大型施工项目管理指挥部制度--海南某项目建设总指挥部

海南项目建设总指挥部第1页大型施工项目管理指挥部制度目录一、决策制度21总指挥组织决策的事项22副总指挥组织决策的事项2二工作流程41设计确认流程42修订后工程总预算编制及确认流程53、合同审批流程64施工阶段设计变更确认流程75、开业用品、开办费预算编制及确认流程86、工程决算编制及确认流程97工程项目招标工作流程108物资采购流程119工程变更现场签证审批流程1210资金计划审批流程1311工程资金支付审批流程1412工程竣工验收工作流程1513建筑材料及设备定板会审流程1614材料封板及进场申报验收流程1715重要材料甲方见证送检流程1816材料设备进场验收记录表1917对外发文审批流程2018档案管理流程2119招商工作流程22三业务制度231组织机构职责232办公室管理规定263工程管理办法334设计、施工、监理及采购招投标实施细则425安全文明施工管理协议896安全工作领导小组架构927安全工作领导小组938应急管理工作预案949安全责任人名单及职责9810安全检查制度10111建设工程安全文明施工管理实施细则10312工程施工管理的若干规定11013现场代表工作细则11314工程变更制度11415乙供材料设备及乙方分包工程限价管理办法11516合同办理、审批及存档实施细则11817财务管理办法12418费用开支报销暂行规定12719对外付款审批规范130四、其它管理制度131海南项目建设总指挥部第页21文书管理制度1312考勤管理规定1363车辆管理规定1384、备用钥匙管理制度1415、员工餐厅管理制度142海南项目建设总指挥部第3页海南项目建设总指挥部决策制度为贯彻落实企业理念，全面实施“阳光工程”和“廉洁工程”，加强科学决策和集体决策，建立和健全科学决策机制和监督约束机制，根据集团董事会对海南项目项目的决策和有关规章制度，总指挥部坚持重大事项集体决策，实行过程跟踪、全程监控、权力分散、责任到人、互相协调、互相监督，特制订本制度。一建立重大事项分级集体决策制度一总指挥组织决策的事项审核需上报粤控集团董事会审批的事项并签发上报粤控集团的文件审核指挥部组织架构、定编定员方案及薪酬标准，报粤控集团人事薪酬委员会审定审定指挥部的管理制度审定和调整工程计划与进度审核项目投资、预算及资金计划审核设计方案审定工程设计、监理、施工项目的招标方案根据合同管理制度审批有关工程建设、材料采购和开业用品采购的合同审定工程前期准备及建设过程中重大问题解决方案审定开业用品采购方案审定主要建筑材料的选样定板和限价确定项目开业筹备方案根据合同和财务管理办法审批50万元（含50万元）以上款项开支上述事项中，第2、3、4、（5）、（6）、（7）项应经总指挥工作会议研究二常务副总指挥组织决策的事项常务副总指挥是工程建设的直接责任人，履行项目经理和发包人代表职责，专门负责工程建设的日常工作。审核需上报总指挥与酒管集团审批的事项，并签发上报酒管集团的文件。对总指挥审批事项进行现场审核；在现场负责指挥部的整体工作。组织制订指挥部的管理制度审批日常费用开支审批每次支付在50万元（不含50万元）以下的款项开支落实经审定工程计划与进度的执行情况海南项目建设总指挥部第页4审核上报集团的月度资金计划审核工程设计、监理、施工项目招标方案签署有关工程建设、材料采购和开业用品采购的合同组织研究并解决工程前期准备及建设过程中的重大问题审核开业用品采购方案审核主要建筑材料的选样定板和限价落实项目开业筹备方案及人员的招聘工作二建立工作会议制度为加强对工程的领导和监督，落实集体决策制度，指挥部实行定期和不定期会议制度，研究解决工程项目建设需解决的各类问题，包括以下多种层次的会议（一）总指挥组织召开的工作会议，参加人员总指挥、常务副总指挥、财务总监、指挥部成员（二）常务副总指挥组织的工作会议，参加人员常务副总指挥、财务总监、指挥部成员（必要时扩大至部门经理）（三）专题工作会议，由总指挥、常务副总指挥或指挥部成员以上领导根据需要组织工程技术、招商、财务或开业筹备等专题会议。参加人员根据需要确定。（四）工程例会，由工程总监或工程部经理组织监理、设计、施工单位定期召开。三建立工程简报通报制度总指挥部将按工作进展情况，定期编印海南项目建设工程简报，及时将工程建设情况向集团董事会、指挥部领导以及建设、设计、监理、施工单位通报。本制度自颁发之日起实施，由海南项目建设总指挥部负责解释。海南项目建设总指挥部第5页附件1海南项目建设总指挥部设计确认流程设计单位提交设计方案指挥部组织设计单位及有关专家共同研究，提出设计方案优化意见指挥部修改审批设计方案设计单位编制施工图、施工预算及材料方案工程部、合同预算部审查确认常务副总指挥审核，总指挥批准施工海南项目建设总指挥部第页6附件2海南项目建设总指挥部修订后工程总预算编制及确认流程合同预算部修订后编制工程预算工程部、财务部复核中介机构审核并提出核定价格常务副总指挥审核总指挥审核呈报集团董事会财务总监审核海南项目建设总指挥部第页7附件3海南项目建设总指挥部合同审批流程合同金额50万元批准300万元合同金额50万元批准合同金额300万元。