某集团零售企业二级机构行政流程及制度-管理规定和流程

1目的规定办事处办公场地租用报批流程、职责和工作要求。2适用范围适用于各办事处办公场地的租用（包括续租、退租）与调整。3管理要求31办事处设置或搬迁办公场地前应填制办事处办公场地租用审批表，将所选房屋的基本情况（包括位置、面积、结构平面草图、现有家私及房租、房子内部照片、外部形象照片）报公司人事行政部及品牌事业部审批，经批准后方可实施。32办事处须以“广东某服装有限公司”名义与业主签定公司统一的房屋租赁合同，合同租期一般为一年，租金选择月交或季交。合同需一式三份，并将其中一份寄回公司人事行政部统一存档保管。33进行办公场地装修前，应将准确的平面图报公司人事行政部，同时填写办事处办公场地装修申请表，并依据公司批准的设计方案实施。34办事处退租办公场地前，须事先填写办事处办公场地退租申请表，经公司人事行政部批准后方可退租；退租的同时附上办事处办公场地租用审批表，进入租用流程。4办事处办公场地租用流程/职责和工作要求流程职责工作要求相关文件/记录开始NNN内务主任填表签约经理签字确认人事行政部经理助理人事行政部经理品牌事业部经理文控物管文员办事处办事处将欲租用或续租用的房屋的基本情况填入办事处办公场地租用审批表报公司人事行政部及品牌事业部审批；复核上报资料的完整性、真实性，评估办事处仓储调整的可行性、合理性；完成时间一个工作日；根据以下情况进行批复1评估欲租用或续租用的场地是否符合公司未来发展的需求；2评估办事处现有的办公场地是否符合公司未来发展的需求；3对公司品牌形象的影响；4调整所产生的费用；根据实际情况进行批复；按审核批复的结果办理，通知办事处及其它相关的部门；办事处查验房主房地产证明（或房屋租赁许可证）、身份证原件，留其复印件并注明“已查验”。办事处用公司统一版本的房屋租赁合同与房主对合同条款进行沟通，将双方初步达成统一意见的合同传回公司；办事处办公场地租用审批表办事处办公场地租用审批表办事处办公场地租用审批表办事处办公场地租用审批表房屋租赁合同与业主沟通合同事宜填写办事处办公场地租用审批表回复办事处复核审批审批YYY流程职责工作要求相关文件/记录人事行政部经理、审计总监办事处装饰工程中心人事行政部总经理人事行政部经理、审计总监分别对合同进行审核；重大合同或人事行政部经理、审计总监不能把握的合同转给顾问律师审核；办事处与房主签定合同，将有房主签名或盖章的合同寄回公司，公司盖章后留存一份，一份寄办事处交房主，办事处留存复印件；办事处提供办事处办公场地准确平面图，填写办事处办公场地装修申请表，报装饰工程中心核算装修项目及费用；人事行政部按办事处经理任职时间长短、办事处经营状况等决定装修费用公司与办事处的分承比例，并报总经理审批。总经理签署关于费用承担的最终意见。房屋租赁合同房屋租赁合同房屋租赁合同办事处办公场地装修申请表办事处办公场地装修申请表办事处办公场地装修申请表1目的办事处申报装修合同审核顾问律师办事处签定合同人事行政部审核费用承担结束总经理签署意见41证件办理411办事处需办理驻外登记证和个体工商户营业执照（注册地址办事处办公场地）；自营专卖店需办理个体工商户营业执照。412驻外登记证办理要求字号名称“广东曼妮芬服装有限公司驻办事处”机构证；经营性质为“非经营性办事机构，业务联系、市场调查、售后服务”。413个体工商户营业执照办理要求字号名称办事处自己拟定；负责人办事处经理人；经营性质内衣批发，销售。414相关证件办理完毕，应传真复印件至人事行政部存档。42证件变更421办事处办公场地或自营专卖店搬迁、负责人变更，需对办事处所有证件的地址、负责人进行变更。422如变更手续需公司提供相关证件，需以书面形式经经理签字后向公司申请。423相关证件变更完毕，应传真复印件至人事行政部存档。43证件年检431办事处内务主任应根据当地要求，在年检规定时间内，对相关证件进行年检。432相关证件年检完毕，应传真复印件至人事行政部存档。43证件管理431办事处证件和自营专卖店证件需挂在明显之处，以备相关机关查验。432内务主任需复印一套自营专卖店证件在办公室。433内务主任每月5日前须将行政B类档案填好并上报至规定办事处证件办理流程、职责和工作要求，为办事处合法经营及为员工购买社保，签订劳动合同提供条件。2适用范围办事处驻外登记证、个体工商户营业执照及自营专卖店证件的办理。3主要职责由内务主任负责相关证件办理、年检、地址变更等事项。4证件办理及管理要求人事行政部。1目的41公共办公区的管理411员工下午下班及晚上加班最后离开者，应负责将本区域的电器设备包括照明、电脑、复印机、打印机、空调等的开关（包括接线板上的开关）关闭，并将窗户关好。