行政制度汇编(司机)

行政企划部行政部管理制度目录实施说明1第一节组织架构2第二节部门职能、工作目标及职责3第三节岗位说明书5第四节员工行为规范10第五节保密管理制度13第六节公司会议制度16第七节公文管理制度20第八节公司车辆管理制度28第九节司机管理制度38第十节办公用品管理规定44第十一节使用出租车管理办法46第十二节保洁人员管理制度47第十三节差旅费管理办法50第十四节信息化管理制度52第十五节办公设备维修管理办法55第十六节办公资源合理利用制度57行政管理制度手册（VER10）1行政管理制度手册实施说明第一条为使集团的办公工作实现规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展，特制定本制度。第二条中美宏凯亿投资（集团）有限公司所有部门应严格贯彻执行。第三条集团之前所制定制度如遇与本制度不一致时，请以本制度为准。第四条所列制度根据集团实际发展需要及工作情况为符合其有效性，将不断完善。第五条各子公司在执行时可根据实际情况对制度本身、流程及表单进行适当的修改，修改后报集团总裁办备案。第六条本制度自发布之日起执行。第一节组织架构中美宏凯亿投资（集团）有限公司总裁办法务部财务部行政企划部集团直属公司行政经理企划经理外勤主管行政司机内勤主管内勤助理行政管理制度手册（VER10）第3页共59页第二节行政部门职能、工作目标及职责一、行政部门职能行政部作为公司的综合事务管理部门，其主要职能是为整个公司的运转提供资源支持和后勤保障，具体体现在以下5个方面1参谋职能行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，更应在公司经营理念、管理策略、公司精神、企业文化及用人政策等重大问题方面有自己的见解，从而真正成为上级领导不可或缺的“高级参谋”。2沟通协调行政部不仅要与公司领导沟通，还要与各部门之间充分沟通，以便清晰传达公司的政策和上级领导的意见，保证高效地完成任务。3行政事务处理行政部承担着文书资料管理、办公自动化、接待等事务的处理工作。4后勤保障行政部担负着车辆管理、总务后勤管理、安全保卫管理等行政工作。5监督控制制定公司的行政管理相关制度，并对相关制度的执行情况进行检查、监督与控制。二、行政部门工作目标1积极配合公司领导进行决策的制定、落实与督办工作，起到良好的辅助作用。2沟通、协调公司各部门之间的工作，起到良好的枢纽作用。3做好公司内外信息的收集、处理工作，起到良好的参谋作用。4做好会议、出差、放假、清洁卫生等事务的管理工作，为公司营造良好的工作环境起到良好的管理作用。5树立公司的良好形象，起到窗口和辐射作用。三、行政部门工作职责1部门建设行政系统的制度建设及落实工作；行政系统的机构设置及行政部人员定编及业务管理工作；对行政系统的队伍建设、技能培训、考核评估，督查监管工作。2费用管理考核公司行政费用支出预算计划的执行情况，并按公司规定执行奖惩、考核措施；负责审批公司行政预算外费用。3日常办公事务管理公司各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制；会议的组织、协调，会议内容的记录与传达。4办公物品及设备、固定资产管理负责制定办公物品及设备、固定资产的采购、保管、发放与使用制度；负责办公物品及设备的采购事；办公物品的保管、发放、使用；办公设备的日常保养与故障维修。5文书资料的管理文书、公文的起草、收取、传达与处理；做好文书资料以及内部信息的保密工作。6车辆管理办公车辆的调度管理；安排车辆年检、定期保养、日常维修等；对司机人员进行安全驾驶教育、考勤等日常管理。7人事日常事务管理员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作；对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理；组织员工开展各种形式的活动。8后勤保障事务管理公司财产、员工安全管理；维持公司水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修；公司日常安全保卫及消防管理。9涉外事务管理来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等；公司对外宣传、公关联系。行政管理制度手册（VER10）第5页共59页第三节岗位说明书一、行政经理岗位说明书岗位名称行政经理所属部门行政企划部工作类型行政类直接上级行政企划总监定编人数1工资职级范围工作描述全面负责行政部的各项工作，根据总部领导下达的工作任务和指示要求，制订公司行政后勤系统的中长期发展规划及年度工作计划，审核各单位上报的行政费用支出预算计划，并结合行政系统的实际工作状况，完善对行政系统的制度建设工作。工作内容部门内部管理1根据领导下达的工作任务和指示要求，制订公司行政系统的中长期发展规划及年度工作计划；2结合行政系统的实际工作状况，实施对行政系统的制度建设工作，使得行政系统在开展工作时有法可依、有理可据；3负责本部门员工的配备、选拔工作；4配合人力资源部组织部门技能培训，指导下属人员的工作。规章制度1组织制定各项行政管理的有关规章制度，经总裁批准后贯彻执行；2对各项行政管理规章制度的执行情况进行监督、检查和指导；3定期组织对各项制度进行修正和完善。会议安排与接待管理1负责行政会议和例会的组织工作，参加或列席会议，指定人员做好会议记录和会议内容的传达工作；2根据总裁或总经理的指示，编排工作活动日程表，负责重大活动的组织和接待工作管理。所辖部门管理1负责指导、管理、监督分管部门人员的业务及工作，使其不断提高工作效率；2负责分管部门员工的培训、考核、日常考勤等工作。