物业管理前期工作

物业管理前期工作第一节物业前期管理概论一、物业前期管理的观点对于一项物业来说，存在着开发经营管理三个阶段，从表面上看物业管理是对物业的使用管理，因此，物业管理只要在物业交付使用时介入即可，并且很多物业管理企业也是这么做的。然而，从物业管理的实践来看，并非如此简单。我国的物业管理是从传统的房地产管理脱胎而出的，体制虽变，但管理手段却大多没有更新，物业管理一直滞后于规划设计和施工建设，开发设计是各物业辖区能否形成完整、舒适、便利的功能区域的先天制约因素。以往房地产开发商在规划设计中考虑了房屋和配套设施建造时的方便和节约，而没有从管理角度把房屋建成后的管理联系起来统一规划，造成建成后物业管理上的矛盾和漏洞。如现在常见的车位拥挤，住房使用功能不全，空调位置未考虑，脱排水的管道未顾及，以及水、电、煤、通风、交通等配套方面存在的问题。这种整体布局上的缺陷，即使业主时有抱怨，又使物业管理工作难以完善，并且以后往往也难以弥补。如果开发商在规划设计阶段就选择好物业管理企业，即利用物业管理企业的丰富经验和专业知识对规划设计提出修改意见，使规划设计更符合使用管理的要求，可为以后的管理工作打好基础。物业管理是以经济为手段，从事对物业的使用、保养、维修、经营和提供服务，使物业发挥最佳效应的一种管理形式，它同物业的形成过程即投资决策、规划设计、工程建设及房屋营销等阶段均有着密不可分的联系。因此，物业管理应建立追求全过程最佳效益的现代化管理模式，在物业的开发阶段就充分考虑建成以后的使用和管理的要求，考虑到社会经济发展的居住水平提高的需要，要有一定的超前性，要从项目规划设计阶段就开始关注物业的全过程效益。物业管理是一种对物业全过程的管理，其首要环节即是物业的前期管理。这里所说的物业前期管理，是指物业管理企业在物业的开发设计阶段即介入，从事物业形成前的阶段性管理。物业前期管理工作虽然尚未形成对物业运行主体的管理。但是就其管理的内涵分析，它应属于企业管理的一个管理阶段。物业前期管理是一种物业管理企业同房地产开发商共同对物业实施平行或交叉管理的方法，因此，无论是对房地产开发商还是物业管理企业都是非常必要的。房地产开发商对物业进行的是硬件建设，物业管理企业对物业进行的是软件管理。前者是形成物业，后者是发挥物业的功能作用，虽有区别但又相互联系。对于开发商而言，进行投资决策、规划设计、选择适当的地段、房型及附属设施，并通过施工建造形成物业，其目的是为了增强对业主的吸引力度；然而对于业主而言，却不止于此，业主还将对物业管理进行权衡。从某种意义上讲，物业的硬件建设相对较为直观，而软件管理却要长期相伴。随着人们观念的转变，业主即会从使用者的角度，也会从所有人的角度对物业管理进行选择、评价。在物业开发阶段适时地选择恰当的物业管理企业，能在很大程度上避免缺陷和漏洞，使物业更符合使用和管理的要求，因此，这是开发商不容忽视的重要环节。对于物业管理企业而言，首先应参与市场竞争以获取物业的管理权。在同开发商签订了物业管理协议书后，即应着手配备与物业相匹配的管理人员，开展各项物业前期阶段的管理工作。由于将来的业主管理委员会拥有“决定继聘或选聘物业管理企业”的权利，因此，物业管理企业在前期管理中能否形成有序的管理秩序，能否满足业主的服务需求，能否在业主中树立良好的、有效的管理形象，对于物业管理企业来说是一个把握机会、占领市场的重大问题。毋庸置疑，物业前期管理将使硬件建设与软件建设相得益彰，对物业实行前期管理不仅是物业管理者的需要，同样也成了房地产开发商的需要，当然更是业主维护自身权利利益的需要。二、物业前期管理的必要性一减少使用中的后遗症物业管理的基本职能是代表和维护业主的利益，对所委托的物业进行有效管理。然而在物业管理的实践中，一些物业的先天缺陷一直困拢着物业管理企业，诸如物业质量、设备性能、设施配套以及综合服务等，这些均不取决于物业管理企业，而往往在于物业的开发商和建筑商。