Word、Excel、powerpoint使用技巧.ppt

1、Word、Excel、powerpoint使用技巧,Word文字方向随意设，排版样式轻松掌控 巧用Word公式 三步实现文档页码自动编排 按单字给Word文档内容快速加上边框 Word表格中Shift+Alt+方向键的妙用 Word一栏与多栏文本快速混排,Word使用技巧,Word中的文字方向是可以自由控制的。 如何将文字作以下排列呢？ 其实，要想做到这样，只需使用Word中的“文字方向”功能即可。但直接在文档中右键单击，并选择弹出菜单上的“文字方向”命令，你会发现在“文字方向”对话框上有五种方向选择，但是只能选用其中三种，另外两种不能被选用。,Word文字方向随意设，排版样式轻松掌控,Wor

2、d文字方向随意设，排版样式轻松掌控,其实，要想做到这样，只需使用Word中的“文字方向” 功能即可。但直接在文档中右键单击，选择弹出菜单上 的“文字方向”命令，你会发现在“文字方向”对话框上有五 种方向选择，但是只能选用其中三种，另外两种不能被 选用。这三种能选用的方向却做不出下图所示的排版。 那我们怎么办呢?其实，在图形和文本框中的文字就可以 应用所有的文字方向。,？,Word文字方向随意设，排版样式轻松掌控,首先，在文档中插入一个文本框，然后写入文字，单击右键，在弹出菜单上选择“文字方向”命令，之后在“文字方向文本框”对话框上选择需的文字方向，然后“确定”。 如果文本框的边框影响了文档的美

3、观，可以将文本框的边框去掉。在文本框的边框上点击右键，在弹出的快捷菜单上选择“设置文本框格式”命令。在弹出的“设置文本框格式”对话框上，把线条的“颜色”选为“无线条颜色”。然后“确定”，这样就可以去除了文本框的边框了。,巧用Word公式 三步实现文档页码自动编排,使用Word时很多人都对繁琐的页码操作感到无助，而巧用Word中的公式，就能实现智能的页码编辑，页码数不但能随着文字的多少而自动的增减，而且还能被组合出多种页码果。 效果图：自动的显示当前的页码，并且能随着你文档的页数的增加改变。,（第N页，共N页）,巧用Word公式 三步实现文档页码自动编排,步骤一：单击“选项卡”中的“文件”“页眉

4、页脚”在页脚创建“(第页，共页)”的字样，并把它设置为居中。,（第页，共页）,步骤二：在“第页”和“共页”的中间各输入两次“Ctrl+F9”并添写如下代码：“=Page=Numpages”。(,（第=page页，共=numpages页）,步骤三：输入完毕后，在按两下“Alt+F9”输出代码。看看神奇的变化吧。,（第1页，共2页）,注：公式中“Page”是当前的页数，“Numpages”是总的页数。,按单字给Word文档内容快速加上边框,使用Word的稿纸向导可以把整篇文档全部设置成稿纸样式。如果我们需要对文档中的某一部分设置成稿纸样式，如下图所示，那么应该如何处理呢?,按单字给Word文档内容

5、快速加上边框,第一步：先选中要加格的文字，按下“Ctrl+F”快捷键或点击功能区选项卡“编辑”功能组中的“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框。点击“替换”选项卡。在“查找内容”的输入框中输入“?”，在下方“替换为”输入框中输入“按Shift +Alt+键，则会升高级别。,Word表格中Shift+Alt+方向键的妙用,Word一栏与多栏文本快速混排,在默认情况下，Word的Normal模板被设置为一栏 格式，因此，当我们输入文本段落时，输入的格式也是 一栏。 然而有时候我们需要在一段文字之后使用两栏或 三栏的格式，而在分栏的文字之后又可能再使用一栏的 段落，也就是说，经常会遇到一栏与多栏混合

6、出现在同 一文档中的情况。 通过设置分栏格式，就可以轻松实现一栏与多栏混 合出现在同一文档中。例如，有时我们写一篇文章，先 有一段介绍文字是一栏的，介绍完了之后就出现两栏或 多栏的文本，在最后再加一段一栏的小结，在一些文摘 类杂志中经常遇到这种情况。,Word一栏与多栏文本快速混排,下面我们就来看一下如何实现一栏的段落与多栏文 本的混合使用。 1.在Word中新建一文档后，先输入一段文字，如下图所 示。,2.将插入点定位到这一段落下方，然后选择菜单命令“格式|分栏”。,Word一栏与多栏文本快速混排,3.在“分栏”对话框中选择想要分成的栏数，例如“三栏”，然后在“应用于”右侧选择“插入点之后”