行政费用控制1结合行政部的实际工作状况，对行政费用支出预算计划系统建章立制；2负责编制公司年度行政费用预算并监督实施；3按照公司年度费用预算，严格控制各项行政费用支出。人事日常事务1员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作；2负责对本部门员工工作进行综合考评，并提出人事任免建议；3配合人力资源部对本部门所属人员进行业绩考核。任职资格本科以上学历，中文、行政管理等相关专业，3年以上同岗位工作经验；较强的公文写作能力、人际沟通能力、协调能力、计划能力、组织能力及语言表达能力；熟练使用电脑办公软件，综合素质良好；户口、性别不限，年龄3050岁。二、行政主管岗位说明书岗位名称行政内勤主管所属部门行政企划部工作类型行政类直接上级行政经理定编人数1工资职级范围工作描述协助部门经理，负责公司固定资产、低值易耗品、办公用品、汽车油料、办公家具、维修物料的管理工作，并草拟相关制度。工作内容协助编制行政管理制度1编制公司各项行政管理制度并报领导审批后组织执行；2对公司各公司的行政管理工作进行检查与监督。行政性财产物资管理1制定固定资产、低值易耗品管理制度；2组织编制公司行政性财产、物资的采购计划及预算、严格控制行政办公经费的支出；3依据各部门提供的所需办公设备及用品的申请表，统一协调，并安排人员购买；4监督保存及发放、维修管理工作组织；5对公司行政性财产物资进行登记、造册，定期进行盘点。内外关系协调1安排办公会议及其他各种日常会议，协调各部门工作，上传下达，协助相关部门开展相关重大活动；2协调与政府有关主管部门和与行业有关管理机构、协会、商会及其他有关公司的关系，并代表公司出席各种会议；3妥善安排外来人员的来访与接待工作。文书档案管理1制定公司的文件管理制度，根据管理制度制定年度文件编码，并组织相关人员对公司文件、档案进行建档、保管；2草拟、审核公司的重要文稿，包括工作计划和总结报告；3及时处理重要来往公文、电、信函，督促、检查领导批示，审核和修改以公司名义签发的有关文件。清洁绿化管理1定期或不定期对公司清洁工作进行检查，发现问题及时解决，保证良好的办公环境；2对办公区域的绿化工作指导、检查，发现问题及时纠正。任职资格行政管理等相关专业专科以上学历，2年以上同行业、相关职位工作经验；具有较为丰富的行政工作经验，有较强的组织、协调、沟通能力；良好的团队协作精神，为人诚实可靠、品行端正、具有亲和力，较强的独立工作能力和公关能力；户口、性别不限，年龄在2530岁之间。行政管理制度手册（VER10）第7页共59页三、行政内勤助理岗位说明书岗位名称行政助理所属部门行政企划部工作类型行政类直接上级行政内勤主管定编人数1工资职级范围工作描述为配合行政内勤主管工作，保证公司通讯畅通，在行政内勤主管的指导下，按照公司有关制度规定，协助行政部工作。工作内容通讯设施管理1确保电话线申请及时；2确保通讯设备正常使用、无安全隐患；3根据要求及时调整、维修。网络管理1网络的日常维护；2出现问题时维修及时、有效，无法及时维修时给出合理解释；3协助基础工程进行布线。电脑维护、维修1协助各部门进行电脑日常维护；2对出现的各类电脑问题能及时解决；3对无法解决的给出合理解释。物品的采购1在合格供应商内选择采购厂家；2按审批单购买物品；3除特殊情况外，严格控制预算费用；4购买及时。印刷品管理1负责对各部门所需的印刷品及时印刷；2印刷单位联系；3印刷品的定价，并在预算范围内。办公设备维护1各类办公设备、资产的日常维护；2在出现故障时的维修处理。任职资格中文、行政管理、计算机管理等相关专业专科以上学历，一年以上相关职位工作经验；执行力强；工作细致、有耐心，具有较高的综合素质；男，户口不限，年龄在2535岁之间。四、行政外勤主管岗位说明书岗位名称行政外勤主管所属部门行政企划部工作类型行政类直接上级行政经理定编人数1工资职级范围工作描述保证公司业务正常用车，保证公司安全运营，在行政经理的指导下，按照公司有关制度规定，监督、指导司机工作。同时负责公司装修、维修等工程管理。工作内容后勤保障管理1负责公司内部办公及生活用水、用电的管理工作；2审批各项改善员工工作、生活条件的制度、意见。治安、消防1负责相关制度的建立，负责到人；2负责公司内部治安、消防管理工作；3根据制度及公司要求定期检查各部门、公司情况。车辆调度管理1行政车辆的调度，协调各部门的车辆使用，确保及时、有效；2做好公司行政车辆的日常维护、保养及司机的日常管理工作，组织建立公司车辆和司机档案；3督导实施公司新购车辆选型、询价及车辆上户手续工作；4实施公司车辆的维修保养、车辆保险理赔、年检及相关税费的审核管理工作；5控制交通费用，不出现断档、超支情况；6定期对车辆卫生、使用情况进行检查、评比；7负责编写、及时修订车辆相关的管理制度。基建工程及管理1负责公司及各子公司基础设施的租赁等工作；2代表公司实施甲方的职能，对工作的建设、设计、监督等进行管理3按公司要求制订装修计划；4确保与物业等相关部门联系畅通、无障碍；5施工现场管理，确保无事故、无纠纷；6确保施工质量符合公司要求。办公资产的调整1根据公司要求及时调整；2及时通知固定资产管理人员进行资产变更；3协助资产管理人员办理相关手续。相关费用缴纳1费用包括电话费、饮水费、物业费、房租、水电等需要缴纳的费用（以上费用包括但不限于）；2费用缴纳及时，无因此产生的工作停顿。其他事务1集团风水鱼的喂养无差错；2领导临时交办的工作在规定时间内完成。任职资格专科以上学历，3年以上同岗位工作经验或车队管理经验；熟悉北京市交通，与交通部门有良好的社会关系；熟悉车辆结构，对车辆的保险、维修、保养等方面熟识；有较强的协调、沟通能力；熟悉办公室装修工作；良好的团队协作精神，为人诚实可靠、品行端正；男性，年龄在2735岁之间。