建筑施工手册--建设工程监理 36-11 监理信息与监理档案管理

3611监理信息与监理档案管理监理信息管理就是监理信息收集、整理、处理、存储、传递与应用等一系列工作的总称。其目的是通过有组织的监理信息流通，使监理工程师能及时、准确完整地获得相应的信息，以作出科学的决策。36111监理信息361111监理信息的重要性1信息是监理工程师实施控制的基础控制是建设工程监理的主要手段之一。监理工程师为了控制工程项目投资目标、质量目标及进度目标，首先应掌握三大目标的计划值，它们是实行控制的依据；同时，还应掌握三大目标的执行情况；并把执行情况与目标进行比较，找出差异，对比较的结果进行分析，预防和排除产生差异的原因，使总体目标得以实现。也只有充分地掌握了这些信息，监理工程师才能实施控制工作。2信息是监理工程师决策的重要依据建设工程监理决策正确与否，直接影响着工程项目建设总目标的实现；而监理决策正确与否，其中重要的因素之一就是信息。例如，在工程施工招标阶段，应对投标单位进行资质预审。为此，监理工程师就必须了解参加投标的各承包单位的技术水平、财务实力和施工管理经验等方面的信息。又如施工阶段对施工单位的工程进度款的支付决策，监理工程师也只有在详细了解了合同的有关规定及施工的实际情况等信息后，才能决策是否支付及支付的数量等。3信息是协调各有关方面的媒介工程项目的建设过程涉及到有关的政府部门和建设、设计、施工、材料设备供应、监理单位等，这些政府部门和企业单位对工程项目目标的实现都会有一定的影响，处理好、协调好它们之间的关系，并对工程项目的目标实现起促进作用，就是依靠信息，把这些单位有机地联系起来。361112监理信息的特点1信息量大因为监理的工程项目管理涉及多部门、多专业、多环节、多渠道，而且工程建设中的情况多变化，处理的方式又多样化，因此信息量也特别大。2信息系统性强由于工程项目往往是一次性（或单件性）；即使是同类型的项目，也往往因为地点、施工单位或其他情况的变化而变化，因此虽然信息量大，但却都集中于所管理的项目对象上，这就为信息系统的建立和应用创造了条件。3信息传递中的障碍多传递中的障碍来自于地区的间隔、部门的分散、专业的隔阂，或传递的手段落后，或对信息的重视与理解能力、经验、知识的限制。4信息的滞后现象信息往往是在项目建设和管理过程中产生的，信息反馈一般要经过加工、整理、传递，以后才能到达决策者手中，因此是滞后的。倘若信息反馈不及时，容易影响信息作用的发挥而造成失误。361113监理信息的管理1建立信息管理系统信息管理系统包括设计信息沟通渠道、建立信息管理组织和信息管理制度等。设计信息沟通渠道的目的是保证信息流畅通无阻；信息管理组织和管理制度是系统管理所必须的条件。信息管理组织有人工管理信息系统和计算机管理信息系统。2掌握信息来源，进行信息收集收集监理原始信息是很重要的基础工作。监理信息管理工作的质量优劣，很大程度上取决于原始资料的全面性和可靠性。主要的监理信息来源于1监理工作的记录1监理日记包括天气记录、施工内容、参加施工的人员（工种、数量、施工单位等）、施工用的机械（名称、数量、运转情况等）、发现的工程质量问题、施工进度与计划进度的比较（若拖延应分析其原因）、监理工作纪要和重大决定、对施工单位所作的主要指示、当天发生的纠纷及正在解决的办法、与其他方面达成的协议等；日记可采用表格形式，应每日填写，力求简明；2周报监理工程师和其他监理人员应按专业分工分别向总监理工程师汇报一周内工程进展和监理工作情况，以及工程中的重大事件，总监理工程师根据合同要求汇总后向建设单位汇报。3月报各专业监理工程师每月应向总监理工程师汇报本月工程形象进度、工程签证情况、工程存在的主要问题、本月监理工作小结、下月监理工作打算等。总监理工程师汇总后，向建设单位写出月报（详见36663监理月报）。4监理工程师通知单或监理工作联系单对施工单位作出比较重要的指示时，应采用书面的指示监理工程师通知单或监理工作联系单的形式。5工程质量检查、验收、评定记录。2）会议制度和纪要工地会议是监理工作的一种重要方法，会议中包括大量的来自各有关方面的信息，监理工程师必须予以重视，并作好充分的准备，以便于会议信息的收集。会议制度包括会前通知参加会议的有关方面及其会议的内容、主持人、参加人、时间、地点等，会议应做好记录，会后应有会议纪要等（详见“36661工地例会和会议纪要”、“36662专题会议和会议纪要”）。3项目管理机构之外的信息它包括主管部门、市场、高校、科研单位、信息管理部门等处获取与本项目管理有关的信息，包括技术信息、市场信息、指令性或指导性信息等。3搞好信息加工整理和储存对于收集到的资料、数据要经过鉴别、分析、汇总、归类，作出推测、判断、演绎，这是一个逻辑判断推理的过程；现在往往借助于电子计算机进行工作。有价值的原始资料、数据及经过加工整理的信息，要长期积累，以备查阅。现在，建立监理信息的编码系统、采用电子计算机数据库或其他微缩系统，可以提高数据处理的效率、节省存储的时间和空间。4监理信息的处理1处理的要求要使信息能有效地发挥作用，就要求信息处理必须符合及时、准确、适用、经济的原则。