注专业性强的100万元以上的合同，应委托外部律师代为起草或审核合同，从最初阶段参与项目主办部门起草合同文本并填写合同审批表工程部审核工程技术条款合同预算部审核造价和商务条款财务部审核财务条款及法律顾问会审合同预算部综合审核意见，初定合同文本常务副总指挥审批总指挥审批（或授权常务副总指挥审批）合同签署指挥部领导初审对方审核双方授权代表洽谈合同，修改合同文本粤海控股集团审核后签名、盖章合同预算部再审总财务总监审核海南项目建设总指挥部第页8附件4海南项目建设总指挥部施工阶段设计变更确认流程同意不同意批准20万元以下20万元以上批准影响总预算的变更项目批准指挥部、设计单位、施工单位及监理公司以书面形式提出设计修改报告工程部组织设计单位、监理公司、施工单位和合同预算部共同研究修改意见合同预算部编制工程预算工程部、财务部复核常务副总指挥组织召开会议研究总指挥集团董事会设计院进行设计修改工程总监判断因施工要求、使用功能或工程技术要求的确需要修改；设计修改要有充足理由，并符合国家、郑州地区的规范和建设单位的要求，是否需要修改海南项目建设总指挥部第页9附件5海南项目建设总指挥部开业用品、开办费预算编制及确认流程办公室、财务部编制开业用品及开办费预算财务总监审核常务副总指挥审核总指挥审批呈报集团董事会海南项目建设总指挥部第页10附件6海南项目建设总指挥部工程决算编制及确认流程反馈核对施工单位自行编制工程结算合同预算部、工程部审核外聘中介机构审核并提出核定价格工程项目通过竣工验收手续常务副总指挥审核审核总指挥审核呈报集团董事会财务总监审核施工单位海南项目建设总指挥部第页11附件7海南项目建设总指挥部工程项目招标工作流程标的300万元标的100万元公开招标300万元标的100万元预算50万元预算50万元总指挥审批发出招标公告副总指挥审核指挥部审批发邀请投标书评标小组评标评标结果报告书常务副总指挥审批总指挥审批评标结果决定书发出中标通知书接受报名文件、进行资格预审财务总监审核常务副总指挥审批成立招标领导、工作小组相关部门审核招标工作小组编制招标文件、标底、合同文本、招标公告内容、资格预审条件收集整理应标文件组织合同谈判、签署集团稽核监察审批集团审批海南项目建设总指挥部第页12附件8海南项目建设总指挥部物资采购流程招标合同金额50万元项目合同金额50万元使用部门或工程部提出物资使用计划合同预算部编制物资采购计划财务部制订资金计划成立采购小组收集供应商资料考察供应商并询价或组织采购招投标提交评标结果常务副总指挥审批总指挥审批合同预算部按合同审批程序组织供应合同的谈判和签署物资供应按招标程序组织招标、评标海南项目建设总指挥部第页13附件9海南项目建设总指挥部工程变更现场签证审批流程是否小于5万元小于10万元10万元以上工程部、监理公司及施工单位共同到现场确认变更工程量合同预算部根据确认的变更工程量编制出工程预算工程部提出复核意见常务副总指挥组织会议研究总指挥审批现场签证常务副总指挥审批工程总监根据工程需要确定是否变更的工程项目财务总监审核施工单位提出变更申请海南项目建设总指挥部第页14附件10海南项目总指挥部资金计划审批流程各职能部门每月15日前提出下月资金使用计划财务部根据指挥部工作计划和职能部门的资金计划编制指挥部的月度资金计划财务总监审核总指挥批准集团财务部审核根据财务部批准的资金计划办理资金申请实施计划常务副总指挥批准海南项目建设总指挥部第页15附件11海南项目建设总指挥部工程资金支付审批流程不同意监理审核意见单项支付50万元单项支付200万元单项支付50万元不批准财务支付财务总监审核有关财务条款的履行常务副总指挥总指挥集团财务部施工单位填写资金支付审批表工程监理审核确认当期工程量和施工质量工程部审核支付项目工程量和施工质量合同预算部审核完成工程量的造价及有关合同商务条款的履行同意不批准批准批准不批准海南项目建设总指挥部第页16附件12海南项目建设总指挥部工程竣工验收工作流程所有已完工的工程项目须符合建设单位、政府有关部门和国家有关规范要求，以及工程质量达到合格标准以上，才能通过工程竣工验收工程项目竣工，施工单位完成自检工程部组织政府有关部门（如需要）、设计单位、监理公司及施工单位共同对已完工的工程项目进行验收每个单项项目要按国家规范进行工程验收，参加验收的各方代表一致同意，提出工程竣工验收报告，并签名盖章由常务副总指挥组织会议对工程竣工验收报告进行审定报总指挥批准宣布本工程已竣工并验收合格海南项目建设总指挥部第页17附件13海南项目总指挥部建筑材料及设备定板会审流程适用范围建筑材料及设备的定板应通过联合会审（其他普通材料由工程部负责定板）经办部门工程部参与部门指挥部领导（只参与重要的建筑材料及设备定板）、合同预算部、专业工程师及材料采购协调人、设计单位操作流程无合适样板形成文件材料定板会审记录（工程部存档，抄送合同预算部）工程部根据设计图纸或通过施工单位选定待选样品并编制比较分析表各档次材料质量必须满足要求指挥部领导（只参与重要的建筑材料及设备定板）、合同预算部、工程部专业工程师及材料采购协调人、设计单位共同确定材料样板（工程部根据工程进度集中分批进行）有否合适样板会签并封板按