五、司机岗位说明书行政管理制度手册（VER10）第9页共59页岗位名称司机所属部门行政企划部工作类型行政类直接上级行政外勤主管定编人数4工资职级范围工作描述根据公司各部门出车要求，履行本岗位职责。工作内容车辆日常使用维修保养1服从车辆主管管理，按照公司对车辆管理制度的相关要求，做到安全行车、文明驾车；2负责对本人专职驾驶车辆的车容、车况进行定期自查及维护保养工作；3保证车辆时刻处于良好状态，按时、按规定线路出车；4使用车辆时无违章、无事故；5对车辆保养及时；6时刻保证车辆卫生；7无私自使用车辆情况发生；8每月应保证至少1200公里出车里程；9每周车辆行驶受限时应协助外勤主管处理公司事务。任职资格高中以上学历，5年以上同岗位工作经验；熟悉北京市交通；熟悉车辆结构，对车辆的保险、维修、保养等方面熟识；为人诚实可靠、品行端正；无重大交通交通事故记录和多次违章历史记录；男性，年龄在3040岁之间。第四节员工行为规范一、目的1为进一步加强办公室的管理，保证办公环境干净、整洁、舒适，提高工作质量和公司形象，特制定本规范。2每位员工均有义务和责任广泛宣传公司的产品和服务，树立并维护公司形象，牢记个人的言行是公司形象和利益的体现。二、职责1行政部负责对员工行为规范的有效性进行及时修正，对公司整体的素质提高有监督权，有对违反相关内容的员工有处罚权。2其他各部门应严格按此规范执行，对规范中没有明确的部分，有提醒义务。三、内容1品德（1）原则诚实、责任感、协作、集体荣誉感。（2）合法行事，诚实待人，谦虚谨慎，提倡团结协作的团队精神。（3）与同事之间和谐相处，互相帮助，时刻维护公司的形象。2仪表形象与着装要求（1）原则端庄、整洁、大方。（2）勤洗漱，保持身体和口腔无异味，勤洗澡、理发，指甲修剪整齐，保持清洁，保持面部干净清爽、不油腻，男员工不留长指甲，女员工不涂抹鲜艳指甲油。（3）头发梳理整齐、面部保持清洁。男士不得留胡须、长发，女士发型要求文雅大方，严禁个性发型及浓妆艳抹。（4）上班着装应大方、得体、干净、平整，如有工服应着工服。服装必须保持清洁、整齐，不能有明显的污渍和灰尘，服装不能出现开线或钮扣脱落。（5）女士可佩戴得体的首饰或服饰，但不宜佩戴有声响、夸张的饰物，且不宜过多。（6）遇有公司公关、庆典等重大活动时，应根据场合不同，恰当着装。3办公秩序（1）公司周一至周五为上班时间，时间为早900至1700，所有员工应严格遵守公司作息时间，不迟到、不早退、不旷工。（2）严格履行考勤制度，上下班必须刷卡，严禁代刷卡。行政管理制度手册（VER10）11（3）认真执行请销假制度，未经批准，不得中止工作或脱离工作岗位。（4）谈话或打电话时应保持态度诚恳亲切，用语谦逊文雅、温和有礼，并控制音量，以免影响他人工作，严禁高声喧哗或起哄。（5）上班时间内不得做与工作无关的事项，如玩电脑游戏、上网聊天、听音乐、吃零食、嚼口香糖、当众化妆、嬉戏闲谈、扎堆聊天、偷懒瞌睡、酗酒赌博等。（6）上班时应保持桌面整洁，个人物品均须收入抽屉中，不得随意摆放。（7）未经许可，不得擅自取用他人的物品，不得私自翻阅他人的文件。（8）下班后必须关闭电脑，将桌面物品清理干净，文件全部收入柜内上锁，并将椅子推入桌下；最后一位离开办公室的员工应关闭电灯。4日常行为、谈话礼仪（1）办公区域内员工相遇要互相微笑，点头示意或轻致问候，温和有礼，创造和谐的人际气氛。（2）办公区域内员工遇到经理级以上领导时应主动微笑问好，称呼领导的姓氏和职务。（3）员工在通道内短暂停留交谈的，应避让留出中间通道，不应影响他人通过，行走的员工不要从正在交谈的二人中穿行。（4）引领客人时，应走在其右前方一米处，伸平手掌指示方向，注意称呼客人的姓氏，在未知姓名之前，应称呼先生、女士、小姐。（5）办公区域内遇领导陪同客人进入办公区域参观时，所到之处员工应马上放下手中工作，立即起立表示尊重和欢迎，领导和客人经过时应微笑地说“您好”（6）面对客人、领导、同事时应保持微笑，面色温和，表情谦虚，握手时应取下手套，松紧适度，交谈时应看着对方眼睛，适当做出回应，不东张西望、不心不在焉。（7）进入领导房间前应先轻敲门，得到许可后方可进入，不得擅自闯入。（8）在开会时或在领导房间与领导谈话时应将手机调成静音状态。（9）上班时间在办公区域行走时应保持正常速度，不得慢悠悠地踱步、拖沓或急速奔跑。（10）养成使用礼貌用语的习惯。5电话礼仪（1）原则上电话应在铃响三声内接听，用语为“您好，（公司）部”。（2）通话过程中，语言清晰，音量适中，语言简练，时间不宜过长，态度要热情、有礼貌、有耐心。（3）邻座无人时，应主动代接电话并作好记录，记录内容至少应包括对方姓名、电话号码、来电时间、是否需要回复等内容，并应及时转告。（4）接到来电方态度恶劣的电话时，态度应和蔼，耐心解释，无法解决时，可先将问题记录下来再寻求解决方法，任何情况下，严禁在通话中与对方发生争执和互骂。（5）如遇来电打错部门，应主动告知对方正确的电话号码。（6）如遇来电打错公司，应向对方耐心解释并表示歉意。行政管理制度手册（VER10）13第五节保密管理制度一、总则1为保守公司秘密，维护公司正当权益，特制定本制度。2适用范围公司所有部门及分支机构的全体员工。3行政管理部门是公司保密工作职能部门，负责指导下属公司的保密工作，进行保密教育，调查处理失密、泄密事件。4每个职工均有保守公司秘密的义务和制止他人泄密的权利。二、保密范围和密级确定1公司秘密包括但不限于以下事项（1）公司重大决策中的秘密事项。（2）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。（3）公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。