（房地产档案管理）档案管理一览表

附表一档案管理一览表序号类别文件范围保管期限密级存档部门移交时间规定备注1各类公司级通知、通报，年终工作总结，重大的会议纪要、备忘录等事务性通知文件永久临时普通行政管理部办理或公布完毕2各类公司级奖惩、任免、晋级等文件永久机密人力资源部办理或公布完毕3公司各级经营计划指导书永久绝密行政管理部发布或修订完毕4公司经营资质文件，包括营业执照、税务登记证、机构代码证、统计证等永久机密财务管理部办理完毕即交5房地产开发资质证书等永久机密行政管理部办理完毕即交6公司刊物及宣传印刷品，包括楼书永久普通营销策划部与销售有关印刷品由营销部自行编号保存7财务审计报告、投资验证报告等资料永久机密财务管理部由财务管理部自行编号保存8组织架构、人员名单、培训资料、招聘录用、考勤考核等人力资源报表、员工薪酬福利、员工社会保险永久机密人力资源部由人力资源部自行编号保存9公司管理类文件客户投诉、工程维修、客户赔付等资料重大事件及赔付资料投诉及处理情况普通投诉资料永久机密营销策划部由营销策划部安排专人保管10合同公司管理业务合同永久普通行政管理部/经办部门合同正式签订并由各合约方盖章后，移交合同正本、合同审序号类别文件范围保管期限密级存档部门移交时间规定备注11项目土地权属、合作开发等相关合同永久普通行政管理部/投资发展部批表及相关附件。12工程建设有关合同，包括设备材料采购、设计、监理等永久普通行政管理部/项目部13合营销类合同，包括商铺租赁合同永久普通行政管理部/营销策划部14合同房地产买卖合同及小业主购房相关文件资料永久普通营销策划部项目结束移交档案室寄存15项目研发成果，包括可行性报告等永久行政管理部/营销策划部16项目营销策划方案、市场调研报告永久17项目广告，包括公司整体形象广告及相关报道，载体形式包括剪报、刊物、录音、录像、光盘等。永久18各项目销售价格方案、销售手册、销售分析、销售总结永久19研发与销售宗地情况自然条件、社会条件、竞争楼盘信息永久营销策划部由营销策划部自行编号保存20工程三算审查表永久21工程预、结算书永久由成本管理部自行编号保存22项目资料预决算资料设计变更及工作联系单永久成本管理部成本管理部并入工程预、结算书附属资料归档和保管序号类别文件范围保管期限密级存档部门移交时间规定备注23经济签证永久24限价资料永久25中标价格资料（网上投标报价或工程投标报价）永久26甲供材料收货单永久27预决算资料各项扣款单永久28项目规划设计草案相关文件永久29概念设计相关文件及项目设施指导书永久30方案设计文本及相关文件永久31销售用方案设计资料永久32施工图设计任务书永久正式成文后，电子文本与纸质文本一同归档。资料变更后第一时间归档。33各项目基础图、方案图、施工图、效果图、景观图、室内设计图、销售包装图永久34项目资料设计资料各项目模型、设计修改通知，及项目设计有关的基本资料永久规划设计部/工程管理部图纸定稿后移交项目部归档，如有版本变化，需及时归档，项目完工后一次性移交物业公司。序号类别文件范围保管期限密级存档部门移交时间规定备注35报建验收项目各类政府批文，重要的往来文件，报建图纸（详见下）事务性往来函件注要同时保存公司的请示、报告、去函等资料永久工程管理部发文审批用印后与审批表一同移交；收文收到后即交。36用地蓝线图或用地红线图永久37与合作方往来文件永久38计划立项批文永久39投资许可证永久40设计要点永久41付清地价款证明永久42房地产证永久43命名（更名）复函永久44建设用地规划许可证永久45建筑设计中标方案和单位复函永久46设计方案消防批复永久设计方案民防批复永久47项目资料项目报建验收工程管理部必须在办理完毕后第一时间移交归档序号类别文件范围保管期限密级存档部门移交时间规定备注48设计方案国土局审查意见书永久49初步设计国土局审查意见书永久50初步设计消防审查意见书永久51初步设计民防审查意见书永久52桩基础提前开工证明书永久53总平面图（必须经国土局签署同意桩基础提前开工，并加盖公章，且由国土局测绘大队加盖公章）永久54建设工程规划许可证永久55施工图（原图）永久56施工图消防审核意见永久57施工图民防审核意见永久58预售查丈报告永久工程管理部59项目资料项目报建验收预售许可证永久营销策划部/工程管理部60外立面报建复函永久61项目资料项目报建验收竣工测绘、测量报告永久工程管理部办理完毕后第一时间移交归档序号类别文件范围保管期限密级存档部门移交时间规定备注62规划验收合格证永久63消防验收许可证永久64向有关政府部门提交的其他报批报建文件永久工程管理部65招标、投标资料永久66招投标报建过程中的审批资料及建设工程施工许可证永久项目结束后全部移交。67设计要求永久68外聘工程专家顾问咨询意见永久69工程技术报告永久70新技术、新材料分析报告永久71项目工程评估报告永久成本管理部成文后移交纸质及电子文档72建设工程桩基础提前开工许可证永久73建设工程施工许可证永久74工程竣工核验证永久75电梯验收合格证永久76电梯验收合格证永久77项目资料项目报建验收城建档案验收证永久工程管理部在完成相关手续后第一时间移交归档序号类别文件范围保管期限密级存档部门移交时间规定备注78城建档案移交书永久79民防工程验收证永久80燃气管道工程验收证书永久81建设工程竣工验收证书永久82工程质量核查报告永久83临时路口报批复函永久工程管理部84施工场地临时排水许可证永久85基础工程验收意见书永久86人防审图意见书工程验收证书永久87申请施工用电资料永久88供电局审图意见书永久89变配电工程验收意见书永久90发电机准用证永久91环保降噪验收证书永久92月计划供水执行单永久93项目资料项目报建验收项目各工程验收证书永久工程管理部工程管理部在完成相关手续后第一时间归档序号类别文件范围保管期限密级存档部门移交时间规定备注94其他报建报批文件资料永久95小区电话管线验收合格证永久96安全技术规范工程验收单永久97消防工程验收证明永久98桩基检测报告永久99沉降观测报告永久100工程地质勘察报告永久101环境影响评估报告永久102工程文明施工和施工安全竣工评价书永久103工程质量监督报告永久104工程竣工报告书永久105每月工地用水用电抄表单永久工程管理部106施工组织设计方案永久107项目资料项目报建验收招投标资料永久108设计变更、工作联系单永久109项目资项目报建验收业主变更永久项目部/成本管理部项目竣工三个月后由项目部整理移交。序号类别文件范围保管期限密级存档部门移交时间规定备注110经济签证永久111联合通知永久112会议纪要永久113向政府部门提交的申请报告永久114项目各项工程竣工资料永久115施工单位、监理公司往来函永久116图纸会审记录永久117奖罚通知单永久118对分布分项工程或施工方的定期评估报告永久119料监理月报永久120施工图永久121竣工图永久122项目资料项目报建验收其他应该归档资料永久成本管理部/项目部项目竣工三个月后由项目部整理移交。123公司车辆档案永久普通行政管理部车辆报废或转让后移交124公司办公设备使用说明书及保修卡永久普通行政管理部/各部门设备运行后移交给行政管理部统一保管125其他资料人事档案永久机密人力资源部根据公司规定管理序号类别文件范围保管期限密