要改变这一状况，把一些以往长期难以得到解决的问题尽可能在物业管理过程中使之限制在最小范围之内，就必须开设物业的前期管理，使前期管理同规划设计、施工建设同步或交叉进行，由物业管理企业代表业主从管理者的角度，对所管物业进行一番审视，从而把那些后期管理中力不从心的或返工无望的先天缺陷争取在物业竣工之前，逐项加以妥善解决，减少后遗症。二物业前期管理是对所管物业的全面了解物业管理行为的实质是服务。然而要服务得好，使业主满意，就必须对物业进行全面的了解。如果物业管理企业在物业交付使用时才介入管理，就无法对诸如土建结构、管线走向、设施建设、设备安装等物业的情况了如指指掌。因此，必须在物业的形成过程中就介入管理，才能对今后不便于养护和维修之处提出改进意见，并做好日后养护维修的重点记录。唯有如此，物业管理企业方能更好地为业主服务。三物业前期管理是为后期管理做好准备物业管理也是一项综合管理工程。通过物业管理把分散的社会分工集合为一体，并理顺关系，建立通畅的服务渠道，以充分发挥物业管理的综合作用。此外，在对物业实体实施管理之前，还应设计物业管理模式，制订相应的规章制度，并协同开发商草拟有关文件制度，筹备成立业主管理委员会，印制各种证件，以及进行机构设置、人员聘用、培训等工作。这些均应在物业前期管理阶段安排就绪，以使物业一旦正式交付验收，物业管理企业便能有序地对物业实体进行管理。第二节物业前期管理的内容一、通过投标来接洽物业管理业务无论物业管理企业是开发商组建的，或是独立组建的，或是房管所转换的，还是各大系统组建的，前期管理首先必须不断开拓，通过投标竞争来接洽业务。1进行可行性、可靠性、可盈利性分析，可行性是指物业管理企业既要从自身的实际出发，考虑拟接管的物业与本企业的资质等级是否相符，该物业的接管能否发挥本企业的优势，做到扬长避短，又要考虑能否在该物业的管理权竞争中取胜，如果明知竞争对手实力比自己强大，就不必勉强竞争。可靠性是指该物业的建设是否有保证，业主的资信条件是否较好并能协作配合，等等。以免管理权竞争得手后，由于业主或建设方面的原因，工作仍留有漏洞，造成今后的物业管理难以完善，给企业带来不应有的损失。可盈利性是指物业管理企业根据自己的经营目标，测算物业的管理能否给企业带来正常利益，或近期虽无利润但企业能在该地区打开新局面，争取更多的业务。2具体测算物业管理费用，并草拟总体管理方案。3投标竞争、洽谈、签订物业管理合同协议。4选派管理人员运作物业前期管理。二、建立与业主式租户的关系物业管理的管理对象是物业，而服务对象则是人，即业主和使用人。因此，物业管理企业既应与第一业主开发商共同协商，又要与未来业主或使用人取得联系，听取意见。1听取业主或使用人对物业管理的要求、希望。2了解业主或使用人对物业使用的有关安排、打算。3参与售房部门同业主或使用人签约，并提供草拟的业主公约、装修施工管理办法、门禁出入办法、停车场管理办法、管理费收取办法等物业辖区综合管理办法。三、察看工程建设现场物业前期管理的目的是为以后的管理创造良好的条件，因此，物业管理企业应根据物业管理要求，对物业的规划设计及建筑施工提出合理建议。1审视工程土建构造、管线走向、出入线路、保安系统、内外装饰、设施建设、设备安装的合理性。重点察看消防安全设备、自动化设备、安全监控设备、通讯设备、给排水设备、空调设备、车库及公用泊位设备、电力设备、交通运输及电梯设备、服务设备等。2对施工现场提出符合物业管理需要的建议方案，磋商解决办法。3在施工现场做好日后养护、维修的要点记录，图纸更改要点记录。4参与工程验收，进行器材检查、外观检查、性能检查、功能测试、铭牌检查，并按整改计划督促整改。四、设计管理模式拟定管理制度物业管理企业在前期管理中要根据业主和使用人的希望与要求，设计日后的管理模式，制定相应的规章制度，其中还须与开发商一起草拟有关文件制度。1筹建业主管理委员会。2与开发商一起草拟物业辖区的规章制度、业主管理委员会章程、业主公约、装修施工管理办法等。3设置物业辖区的组织机构，规定各部门人员岗位责任制度，编制住户手册、物业辖区综合管理办法等。4制定上岗人员的培训计划，并实施计划。