（4）公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。（5）公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的种类信息。（6）公司员工人事档案、工资性及劳务性收入、资料。（7）其他经公司确定应当保密的事项。（8）一般性决定、决议、通知、通告、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。2公司密级划分公司信息应进行合理划分、确立密级，本公司密级一般划分为以下三个等级（1）机密一旦泄密会使公司利益遭受严重或特别严重的损害。（2）秘密一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害。（3）一般指第1、2项以外的情况。3公司密级的确定（1）公司经营发展中直接影响公司权益的重要决策文件资料，公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级。（2）公司人事档案、合同、协议、职员工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。（3）除以上资料外的各类资料为一般级。4对属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。三、保密工作的基本要求1不该说的话，不要说。2不该问的事，不要问；不该看的文件，不要看。3不该记（摄、录）的事，不要记（摄、录）。4不得擅自携带密件外出。5不得在公共场合谈论集团秘密。6不得在个人通信中涉及集团秘密。7不在不利于保密的地方放置密件。8不得利用公用电话、明码电报、以及邮局办理秘密事项。9发现泄密及时报告，采取补救措施，避免或减轻损害。10客人问及公司秘密，应予以婉拒、避谈。四、保密措施1本公司实行全员保密教育和保密知识系统培训，确保公司秘密不被泄露。2属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁等工作，由主管领导委托专人执行。3对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施（1）非经总经理或总裁批准，不得复制和摘抄。（2）对保密材料须专门登记入册，定期清查，防止丢失和错漏。保密材料应在设备完善的保险装置中保存。（3）传递保密材料要有保密措施，传递应专送，不得办理无关事项，密件不得携入不利于保密的场所。（4）外出工作须携带保密材料，要经公司领导批准。出国工作携带保密材料的，除经公司领导批准外，还须经政府有关部门审批。（5）做好公司重要会议的保密工作。会址应选择在有利于保密的地方，严格控制无关人员进出严禁滥发会议文件，会后检查有无遗留材料、笔记本。（6）注意在通讯和办公自动化中的保密工作。不在无保密措施的电话、传真机上传递保密材料。（7）属于公司秘密的设备或产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁等工作，由行政管理制度手册（VER10）15公司指定专门部门负责执行，并采取相应的保密措施。（8）在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总裁批准。（9）不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式泄露公司秘密。（10）公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告行政部，行政部接到报告，应立即处理。4责任与处罚出现下列情况之一者，给予警告，并扣发50元以上500元以下的工资（1）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的。（2）已泄露公司秘密但采取补救措施的。出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿公司经济损失的处罚，情节严重的移交司法机关处理（1）利用职权强制他人违反保密规定的。（2）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的。（3）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或声音提供公司秘密的。本制度规定的泄密是指下列行为之一（1）使公司秘密被不应知悉者知悉的。（2）使公司秘密超出了限定的传递范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。第六节公司会议制度一、总则1为了规范公司会议管理，提高会议管理工作效率，杜绝会议管理中的不合理行为，特制定本制度。2适用范围本制度适用于公司各级、各类会议的组织和管理。二、会议的组织1公司级会议公司员工大会、公司技术人员会议以及各种代表大会应报请公司最高领导批准后，由各负责部门分别负责组织召开。2专业会议公司性的技术、业务综合会如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等，由分管公司领导批准，主管业务部门负责组织。3系统和部门工作会各系统和部门召开的工作会，由各系统、部门领导决定召开并负责组织。上级或外单位在公司召开的会议，一律由公司受理安排，相关部门协作做好会务工作。4会议一般应安排在所有应会人员都能到会时举行，如无非常特殊的情况，所有被通知人员均应准时出席。5集团各公司应按公司的实际情况召开定期的工作例会，最长间隔不超过一个月，专业会议按实际情况不定期召开，工作例会和有决议的会议应有会议纪要并上报集团。