星期六下班还须关闭饮水机开关。412员工不得私自接、拉、拆除电线，不得私自处理电器设备。413电插座旁禁止堆放易燃物品，如纸张等，以免发生火灾。414各类电器的管理者应经常检查所负责的电器设备，以消除因故障造成的安全隐患。415禁止在办事处的禁烟区内吸烟。416未经许可不得将办事处财物带出办事处。417每个工作日下班后及节假日不得在办公区域内给移动电话电池充电。42消防管理421严禁携带易燃、易爆物品进入办公区。422禁止随意挪动、损坏消防用品和设施。423消防器材旁禁止堆放妨碍消防器材使用的物品。424办事处（尤其仓库）应备有足够的灭火器，并放于易取之处。425员工应知晓灭火器的使用方法及存放地点。1目的加强办公区域的环境及安全管理，消除办公区域中的安全隐患，确保员工及财产平安，为员工营造一个安逸、舒适的办公环境。2适用范围办事处办公区域。3主要职责由内务主任主要负责办公区域的管理。4管理要求确保办事处仓库及自营专卖店货品安全。2适用范围办事处仓库及自营专卖店货品保险办理。3管理要求31公司每年以全国发文形式通知办事处统一办理本年度办事处仓库及自营专卖店货品保险。办事处内务应在规定时间内按公司要求填写年办事处及自营专卖店保险登记表，报公司人事行政部。公司将代办事处购买保险，并将保险明细表传真至各办事处，由办事处内务存档；32办事处办公地点搬迁或新开专卖店，需在货品搬迁入仓或专卖店前一周填写年办事处及自营专卖店保险登记表，并注明货品进入新仓库及新专卖店时间，公司将代办事处购买保险，并将保险明细表传真至各办事处，由办事处内务存档；33请各办仔细阅读保险单内容，如保险期限内出现保险公司责任范围内的任何险情，请按如下步骤采取措施331请立即报当地公安局、派出所，及联系保险业务员，或拨打保险公司24小时服务电话，并尽快知会公司相关人员；332如损失金额在1000元以内，保险公司不予赔偿（保险单明确指出“每次事故绝对免赔额RMB1,00000或定损金额的5，高者为准”）。故当险情明确、损失金额明显小于1000元时，可直接报当地公安局、派出所，同时尽快报公司相关人员，暂时不报险，待公司商议后再采取进一步措施；333在保险公司向出险办事处勘查取证时，办事处填报的相关数据必须以保险单签定的数据为准（尤其是保额）；334员工自盗不属于保险责任范围。请各办事处加强防范意识，注意保护办事处财产安全。1目的规范品牌事业总部各部门及办事处物品领用流程，加强品牌事业总部对物品领用的控制管理及广东公司储运部、伊维斯公司仓务部对物品的进销存控制管理，提高物品使用效率，降低运营成本。2适用范围适用于“A”、“B”，适用于品牌事业总部各部门及办事处物品领用管理。3物品领用流程/职责和工作要求3A品牌流程职责工作要求相关文件/记录NN办事处内务办事处经理储运部储运部储运部经理广东公司财务部/集团公司会计部每月1号、10号、20号根据本办实际需求提出物品申领，填写统一电子版本的物品申请表。1）对申请领用数量的合理性及物品适用性进行审核并签字。2）将办事处经理确认的曼妮芬物品申领表发至广东公司储运部（储运部专用接收申请邮箱LOGISTICSMANIFORMCOMCN）。如办事处给加盟客户申请，需标注清楚以便公司结算。广东公司储运部收到物品申领表后，对其进行审核（当日完成），对不合常规的申领做调整并与办事处进行沟通。将发货明细单先EMAIL或QQ给申请人（办事处收货时依据发货明细单中实际发货数量为准验收），并将此单随货发给办事处。将办事处领用的物品进行统计汇总，并做出物品收、发、存报表。将物品发放汇总表交给广东公司财务部。广东公司财务部再将物品发放汇总表转集团公司会计部，集团公司会计部将办事处承担的费用在其运作费中扣除。物品申领表曼妮芬物品申领表物品申领表物品申领表发货明细单物品申领表物品收、发、存报表物品发放汇总表3B品牌提出申请审核费用核算结束发放汇总表开始审批发货流程职责工作要求相关文件/记录NN办事处内务办事处经理相关部门/人事行政部仓务部仓务部负责人伊维斯公司财务部/集团公司会计部根据本办实际需求提出物品申领，填写统一电子版本的伊维斯物品申请表。1）对申请领用数量的合理性及物品适用性进行审核并签字。2）将办事处经理确认的物品申领表传真给人事行政部。如办事处给加盟客户申请，需标注清楚以便公司结算。1）人事行政部收到物品申领表后，将其交给相关部门审批（当日完成），对不合常规的申领做调整并与办事处进行沟通。2）将审批后的物品申领表传真给伊维斯工厂仓务部。仓务部按物品申领表的要求，三天内安排发货事宜。