7、，如下图所示。如果需要在栏与栏之间加分隔线，则选中复选框“分隔线”。设置完毕单击“确定”按钮。,Word一栏与多栏文本快速混排,4.输入将要出现在分栏中的文字，如图所示。,Word一栏与多栏文本快速混排,5.将插入点定位到分栏文字结尾处下方，然后选择菜单命令“格式|分栏”。 6.在“分栏”对话框中选择“一栏”，在“应用于”右侧选择“插入点之后”，如下图所示，然后单击“确定”按钮。,Word一栏与多栏文本快速混排,7.继续输入最后一段小结文字，如下图所示。,Excel使用技巧,快速录数据 让单位自动补全 把Excel里的一列数据快速转成多列数据 在Excel中快速添加间隔空行,快速录数据 让单位

8、自动补全,用Excel做表格，经常遇到需要在某一列使用同一单位 的情况。如果先在第一个单元格输入对应单位的名称， 然后使用“拖拽”的方法使其它行复制这一单位，达到的 效果不尽人意，要么需要再改单位前的数值，要么单位 与数值分在两列。 通过预先设置某一列的格式可以让这些单位“自动补 全”。这里以将某一列的单位设置为千克(kg)，最终的效 果是在该列任一单元格中输入数字后，按下回车键或将 光标移至其它单元格，在数字后会自动补齐“kg”。,快速录数据 让单位自动补全,第一步：运行Excel，单击选中需要设置格式的列。右键单击选中的列，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”(如下图)。,快速录数据

9、让单位自动补全,第二步：在打开的“单元格格式”对话框中，在“数字”标签 中，选中“自定义”项，在右侧“类型(T):”下方的文本框中 输入“0.00“kg”(如下图,不含外侧引号)，最后单击“确 定” 按钮。,快速录数据 让单位自动补全,经过这样设置之后，在该列单元格中输入数据时，不用再考虑单位问题了，直接输入数字即可。 小提示：其中“0.00”表示该列单元格保留两位小数，小数点后面几个“0”就代表几位小数，具体多少可根据需要自行设置。如果是其它单位符号，只要更改双引号中的kg为相应的字符即可。,在Excel中快速添加间隔空行,如果需要在下图的Excel数据区域每一行的上部添加 一空行，如何快速

10、实现?,对于这种添加的行数不多的情况，可按住Ctrl键依次单击行按钮，然后单击右键，选择快捷菜单中的“插入”命令，这样就会在每一个选中行的上面添加一空行。,在Excel中快速添加间隔空行,如果要添加的行数比较多(成百上千行)，上述方法就比 较麻烦了，可以通过添加辅助列并利用Excel的定位功能 进行实现，步骤如下： 1、在数据区域的后面找到一空列作为辅助列，在第一个单元格中输入“2”，下面的单元格置空，选择这两个单元格，按住Ctrl键的同时拖动填充柄向下填充，直至目标位置。如下图。,在Excel中快速添加间隔空行,2、保持此时的选中状态，执行“编辑”“定位”，打开“定位”对话框，单击“定位条件

11、”按钮，在“定位条件”对话框中选择“空值”。如下图。,在Excel中快速添加间隔空行,3、单击“确定”按钮，原选择区域中的空单元格格将被 选中，如下图。,4、在选中单元格上单击右键，选择“插入”命令，在对话 框中选择“整行” ，如下图。,在Excel中快速添加间隔空行,6、选中复制列中的所有参考单元格，执行“编辑”“定位”，打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“常量”。单击“确定”按钮，原选择区域中的“2”单元格将全部被选中，在选中单元格上单击右键，选择“插入”命令，再在对话框中选择“整行”，单击“确定”按钮，每个选择单元格所在行上将添加一空行。,5、单击“确定

12、”按钮，将在辅助列每个空格行上添加一空行。,在Excel中快速添加间隔空行,最后，删除辅助列，任务完成。,Ppt使用技巧-让PowerPoint文档中的数据图表动起来,为了加强PowerPoint演示文稿的说服力，我们常常会 在幻灯片中使用图表。如果使用图表后再为它设置一下 序列动画，让数据演示也动起来，则通常能达到吸引听 众注意力，强化演示说服力的良好效果。,第一步：创建PowerPoint图表,Ppt使用技巧-让PowerPoint文档中的数据图表动起来,在PowerPoint中，新建一张幻灯片，在“幻灯片版”任务窗格设置“内容版式”为“内容”，然后切换到“幻灯片设计”任务窗格，为幻灯片选

13、择一个恰当的设计模板(本例为“诗情画意”)。,单击幻灯片正文占位符中的“插入图表”按钮，进入图表 创建状态，这时就可以直接将用于创建图表的数据填入 数据表，如下图。,Ppt使用技巧-让PowerPoint文档中的数据图表动起来,Ppt使用技巧-让PowerPoint文档中的数据图表动起来,填写好以后，单击图表外任意位置，完成图表的创建， 创建好的图表效果如下图。,第二步：为图表设置序列动画 选中要设置动画的图表，切换至“自定义动画”单击“添加效果”按钮，在弹出的菜单中选择“进入其他效果渐变”命令。 单击“确定”后，再单击“自定义动画”列表中的渐变 图表1的下拉箭头，在下拉菜单中选择“效果选项”命令