6工作例会时间应报集团备案。三、会议准备会议主持人、召集部门及与会人员都应分别做好有关准备工作，包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、落实会场、备好座位，通知与会人员等。会议要求1要严格遵守会议的开始时间。2要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。3要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员。4主持人应当引导会议进程，以便在预定时间内得出结论。5在必须延长会议时间时，应先取得大家的同意。6应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。7公司会议主要由办公例会、日常工作会议组成。8最高级会议通常情况下由总裁通知召开，就一定时期内的工作事项做出研究和决策。行政管理制度手册（VER10）179所有参会人员均需签到，每次会议必须有会议纪录，记录人由组织部门安排，记录人应具备相应能力，并能严格保密四、会议纪要的形成与签发1公司会议纪要、决议，由指定人员整理成文。2指定人员根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作，工作例会为会议召开的第二天11点前，专业会议为第三天11点前送达签发，并在会议召开后三天内上报集团。3会议纪要和决议形成后，由与会的公司领导班子成员签字确认。4会议纪要发放时应填写“文件发放记录”，并由接收人签收。5会议纪要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。6会议纪要作为公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，应发放给参加会议的全体人员，以便对照、核查、落实。会议流程图各部门负责人行政部门主持人开始根据工作情况发出通知协助会议设备调试有需要时准备资料按时参加指定人员整理会议纪要签发各部门传阅，抄报上一级单位或下发下一级单位总裁办归档，按时上交结束根据会议内容开展工作行政管理制度手册（VER10）19日期DATE发至SENTTO项目PROJECT主题SUBJECT出席人员ATTENDEE地点ADDRESS序PREFACE会议摘录ABSTRACT发言人SPOKESMAN第七节公文管理制度一、总则为提高本公司的工作效率，切实减少公司文件在流通过程中的各种拖延，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本制度。二、本公司文件种类1请示请上级指示和批准，用“请示”。2报告向上级机关汇报工作、反映情况，用“报告”。3指示对下级机关布置工作，阐明工作、活动的指导原则，用“指示”。4布告、公告、通告对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”；向国内外宣布重大事件，用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。5批复答复请示事项，用“批复”。6通知传达上级的指示，要求下级办理或者知悉的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。7通报表扬好人好事，批评错误行为，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。8决定、决议对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”；经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。9函平等的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。10会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。三、文件等级划分1机密最高级别保密文件，由报告人直接送主管领导。2秘密指不宜向无关人员透露内容的文件。3一般指非机密、秘密的文件。4特急随到随办。5紧急指必须在二个工作日内处理完毕的文件。6一般指应当在三个工作日内处理完毕的文件。四、行文规范行政管理制度手册（VER10）211中美宏凯亿投资（集团）有限公司简称为“中美集团”，所有公司公文由档案负责人统一规范文号。2集团及子公司各部门的请示、汇报等文件，对外函件、内部发文等文件的编写。（1）文件开头须有“中美宏凯亿投资（集团）有限公司”隶书、小一号字的文头，下有上细下粗45磅双直线，或使用公司发文纸。（2）文件题目关于的黑体、小三号字（3）（的含义为文件内容的性质，如请示、说明、汇报等）（4）文件正文使用宋体、小四号字，行距为15倍，页边距上下为25厘米、左右为25厘米，页码居中。（5）文号格式集团简称（代称）字所在年号第第N次发文号例1中美集团（财）字【2010】第011号含义中美宏凯亿投资（集团）有限公司财务部在2010年发出的第11份文件。例2中美集团（阀门）字【2010】第3号含义中美宏凯亿投资（集团）有限公司子公司中美宏凯威阀门制造有限公司在2010年发出的第3份文件。集团及子公司简称一览表部门名称代称中美宏凯亿投资（集团）有限公司中美集团总裁办公室总办人事部人行政部行财务部财集团总部法务部法中美宏凯威阀门制造有限公司阀门中美宏凯威国际拍卖（北京）有限公司拍卖中美宏凯星国际传媒（北京）有限公司传媒中美宏凯星网络科技（北京）有限公司网络中美宏凯亿国际担保有限公司担保子公司中美宏凯亿国际电气有限公司电气注如有新公司或新部门成立，则取最代表其性质的文字为简称，公司取两字，部门取一字；分公司则为主公司代称与地点合称，如电气公司在福建的分公司，则称之为“电气福建”。