将发货明细单先EMAIL或QQ给申请人（办事处收货时依据发货明细单中实际发货数量为准验收），并将此单随货发给办事处。次月5日将办事处领用的物品进行统计汇总，并做出物品收、发、存报表，发给人事行政部，同时将物品发放汇总表发给伊维斯公司和集团公司会计部。集团公司会计部将物品发放汇总表的金额分别计入相应办事处的费用中，再根据公司管理要求将由办事处承担的费用在其运作费中扣除。物品申领表物品申领表物品申领表物品申领表发货明细单物品申领表物品收、发、存报表物品发放汇总表1目的保障办事处物件流转快速、准确、安全。2适用范围提出申请审核费用核算结束发放汇总表开始审批发货公司与办事处间往来的物件及办事处内部物件流转。3主要职责办事处内务主任。4说明本规定涉及的物件是指物品和公文。物品包括道具、灯片、促销用品、货品、自动化设备等；公文包括公司及各部门与办事处间日常工作中的往来文件、如通知、通告、通报、人事任免、公函、报表等，形式有电子邮件、传真及函件。5管理要求51道具、灯片、促销用品的流转511五金道具1）由业务人员提出增加或减少五金道具的申请，经主管人员批准后，由内务岗监督发放，申请表交财务处做帐；2）商场之间调拨五金道具要填写调拨单，经主管人员批准后方可调拨，并将调拨单交财务处做帐；3）五金道具每个季度要盘点一次。512灯片由内务主任发放，业务人员安装，导购员签收，签收单交财务处做帐。52货品（包括自动化设备）的流转521由公司发往办事处的货品，办事处到货运站取货时，首先要观察货品的外包装是否完好，如果出现破损要对其进行拍照并要求货运站出具包装已破损的证明；核查货品数量并要求货运站出具实际收到货品数量的证明。522办事处依据实收数量入库。523办事处发货前，先由内务填写发货登记表，经经理签字后发货。524发完货后，内务填写发货通知单以传真形式通知收件方，并跟踪物品是否安全到达，要求对方收到货品后回传签收单。53公文的流转531公文1）办事处上报公司的公文（电子邮件、传真及函件）交由内务主任统一向公司发送；2）上报公司的公文需按管理手册的要求有相应责任人签字；3）内务主任需在公文上注明给谁、做什么、需在什么时间前回复；4）公司发给办事处的公文由内务主任接收并分发给相应人员或张贴；5）内务主任对往来公文进行登记，记入往来公文登记表。532公文格式1）一般性文件的格式参照公文编写规定。2）重要文件格式一般包括机密等级、紧急程度、发文编号、标题、主送单位、正文、附件说明、无正文说明、共页数、发文单位、发文日期、主题词、抄报单位、抄送单位、盖章及总发文编号等，发文部门可根据需要斟选其中项目。3）发文编号规定见公文发文编号规定。4）共页数为文件及其包含附件的总页数。位于页脚文件总号编号后，且最后一个字符与正文的右边界对齐。5）文件标题力求做到准确、鲜明和简要地概括文件的主要内容。6）文件如有附件，应注明附件的名称、份数和张数，它与正文具有同等效用。7）文件的发文日期按下列原则确定文件经会议通过的，以通过日期为准；人事任免，以领导签发日期为准；请示、报告、通知、公函等，以打印日期为准。8）有的文件应根据其内容，注明“绝密”、“机密”、“内部”字样。“绝密”文件阅看权限为总经理和总经理助理；“机密”文件阅看权限为部门经理以上级别人员；“内部”文件阅看权限为有关部门人员及部门经理以上级别人员。9）如系紧急公文，应注明“急”或“特急”。对标注“急”的文件，相关人员应于半个工作日内处理完毕；对标注“特急”的文件，有关人员必须放下手中所有工作尽快处理。10）除主送单位外，还须其他上级单位或人了解的，应于抄报项目中写明；若须同级或下级单位了解或协助的，应于抄送单位项目中写明。11）行文用字的规范A曼妮芬发文标题字体采用二号宋体，加黑；伊维斯发文标题字体采用二号方正准圆简体。B机密等级、紧急程度用三号黑体字。C曼妮芬发文主送单位、发文单位字体采用三号仿宋体，加黑；伊维斯发文主送单位、发文单位字体采用三号方正细圆简体，加黑。D曼妮芬发文主题词字体采用三号宋体，加黑；伊维斯发文主题词字体采用三号方正细圆简体，加黑。E曼妮芬发文正文、抄报单位、抄送单位、附件说明、无正文说明、成文日期等字体采用四号仿宋体；伊维斯发文正文、抄报单位、抄送单位、附件说明、无正文说明、成文日期等字体采用四号方正细圆简体。F曼妮芬发文重要文件的发文编号字体用四号仿宋体；一般文件的发文编号字体用小四号仿宋体；伊维斯发文重要文件的发文编号字体用四号方正细圆简体；一般文件的发文编号字体用小四号方正细圆简体。G页边距设置上、下为2厘米；左、右为28厘米。H行间距设置固定值，26磅。