及时即信息的传递速度要快，准确即要求信息能反映实际情况，适用即信息符合实际工作的需要，经济即指信息处理方式符合经济效果的要求。2处理的内容信息处理一般包括收集、加工、传输、存储、检索和输出等六项内容。收集即收集原始信息，要求全面和可靠，这是信息处理的基础工作。加工是信息处理的基本内容，包括对信息进行分类、排序、计算、比较、选择等方面的工作。应根据监理工作的要求，使收集的信息通过加工为监理工程师提供有用的信息。传输是指信息借助于一定的载体（如上网软盘、磁带、胶片、纸张等）在监理工作的各有关单位、部门之间传播。信息通过传输而形成为信息流，信息流将不断地将信息传递给监理工程师，成为监理工作的依据。存储是指对处理后信息的存储，建立档案，妥善保管，这些存储的信息有的可立即使用，有的日后可应用或参考。检索是将存储的大量信息，为了方便于查找，拟定一套科学的、迅速的查找方法和手段。输出是将处理后的信息，按照监理工作的要求，编印成各种报表和文件。3处理的方式信息处理的方式有手工处理、计算机处理等方式。1手工处理方式在信息的处理过程中，主要依靠人工收集、填写原始资料，人工用笔、珠算、计算器等进行计算，计算结果由人工编制文件、报表，并由档案室保存和存储资料。信息的输出也依靠电话、传真机或信函发出文件、通知、报表等。2计算机处理方式计算机处理方式是利用电子计算机进行数据处理，它可以接受资料、处理和加工资料、提供处理结果。由于监理工作中不仅有大量的信息，而且对信息的正确性、及时性等也有较高的质量要求，倘若仅依靠手工处理方式是很难胜任的。必须借助于电子计算机存贮量大，可集中存贮有关的信息，能高速准确地处理监理工作所需要的信息，能方便地形成各种监理工作需要的报表等特点，因此，要优先选用计算机处理方式。361114监理信息系统监理信息系统是以电子计算机为手段，运用系统思维的方法，对各类监理信息进行收集、传递、处理、存储、分发的计算机辅助系统。监理信息系统是一个由多个子系统构成的系统，整个系统由大量的单一功能独立模块拼搭起来，配合数据库、知识库等组合起来，其目标是实现信息的全面管理、系统管理。目前，已利用电子计算机辅助投资控制、进度控制、质量控制和辅助合同管理、信息管理。随着建设监理事业的发展，监理信息系统必将更快地发展和普及。36112监理资料的管理监理资料是工程项目监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的各种形式的原始记录，应与工程建设同步进行。从项目监理机构进场起，即应开始进行监理资料的积累、整理和审查工作。委托监理合同终止时，应完成监理资料的归档。361121监理资料的内容施工阶段的监理资料应包括下列内容1施工合同文件及委托监理合同；2勘察设计文件；3监理规划；4监理实施细则；5分包单位资格报审表；6设计交底与图纸会审会议纪要；7施工组织设计（方案）报审表；8工程开工/复工报审表及工程暂停令；9测量核验资料；10工程进度计划；11工程材料、构配件、设备的质量证明文件；12检查试验资料；13工程变更资料；14隐蔽工程验收资料；15工程计量单和工程款支付证书；16监理工程师通知单；17监理工作联系单；18报验申请表；19会议纪要；20来往函件；21监理日记；22，监理月报；23质量缺陷与事故的处理文件；24分部工程、单位工程等验收资料；25索赔文件资料；26竣工结算审核意见书；27工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告；28监理工作总结。361122监理月报施工阶段的监理月报应包括以下内容1本月工程概况。2本月工程形象进度。3工程进度1本月实际完成情况与计划进度比较；2对进度完成情况及采取措施效果的分析。4工程质量1本月工程质量情况分析；2本月采取的工程质量措施及效果。5工程计量与工程款支付（1工程量审核情况；2工程款审批情况及月支付情况；3工程款支付情况分析；4）本月采取的措施及效果。6合同其他事项的处理情况（1工程变更；2工程延期；3）费用索赔。7本月监理工作小结1对本月进度、质量、工程款支付等方面情况的综合评价；2本月监理工作情况；3有关本工程的意见和建议；4下月监理工作的重点。监理月报应由总监理工程师组织编制，签认后报建设单位和本监理单位。361123监理工作总结施工阶段监理工作结束时，监理单位应向建设单位提交监理工作总结。监理工作总结应包括以下内容1工程概况；2监理组织机构、监理人员和投人的监理设施；3监理合同履行情况；4监理工作成效；5施工过程中出现的问题及其处理情况和建议；6工程照片（有必要时）。361124监理资料的管理1监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。2监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施。3监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。