3签发人发文及会议纪要一律由集团总裁或相关授权领导亲手签名，各部门上报文件一律由发起部门的负责人亲手签名。4文件落款应包括发起公司名称及部门名称。5底款为抄报、抄送、归档三行，需要时报送另一个上级部门的，用“抄报”；对同级或下级则用“抄送”，归档部门应为行政管理部门。6文件印章加印在发文日期中间，采用压年盖月方式。7页数使用页脚中“第N页，共N页”形式，居中。8表格制作时，页边距、行距、字号等可根据内容自行设定，但应在装订或打印不出现缺失现象为准，字体仍使用文件规定字体。9公文的内容要求一文一事，绝对真实，并具有较强针对性，且行文有条理、准确。五、印装格式1文件均采用横书横排。2单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订。3装订可用线装、钉装、胶粘办法。4必要时可使用专用装订机构。六、文件的署名1对内文件，如果是一般往来文件，只需主管署名；如果是单纯的上报文件或者不涉及各部门且内容不重要的文件，只需部门署名；如果是重要文件，按责任范围由总裁、副总裁、或者署有关部门的主管姓名与职务2对外文件，如责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁或总经理职务与姓名。如果是总裁或总经理委托事项可由指名责任者署名七、文件制作注意事项1文件必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。2可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量。3减少联合行文，避免联合行文过程中时间延误和扯皮。4行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象单位负担。5不轻易越级行文。八、发文管理1发文办理一般包括拟稿、核稿、签发、用印、登记、发送、原件归档等程序。2拟稿草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确。并应详细写明发送范围、份数和密级。3发文部门拟稿后，交行政管理部门核稿，凡以集团或公司名义发出的公文、函件及用集团或公司印章的，行政管理部门对内容和文字有权审核，并负有把关责任；对涂改不清、文字错漏严行政管理制度手册（VER10）23重、内容不妥、格式不符的文稿应退回重新拟稿。4核稿后填写发文审批单，发文的密级按保密工作条例有关规定确定执行，如为联合发文则需要双方部门负责人签字确认，同时发文部门应注明文件传达范围。5签发有关领导审批签发，明确签署意见、姓名、日期。集团正式文件须经总裁签发。公司正式文件须经总经理签发，遇紧急事项，总裁、总经理均可由行政管理部门请示用印后补办审批手续。凡涉及资金转移、联营参股、股权变化、下设机构等重要事宜的，均须报总裁签发。6编号按相关制度统一编制。7用印取得编号后可依据发文审批单，在核稿完毕无误、规范的文件上统一用印。8印发经领导批准签发后的文稿由行政部统一打印，依据发文审批单上印制文件份数，如页数较多时，也可使用电子版文件，但需在发文编号本上注明接收人及传输方式。9填写发文编号本行政部门统一填写集团的发文编号本，如文件传达范围为全体员工，则可直接发文给部门或公司专职收文人员，如为指定传达范围，则必须由本人签字接收。九、收文管理1收文办理一般包括签收登记、分发传阅、收回存档、销毁等程序。2公文签收应由专人负责，签收时须对来件严格检查，明确无误后方可签字。3指名或亲启文件、密级文件原则上由责任者或当事者自行处理，其他人不得擅自启封，如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。4收文拆封后应对文件进行认真清点，填写收文处理单。5一般函、电等公文，分别由前台秘书直接分转处理。6为加速文件运转，秘书应在当天或第2天将文件送到承办部门，如关系到2个以上业务部门，应按指示次序依次传阅，最迟不得超过2天特殊情况例外。7由行政主管负责对公文进行审阅、回答、批办以及其他必须处理，或者由其指定下属对文件进行具体处理，并将意见填写在收文处理单上。8如果遇到重要或异常事项，必须及时与上级主管取得联系，按上级指示办理。各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。9结办已答复发文单位，有处理意见的文件，或传阅部门均已签字确认后，视为结办，由行政部门统一归档。10行政秘书对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，不得将文件压放、分散。十、文书的归档与保存参照档案管理制度执行。十一、文件的借阅与销毁参照档案管理制度执行。行政管理制度手册（VER10）25发文流程发文部门主管主管领导财务部门发文部门开始拟稿，核稿，填写发文审批单审核签发见发文审批单签字后用印通过通过登记下发未通过未通过结束收文流程行政主管相关部门及人员收文人开始收文，填写收文处理单签署意见阅示填写收文登记表，归档结束发文登记表序号日期文件编号标题或主题签收人发文审批会签单保密等级绝密机密秘密传递等级特急紧急一般文件标题发文编号印制份数发文部门拟稿人负责人附件名称主送抄报抄送相关部门负责人会签意见签发行政管理制度手册（VER10）27收文登记表序号日期来文单位文件编号标题或主题签收人收文处理单保密等级绝密机密秘密传递等级特急紧急一般发文单位签发人文件主题收文时间年月日时分收文人主管意见签字日期相关部门或人员意见归档人归档日期第八节公司车辆管理制度一、总则1公司公务车的证照办理及稽核等事务统一由行政部负责管理。