每页行数约为28行。I每行字数约为31个字。J文件中的数字，除发文编号、序号、百分比及表格等须用阿拉伯数字外，一般用汉字标识。在同一文件中数字的使用应前后一致。12）表格形式不受此限。13）一般文件格式见一般文件页面格式式样；重要文件页面格式见重要文件页面格式式样。533行文关系1）行文关系由隶属关系和职权范围确定。2）公司各部室向上级请示和汇报时，应主送主管上级。3）向上级的请示，主送单位或主送人只能有一个。4）除下列情况外，不得越级行文A情况特殊紧急，逐级上报或下达会给工作造成损失的。B上级交办的或指定越级上报的事项。C询问联系个别具体问题。D以上A、B两项在越级上报或下达的同时，应抄报被越过的单位或人。5）公司各部室不得以部室名义向外单位行文，必须通过公司，以公司的名义向外行文。6办事处物件收发工作的流程/职责和工作要求61办事处物件接收工作的流程/职责和工作要求流程职责工作要求相关文件/记录流程职责工作要求相关文件/记录物品文件内务岗内务岗提货人员内务岗内务岗内务岗收到由货运公司电话通知或邮局投递提货单。从拿到提货单起两个工作日内将货物提回办事处。提货人员要在提货地点验货。内务岗将取回货物信息记录在外来文件物品签收单中。内务通知实际收货人前来取货，并由取货人在外来文件物品签收单中签名。外来文件物品签收单外来文件物品签收单开始收到提货信息安排提货登记收货人取货物件类别件件判定流程职责工作要求相关文件/记录电非子电邮子件邮件传函真件内务岗内务岗内务岗内务岗内务岗内务岗每个工作日上午9时、11时以及下午2时、5时接收公司电子邮件。阅看范围为全体员工的文件要在通告栏张贴，专人阅看的发到相应收件箱。内务将收到的公司的传真及时发给收件人。收文发文收文文件类别文件类别流程职责工作要求相关文件/记录内务岗内务岗内务岗内务岗内务岗前台通知各实际接收者到前台取传真，时间不得迟于收到传真后15分钟。紧急传真随收随发。接收函件。填写外来文件物品签收单做好登记工作。通知实际收件人收取函件，并由领件人在外来文件物品签收单上签名。对于经处理后须返回公司的函件，内务岗应根据办事处文件往来处理单中的信息跟踪函件的流转状况，及时跟催、寄还公司，将情况登记入办事处文件往来处理单备查。外来文件物品签收单外来文件物品签收单办事处文件往来处理单发文跟踪收件登记发件结束62办事处物件发送工作的流程/职责和工作要求流程传正真式文件、函件YNNYN职责内务岗内务岗内务岗发文部门发文部门、内务主任工作要求需发传真的岗位将待发传真件交内务岗发送。内务岗发出传真并在原件上盖上当日的日期章。返回给发件人。发文部门参考本规定第七条的要求拟好发文稿，若为发商场的文件还须填具发文呈批表。文件需经内务主任审批。审批不合格，返回“拟文”阶段对文件进行修改后，再继续审批；审批合格则将稿件（包括电子版文件）交内务主任。相关文件/记录发文呈批表发文呈批表发文收文拟文文件类别正式文件审批开始流程职责内务主任相关部门内务岗交寄部门内务岗内务岗工作要求内务主任根据本规定第七条的要求将审批合格的待发文件重新排版、编号。发出文件内务岗收取函件并督促交寄人填写办事处邮寄物品登记表。寄出函件在办事处邮寄物品登记表中做好记录。相关文件/记录发文呈批表、文件控制程序办事处邮寄物品登记表1目的文件格式化发文归档递交函件接收函件递交函件结束为保证办事处日常工作开展，合理使用办事处资源。2适用范围办事处的办公用品的管理。3主要职责由内务主任完成对办事处办公用品申请、购置、使用、保管、维修、报废的全过程的监控与管理。4管理要求41办公用品管理规定411办公用品是指办事处各岗位（包括各专柜）用于办公的各类笔、本、纸张、资料夹、胶水、修正液、订书机、打孔机、绘图仪器、计量仪器、打印墨盒、碳粉、纸巾、抹布、洗涤液等日常办公用的低值易耗品。412由内务主任负责办公用品的采购事宜。413办公用品领用。办公用品的管理采用个人（专柜）申请领用、岗位特殊需求申购相结合的方式进行，所有办公用品领用必须先经主管人员审批，实行每人（专柜）一份档案制（办事处办公用品领用单）。1个人申领个人（专柜）向内务主任申领办公用品，直接将需领的办公用品填入办事处办公用品领用单，由主管人员审批后即可领用。2特殊申购特殊办公用品由使用岗位提出申购，并协助内务岗采购。3以坏换新填写办事处办公用品领用单，备注上注明以坏换新。4员工报到由内务主任根据工作岗位需求，拟定配置标准并直接填入办事处办公用品领用单，新员工一次性领用并确认签字。414员工领用的非一次性办公用品，如订书机、计算器、绘图仪器、计量器具等，工作外调或辞职、辞退时，须向内务主任办理退交手续；不能交还者，由使用人按价赔偿，否则内务主任有权不予办理辞职手续。