选定样板进行招标或由施工单位采购海南项目建设总指挥部第页18附件14海南项目建设总指挥部材料封板及进场申报验收适用范围材料必须封板且进场应经过对照封板验收经办部门工程部参与部门专业工程师、监理单位、设计单位操作流程不合格形成文件材料设备进场验收记录（工程部存档）甲供材料供应商或施工单位提供的材料及成品部件均应封板，样板由设计单位、工程部、供应商或施工单位确认材料设备进场供应商或施工单位向设计单位、监理单位、工程部申报验收并提交申报文件申报文件申报表及附件（本次到货数量、使用部位、产品合格证、技术资料等）是否合格验收通过，各方会签材料设备进场验收记录后，方可使用甲供材料设备由工程部材料协调人按工程施工进度及产品购销合同跟进是否合格验收通过，各方会签材料设备进场验收记录后，方可使用海南项目建设总指挥部第页19附件15海南项目建设总指挥部重要材料甲方见证送检适用范围专业类别必须甲方见证送检的关键材料土建专业水泥、砼、砌体等装修专业涂料、防水材料、外墙窗、石材、玻璃幕墙等设备专业给排水管道、阀门等电气专业电线电缆、开关等经办部门监理单位参与部门工程部专业工程师、设计单位操作流程不合格形成文件质量技术监督部门出具材料检验合格报告（工程部、监理单位存档复印件）材料设备进场施工单位通知设计单位、监理单位、工程部专业工程师见证送检施工、监理单位、设计单位、工程部专业工程师约定时间见证现场取样、送检甲方指定的质量技术监督部门检验是否合格投入使用是否合格投入使用海南项目建设总指挥部第页20附件16海南项目建设总指挥部材料设备进场验收记录单位名称序号材料名称使用部位出厂证合格证生产许可证材料准用证检测报告其它资料进场时间是/否符合样板报送人监理工程师确认专业工程师确认备注本表由监理工程师、专业工程师根据材料封板及进场申报验收要求、材料样板及甲供材料供应商或施工单位申报文件填写并签署意见，一式三份，各存一份。海南项目建设总指挥部第页21附件17海南项目建设总指挥部对外行文审批流程校对、修正拟稿人部门经理审批办公室主任审核会签指挥部领导签发办公室登记编号打印盖公章、发文归档海南项目建设总指挥部第页22附件18海南项目建设总指挥部档案管理流程注销登记各部门文件、资料、图纸由专人负责收集、登记编号将有保存价值的文件、资料、图纸移交办公室清理、分类、登记、做文件索引归档调（借）阅须到办公室登记办公室主任核准调（借）阅密级文件、资料、图纸，须呈常务副总指挥审批调（借）阅海南项目建设总指挥部第23页附件19海南项目建设总指挥部招商工作流程编制项目配套项目对外招商方案常务副总指挥审核发招商公告签约合同洽谈（按合同审批流程）总指挥审批承租商登记造册、洽谈洽谈、考察、项目推荐审批总指挥签发常务副总指挥审核海南项目建设总指挥部第24页组织机构职责一、总指挥部职责1向集团董事会全面负责海南项目的建设工作；2定期或不定期向集团董事会汇报建设工作的进展情况；3负责审批设计、监理、施工及新增设备；4负责采购合同的审批；5筹集资金,确保项目建设资金以及项目开办费及时到位；6组织实施项目建设工程；7办理项目续建、开业需要的各种证照；8组织制订并督导建设计划的实施；9确保项目在建设期间的安全生产；10组建项目经营管理队伍，督导组建项目管理部门；11筹备试业、开业典礼及正式营业。二、总指挥部下设部门职责（一）办公室1、提供关于海南项目的有关历史资料供决策参考；2、理顺与当地有关部门的各种关系，协助工程部做好工程项目报建工作；3、在规定时间内办理项目续建、开业用的各种批文、经营许可证及牌照；4、负责建设期间行政、文秘、信息、调研、档案、督办；5、负责组织人事、工资劳保、工作考核；6、负责会务、接待、保卫、后勤、车辆管理；7、负责协调指挥部各部门关系；8、开展市场调查，确定市场定位，全面规划项目各项功能；9、编写市场销售计划；10、按计划安排开业前的销售推广活动；11、根据工程进度，结合项目的业务范畴，逐步筹组项目各部门。12、做好指挥部领导交办的其他工作。（二）工程部1、负责办理工程项目的报建、立项手续；2、组织设计单位进行工程项目方案设计，做好有关技术协调工作；3、参与工程项目招投标，负责施工协调和质量管理；4、检测已采购设备的适用性，并据实际拟出增加设备的采购计划；5、负责工程项目施工计划和施工进度的编制工作6、审核实施过程中的有关工程变更，确定变更技术要求，解决有关工程技术问题。7、保证各项设施设备按计划安装与调试完毕，建立设施设备管理档案；海南项目建设总指挥部第页258、组织安全文明施工检查；9、负责工程施工现场鉴定；10、负责工程建档、存档的工作；11、负责甲方采购验收工作；12、组有关单位进行工程竣工验收；13、办理竣工工程移交14、做好指挥部领导交办的其他工作。（三）合同预算部1、负责编制建设期间的工程概预算，并检查预算执行情况，做好工程决算资料；2、组织工程监理、设计、施工的招投标工作，负责发布招标信息、招标登记、资质审查；3、参与工程变更的审核；4、对甲方采购进行定价审核和督导、协助做好采购的验收工作；5、配合资产管理公司清理、处理项目原有各种相关合同；6、负责起草并审核建设期间发生的设计、施工、监理、采购等各种合同文本；7、监督合同执行，做好合同资料的档案管理；8、做好指挥部领导交办的其他工作。