opu酒店管理系统操作手册

OPU酒店管理系统通用操作手册版本奥普易可版（EXP）奥普领航版（NAVI）目录系统简介3系统环境安装要求3第一章系统进入与退出4第二章房态图6第三章预定与接待38第四章账务管理61第五章夜审管理74第六章报表中心80第七章系统维护84第八章系统97系统简介OPU酒店管理系统采用国际通用的先进酒店管理模式，并结合中国酒店管理的实际特点开发而成。系统严格遵循国际ISO9000标准，通过合理选择系统功能模块，可满足国内不同规模的酒店需求，为管理者提供高效的管理手段。既可帮助管理者实时了解酒店的业务情况，做到耳聪目明；又能实现对帐务进行严密的管理，做到严防跑、冒、滴、漏。从更高层次上讲，OPU酒店管理系统能够成为管理者决策的支持工具，通过对经营信息的分析，将成功的业务经验转化企业管理中可共享的知识，为决策者制订企业相关策略时提供依据。本软件适用于酒店餐饮服务行业，为客户提供信息化管理，代替手工操作模式，并且具有及时、准确性高的数据统计。加强酒店管理，防止收银账务管理和操作混乱，封堵相关漏洞。提高酒店工作效率。与此同时，能给管理层的决策提供相应的数据数支持。本系统使用了C/S程序架构，VPN远程技术，配合SQL中大型数据库，主要功能有预定、接待、房态盘、账务收银、报表中心、夜审、维护管理、系统。系统环境安装要求OPU酒店管理系统需要运行WINDOWS操作平台上，建议安装在独立的局域中。硬件环境最低配置要求电脑架构X86处理器英特尔P424GHZ双核，或同规格AMD处理器硬盘160GNTFS格式以上硬盘分区程序至少100M，数据库40G，备份空间100G以上内存1G显卡集成软件环境主操作系统WINDOWS2003SERVER或WINDOWS2000SERVER主数据库环境MICROSOFTSQLSERVER2000SP4以上数据库版本工作站环境WINDOWSXP或WINDOWS2000。备注奥普易可版（EXP）与奥普领航版NAVI操作相同，下文以奥普领航版为例说明。易可版（EXP）对比领航版（NAVI）没有功能将标明无此功能。第一章系统的进入与退出第一节进入系统双击桌面上图标，即可打开系统登陆界面第一步选择登陆的用户名；第二步输入相应的密码；第三步输入密码后回车或点击“登录”按钮，即可进入OPU酒店管理系统。此时需要选择工作的班次，系统会自动根据各酒店的排班情况进行设置班次，次在进入系统时默认班次的选择。选择好班次后点击“确定”即可进入系统主界面，详见下图。第二节退出系统点击“模块功能区”中的“系统”模块，点击“退出”就可以了。也可以直接点击主界面右上角的小叉或按ESC键，直接关闭。房间状态分析房态盘操作区模块功能区标准功能区第二章房态图第一节房态说明进入系统我们首先看到的就是酒店的房态图，下面我们先来说说房态图中各种颜色，图标的意义在房态图的中部有各种房态颜色的说明，详见下图（领航版房态图颜色和图标都可自定义，易可版不可更改房态颜色，只能更改房间底色）VC房即干净的空房；VD房即脏的空房，还未经打扫；OC房即刚入住未过夜的房间/散客入住的房间；（图标可按许更改，默认黄色笑脸）OD房即入住且经过了一个夜晚的房间/团队入住的房间；（图标可按许更改，默认绿色笑脸）维修房即需要进行维修的房间；封房即因各种原因暂时不作为客房使用的房间，例如房间保养等。