415员工对所领用非一次性办公用品应妥善保管使用，若有损坏，填写办事处办公用品领用单并于备注上注明以坏换新，报内务主任处理。416内务主任每月对办公用品做盘存，并做出办事处办公用品库存及岗位领用情况月报表、办事处办公用品采购月报表、办事处办公用品采购月计划表。42印刷品管理421常用表格等文件由内务主任统一管理，尽量避免自行复印或打印使用。422表单的规格（除图纸外）一般以采用A4纸为原则，少数特殊的可采用A3纸。423公司统一印发的表单由内务主任统一管理。1目的保障公司办公自动化设备合理、有序使用，并合理进行成本控制。2适用范围办事处办公自动化设备的管理。3主要职责内务主任负责办公自动化设备的管理工作。4说明本规定涉及的办公自动化设备包括电话机、传真机、复印机、打印机、电脑、音响设施，其使用管理受本规定制约。5管理要求51电话的管理与使用511电话铃声响起两次后，一定要接起电话，并统一使用“您好，曼妮芬”的礼貌用语；如本人不在，可由邻座帮助接听、记录。512为保障办事处对外联系的畅通，员工在使用电话时通话应尽力做到简明扼要，通话时间不准超过五分钟。513禁止拨打收费声讯电话、信息电话，未经许可不得拨打私人长话；一经发现，除补交所产生的话费外，再处以五十元罚款。514接听电话不得使用免提键，以免干扰他人工作。515未经内务主任许可不得拆装、移动电话。516员工确有需要拨打私人长途电话的，到内务主任处填写办事处因私长途电话、传真申请表，经批准后方可拨打，并由内务主任根据所产生的话费，通知本人去会计处交纳话费。52传真机的管理与使用521传真机由内务主任负责管理。522各岗位发送传真，可将待发传真交由内务主任统一发送，内务主任发送完毕后在文件上加盖日期章，并将传真文件退回本人或由内务主任存档。523未经批准不准接收或发送私人传真资料。53复印机的管理与使用531办事处提倡无纸化办公。办事处内部的文件传阅及未定稿的文件尽可能通过电脑网络传递，以减少文件复印量。532复印纸每次使用前向内务主任领用，并依照复印情况登记表进行登记。由内务主任定期、不定期检查复印情况及复印废纸回收利用情况。533爱惜纸张，印废的复印纸应由使用人收集起来，利用反面作为草稿纸或打印纸。534复印机出现卡纸等异常情况时，应及时通知内务主任处理，切勿自行生拉硬拽，以免划伤硒鼓等机件。54电脑的管理与使用541办事处电脑由使用人负责管理使用。542电脑主机、显示器及外设（键盘、打印机）应保持清洁卫生且不能随意更换。543禁止在电脑正常运行状态下强行关机，以防止损坏机器及数据丢失。544禁止擅自拆开电脑主机箱和更换电脑主机配件。545未经许可，不得私自安装软件或应用程序。55音响设施及其它设备的管理551音响设施及其它设备由内务主任统一保管，负责管理使用。552音响设施要在使用完毕后，切断电源，以防止设备损坏。553音响设施与设备的存放地点应保持整洁、有序，保存好配件及说明资料。1目的加强办事处印章管理，确保印章使用合理、安全。2适用范围办事处和公司刻制的、拥有一定行政、业务权限的印章的管理。3主要职责由办事处经理和内务主管行使印章的管理职责。4说明办事处印章分为分公司公章或办事机构公章、业务专用章、财务专用章。5管理要求51办事处各类印章管理责任人511公章由办事处经理负责；5111办事机构公章只能用于办理工商事务、办事处内部重要文件，当地宣传广告合同之类，不能用于与商场签订合同；5112个体工商户公章限用于办理员工的劳动用工手续，社保等事项。512业务专用章由内务主任负责，限用于给商场的发退货单；513财务专用章由财务主管负责。52印章管理者领取印章时在办事处印章保管登记表签名，以示责任。53公章、业务专用章的使用要进行审批登记，使用人须填写办事处印章使用登记表，经相应人员审批后由印章负责人盖章。印章负责人用印也应自行登记。531公章由经理或其指定人员审批；532业务专用章由相应主管审批。54公章及业务专用章公章及业务专用章均不得用于签订商场、加盟客户的合同及涉及与公司有关系的经济往来事务。55印章管理者对印章应严格保管，存放于安全的地方，以免丢失。56印章管理责任人外出时，印章管理责任人书面授权他人管理（必须经经理人批准）。57不符合规定的用章，印章责任人不得盖章。58不准将印章携带外出使用，确因工作需要，需经经理人批准。59不准开具空白介绍信和证明，确因工作需要，经办事处经理批准后方可开具并做好空白介绍信和证明的使用跟踪。空白介绍信或证明持用者在完成任务后，必须回公司汇报其用途备查。