流通服务行业实施工具-02需求分析库-需求调研报告

XXXX信息有限公司分销系统需求调研报告建立日期20XX1215修改日期文控编号UF_DRP_1_7_01客户项目经理日期用友项目经理日期版权声明本XXXXXXXX信息有限公司分销系统业务解决方案所有权属于用友软件股份有限公司。其所涉及的内容和资料只供授权XXXX信息有限公司使用，在没有取得版权所有人的书面同意前，购买方不得将本文件或内容全部或部分复制、传递给他人、影印、泄露或散布给他人。本XXXX信息有限公司分销系统业务解决方案内容的最终解释权属于用友软件股份有限公司。文档控制修改记录日期作者版本修改参考号审阅人姓名职位审阅签字存档拷贝号地点备注目录分销系统需求调研报告1文档控制21、调研活动说明52、公司整体概况521、企业简介522、IT应用情况523、基础数据情况624、分销网络725、总部组织结构826、分子公司组织结构827、锦联子公司组织结构93、XXXX航信总部部门职责931、总经理室职责932、财务部职责933、商务部职责934、企业市场部职责935、渠道市场部职责936、税控业务部职责104、各分支机构部门岗位设置1041、总经理室职责1042、税控部职责1043、综合部职责1044、市场部职责105、总部业务流程描述1151、总部总体业务流程图1152、总部总体业务流程描述1153、总部采购业务流程1253、总部销售业务流程1353、其他业务流程146、分子公司业务流程1561、采购部门业务流程1562、销售部门业务流程1663、分子公司借出业务流程1764、分子公司出库暂存业务流程177、特殊业务需求1871、费用管理问题1872、销售计划管理问题1873、服务费与培训费问题1874、赠品管理问题1975、成套商品查询问题1976、软件产品1977、锦联子公司的价保返利问题208、相关报表及说明201、调研活动说明XXXXXXXX信息有限公司（以下简称XXXX航信）分销系统信息化项目于2006年12月5日正式启动。按照项目实施主计划，于2006年12月8日到9日进行了有关XXXX航信分销业务的系统调研，参与调研的人员有分销信息化项目小组全体成员以及商务部、分子公司相关业务人员，主要内容是对XXXX航信总部分销业务、分子公司分销业务的管理现状进行调研，以期能为后期的业务解决方案编写及系统实施制定范围和目标。2、公司整体概况21、企业简介XXXXXXXX信息有限公司是由航天信息股份有限公司控股的一家高新技术企业，是国家金税工程XXXXXXXX八市的制定服务商，专业致力于XXXXXXXX八市的增值税防伪税控开票系统的推广及其拓展业务。公司总部位于南京，在XXXXXXXX扬州、泰州、南通、盐城、淮安、宿迁、连云港、徐州设有八个分子公司。公司拥有一支技术过硬、服务优良的专业技术服务队伍，服务网络覆盖XXXX八市六十余个区县。公司以航天信息总公司为依托，在税务系统和广大用户的支持下，不断拓展新的领域，形成了以防伪税控系统及相关产品的研发、技术服务为主，计算机硬件产品销售为辅的发展格局，主要经营TCL电脑、联想电脑、金蝶软件、防伪税控及相关服务。公司力求以“规范、高效、专业”的服务理念，以产品最佳性价比，及时快捷的服务反应，最大程度的为客户提供本地化、专业化服务。公司使命航天信息、信息中国；公司理念协同、创新、高效、人本；质量方针顾客为本、科技（服务）创新、完善管理、打造品牌；服务理念规范、高效、专业；服务口号诚信、用心；人才理念奋斗、无私、技能、自律；22、IT应用情况目前XXXX航信各分子公司已经拥有较为完善的网络环境，总部和分子公司的IT应用水平较高，平时业务人员利用邮件、EXCEL等处理日常业务，财务人员利用金蝶K3处理自身的财务账务。从目前的现状来看，已经拥有了较好的应用一体化全局的业务财务系统软件的基础，只要对相关人员进行详细的培训，制定好规范的业务解决方案，在用友网络分销和U8财务的平台上建立一套规范的日常业务财务处理系统是现实可行的。23、基础数据情况XXXXXX原有的绝大部分业务是通过手工处理的，商品类别、商品编码、客户信息、供应商信息等等没有规范的档案，需要在系统上线前进行详细的整理和验证。