（四）财务部1、协助合同预算部做好工程项目预结算；2、负责工程项目用款计划编制工作，按照工程进度准备工程进度款，确保工程顺利进行；3、负责工程用款计划的呈批工作；4、负责日常费用的开支管理；5、参与项目招标工作；6、协助做好采购的验收工作，建立固定资产、物资台帐；7、建立各项财务管理制度；8、协助建立及使用SAP系统、及时进行帐务处理、按时上报集团要求的月度分析、按时上报资金周报。9、做好指挥部领导交办的其他工作。（五）物业招商部1、组织项目配套项目对外招租的市场调研；2、负责编制项目配套项目对外招租方案；3、负责项目配套项目招租的项目洽谈、考察、报审、合同签定等工作；4、建立、保管好招商项目的资料档案；5、做好指挥部领导交办的其他工作。（六）采购部海南项目建设总指挥部第页261、负责采购计划的组织实施。2、负责甲方供材料的招投标工作。3、熟识和掌握本工程各类物品的名称、单价和用途。检查购进物品是否符合质量要求，确保本工程物品供应正常。4、坚持采购原则，对零星物品的采购严格实行货比三家，控制采购成本。择优、择廉、及时地采购物品，确保高效的工作效率。5、严格执行指挥部的各项采购程序，认真落实各项合同及采购单的进货数量、质量、规格和性能，把好质量关，杜绝假冒伪劣产品对项目的损害。6、认真核实相关部的申购计划，根据库存情况，定出采购计划，防止物品积压。经常到部门了解物品的使用情况，并熟识掌握各项物品的规格、型号、数量、避免错购。7、一切以公司利益为重，从严对供货商进行监控。（七）保安部1负责维护项目区域的正常工作、施工秩序；2建立、健全施工期间消防安全、治安安全制度，并严格监督执行；3制定建设施工期间治安、消防应急处理方案、防范措施4协调建设期间施工的安全管理，处理、纠正违章行为5制止、控制、预防重大事件的发生，对违反治安管理条例的行为进行劝阻、制止、批评、教育，确保项目建设期间施工安全6制定、落实建设期间保安部的各项规章制度，培训部门员工各项岗位技能，完善各项安全制度7做好指挥部领导交办的其他工作。海南项目建设总指挥部第页27办公室管理制度为了规范海南项目建设总指挥部的行政办公事务管理，提高工作效率，特制定本制度。项目证照、印鉴管理制度为保证项目证照、印鉴的有效保理使用，维护公司利益，特制定本制度。一、证照、印鉴的保管。1、项目证照、印鉴、法人章统一由办公室专人负责保管，各管理部室印鉴由各部室保管。财务章由财务部保管；财务印鉴接受集团财务部的专业指导和要求。2、所有证照、印鉴必须存放在加锁的柜屉内，防止丢失。非保管人员不得擅自使用，任何人不得携带印鉴外出。特殊情况需带出时须经项目领导批准，并有专人陪同。3、项目证照、印鉴保管人要加强责任心，尽职尽责，认真执行本制度，不得自行决定加盖印鉴处理问题，各级领导也不得越权使用印鉴，违者必究。4、项目证照、印鉴保管人如较长时间外出或不能到岗，事前应向项目领导报告，并经领导安排做好证照、印鉴的暂时移交管理。二、项目证照、印鉴的使用1、凡以指挥部名义对外处理重大事项的请示、报告、协议和出具的证明、介绍信等均须加盖指挥部印鉴。指挥部印鉴的使用须由总指挥或常务副总指挥签字许可后再由印鉴管理人盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人负责。2、项目证照、印鉴使用，应建立登记制度，统一编号，注明使用日期、内容、份数、批准人、使用人等，介绍信要留有存根，证明信要留底一份，以备存查。3、印鉴不得用于私人函件，个人需指挥部出具证明用印时，应经所属部门领导签署意见，报总指挥或常务副总指挥批准。4、项目证照、印鉴因管理不当遗失或遭盗，必须及时报告，并采取消除后果的紧急措施，以免造成不良后果。（造成证照、印鉴丢失或遭盗，负责人将负相关经济、行政、法律上的责任）5、财务印鉴与支票要分开保管，出纳人员不得同时保管支票和财务印鉴。6、指挥部一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经总指挥或副总指挥签字批准后方可开出，持空白介绍信外出工作回来，必须向办公室汇报其介绍信的使用情况，未使用的介绍信必须交回。7、加盖公章，应使印章名称与公文具名一致。加盖后，必须章形端正，字迹清楚。海南项目建设总指挥部第页28档案管理制度为加强档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，有效地为项目管理服务，结合实际情况，特制定本制度。一、立卷、归档各部门平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对部门文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。文件立卷归档范围。凡是指挥部工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括收、发文电，计划，总结，请示、报告、函函件、规定，通知，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图纸、图表、出版物原稿、磁盘等），均属立卷归档范围。