510印章责任人因违犯印章管理规定或审核不严格，给公司造成经济损失的，公司将视情节及后果做出相应处理，必要时公司有权使用法律手段责成印章责任人赔偿损失。1目的对办事处档案进行管理，规定档案管理的职责和工作要求。2适用范围适用于办事处各类档案管理。3主要职责由内务主任负责管理。每半年对其档案管理进行一次全面检查。4管理要求41归档分类、归档时限、存档及使用要求归档分类保存期限存档及使用要求1办事处管理手册两年办事处经理有整套手册，其它岗位人员只有相应部分的管理手册。2工作行为标准化手册两年办事处经理/内务主任有整套手册，其它岗位人员只有相应部分的工作行为手册。3公司编号文件三年全体人员阅读，内务存电子版本及打印稿4各类合同合同终止后二年原件公司存档，内务存复印件和电子版本目录5员工人事档案长期内务存原件和上报公司的人力反馈表的资料，管理人员的资料需传真给公司，6办事处的通知文件两年全体人员阅读，内务存电子版本和打印稿7上报总公司的文件两年相关人员存档8往来公文（包括政府职能部门的文件）两年内务存档纸文件9装修类资料、图纸两年内务存档10其它值得保存的资料另行确定内务存档42存档要求421公司编号文件内务每天接收由公司前台发出月日发文件物品目录的邮件，根据文件名接收文件和快件，将文件另存在指定的文件夹内，并建立电子版本的文件索引（行政B类档案）。收到公司的文件后，根据阅看范围打印并张贴于公告栏三天，三天后取下存档。存档时按部门进行分类存档，存档文件的顺序由部门编号从低往高存档，最上面为编号最高的文件。并且在文件夹侧面做好标识，标识要求年份全国发文部门。422商场合同商场合同在甲乙双方盖章生效后一个月内寄回公司存档。商场合同原件必须寄回公司存档，办事处在寄公司存档之前复印一份，并且在合同原件上编号，以便公司与办事处编号一致，编号原则从1、2、3的顺序往下编号，次年又从第1号开始编号，不可以延续原来的编号，专柜合同、专卖店合同、加盟合同都需要分开存档和编号。内务同时也要做行政B类档案中的电子版本录入，行政B类档案于每月5号之前发至人事行政部。423劳动合同档案按在职管理人员档案、在职导购档案、离职管理人员档案、离职导购档案分类存档，第一页为电子版本的目录。办事处可以使用当地统一的劳动合同版本或者办事处自行拟定（办事处自行拟定的劳动合同必须符合劳动法的相关要求），以办事处办公地址办理的个体工商户营业执照的名义与员工签订劳动合同。办事处须统一劳动合同到期日期，到期后内务再统一进行劳动合同续签，并且传真两份至公司人事行政部存档。424员工档案分在职管理人员档案、在职导购档案、离职管理人员档案、离职导购档案分类存档。在职管理人员档案须存有入职审批表、员工履历表、学历证书复印件、身份证复印件、工作交接表资料和担保书，并按上述顺序订合存档；在职导购档案须存有入职审批表、员工履历表、学历证书复印件、身份证复印件。离职管理人员和离职导购档案，第一页都应为离职申请书，后面为入职时所存档的资料。在发生人员异动时应将人员异动情况录入到人力资源信息反馈表。425其它类别档案对尚未归档的文件、资料按其类别（公司证件；办事处证件；公司编号文件、管理手册、责任书；公司各类报表；客户合同、房屋租赁合同及办事处签定的其它合同；授权书、致客户函、商场促销通知；7办事处的内部通知、会议纪要），设立文件夹分类保存；归档后应编制目录，用档案盒包装保存。应做到标签明晰、查找简便。426办事处内务岗应根据保存档案的数量，设置保存档案的箱柜，并保证箱柜的防火、防潮、防虫等安全条件。427每年年终办事处内务岗应根据有关规定及办事处实际情况对档案进行整理。经鉴定需销毁的档案，由档案管理负责人编制文件销毁清单，经办事处经理批准后销毁，销毁的档案清单永久保存。43档案借阅制度431档案属办事处机密，未经办事处经理批准，不得外借、外传。432借阅保管的档案、材料，须填写办事处文件借阅登记表请在备注栏注明借阅原因、是否带出办事处等，经借阅岗位负责人审核、内务主任批准。阅档必须在内务主任指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经办事处经理批准。433借出档案材料的时间不能超过一周，必要时可以续借。逾期由档案管理人员催还。需要长期借出的，须经办事处经理批准。434调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借、复印、折卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。