24、分销网络XXX总部扬州分公司泰州分公司宿迁分公司淮安分公司盐城分公司南通分公司连云港子公司徐州子公司锦联子公司片区片区终端客户终端客户终端客户片区经销商终端客户经销商经销商终端客户终端客户终端客户供应商内部供应商供应商说明XXXXXX总部上游有XX总部供应商、其他外部供应商、锦联子公司，下游有各分子公司和经销商、终端用户；各分子公司上游有XXXXXX总部、其他外部供应商，下游有经销商、终端用户，同时下游在一定程度上存在片区管理；锦联子公司上游有外部供应商、下游有XXXXXX总部、经销商、终端用户；总的来说，XXXXXX的分销网络是一个总部分公司办事处的混和模式；25、总部组织结构总经理室商务部财务部人力资源企业市场部渠道市场部税控业务部维修呼叫中心26、分子公司组织结构分公司总经理室综合部财务部税控部市场部27、锦联子公司组织结构总经理室财务部商务部储运部产品事业部一产品事业部二3、XXXXXX总部部门职责31、总经理室职责总经理室是制定公司的决策及特殊业务审核部门，主要负责采购申请及采购付款审核、超信用额业务审核、价格审核、特价促销活动审核、预算审批及费用审核等职责。32、财务部职责财务部门是负责全公司财务会计工作的职能部门。主要负责收付款、总账业务、业务考核、与分子公司对账及管理、上报报表等工作。33、商务部职责商务部主要按产品线负责采购、销售发货、库存、付款申请等业务的手续办理，同时负责进行信用控制、售后服务、库存数量金额控制等工作。仓库管理部分也由商务来处理。34、企业市场部职责企业市场部主要负责进行销售申请、催款、采购申请等业务。这些业务提交商务部进行相应的处理，主要是面对分子公司的业务。35、渠道市场部职责渠道市场部职责与企业市场部类似，主要负责对经销商、最终用户的销售业务。36、税控业务部职责渠道市场部主要负责税控产品及相关服务的销售、采购、库存管理。4、各分支机构部门岗位设置41、总经理室职责分子公司总经理室主要负责日常业务的审批。42、税控部职责税控部主要负责有关税控业务的培训、销售、税控相关商品的销售及维修服务。43、综合部职责综合部主要负责收付款、采购、销售、库存等相关业务。44、市场部职责市场部主要负责软件及相关硬件的销售。5、总部业务流程描述51、总部总体业务流程图XXXX总部总体业务流程供应商财务分子公司总部商务业务审核人员库房经销商或终端客户需货情况需货情况销售单审核销售单通过不通过，办理其他手续收款单采购单审核通过发货单不通过，办理其他手续收货单付款单52、总部总体业务流程描述XXXXXX总部业务主要有向外部供应商（包括XX总部、锦联子公司和其他外部供应商）的采购，对分子公司、经销商和终端用户的销售，采购入库、销售出库等仓库管理，财务的应收应付总账等业务；采购业务商务部根据汇总的需货信息，向供应商提采购订单，供应商到货后库房根据订单进行办理入库手续。财务在货到或订单签订后向供应商付款，待到货后对到货与付款进行核销；销售业务商务部根据分子公司、外部经销商、终端用户等的需货情况填写销售单，相关领导和部门对销售单进行审核，审核通过后，仓库进行发货。财务收到钱后，对收款与销售情况进行核销。XXXXXX总部与分公司的往来是实行的收支两条线，分公司的收入直接如总部的账户；53、总部采购业务流程XXX总部采购业务流程审批人员商务部库房财务部供应商采购订单根据相关业务部提交的采购申请审批通过销售单采购入库单付款单请款单采购发票总部的采购业务流程如下各业务部提采购申请；商务部汇总采购申请；提交相关部门和领导进行审批；审批后的订单传供应商；商务部请款；财务部付款；仓库收货；收到采购发票，进行记录；说明存在直运的业务，即商务部汇总的采购申请是分子公司或直接客户提出的，供应商直接发送给分子公司或相应的直接客户，货物实体不在XXXXXX总部流转，只是在账务上进行加价销售的虚拟采购入库和虚拟销售出库；另外需要能得到XX总部到货情况；53、总部销售业务流程XXX总部销售业务流程财务部分公司总部商务业务审核人员库房经销商或终端客户、子公司需货情况需货情况销售单审核通过销售单主要是信用额度和价格审核收款单付款单销售发票总部的销售业务流程如下各业务部反馈销售业务（可能是给分子公司的，也可能是给经销商等直接客户的）；商务部汇总填写销售单；提交相关部门和领导进行审批，主要是部门和客户的信用额度和价格审核；审批后的销售单给库房进行发货；财务部收款；财务部开具销售发票；说明总部销售给分公司的，没有收款，直接从分公司的账上划钱到总部。