五、建立服务系统和服务网络物业管理企业在其经营管理服务过程中，与社会有关部门发生密切关系，这里既有行政管理关系，又有经济关系。1保安、清洁、养护、维修、绿化队伍的设立或选聘，洽谈和订立合同。2同街道、公安、交通、环保、卫生、市政、园林、教育、公用事业、商业及文化娱乐等部分进行联络、沟通。3建立代办服务项目网络。六、办理移交接管事宜物业管理企业在物业交付使用之前，还要为物业的交接做好准备。1拟订移交接管办法。2筹备成立业主管理委员会。3协助和办理移交接管事项。第三节入伙手续文件范本一、入伙手续概述一入伙及入伙手续入伙是指业主或使用人进房入住。入伙是物业管理公司与服务对象的首次接触，它标志着物业管理工作将以人为中心而逐步展开。入伙手续是指物业管理公司在所建楼宇具备了入伙条件以后，向业主寄发入伙手续文件以下详述；业主按要求进行验楼、付款、签约、搬迁、装修、入住等。在办理入伙手续时，物业管理公司应以方便业主为出发点，坚持集中办理与分散办理相结合，主动向业主介绍物业情况。为业主搬迁入住提供帮助，为业主进行房屋装修提供指导；业主也应积极配合物业管理公司，尽量按时办理收楼手续，及时付清有关费用、认真签订管理公约，遵守各项管理规定。下面的例子，足以说明业主及时办理收楼手续的重要性。某业主购买了一套商品房，已付清全部楼款。但因故没有按要求前去办理收楼手续。那么，延迟收楼的法律后果是什么呢按规定，当新建商品房符合了交付使用的条件。开发商或物业管理公司会适时向购房人发出入伙交付使用通知，约期办理收楼手续。通常，购房人应在约定期限内办妥房屋验收手续。如一时因特殊原因无法收楼，必须及时征得开发商或物业管理公司同意。购房者擅自延迟收楼的行为，在法律上移之为受领延迟，是对不动产买受方的协助义务相应规定的一种违反。其法律后果，反而使对方当事人开发商在房屋买卖合同关系上的相关风险责任得以减免，又在房屋管理、维护等关系方面产生出新的权利、义务问题，这使购房者可能承担赔偿他方损失的责任。具体而言，约定期限内无正当理由不收楼，开发商可通知购房者并将房屋钥匙交物业管理公司。此时即视为房屋已经交付，风险责任也随之向购房者转移。其后，如发生房屋遭损的意外，开发商便获免责，而由购房者承担后果。如因管理、维护导致损失，也应由购房者负责赔偿。在实际操作中，有的业主会提出这样的问题入伙手续究竟应由开发商办理还是由物业管理公司办理，哪种办法比较规范据了解，入伙手续究竟应由谁来办理，现行法律、法规尚无硬性规定。但由物业管理公司直接向业主移交物业恰恰是最合理的一种做法。除开发商兼具物业管理职能的情况外，开发商通知业主入伙前已先行与物业管理公司建立了聘用、代理关系。由于物业管理公司直接参与了物业的工程验收，使物业管理公司对将要管理的物业的施工质量有了清楚的了解，物业管理公司在全面验收接管的基础上，完全能负责地向业主进行单元房屋移交。应当看到，物业向业主的移交即是物业管理公司和业主共同管理、相互监督的开始，移交时双方须完成的一系列相关手续，涉及的均是业主与物业管理公司之间的权利、义务。上述情况也决定了入伙手续由物业管理公司直接办理为宜。二入伙手续文件入伙手续文件是指业主在办理入伙手续时，所要知晓、参照、签订的有关文件，主要内容包括入秋通知书、入伙手续书、收楼须知、缴款通知书。这些文件都由物业管理公司负责拟定，并以开发商和物业管理公司的名义，在业主办理入伙手续前寄发给他们。在实际操作中，有些物业管理公司还准备了验楼情况一览表、楼宇交接书等，供业主在验楼时使用。1入伙通知书入伙通知书是物业管理公司在物业验收合格后通知业主可以来办理入住手续的文件。在制定入伙通知书时应注意下面几个问题1一般来说，楼宇的入伙不是一家或几家业主，而是几百家甚至几千家。如果集中在同一时间办理，必然要给入伙手续办理带来许多困难。所以，应在通知书上注明各楼宇或各层办理的时间，分期分批办理。2如业主因故不能按期前来办理，可在规定办理时间以后，留有机动时间予以补办。3考虑到有少部分业主仍不能如期在机动时间内前来办理，则应在通知书上注明处理的办法。