立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和得用。立卷方法。根据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。5、保管期限分为永久、长期、短期三种。1永久保存。凡是反映部门、指挥部主要职能活动和历史面貌的（例如章程、申请批文、申请书等）有长远利用价值的文件，划为永久保存。2长期保存。凡是在相当长时间内部门、项目需要查考的文件或图纸，划为长期保存。长期保存为15年至50年。3短期保存。凡是在较短时间内部门、指挥部需要查考的各种文件，划为短期保存。短期保存为15年以下。文件的组合。组合的基本作法如下1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。2、会议文件应单独组合。3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。海南项目建设总指挥部第页294、工作计划、总结等文件，一般可按部门组合。5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。档案袋内文件的排列。档案袋内文件应分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。归档时间。部门应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立卷，向办公室移交归档。归档文件案卷的要求。部门移交归档文件案卷，应符合下列要求1、归档文件齐全、完整。2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。第十一条案卷文件一式两份，一分作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公室。二、档案的管理和利用第十二条办公室按照指挥部对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，做好档案的借阅利用、统计等工作。第十三条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经主管领导审查批准后，按程序进行档案销毁。第十四条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。第十五条档案的利用。借阅利用档案人员，按规定办理档案借阅利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。第十六条借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，办公室人员要仔细检查，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向办公室主任报告，按有关规定处理。第十七条档案室工作人员，接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供借海南项目建设总指挥部第页30阅。填写查阅档案登记表。第十八条平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件，以便存档和查阅。第十九条确保文件、材料的安全，做好保密工作。海南项目建设总指挥部第页31办公用品管理规定为保证筹备期间办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本规定。一、办公用品使用由各部门申购、财务部发放管理。二、各部门办公用品申购于每月15日报至财务部，财务部汇总上报常务副总指挥批准，交采购部统一购买。财务部仓库验收、建立台帐、发放，并进行跟踪保管。三、电脑、打印机、复印机等办公用品管理规定如下1、各部门的电脑、打印机由部门领导指定专人负责，禁止其他人员随便使用，电脑和打印机出现故障由采购部负责通知厂商进行维护。打印纸从财务部领取，财务部负责登记。2、复印机的使用，由办公室主任指定专人负责，采用登记制度，每次复印的主题和份数必须登记。3、各部门的电脑、打印机的维护费用，打印纸和其他办公用品的费用开支不得超出部门预算。四、严禁员工将办公用品挪作私用。员工离职时将所领物品一并退回（消耗品除外）。五、本着节约的原则，按需领用。办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。海南项目建设总指挥部第页32行政办公事务管理规定为规范行政办公事务管理，特制定如下规定一、办公仪表规定着装大方、得体，熨烫平整，鞋袜干净，无灰尘、无破损；头发梳理整齐，女员工化淡妆，男员工不得留胡须；不吃有异味食物，保持口气清新。