435借出的档案资料因保管不慎泄密、污损、遗失时，要及时追查，并报告办事处经理及时处理。44档案保密制度441办事处在各项工作和活动中已形成的系统化、规范化及有保存价值的档案材料，一律由办事处集中统一管理，任何人及部门不得据为己有。442凡属机密的文件、资料不得私自留存，机密文件、资料的调阅、传阅及借阅要严格按照规定办理手续，按时归还。443机密文件应有办事处经理的允许，并做登记方可复印或带出办事处。444销毁机密公文、资料要有经理现场监督，保证不遗失、不漏销。445档案资料管理员要忠于职守、遵守纪律、保守秘密，不得私自给他人复印或借阅秘密文件、资料。1目的确保办事处财产（包括货品）的安全及完整。2主要职责仓管负责对物品的管理。3说明财务和仓管共同完成对办事处财产从申购到出入的管理，其中财务部负责财产的帐务管理，仓管负责财产的实物管理。4管理要求41仓管人员必须积极热情，工作细致，树立服务市场、保障供给的意识。42仓管人员不得将与工作无关的物件（包括袋、盒、箱等）带入仓库。库区内严禁进食、吸烟、聊天、做私活，无关人员不得进入仓库。43保持库区内清洁卫生，做到货架无灰尘，地面无纸屑，桌面无杂物，货品仓储整齐有序，主次分明，归类明确。44防霉、防火、防盗、防虫鼠，定期检查消防设施，做好仓库通风、灭鼠等工作。45所有仓库的货品必须凭单出入，未经仓管许可，不得随意挪动货品（含道具、赠品、POP、画册、手袋、票据等）。凡借调货品或固定资产必须填写借货单并注明借调原由、数量、归还方式和时间，且经过经理批示。46固定资产由专人管理，每月盘点一次，对报损，退还的物品或损坏后及时修复的物品，需整理后填写固定资产退货单，方可入库。47仓库配货及时、准确，不漏单，不滞货，做到上午来单，下午出货，下午来单第二天上午出货（四时制效应）。凡发出货品出现单据与实物不符者，应第一时间通报主管部门，由内务主任监督盘点核实。48每月仓库全盘一次，由内务、财务、货源监督执行，凡出现帐物不符者，追查原因；因工作失误造成损失的，视其情节之轻重，追究当事人责任。49促销活动货品出入，必须与专柜（卖场）人员对点封箱。撤场后，专柜（卖场）人员先整理需退回的货品并填好固定资产退货单，仓管人员与专柜（卖场）人员将退回货品对点完毕确认无误后方可收货入库。如退还货品有脏、损，仓管人员可拒收。1目的保障办事处车辆合理、有序使用。2适用范围办事处公务用车。3主要职责由内务岗行使车辆的主要管理职责。4管理要求41车辆的管理411办事处车辆原则上不外借，特殊情况要将车辆借予非本办事处职员或公司使用时，必须经内务岗负责人报经理批准。外借车辆归还时，须经办事处司机验车，如有故障或损伤，由借车方负责处理。412办事处车辆原则上不提供因私用车服务，特殊情况须书面经内务岗负责人批准后，在不影响办事处正常车辆使用的情况派车协助，并由办事处司机跟随。413严禁车辆公派私用，一经查实，当值司机及车辆使用人交内务岗处理。414办事处车辆不准用于学习驾驶技术，严禁将车辆交给无关、无证人员驾驶。415车辆要定时保养，每5000公里保养一次并由内务岗记入办事处车辆维修保养状况表。416内务岗要将每次加油记入办事处车辆用油情况表，每月计算出每百公里耗油量并考核是否合理。417办事处车辆每天必须停放在指定的停车场，并将车匙交回内务岗负责人处。特殊情况需在外停车的，必须征得内务岗负责人的同意，并将车停放在正规停车场，防止车辆被盗、被撞、擦伤、划伤。42车辆的使用421以下六种情况得以派车1）运送大件物品；2）接送办事处重要客人；3）财物提现；4）大量、大件采购；5）紧急公务；6）省内长途出差（确有需要的）。422岗位申请因公用车，原则上应在每个工作日早上及下午上班后的半小时内将岗位主管审批的办事处用车申请表送至内务岗，由内务岗批准后，统一安排调度车辆。423用车人应按规定时间及时返回，若需延长时间，应主动打电话向内务岗说明情况。424经内务岗负责人同意，司机可搭乘与出车线路顺途的人员一同随车出行。425车辆返回，司机应在办事处用车申请表签名，并保留办事处用车申请表备案。43车辆维修、保养及保险431车辆的维修和年审由内务岗统一定点办理。车辆如需修理，驾驶员应事先填写物品维修表报内务岗安排定点厂维修。修理费用一律由内务岗负责人事先审核，不履行此手续的将对当事人给予相应的处罚。432驾驶员应做好车辆保养工作，使车辆始终保持良好状态，发现故障应及时维修，严禁带障上路。433车辆每进行一次维修、保养，必须将情况记录在办事处车辆维修保养状况表中。434车辆保险由内务岗统一定点办理。44车辆用油441办事处为每辆车办理能源卡。