53、其他业务流程总部仓库入出库业务及财务的应收应付等都在相应的采购业务和销售业务进行了相应的说明，以下是一些其他的特殊业务销售退货流程需要售后人员进行检查，包括序列号等的检查后，相关部门和领导签字确认后，才能办理退货入库手续，财务进行应收冲减或退款等后续处理；不同种商品销售换货流程做虚拟的销售退货后，做虚拟的销售发货；序列号管理目前仓库人员进行相应的入库和出库时，对商品序列号进行记录，上交商务部备档留存；客户收货情况反馈目前没有对此进行专门管理，以后考虑进行跟踪管理；6、分子公司业务流程61、采购部门业务流程XXX分子公司采购业务流程审批人员商务部库房财务部外部供应商或苏北航信总部采购订单根据相关业务部提交的采购申请审批通过销售单采购入库单付款单采购发票分子公司的采购业务流程如下分子公司商务根据相关业务部门提交的采购申请进行汇总；分子公司商务讲汇总的采购订单送相关人员审批；分子公司相关人员对采购订单进行审批；审批后的采购订单传相应的供应商；供应商发货给分公司；分子公司库房接收供应商的发货；分子公司财务采购付款；分子公司收到供应商采购发票记录；62、销售部门业务流程XXX分子公司销售业务流程财务部分子公司商务业务审核人员库房经销商或终端客户需货情况销售单审核通过销售单主要是信用额度和价格审核收款单付款单销售发票分子公司的销售业务流程如下分子公司商务根据相关业务部门提交的销售情况开具销售单；分子公司的审核人员对销售单进行审核；分子公司根据审核通过后的销售单进行发货；财务对客户的收款进行记录灯账；财务开具销售发票给客户；63、分子公司借出业务流程XXX分子公司借出业务流程业务审核人员库房分子公司片区销售人员借出单审核通过借出出库单销售单上笔的借出出库转销售分子公司的借出业务流程如下分子公司的片区销售人员从分子公司办理借出手续；分子公司审核人员对借出进行审核；分子公司仓库人员根据审核后的借出手续办理出库业务；分子公司讲销售情况上报冲抵上次的借出手续；64、分子公司出库暂存业务流程分子公司目前存在一定量的出库暂存业务，业务流程如下分子公司办理正常的销售手续，包括出库、付款、开发票；分子公司对给客户的货品进行代管理，并不形成真正的出库；分子公司根据客户的实际要货情况，从仓库中发货给客户，减少暂存量；7、特殊业务需求71、费用管理问题1管理现状及需求描述目前没有规范实用的软件来处理针对部门及业务员的费用业务。此次想通过分销系统的实施能够搭建比较好的费用管理平台，管理和监控部门及业务员的实际费用发生问题。主要的需求有费用项目可以进行分类；费用预算能做年、半年、月的针对部门、业务员；费用发生能进行详细的记录；费用预算与费用发生能进行比对；超额费用不能报销，需要进行单独的审批手续处理；2需求分析可以通过费用插件进行处理；72、销售计划管理问题1管理现状及需求描述目前没有规范实用的软件来处理针对部门及业务员的分商品的销售计划。此次想通过分销系统的实施能够搭建比较好的销售计划管理平台，监控部门及业务员的销售计划执行情况。主要需求有销售计划可以具体到商品；能够得到销售计划与销售发生情况的对比结果；2需求分析；可以通过计划插件进行处理；73、服务费与培训费问题1管理现状及需求描述原来没有应用销售业务处理软件，通过上分销系统，希望能把作为主营业务收入之一的服务费和培训费体现在分销中。2需求分析；可以通过做虚拟商品实现，主要是没有这种虚拟商品的入库，库存看起来是这种商品负出库的。通过操作员商品类别权限设置和仓库权限设置达到只有部分人能够操作业务和查询的目的；74、赠品管理问题1管理现状及需求描述目前赠品有两种，一种入库的时候是正常商品，出库的时候没有金额；另外一种入库的时候没有金额，出库的时候有金额，还有入库的时候没有金额，出库的时候也没有金额。总的需求是此类特殊商品入的时候的成本和销售额。2需求分析；对于此部分赠品（入的时候没有金额）可以建立单独的赠品库进行管理，原则上此部分赠品不参与其他仓库的成本计算；有金额赠品发出时能单独统计。75、成套商品查询问题1管理现状及需求描述销售单上以某种商品作为成套数的依据，能够汇总一段时间发出此成套数商品的数量和明细；2需求分析考虑通过单据自定义项进行统计；76、软件产品1管理现状及需求描述软件产品入库的时候是A商品，出库时经过一定的处理，变成另外B商品；2需求分析可以大致通过采购A入库，其