二、办公室规定办公桌桌面除办公购置案头用品及电脑外，无其他物品；辅桌桌面除放置文件盒、笔筒、书籍外，无其他物品；垃圾篓罩垃圾袋，置于办公桌右下角；饮水机放指定地点，不随意移动；报刊必须上报架或阅完后放入办公桌内；外衣、手袋置于衣帽间或柜内，严禁随意放在办公桌椅及地柜上。三、办公语言规定进入工作区域必须使用标准普通话。交往语言您好、早上好、您早、再见、请问、请您、劳驾您、谢谢等。电话语言您好、请问、谢谢、再见。接待语言您好、请稍候、我请示一下、请坐、对不起、请登记、我马上联系、打扰您一下、好的、行。四、电话礼仪规定接听电话铃响三声内拿起听筒，并用愉悦的声音报出您好，部；如超出3声后应说“对不起，让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听，代接的人应妥为解释。如对方要找的人不在，切忌说声不在就挂断电话，应询问对方是否留下口信。如留有电话应重复一遍电话号码确认；接听电话时，应注意使嘴和话筒保持一定的距离；要把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。最后，应让对方自己结束电话，然后轻轻把话筒放好。拨打电话1、要选好时间。打电话时，如非重要事情，尽量避开受话人休息、用餐的时间，而且最好别在节假日打扰对方。2、要掌握通话时间。打电话前，最好先想好要讲的内容，以便节约通话时间，不海南项目建设总指挥部第页33要现想现说，“煲电话粥”，通常一次通话不应长于3分钟。3、要态度友好。通话时不要大喊大叫，震耳欲聋。4、要用语规范。通话之初，应先做自我介绍，不要让对方“猜一猜”。请受话人找人或代转时，应说“劳驾”或“麻烦您”。五、办公行为规定1、坚守工作岗位，不串岗；2、上班时间不做与工作无关的事情；3、办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静；4、接待来访或业务洽淡，请在接待室或会议室进行，私客不得在办公室停留；5、工作期间不接打私人电话，不因私事打公司长途电话；6、不使用公司电脑上网聊天、玩游戏；7、所有电子邮件的发出须经部门经理批准，以指挥部名义发出的邮件须经常副总指挥批准；8、未经常务副总指挥批准或部门经理授意，不索取、打印、复印其他部门的资料；9、严格遵守考勤制度，因故外出必须请示部门经理；10、不得将公司物品带回家私用。六、办公室工作规范（一）办公细节1、进入他人办公室必须先敲门，再进入。已开门或没有门的情况下，应先打招呼，如“您好”、“打扰一下”等词语后，再进入。2、传话传话时不可交头接耳，应使用记事便签传话。传话给客人时，不要直接说出来，而是应将事情要点转告客人，由客人与待传话者直接联系。退出时，按照上司、客人的顺序打招呼退出。3、会谈中途上司来到的情况必须起立，将上司介绍给客人，向上司简单汇报一下会谈的内容，然后再重新开始会谈。海南项目建设总指挥部第页34（二）办公秩序1、上班前的准备按规定提前整理仪容、仪表充分计算时间，以保证准时出勤，作为一名社会人，一名项目员工，应以文明行为出现于社会、项目。如有可能发生缺勤、迟到等现象时，应提前跟上级请假（最好提前一天）。提前计划第二天的工作内容。2、工作时间（1）、在办公室不要私下议论、窃窃私语。办公桌上应保持清洁和办公用品的整齐。以饱满的工作态度投入到当天的工作中。离开座位时，将去处、时间及办事内容写在留言条上以便他人安排工作（离开座位时应将机密文件、票据、现金和贵重物品存放好）。离开座位时，将办公桌面整理好，椅子放回办公桌下。（2）、在走廊、楼梯、电梯间走路时，要舒展肩背，不要弯腰、驼背。有急事也不要跑步，可快步行走。按照右侧通行的原则，如在反方行走遇到迎面来人时，应主动让路。遇到客人在找不到想要去的部门时，应主动为其指路。在电梯内为客人提供正确引导。3、用餐（1）、按指挥部规定的用餐次数就餐，不允许超出次数就餐。（2）、用餐时间早餐800830；午12001300；晚餐17301830。（3）、不得提前下班就餐。（4）、在食堂内，要礼让，排队有秩序。（5）、饭菜不浪费，注意节约。（6）、用餐后，保持座位清洁。4、在洗手间、茶水间、休息室（1）、上班前、午餐后等人多的时间，注意不要影响他人，要相互礼让。（2）、洗手台使用后，应保持清洁。（3）、不要忘记关闭洗手间、茶水间的水龙头，以避免浪费，如发现没有关闭的水海南项目建设总指挥部第页35龙头，应主动关好。（4）、注意保持洗手间、茶水间、休息室的清洁、卫生环境。5、下班（1）、下班前将当天的工作进行总结、提前记录第二天待处理工作，以便第二天工作。（2）、整理好办公桌上的物品、文件（机密文件、票据和贵重物品要存放好）。（3）、离开时应将所有电源断掉，避免隐患发生。（4）、离开项目后，每个人都要记住自己是一名项目员工，出去的一言一行，代表着项目的形象。海南项目建设总指挥部第页36工程管理办法第一章总则第一条为确保海南项目续建工程顺利实施，根据中华人民共和国建筑法、中华人民共和国招标投标法、中华人民共和国合同法和国务院及河南省、海南市有关规定，以及广东粤港投资控股有限公司新项目工程建设管理规定的要求，特制定本办法。第二条凡由指挥部负责实施的建设工程项目，均适用本办法。