算报表及其说明1、年度或年度以上的报表 长期2、月、季度、半年报表 短期二十二、上级单位和有关部门下达的各项业务费用、指标等计划、控制数字1、年度以上的 长期2、月、季度、半年报表 短期二十三、本公司关于各项业务费用及基建、汽车等指标的计划、规划、控制数字及其分配情况1、年度以上的 长期2、月、季度的 短期二十四、本公司办理人大代表、政协委员所提议案(包括与其他单位共同办理)的情况及有关文件 长期或短期二

16、十五、本公司处理各类信访件、来访形成的记录、摘要及处理结果等文件材料1、重要的 长期2、一般的 短期二十六、本公司财产、设备、物资的购置、管理、使用、移交、报废、出卖等活动形成的文件材料 长期二十七、本公司移交档案、销毁档案的清册及有关凭证等文件材料 长期二十八、本公司收发文登记簿、发电、发传真记录、销毁不归档文件材料登记簿及有关凭证等 长期二十九、本公司干部出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料1、重要外事活动的报告、请示、批复、总结、会谈记录、照片、签订的业务合同、协议及其它重要文件 永久2、一般外事活动的考察报告、总结及出访活动的审批手续等 长期3、其它事务性材料、来往文书

17、 短期三十、本公司关于先进集体、先进个人及对有突出贡献人员的奖励、表彰材料1、上级单位、地方党政有关部门或本公司批准报送备案的 永久2、下属机构报送备案的 短期三十一、本公司董事长、副董事长、总经理、副总经理的任免；本公司对下属机构经理、副经理的任免材料；授权书、公证书等 永久三十二、本公司机构内部室级以上干部的任免材料 长期三十三、上级单位、有关部门或本公司批准的专业技术干部职称的文件材料 永久三十四、本公司职工录用、转正、定级、调资、退职、退休、死亡、抚恤等有关资料1、有关部门或本公司批准的 长期2、下属机构报送备案的 短期三十五、本公司职工名册、党员名册 永久三十六、本公司职工调动工作的

18、行政、工资、党团组织关系介绍信及存根 长期三十七、本公司关于商调干部的来往文书 短期三十八、本公司对有关人员的审查、考核及重大事故案件的调查处理材料 长期三十九、本公司出国人员(包括工作、学习)审批文件材料及办理出国签证事宜的文书材料 短期四十、下级机构成立、撤消、调整形成的文件1、本公司批准的 永久2、下属机构报来备案的 短期四十一、上级单位、本公司关于在职干部学习的有关文件规定 长期四十二、职工培训工作计划、安排、总结等 长期四十三、本公司委托大专院校代培学生形成的文件材料1、代培计划、合同、协议等 长期2、学员名单、学员基本情况登记表及审批材料 短期四十四、关于保险体制改革工作形成的文件

19、1、上级单位、本公司制发的关于体改工作的规划、试点经验、工作报告等重要文 长期2、其它一般性文件及下属机构报送备案的 短期四十五、本公司关于开展各项工作竞赛、组织经验交流及开展文体活动的有关材料 短期四十六、关于职工生活福利问题的文件 短期四十七、本公司关于基建工程的请示、报告、基建任务计划书、设计蓝图、合同书、竣工图、验收证明及房屋造价决算等文件材料 永久四十八、本公司关于基建财务管理、预决算文件 长期四十九、本公司有关利润留成的文件材料 永久五十、本公司关于各种保险、再保险业务帐务处理的文件 长期五十一、有关税务工作文件 长期五十二、上级单位、本公司关于各种业务经营权限和各种业务质量考核标

20、准的规定 长期五十三、关于开办保险业务的条款、费率、实物手续及修订说明等1、本公司制定的 永久2、下属机构报送的 长期五十四、国内外各种业务计划管理办法 长期五十五、险种业务综合统计表格、资料及分析材料 永久五十六、各险种业务重大赔案处理情况及分析报告 永久五十七、有关记述保户安全管理情况活动和安全技术活动，反映保户防灾检查的材料 长期五十八、重大事故隐患检查情况及改进建议 长期五十九、各险种保险业务出险情况及已付赔款登记簿 永久六十、关于防灾费的拨付、使用及管理的文件材料 长期六十一、防灾、防损工作通知、通报、总结、经验介绍1、重要的 长期2、一般的 短期六十二、各种自然灾害、意外事故综合统

21、计资料 永久六十三、保险业务无赔款优待、安全奖励的办法、规定 六十四、保险与救灾工作相结合的文件材料 长期六十五、关于保险业务代理、代办问题及给付代理手续费、检验费、佣金等文件材料 长期六十六、有关调整保险责任范围、调整各险种业务免赔额的文件材料 永久六十七、对未参加保险的大中企业、系统或地区有关情况的调查材料 短期六十八、与保险业务工作有关的工业生产、气象、消防、地质、土壤等资料 长期六十九、与保险工作有关的法律、法令(包括国外的)等资料 长期七十、本公司与有关单位、客户签订的各种保险协议、合同 长期七十一、关于开办各险种业务的情况反映及建议1、重要的 长期2、一般的 短期七十二、各种保险业

22、务交费清单 长期七十三、关于代理外国保险公司检验、理赔的规定、办法、通知及来往文书1、重要的 永久2、一般的 短期七十四、外国保险公司、再保险公司、经纪人、代理人来访形成的文件1、会谈记录、纪要、签订的业务协议、接待简报等重要文件 长期2、办理签证手续、来往函电等一般文书 短期七十五、关于了解国外保险经纪人资信、业务能力及外国保险市场情况的文书1、重要的 长期2、一般的 短期七十六、保险船舶的船名录 短期七十七、分保业务损益表 长期七十八、关于保险、再保险准备金运用情况、运用效益的文书 永久七十九、本公司与国外再保险公司关于分出、分入业务结算处理及其结算的文件材 永久八十、关于分保续转工作的来往文书1、重要的 长期2、一般的 短期八十一、年报1、本公司的 永久八十二、关于各种临分业务的账务处理、报表及来住文书 长期八十三、本公司与国外保险同业业务往来的结算单据 永久八十四、分保业务合同、出险通知及推赔结算账单 长期八十五、本公司与有关部门、有关单位协商工作的来往文书1、重要的 长期2、一般的 短期