4监理档案的编制及保存应按有关规定执行。36113施工阶段监理工作的基本表式施工阶段监理工作的基本表式分A、B、C三类。其中A类表为承包单位用表，B类表为监理单位用表，C类表为各方通用表。361131A类表（承包单位用表）1A1工程开工/复工报审表（表3615）2A2施工组织设计（方案）报审表（表36163A3分包单位资格报审表（表36174A4_报验申请表（表36185A5工程款支付申请表（表36196A6监理工程师通知回复单（表36207A7工程临时延期申请表（表36218A8费用索赔申请表（表36229A9工程材料/构配件/设备报审表（表362310A10工程竣工报验单（表3624361132B类表（监理单位用表）1B1监理工程师通知单（表36252B2工程暂停令（表3626）3B3工程款支付证书（表36274B4工程临时延期审批表（表36285B5工程最终延期审批表（表36296B6费用索赔审批表（表3630361133C类表（各方通用表）1C1监理工作联系单（表36312C2工程变更单（表3632）A1表3615工程开工/复工报审表工程名称编号致（监理单位）我方承担的工程，已完成了以下各项工作，具备了开工/复工条件，特此申请施工，请核查并签发开工/复工指令。附1开工报告2（证明文件）承包单位（章）项目经理日期审查意见项目监理机构总监理工程师日期A2表3616施工组织设计（方案）报审表工程名称编号致（监理单位）我方已根据施工合同的有关规定完成了工程施工组织设计（方案）的编制，并经我单位上级技术负责人审查批准，请予以审查。附施工组织设计（方案）承包单位（章）项目经理日期专业监理工程师审查意见专业监理工程师日期审查意见项目监理机构总监理工程师日期A3表3617分包单位资格报审表工程名称编号致（监理单位）经考察，我方认为拟选择的（分包单位）具有承担下列工程的施工资质和施工能力，可以保证本工程项目按合同的规定进行施工。分包后，我方仍承担总包单位的全部责任。请予以审查和批准。附1分包单位资质材料；2分包单位业绩材料。分包工程名称（部位）工程数量拟分包工程合同额分包工程占全部工程合计承包单位（章）项目经理日期专业监理工程师审查意见专业监理工程师日期审查意见项目监理机构总监理工程师日期A4表3618_报验申请表工程名称编号致（监理单位）我单位已完成了工作，现报上该工程报验申请表，请予以审查和验收。附件承包单位（章）项目经理日期审查意见项目监理机构总/专业监理工程师日期A5表3619工程款支付申请表工程名称编号致（监理单位）我方已完成了工作，按施工合同的规定，建设单位应在年月日前支付该项工程款共（大写）（小写），现报上工程付款申请表，请予以审查并开具工程款支付证书。附件1工程量清单；2计算方法。承包单位（章）项目经理日期A6表3620监理工程师通知回复单工程名称编号致（监理单位）我方接到编号为的监理工程师通知后，已按要求完成了工作，现报上，请予以复查。详细内容承包单位（章）项目经理日期复查意见项目监理机构总/专业监理工程师日期A7表3621工程临时延期申请表工程名称编号致（监理单位）根据施工合同条款条的规定，由于原因，我方申请工程延期，请予以批准。附件1工程延期的依据及工期计算合同竣工日期申请延长竣工日期2证明材料承包单位（章）项目经理日期A8表3622费用索赔申请表工程名称编号致（监理单位）根据施工合同条款条的规定，由于的原因，我方要求索赔金额（大写），请予以批准。索赔的详细理由及经过索赔金额的计算附证明材料承包单位（章）项目经理日期A9表3623工程材料/构配件/设备报审表工程名称编号致（监理单位）我方于年月日进场的工程材料/构配件/设备数量如下（见附件）。现将质量证明文件及自检结果报上，拟用于下述部位请予以审核。附件1数量清单2质量证明文件3自检结果承包单位（章）项目经理日期审查意见经检查上述工程材料/构配件/设备，符合/不符合设计文件和规范的要求，准许/不准许进场，同意/不同意使用于拟定部位。项目监理机构总/专业监理工程师日期A10表3624工程竣工报验单工程名称编号致（监理单位）我方已按合同要求完成了工程，经自检合格，请予以检查和验收。附件承包单位（章）项目经理日期审查意见经初步验收，该工程1符合/不符合我国现行法律、法规要求；2符合/不符合我国现行工程建设标准；3符合/不符合设计文件要求；4符合/不符合施工合同要求。综上所述，该工程初步验收合格/不合格，可以/不可以组织正式验收。项目监理机构总监理工程师日期B1表3625监理工程师通知单工程名称编号致事由内容项目监理机构总/专业监理工程师日期B2表3626工程暂停令工程名称编号致（承包单位）由于原因，现通知你方必须于年月日时起，对本工程的部位（工序）实施暂停施工，并按下述要求做好各项工作项目监理机构总监理工程师日期B3表3627工程款支付证书工程名称编号致（建设单位）根据施工合同的规定，经审核承包单位的付款申请和报表，并扣除有关款项，同意本期支付工程款共（大写）（小写）。请