除了房态图的颜色外，房间图标上还有不少的辅助图标，具体意义详见如下说明表示房间为今天有客人预期抵达，这样就可以提醒接待人员不要再将该房间卖给其他客人；表示入住该房间的客人今日离店，以便可以方便查看到需要办理续住手续的客人情况，及时提醒客人缴纳续住押金；表示该房间客人有留言；表示该房间入住客人为VIP非常重要的客人；表示该房间客人资料需要保密，不接受外来人员查询；表示该房间为钟点房；表示该房间暂时锁定，该功能一般用于带客人看房时暂时不接受其他客人入住，以免发生不必要的误会，或用于简单短时预订。表示维修房或封房到期，系统将自动修好或解封。表示此房间属于封房状态不可出售。表示此房间属于维修状态不可出售。第二节房态查询房态查看有很多种方法，现在就常用的几种进行说明1房态显示（易可版无此功能）房态图有两种显示方式。显示1是指房间按楼层排列，即相同层楼的房间都排在同一行，如下图显示2是指房间排列会自适应换行，即当同一行的房间数超过当前屏幕可显示房数时，将自动换行，如下图房态说明楼层及团队查询房类查询综合房态查询业务常用查询当勾选上房类名称时，房态图上显示的是房类名称，否则显示的是房类的代码，如下图当勾选上客人名称时，房态图上占用房显示的是客人姓名，如下图2楼层房态查询在楼层查询区通过树型列表，选择需要查看的楼层，房态区即可显示相应楼层的房间情况，如果选择楼座号，例如主楼、附楼，即会显示该楼栋所有房间的房态情况，如果选择酒店名称，则显示整个酒店所有房间的房态情况。3团队查询（易可版无此功能）在楼层及团队查询区选择团队，然后勾选相应团队，即可在房态图上查询已所选团队已排的房间情况。如下图4房类查询如果需要查询某种房类的房间的房态情况，只需要在房类查询区简单勾选需要查看的房类，右边的房态区即显示该房类的实际情况，房类查询支持多房类一同查询功能。5综合查询在综合房态查询区为我们提供了多种常用房态查询功能，同时这些选项可以一共使用，例如如果我们需要查询当前的空房情况，只需要在空房前的方框中打勾即可，如图，如果我们需要查询当前的干净空房情况，则除了需要在空房前打勾外，还需要勾上清洁前的小勾，如右图。6远期房态查询在这里需要特别指出的就是综合查询中的远期查询功能，勾选上远期，且在起始日期处输入需要查询的时期段，如右图，此时房态图就会显示所选时间段内的可排房，如下图远态查询（易可版无此功能）点击“远态”按钮，则是以另一种方式显示远期房态。如下图所示，让我们可以轻松查看酒店各房间远期的使用情况。7多项查询房态查询除了以上三种查询分别使用外，还可以加起来一起使用，大家不妨动手试试。8客人资料或帐务查询将鼠标移至界面下方的预订信息、接待信息或帐务信息处，即可显示所选客人的相关信息，鼠标移走即信息界面自动缩回，如下图要想把信息界面固定不让它缩回，点击信息界面右上角的锁定按钮即可，如下图第四节房态修改1如何进行房态的修改第一步选择需要操作的房间，可以使用鼠标点击选择单个房间，也可以配合CTRL键进行多个房间的选择；第二步单击鼠标右键（如右图所示），在弹出的下拉菜单中选择相应的房态操作即可1）设置清洁在房间信息列表框选择需设置为清洁状态的房间，单击右键菜单“清洁”功能，该房间状态即被更改为清洁状态。2）设置脏房在房间信息列表框选择需设置为肮脏状态的房间，单击右键菜单“置脏”功能，该房间状态即被更改为肮脏状态。3）房间维修在房间信息列表框选择需设置为维修状态的房间，单击右键菜单“维修”功能，该房间状态即被更改为维修状态。4）房间修好在房间信息列表框选择需设置为维修状态的房间，单击右键菜单“修好”功能，该房间状态即被更改为肮脏空房状态。（注只有维修房才可进行该操作）5）封闭房间在房间信息列表框选择需设置为封闭状态的房间，单击右键菜单“封房间功能，该房间状态即被更改为封闭状态。