由行政主管指派专人负责驾驶、维修、检验、清洁等工作。2本公司员工因公用车事前向行政主管申请派车，行政主管根据业务的重要性顺序派车，不按规定申请者，不得派车。3每辆车应设置车辆行驶记录表，在使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符，使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。行政部每月抽查一次，发现记载不实、不全或未记载者应呈报主管，并对相关责任人提出批评，对不听劝阻、屡教屡犯者应给予处分，并停止其借用资格。4每辆车设置车辆使用记录表，由行政部于每次加油及维修保养时记录，以了解车辆受控状况。每月初连同行驶记录表一起交行政部稽核。二、建立车辆技术档案1车辆技术档案主要记载车辆的来源、投产日期、车辆原值、基本配置、技术性能、逐年行驶里程、修理的次数和间隔里程，车辆调动、改装、改造、停驶、复驶、封存、机损等情况，以及燃料、轮胎的消耗节约或浪费数量等。2车辆技术档案资料登记范围（1）车辆调动、牌照变更、停驶、封存、改装、改造、车损以及司机变更等事宜。（2）车损事故处理结案后，需填报损修情况和处理结果。（3）车辆运行情况记录。（4）车辆保修情况的记录和车辆保修技术数据，由承修厂负责填记在保修技术卡片上，重点写清保养类型、日期、间隔里程、重大技术情况等。三、车辆的保养1车辆保养是一项维护性作业，应做到（1）要坚持“预防为主”的原则，依照车辆机件技术变化的情况，在机件变坏之前做好保养工作。（2）要根据不同运行条件，不同磨损情况，从实际出发，及时、高效地保养各部件。（3）要保证保养质量、坚持“质量第一”的原则，加强质量检验使保养达到预期标准。（4）车辆保养工作要有计划有领导地进行，要按月编制保养计划，按车况分清缓急，有秩序地进行保养。行政管理制度手册（VER10）29（5）要处理好使用和保养的关系，克服“重使用、轻保养”的思想，及时、有计划地安排保养和检修。以保证车辆的完好率，进而提高车辆的使用率。（6）每年11月15日前未使用防冻液的车辆必须更换防冻液。（7）车辆所作的内部清洗、上光上腊等其它车辆美容项目限三个月一次（公务车除外）。2车辆的三极保养制度（1）一级保养的作业项目和技术规范一级保养以润滑、紧固为中心，其主要内容包括检查车辆外露部位的螺栓、螺母，给规定润滑部位加注滑脂，检查各总成内润滑油平面，加添润滑油，清洗各个空气滤清器，排除发现的故障。经一级保养后，汽车应达到车容整洁，装备齐全、连接牢固，三滤畅通，不漏油、不漏水、不漏气、不漏电，油嘴齐全，润滑良好。（2）二级保养的作业项目和技术规范二级保养以检查、调整为中心。二级保养除执行一级保养的作业项目以外，还要检查、调整发动机、底盘及电器设备的工作状况，并完成一些附加小修项目。（3）三级保养的作业项目和技术规范三级保养以总成解体、清洗、检查、清除隐患为中心，改善车辆技术状况，并做好技术鉴定。四、车辆的维修1有计划、及时地修复车辆，是保证车辆完好率的重要措施，其目的就是及时消除故障，修复损伤，恢复车辆的使用性能，保证车辆正常安全地运行。2公司所有车辆须在统一、专业的维修厂（指定维修厂）进行修理。3按照不同的对象和不同的作业范围，汽车修理分为汽车大修、总成大修、汽车小修和零件修理种。（1）汽车大修新车或经过大修后的汽车，行驶一定里程后机件会严重磨损，技术性能下降，经过技术鉴定，应对各总成进行一次恢复性的修理，以恢复汽车的动力性、经济性、坚固性和原有配置状态，使汽车的技术状况和运行性能达到规定的技术要求，延长汽车的使用寿命。（2）总成大修总成经过一定使用里程后，其基础件和主要零件会破裂、磨损、变形，需要拆散进行彻底修理，以恢复其技术性能。（3）汽车小修汽车小修是一种运行性的修理，主要是消除汽车在运行中发生的临时故障和局部损伤。有些按自然磨损规律或根据总成的外部征象能预先估计的小修项目，可集中组织有计划性的小修作业，结合相应的一、二、三级保养进行。（4）零件修理零件修理是指对磨损、变形或损伤而不能继续使用的零件的修理，它是节约原材料、降低保养费的一项重要措施。零件修理应考虑到可靠性和经济性的原则。五、车辆报废1车辆必须具备下列条件之一，才准予报废（1）车辆经长期使用后，性能低劣，车身、发动机均严格损坏，确实不能继续使用的车辆，或虽然可以修复，但大修费超过同类新车购置费1/2以上，不符合经济原则，并已提完折旧的车辆。（2）车型老旧，经长期使用后，车身、发动机严重损坏，配件供应无法解决，无法修复的车辆。（3）因意外事故，如翻车、撞车、烧毁等，主要总成及零、部件部分损坏，无修复价值的车辆。1、（4）进口车辆，车型特殊，同型车数量很少，经长期使用后，主要零件严重损坏，4S无配件，无法更换。2报废车辆必须完整地将车送交废、旧车辆收购部门。3车辆报废按固定资产处置流程办理。六、车辆安全管理1加强对车辆安全管理工作组织领导，制定具体措施，并指定专人负责。2车辆安全负责人员要定期对司机进行事故预防教育，运用正反两方面的事例，反复讲明事故的危害性和事故预防的重要性。3要宣传和定期组织全体人员学习国家安全法规，尤其要对司机进行交通法律教育，使他们谙熟并自觉遵守交通规则，自觉做到思想集中不麻痹，谨慎行车不急躁，中速行车不冒险，礼让三先（让小车先行，客车先行，重车先行）不抢道，不开斗气车，不开“英雄”车，不酒后开车，以增强事故预防的自觉性。4定期进行安全检查活动。5定期总结安全管理经验。坚持每月一小结，每月一大结，年终全面总结。七、车辆费用报销1车辆使用的相关费用，应在年度预算中体现应包括油费、保养、维修、装饰、内饰、车船、养路、保险、年检等。