第三条本指挥部是海南项目续建工程实施的主体。秉承“优质、高效、节约、创新、廉洁“的方针，科学化、规范化地完成各项工程。第二章设计第四条设计单位必须按照工程建设强制性标准进行设计，并对其成果负责。各单位移交给指挥部的设计成果及施工图纸，由工程部接收。第五条工程部接到各单位移交的设计成果及施工图纸后，组织有关专业人员对成果及图纸进行审核。第六条设计单位如不符合资质要求，或提交的成果文件质量低劣，工程部可将设计施工图纸退给各单位。对于图纸存在的问题，由工程部与各部门以及设计单位协商，共同提出整改意见。凡涉及设计原则变更应报指挥部领导审批。第七条由于设计变更需增加的设计，由工程部提出技术要求，并对设计成果进行审核、验收。第八条工程开工前，由工程部组织有关部门进行施工图会审。设计单位应当就施工图及设计文件作出详细说明。工程部负责会审总结，并将结果向指挥部领导汇报。第三章工程监理第九条工程监理单位须经过招标产生，委托具有相应工程监理资质等级的工程监理单位进行监理，实现质量、进度、投资三控制。第十条不得将监理任务委托给与施工单位、设备（材料）供给单位，存在隶属或者其他利害关系的工程监理单位。第十一条工程监理单位应当依照设计文件和施工合同，编制监理大纲，报指挥部审定。第十二条工程监理单位应当依据监理合同，选派具备相应资格的总监理工程师和监理工程师在施工阶段进驻现场，派驻现场的监理工程师不得少于2名。未经监理工程师（2名）签字确认的建筑材料、建筑构配件和设备不得在工程上使用或者安装，施工单位不得进行下一道工序。第十三条本指挥部的工作人员不得干扰现场监理工程师，不得利用职权迫使监理工程师认可其本不同意的材料或工序。海南项目建设总指挥部第页37第十四条工程监理单位应自觉接受工程部的监督，若发现监理单位没有切实履行工程监理职责，工程部应予以纠正；对拒不改正又没有正当理由的工程监理单位，由工程部报请指挥部予以撤换。第四章工程施工第十五条指挥部负责实施各项工程，并由工程部根据指挥部的布置具体组织施工。第十六条各工程项目均实行项目负责人负责制，项目负责人由工程部直接委派。项目负责人是各单项工程的质量责任人，应监督施工单位、监理单位按规定的工期及质量等级完成工程施工，并定期组织施工单位、监理单位进行技术交流与总结。第十七条工程项目应按有关的程序由工程部向海南市建设行政主管部门申办准建证、施工许可证；并按照国家的有关规定办理工程质量监督手续。第十八条工程项目组织施工前，须做好与各有关部门的协调工作。第十九条工程部要切实抓好工程质量管理，对各项工程应根据其不同的特点，制定相应的管理制度。工程开工前，工程部应组织专业技术人员会同监理单位审核施工单位编制的施工方案。没有施工方案或施工方案技术措施不完善，施工图未经批准的不允许施工单位进场施工；未经检验或检验不合格的材料、建构配件、设备不得进场使用；隐蔽工程未经质量检查，不得覆盖，施工单位不得进行下一道工序。第二十条工程部应监督各项工程施工单位的中标项目情况，严禁违法分包、转包。第二十一条涉及结构安全的试块、试件以及有关材料，工程部工作人员应到现场监督取样。对工程施工中存在的技术问题及质量问题，工程部工作人员应在发现后2小时内向工程部主管领导汇报。第二十二条各施工单位应建立健全教育培训制度，加强对职工的教育培训，提高职工的生产技能。第二十三条施工过程中的工程变更，应由项目负责人提出申请，以书面的形式向工程部报告。工程部在接到申请后组织工程部、设计单位、施工单位、监理单位共同审核，确需变更的，按以下程序进行工程部提出书面申请，设计单位、监理单位签署意见；设计单位签发修改通知及附送图件，由工程部组织审核、估算变更工程量。因工程变更而导致单项工程造价增加的，须由工程部、合同预算部会审后报指挥部领导审批。第二十四条鼓励各项工程搞技术创新和新技术、新材料运用。在不影响工期和质量的前提下，各项工程均可进行新技术、新材料的试验。对敢于运用先进的施工工艺、先进的管理方法，贡献突出的集体与个人，本指挥部给予适当的奖励。第二十五条工程档案实行项目负责人负责制。各工程项目应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后3个月内将两份完整资料移交项目档案室。第五章合同管理第二十六条工程的发包必须依照有关法律、法规和集团有关规定，实行招标。海南项目建设总指挥部第页38招标发包的项目包括设计、监理、施工和材料、设备等。（见海南项目建设总指挥部工程施工、监理及材料设备采购招投标实施细则）第二十七条各项工程合同由合同预算部负责拟定，指挥部审定。设计、施工、监理合同具体条款应征求工程部意见；材料采购合同具体条款由合同预算部、工程部、财务部共同协商后报指挥部审定。第二十八条各项工程合同应包括以下内容施工合同的内容应包括，工程范围、建设工期（开工和竣工时间）、工程质量、工程造价、技术资料交付时间、材料和设备供应责任、付款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期，双方相互协作等条款。