2入伙手续书入伙手续书是物业管理公司为方便业主，让其知晓办理入伙手续的具体程序而制定的文件。一般在入伙手续书上都留有分部门的确认证明，业主每办完一项手续，有关职能部门在上面盖章证明。3收楼须知收楼须知是物业管理公司告知业主在收楼时应注意的事项，以及在办理入伙手续时应该携带的各种证件、合同和费用的文件。4缴款通知书缴款通知书是物业管理公司通知业主在办理入伙手续时应该缴纳的款项及具体金额的文件。5验楼情况一览表验楼情况一览表是物业管理公司为方便业主对房屋进行验收，监促开发商及时整改问题，以避免相互扯皮，使问题能得到及时解决而制定的文件。6楼宇交接书楼宇交接书是业主在确认可以接受所购楼宇后，与开发商签订的一份协议。二、入伙通知书公司/女士/先生您好您所认购的大厦层室已于年月经省/市验收部门和房地产公司、建筑工程公司、物业管理公司等组成的验收小组验收合格，准予入住。1请您接到本通知后按附表规定的时间前来办理入伙手续。地点在，在此期间内，房产公司财务部、地产部、物业管理公司等有关部门将到现场集中办公，一次办完手续，为您提供快捷方便的服务。2如果您因公事繁忙，不能亲自前来，可委托他人代办。代办时，除应带齐相关的文件外，还应带上您的委托书、公私章和本人的身份证件。3如果您不能在附件中规定的时间前来办理手续，可以在月日后到房地产公司地点先办理财务及收楼手续，再到物业管理公司地点办理入伙手续。在您来办理各项手续前，请仔细阅读入伙手续书、收楼须知、缴款通知书。特此通知房地产开发公司物业管理公司年月日三、入伙手续书公司/女士/先生您好您所认购的大厦层室现已具备入伙条件，请阅读收楼须知、缴款通知书，按如下顺序办理入伙手续。1至房地产开发公司2至房地产开发公司财务部缴付购房余款。地产部审核入伙资格。四、收楼须知公司/女士/先生欢迎您成为大厦的新业主我公司为提供良好的管理服务，兹先介绍有关收楼事项和有关收楼程序，避免您在接收新楼时，产生遗漏而引致不便。望您能认真阅读，务勿遗忘。1您应在接到入伙通知书之日以邮戳为准起三个月内前来办理产权登记和入伙手续。逾期办理者，每逾期一天应缴纳人民币元的逾期金。超过半年不来办理的房产。将由本大楼物业管理公司代管。代管期间的管理费用仍由购楼业主承担。超过三年不来办理手续，视为无主房产，交由有关部门依法处理。2您来办理入伙手续时请带齐以下物件1购房合同协议；2业主身份证或护照及图章；3公司购买的还应带公司法人证件和公章；4入伙通知书；5入伙手续书；6已缴款项的收据调换正式发票；7未缴的购房款和物业管理应缴的款项。如您委托他人来办理，还应带上1您业主的委托书，应由律师签证；2您业主的身份证或护照的影印件；3代理人的身份证或护照。3您办理手续时请按以下程序进行1至房地产开发公司财务部缴付购房余款，并缴上原预缴款收据以换取正式发票。购楼余款缴清后，财务部将在您的入伙手续书上盖章。2至房地产开发公司地产部审核入伙资格，当您缴验各种证件通过后，地产部将在您的入伙手续书上盖章。3至物业管理公司财务部缴付物业管理各项费用，费用缴清后物业管理公司财务部将在入伙手续书上盖章。4至物业管理公司办公室办理其它手续，主要有验收房屋、签订管理公约、领取住户手册、领取钥匙等。当以上事项办好后，您业主在入伙手续书上签章，并交由物业管理公司保存。4您收楼时，请认真检查室内设备、土建、装修是否有缺少、损坏等质量问题。如有投诉，请在收楼时书面告知，物业管理公司将代表业主利益向承建商协商解决。5根据大厦承建合同，大厦维修保养期为一年。一年内如有工程质量所导致的问题，承建单位将为业主免费修理。但是，如果使用不当所导致的问题，则由业主自行支付修理费用。6您业主可以对所购的房间进行室内装修，但应保证绝对不影响大厦结构和公共设施。装修前，需向物业管理公司提出书面申请，获准后方可进行，并按规定缴纳一定的装修管理费。祝您顺利入伙房地产开发公司物业管理公司年月日五、缴款通知书公司/女士/先生您好您所购买的大厦层室房屋已经竣工。按购房合同规定，