6）封房提交在房间信息列表框选择需设置为解除封闭状态的房间，单击右键菜单“解封”功能，该房间状态即被更改为肮脏空房状态。（注只有封房才可进行该操作）7）设置留言在房间信息列表框选择需添加留言的房间，单击右键菜单“留言”功能，即可进行留言操作，见下图。（注只有有客人住的房间才可进行该操作）设置留言操作步骤第一步点击“添加”按钮，进入留言添加状态；第二步依次输入留言类别、主题（常用主题可选）、内容（右框）第三步保存8）设置锁房在房间信息列表框选择需要锁房的房间，单击右键菜单“锁房”功能，弹出的窗口单击锁即可；解锁的方法一样。锁房主要是用于一些特殊房为了不让接待买给客人住而做的此功能。第五节房态图右键操作在房态图模块中可以针对房间进行标准预定接待操作1、预定处理酒店预定房间业务详细操作（1）点击“快捷按钮区”的按钮，系统出自动弹出预订单录入界面，如图（2）预订信息的详细输入。此时光标将停留在类别后的信息框中，在每输完一项预订信息后按回车键,光标将自动跳到下一个信息输入窗口,这样可逐一进行输入；也可有用鼠标单击输入信息窗口进行选择输入，输入完所有预订信息确认无误后单击“确认”键，即可生成一条预订信息，并且该条预订的信息将在左边列表框中显示。下面我们将逐一介绍一下信息输入框的含义类别预订类型。如散客、团队、会议等。团号当您在类别这栏回车后，那么团号第一栏会自动增加并跳出显示。第一信息框输入酒店给该团队或散客预订资料编的团号，第二信息框输入该团团名，即旅行社给团队的编号或名称。预入预期抵达日期。预离预期离店日期。失效预订当天没有来则自动取消该资料的预订日期。客户旅行社名称（协议单位），客户的输入有以下三种方法1）点击客户输入框右侧的倒立小三角，进行单位的逐一选择；2）输入协议单位的拼音简码，即每个汉字的声母，例如中国青年旅行社，输入ZZQN，在一边输入的过程中，系统会自动进行判断，出现满足输入条件的协议公司名称；3）输入协议单位的五笔简码，即每个汉字的五笔第一码，例如中国青年旅行社，输入KKGR，在一边输入的过程中，系统会自动进行判断，出现满足输入条件的协议公司名称；联系第一信息框输入旅行社的联系人，第二信息框输入联系人的联系方式，如电话、手机、传真号等。如在旅行社初始化时已输入联系人和联系方式，系统会自动提出在信息框中。业务业务员或业绩归属，表示这个团队属于哪位业务员的业绩。客类客人类型，如团队外宾、团队内宾等。价类房价类别，如净价、房价加服务费等。结帐结帐方式，第一个框表示结帐方式，如现付、月结挂帐等；第二个框表示结帐币货种类，如人民币、美金等。包含包含早餐，表示房价包含几份什么标准的早餐。国家客人国籍，客人所属国籍。接待接待相关信息。帐注关于帐务方面的备注。如该团的费用是现付还是月结等备注关于客人接待方面的记录。如给客人赠送花篮、水果等。市场酒店销售部统计用特服预定团队或客人特别服务信息关联特殊团队联系人联系信息价构酒店房税结构设定（3）预订单录入界面上红色字体输入框为必输项。（4）在界面上的所有下拉框式输入框，都可以支持拼音或五笔简码搜索（整个酒店系统都有此功能）（5）当在客户输入框中输入有协议价的客户时，系统会自动分析协议价，其协议价会在预订单录入界面的下方以红色字体显示出来。订房明细信息录入（1）需预订多种不同房类，可在房类房数输入信息框内使用键盘的方位键，下拉键生成另一条空白记录，然后再进行房类、房数、预入、预离等信息的输入；（2）当您在资料录入框内输入信息时，如果预订房间数超过可卖数，系统则会给出以下提示。