442车辆用油按指定油站凭卡加油，不得自行现金买油。如因特殊情况确需买油的，事先需报办事处内务岗负责人同意。443车辆每次加油必须将加油情况登记入办事处车辆用油情况表中。444内务岗对车辆用油情况每月统计一次，以审核用油情况。45驾驶人员的工作要求451谨慎驾驶，不开斗气车、不超速行驶，不强行抢道；452有安全意识，驾驶时必须系好安全带，并提醒副驾驶位的乘客系好安全带，否则有权不开车。453爱惜车辆，定期维护、保养，出车前检查各种仪表状态。454工作认真负责，做好领导交办的工作并完成车辆年审、缴费的各项事务。455注意休息，长途出车前，一定要保证充足的睡眠，身体不适或患病应向内务岗负责人说明情况。456遵守办事处车辆管理的各项制度，不私自出车，不因私用车。457若全年行车无违章、无事故且车辆保养较好，办事处将给予司机一定的奖励。流程职责工作要求相关文件/记录开始给出处理意见执行纠正方案员工投诉建议回复投诉建议人调查核实跟踪结果结束1目的通过及时、准确地了解和处理办事处内部的投诉，采取相应的纠正措施，防止类似情况的再次发生。2适用范围适用于办事处的投诉建议处理。3投诉建议处理流程/职责和工作要求办事处经理签名项目基本情况项目基本情况房屋实际总面积房屋类型员工人事行政部人事行政部被投诉/建议人人事行政部人事行政部员工填写投诉、建议表给公司人事行政部。根据员工的投诉或建议在一个工作日内调查核实并给予处理意见。将处理结果及纠正方案传达至被投诉/建议人。被投诉人执行纠正方案。跟踪处理结果并予以记录。重大不合格服务知会总经理。投诉、建议表投诉、建议表内部投诉记录及处理满意度统计表现有设备房屋租金付款方式房屋位置（距商业中心区的距离以及交通情况）房屋平面草图及现有装修情况概述办事处意见办事处经理人事行政部审批意见部门经理曼妮芬品牌事业部审批意见曼妮芬品牌事业部经理制表日期说明1房屋类型是指所租用房屋是居民用房或商业办公用房等。2房屋租金是指房屋的租金和管理费，不包括水、电费等杂费。3付款方式是指房屋的费用是按月结算、按季结算或以年度结算及有无押金。4以公司名义与房主签订合同，并将合同寄回公司存档。房屋租赁合同甲方乙方第一条租赁房屋坐落在、间数、建筑面积、房屋质量。第二条租赁期限从年月日到年月日。第三条租金（大写）第四条租金的支付期限及方式第五条乙方负责支付出租房屋的水费、电费、煤气费、电话费、光缆电视收视费、卫生费和物业管理费。第六条租赁房屋的用途第七条租赁房屋的维修甲方维修范围、时间及费用承担乙方维修范围及费用承担第八条甲方允许乙方装修、改善增设他物的范围是第九条乙方不得将房屋转租给第三方。第十条定金（大写）元。承租人在前交给出租人。第十一条合同解除的条件有下列情形之一，甲方有权解除本合同1甲方不交付或者不按约定交付租金达个月以上；2甲方所欠各项费用达（大写）元以上；3未经甲方同意及有关部门批准，乙方擅自改变出租房屋用途的；4未经甲方书面同意，乙方将出租房屋转租给第三人；5乙方在出租房屋进行违法活动的。有下列情形之一，乙方有权解除本合同1甲方迟延交付出租房屋个月以上；2甲方违反本合同约定，不承担维修责任，使乙方无法继续使用出租房屋。第十二条房屋租赁合同期满，承租人返还房屋的时间是第十三条违约责任甲方未按时或未按要求维修出租房屋造成乙方人身受到伤害或财物毁损的，甲方负责赔偿损失。乙方违反合同，擅自将房屋转租第三人使用的，因此造成出租房屋毁坏的，乙方应负损害赔偿责任。第十四条本合同一式二份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。第十五条其他约定事项甲方（章）法定代表人（签名）委托代理人（签名）电话开户银行账号乙方（章）法定代表人（签名）委托代理人（签名）电话开户银行账号鉴（公）证意见鉴（公）证机关（章）经办人年月日办事处经理签名项目内容退租原因合同有效期限已付房租房屋或其它押金甲方原有设备现状办事处意见办事处经理人事行政部审批意见部门经理XXX品牌事业部审批意见XXX品牌事业部经理制表日期说明已付房屋租金是指房租交至几月份，是否包括管理费、水电费或其它费用。年办事处及自营专卖店保险登记表文件编号SMRXXZBSCJL01GL04版次D/0办事处办事处经理签名B品牌办事处地址月平均仓存总额A品牌B品牌专卖店地址月平均仓存总额A品牌专卖店名称B品牌专卖店地址月平均仓存总额A品牌专卖店名称1、请各办事处将办事处仓及自营专卖店的月平均总仓存（以吊牌价计，年总仓存除以12个月）报到人事行政部，人事行政部交会计部审核，以会计部最终核准金额按一定比例为投保金额。保险费由公司先垫付，然