2保养费根据车型车况，在核定的公里数内到指定维修厂进行保养，费用由公司全额负行政管理制度手册（VER10）31担。3维修费凡属车辆正常磨损，配件自然老化造成的维修，费用公司全额承担；因驾驶员维护保养不善造成机件损坏的，或由于自身责任发生交通事故致使车辆损坏的，所发生费用由其个人承担，并给予相应行政处罚；如不是车辆的专职司机，而私自驾驶公务车发生交通事故，致使车辆损坏的，所发生的一切费用由责任人全额承担，同时，公司将给予相应行政处罚。4保险费公司全额负担。5车船税、养路费及年检验车费公司全额负担。6所有车辆因工作需要更换使用者时，交接完毕后，公司规定必须进行整体检修一次，费用公司全额负担。7其他费用以凭证，单据和相关凭证予以报销。8车辆缴纳各项费用及办理各项手续应明确责任人（1）专车由专车司机或配发车辆部门人员负责各项手续的办理。（2）公务车由该车辆责任司机（特殊情况由行政主管调度）负责各项手续的办理9费用的交纳（1）车辆年检集团统一将所有车辆年检表盖章后统一收存。公司行政主管检查司机相应月份待检车辆的检修、保养、违章清除的准备情况。司机填写车辆保养维修审批单后，经行政主管审核后，申请年检所需费用（预计）。借款手续批准后，行政主管安排司机在规定期限内完成年检。司机完成年检工作合格后发“检字”，并将其他有关单据交行政主管统一存档管理。行政主管将年检情况备案。（2）车船使用税的缴纳每年一月，行政主管将办理车船使用税的资料提供给财务部，由财务人员到地税办理费用缴纳，并将车船使用税缴纳单据提供给行政主管保管、备案。（3）保险费车辆保险由集团车管统一审批并投保，统一确定保险公司。保险到期应及时续期投保，再次投保时，应按车辆原有投保险种进行投保。各公司行政主管先就各车辆投保事宜与车管联系。办理完保险后，保险卡及保险单等原始单据原件一律保存行政主管处。八、维修流程1审批车辆须进行保养或维修时，司机至行政主管处索取车辆保养维修审批单，由司机填写修理项目、修理原因、预计金额等相关内容，行政主管对车辆保养维修审批单进行年度流水编号，并按车辆管理规定要求进行公里数等相关内容的审核，符合维修要求的，行政主管报行政部负责人审核后（特殊情况需上报本公司负责人批准），方可进行维修，保养公里数计算一律以上一次单据做为依据，没有的一律不予批准维修。车辆保养维修审批单一式两联，一联交司机至修理厂保养或维修时使用，另一联交行政主管保管。2费用申请车辆保养维修审批单批准后，由司机填写借款单，按借款流程审批，并至财务部领取预计花费金额，进行车辆保养维修。3费用结算司机按审批单内容至修理厂进行保养或维修后，司机填写费用报销单后附发票、车辆保养维修审批单进行签批,办理报销手续。行政主管将发票复印件、维修厂业务结算清单（应与车辆保养维修审批单内容相符）、车辆保养维修审批单等相关单据进行存档管理。以保证车辆的正常保养与维修。4保养维修记录行政主管需分别将每辆车每次的保养公里数、保养内容、维修内容、维修厂、金额等项目，记录到车辆保养维修审批单中。九、车辆的调度车辆的调度即根据公司车辆使用管理规定和当天的用车需求，包括乘车人数、次数、行车线路和急缓程度，有计划地安排车辆使用。1车辆使用范围（1）公司员工外出参加重要会议、联系重要客户时的接送。（2）接送公司宾客。（3）公司销售部门开展业务时的用车。（4）财务取现用车。（5）其他紧急和特殊用车。2车辆调度的原则（1）原则性强，即坚持按制度办事，按车辆使用的范围和对象派车，不派人情车、关系车，秉公办事，不徇私情。（2）调度合理，即要按照用车的行驶方向，选择最佳行车线路，不跑弯路和绕道行驶，不在一条线路上重复派车。在一般情况下，车辆不能一次派完，要留备用车辆，以应急需。（3）灵活机动，就是对于制度没有明确规定而确实有需要的、紧急的用车情况，要从实际出发。行政管理制度手册（VER10）33（4）灵活机动，恰当处理，不能误时、误事。3车辆使用的程序（1）各部门用车需提前填写派车单交至行政部主管处，应当当班用车1小时前申请，下午用车上午申请，次日用车当日申请，夜间用车下班前申请，集体活动用车2天或3天前申请。（2）派车单应详细填写，并由部门或公司负责人签字确认，方可到行政部申请用车。（3）车辆主管根据掌握的用车时间、等车地点、乘车人姓名、乘车人数、行车路线等情况，做出计划安排，并将执行任务的司机姓名、车号、出车地点等口头通知本人或张贴在公布栏内。（4）公司车量的使用以业务部门为主，在业务部门无用车情况下，方为其它部门安排使用。如当天申请之非紧急用车，行政部有权不予派车。如因突发事件之紧急用车或财务临时取现用车时，行政部在有闲置车辆时，根据当日出车计划为其安排车辆。（5）如因特殊情况来不及事前填写派车单的用车，需经行政部同意并给驾驶员口头通知，事后及时补办派车手续。无派车单者，按私自出车处理，由司机承担责任（6）对于未能安排上车辆的，或变更出车时间的用车人员，应由车辆主管及时说明情况，做好解释，以减少误会，避免造成误车、误事。4车辆的使用（1）车辆使用人必须持有驾照。（2）公务车不得借给非本公司人员使用。（3）使用人在驾驶车辆前应对车辆做基本检查如检查水箱、油量、机油、刹车油、电瓶、轮胎、外观等。如发现车辆有故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后使用人要对由此引发的后果负责。5驾驶人员须严守交通规则（1）驾驶人不得擅自将公务车开回家，或作私用，违者按相关规定予以处罚。（2）车辆应停放于指定位置、停车场或适当的位置。（3）使用人应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后并应将车辆清洗干净。（4）私用时若发生事故而导