如何修改预订单资料（1）在左边的列表框中查询出所要修改的预订单，并选中此条信息的团名，则各种信息会在右边的相应窗口中显示出来。（2）选择工具栏中的快捷图标,也可单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“修改”功能，即可进入到修改状态。预订单的信息除“预入”、“预离”日期不可修改外其它信息均可修改，但房类信息输入框中的日期是可修改的。（3）修改完毕后，按“确定”按钮保存退出。房态图快速预订（1）在房态图上方勾选上远期，然后选择预订时间（2）选择好预订日期后，房态图会相应的显示出此段时间内的所有可排房，在房态图上选中要预订单房间，然后点击预订，即可进入预订单录入界面，此时在预订单录入界面上的预订明细信息会根据所选房间自动填写。当点击确认后系统也会自动为此订单排房。因此房态图快速预订是把预订和排房功能加在一起了。如下图2、排房处理酒店针对预定团队进行房间安排业务详细操作第一步在资料列表区选择需要进行入住操作的团队资料；第二步点击快捷键区域的按钮，系统即弹出下面窗口第三步选择需要进行排房操作的房类；第四步将“房间选择框”中的房间拖拽到左边的“排房区”中，即可完成排房操作，同时可以通过CTRL键或SHIFT键进行多房间排房，在完成了一间房的排房后，该房类如果有没有排房的资料，也会一起显示在排房区中，见下图。备注如果有多种房类，则排完一种房类后再进行另一种房类的排房。第五步完成排房后点击“返回”即可，返回上级画面后可见。房间选择框排房区开房处理酒店一般WALKIN开房业务详细操作散客入住第一步在房态图上选择需要操作的房间，可以使用鼠标点击选择单个房间，也可以配合CTRL键进行多个房间的选择；第二步单击鼠标右键（如右图所示），在弹出的下拉菜单中选择“开房”，即可进入开房界面；如果是单一房间的开房，直接双击该房间也可进入开房界面；注意1）红色字体输入框为必填项。2）当选中多间房间开房时，若勾选上设置主房，则系统默认第一个房号为主房，否则所有房间都为自己结帐。第三步在客人信息输入框输入客人资料，如房号、姓名、证件等。下面介绍部分信息项的含义。姓名包括客人的中文名和英文名两部分。其中第一个信息框为中文名输入框，第二个为英文名输入框。卡号客人VIP卡或会员卡卡号。若系统接有一卡通接口，点击卡号输入框后的“R”，系统可驱动读卡设置，将会员卡中客人信息读到开房界面。房价给客人的实际房价（如需加收固定服务费或其他费用可不含在房价中）。天数客人预计入住天数。房号系统会自动根据之前所选定房间显示房号，也可以根据实际开房情况进行补充填写，每个房号中间用逗号分隔。证件包括客人所使用证件类型和证件号码两部分，在选择证件类型后，在随后的信息框内输入证件号码，如选择的是身份证，并且身份证输入正确，系统将按身份证编码规则，自动填写客人性别、生日及籍贯。若系统接有身份证接口，点击证件号码框后的“扫描”，则会将身份证上的信息扫描到开房界面上。国家客人国籍。离店根据之前填写的客人预计住店天数系统自动计算。客户参见三章第二节预订资料输入的旅行输入方法说明。包含房间的含早餐情况，例如含10元单早，含15元双早等等。籍贯客人籍贯，若客人登记证件为身份证，系统将自动根据身份证解析出客人的籍贯，无须手工填写。性别客人性别。业务该客人或房间的接待计入哪位工作人员的业绩。结帐客人的结帐方式，即现付、月结。货币客人结帐币种。客类客人类型。价类房价类别。价类后的数值表示房价与房租全价的百分比，如在此栏输入50那么其后的房价处将显示房租价的百分之五十，如房租为320那么房价处将显示为160；相反如在房价处输入一数值，那么价类后的数值就是系统自动算出的房价与房租的比值。