设计合同的内容应包括，效果图，以及设计概念的说明及其它所需数据和图样，设计师所绘制家具、装置，设备和机电布置图，固定装饰的设计详细图样（大样图或称施工图）、用料样板和规格及施工项目概预算和其他协作条件等条款。监理合同的内容应包括，监理的期限，施工合同确定的质量要求以及实现质量、进度、投资三控制的主要措施，并应符合有关法律、行政法规的规定。第二十九条合同预算部应严肃合同管理，跟踪合同的执行情况。各项合同用款，未经合同预算部签署意见，不得划拨。第三十条对不信守合同的设计、监理、施工及材料供给单位，合同预算部应予以警告，督促其切实履行合同的权利与义务。对拒不遵守合同的单位，合同预算部应提出处理意见，并报指挥部领导。第三十一条合同预算部应根据工程的实际情况，编制详细的用款计划，控制合同用款额度，超合同价支付用款，合同预算部应要求用款部门予以说明，若无正当理由及预算依据，合同预算部应予以拒绝。第六章安全生产第三十二条坚持生产管理安全第一、预防为主的方针。工程部应按照指挥部的要求，认真落实各项工程的安全责任人，建立健全安全生产的责任制度和群防群治制度，不得隐瞒工程事故和工程质量问题。第三十三条禁止施工单位不按操作规程施工，禁止施工单位让未经培训或培训不合格的工人上岗。第三十四条各施工现场均应设置各类标志、标语，建筑废料不得随地丢弃，各类建材应分类有序堆放，不得随意占用车行道、人行道施工。第三十五条各施工单位均应指派专人负责安全生产，制定详细的安全生产制度并在施工现场采取维护安全、防范危险、预防火灾等措施，有条件的，应当对施工现场实行封闭管理。第三十六条施工单位应切实保护现场地下管线，若不慎损坏，应及时向有关部门报告。第三十七条施工单位应当遵守有关环境保护和安全生产的法律、法规，采取控制和处理施工现场的各种粉尘、废气、废水、固体废物以及噪声、振动对环境的污染和危害的措施。运送余泥的车辆必须进行包封，余泥不得洒落在街道和马路上。第三十八条工程部应定期组织各有关单位的人员进行培训，确立安全生产、文明施工的意识。海南项目建设总指挥部第页39第七章工程验收第三十九条工程部负责组织工程验收，对于验收工程存在的问题，由工程部提出整改意见，若验收工程存在严重的质量问题和严重的美观缺陷，由工程部责成施工单位维修或返工（费用由责任方负责）。第四十条交付验收的工程，必须符合规定的工程质量标准，必须有完整的工程技术经济资料和经签署的工程保修书，并具备国家规定的其他条件。工程竣工经验收合格后，方可交付使用；未经验收或者验收不合格的，不得交付使用。第四十一条工程部应责成施工单位或设计单位绘制竣工图纸，经工程部审核后报送档案室。第八章工程款支付第四十二条工程款的支付按照控股集团的有关规定执行。第四十三条工程结算按照工程竣工图、施工合同，由工程部、合同预算部、财务部共同审核有关现场签证资料后，由合同预算部核定工程结算书，并由财务部与施工单位结算。第九章廉政守则第四十四条指挥部和工程施工、监理单位须签署建设项目廉政责任书、监理廉政责任书。（见附件建设项目廉政责任书、监理廉政责任书）第四十五条指挥部工作人员必须认真执行建筑工程法规、廉政纪律和集团的有关规定。若有违反，造成损失，必须按有关法规和纪律进行处理。第四十六条严禁利用职权和工作之便，收受贿赂、回扣或者索取其他好处。第四十七条指挥部工作人员不得要求施工单位采购自已亲友的供应材料，不得介绍亲友分包施工单位工程，不得限制排斥潜在投标人。第四十八条不得截留、挤占、挪用、克扣工程建设资金。第四十九条加强学习，做廉政建设的模范人。第十章附则第五十条本办法自颁布之日起实施。附建设项目廉政责任书监理廉政责任书海南项目建设总指挥部第页40建设项目廉政责任书工程项目名称工程项目地址建设单位（甲方）施工单位（乙方）为加强海南项目续建工程建设中的廉政建设，规范工程建设项目承发包双方的各项活动，防止发生各种谋取不正当利益的违法违纪行为，保护国家和当事人的合法权益，根据国家有关工程建设的法律法规和廉政建设责任制规定，特订立本廉政责任书。第一条甲乙双方的责任（一）应严格遵守国家关于市场准入、项目招标投标、工程建设、施工安装和市场活动等有关法律、法规，相关政策，以及廉政建设的各项规定。（二）严格执行建设工程项目承发包合同文件，自觉按合同办事。（三）业务活动必须坚持公开、公平、公正、诚信、透明的原则（除法律法规另有规定者外），不得为获取不正当的利益，损害国家和对方利益，不得违反工程建设管理、施工安装的规章制度。（四）发现对方在业务活动中有违规、违纪、违法行为的，应及时提醒对方，情节严重的，应向其上级主管部门或纪检监察、司法等有关机关举报。第二条甲方的责任甲方的领导和从事该建设工程项目的工作人员，在工程建设的事前、事中、事后应遵守以下规定（一）不准向乙方和相关单位索要或接受回扣、礼金、有价证券、物品和好处费、感谢费等。（二）不准在乙方和相关单位报销任何应由甲方或个人支付的费用。（三）不准要求、暗示和接受乙方和相关单位为个人装修住房、婚丧嫁娶、配偶子女的工作安排以及出国（境）、旅游等提供方便。（四）不准参加有可能影响公正执行公务的乙方和相关单位的宴请和健身、娱乐等活动。（五）不准向乙方介绍或为配偶、子女、亲属参与同甲方项目工程施工合同有关的设备、材料