公司客人的公司情况。地址客人的地址信息。帐注关于帐务方面的备注。如该团的房费由某旅行社代付或押信用卡等。备注关于客人方面的记录。如给客人赠送花篮、水果等。喜好用于记录此客人的个人喜好。历史客人入住在开房界面输入客人姓名时，输入客人全名或名字部分后按回车键，将弹出一下面窗口点击“确定”按钮后，系统将弹出历史客人选择窗口可供选择双击选取某客人，或选择客人名字后点击“确定”即可将客人信息提供到开房界面。合住处理酒店一房多人业务详细操作在详细资料区中选择需要进行合住的房间（即已经入住一位客人，现需要输入同住的另一位客人的资料），再点击快捷按钮区的按钮，系统立即弹出开房界面（但房号处不可更改），操作方法与开房功能相同。快住处理酒店预定好的房间进行快速入住详细操作选中有预计抵达图标的房间或者处于预定状态（黄色）团队房间，点击快捷键区域的按钮，系统即弹出以下窗口；如果所有人员一起抵达，点击“确定”即可，如果部分人员抵达，则去掉状态处小框内勾后，再点击“确定”。换房处理酒店客人换房业务详细操作第一步在房态图中选择需要进行换房的房间；第二步点击快捷按钮区的按钮；第三步输入换房新房号、原因；第四步点击“确定”按钮，完成换房操作。续住处理酒店客人延期住宿业务详细操作第一步在房态图中选择需要进行续住的房间；第二步点击快捷按钮区的按钮；第三步输入预计离店、原因；第四步点击“确定”按钮，完成续住操作转换处理酒店散客入团，团队拆成散客业务详细操作转换可分为三种，第一种是散转团（散客人转为某团队的团员），第二种是团转散（团队的团员转为散客），第三种是团转团（一团了团员转为另一团队的团员）。（1）散转团第一步在详细资料区选取散客资料；第二步点击快捷按钮区的按钮，系统会弹出一“转换”窗口；第三步点击转团后的团队选择框，系统会弹出一“转团选择”窗口第四步点击转团后的团队选择框，系统会弹出一“转团选择”窗口。在该窗口中输入选择条件（如帐号、团号、团名、旅行社等），条件输入完毕后，单击“查询”按钮便可查询出满足查询条件的所有团队，也可以不输入任何条件直接单击“查询”将查询出所有团队资料进行选择第五步在“转团选择”窗口中单击选中转入的团队后，单击“确认”按钮或直接双击转入团队；第六步单击“确认”按钮散客转入的团队的工作就完成了。（2）团转团第一步在资料列表框中选取团队资料；第二步点击快捷按钮区的按钮，系统会弹出一“转换”窗口；第三步将上图中位置由“转散”修改为“转团”，系统会弹出一“转团选择”窗口；第四步点击转团后的团队选择框，系统会弹出一“转团选择”窗口。在该窗口中输入选择条件（如帐号、团号、团名、旅行社等），条件输入完毕后，单击“查询”按钮便可查询出满足查询条件的所有团队，也可以不输入任何条件直接单击“查询”将查询出所有团队资料进行选择第五步在“转团选择”窗口中单击选中转入的团队后，单击“确认”按钮或直接双击转入团队；第六步单击“确认”按钮团队合并的工作就完成了。（3）团转散第一步在资料列表框中选取团队资料；第二步点击快捷按钮区的按钮，系统会弹出一“转换”窗口；第三步注意，如果只是将某个团队中的部分或个别房间客人由团改为散客，将需要将不进行转换的房间前的小框中的小勾去掉，仅勾上需要进行转换操作的房间；第四步单击“确认”按钮团队转成散客的操作就完成了。修改修改指定房间在住客人资料详细操作点击所需修改的房间，点击右键“修改”，出现如图所示，更改完所需信息后，点击“确定”保存修改房价修改指定房间房价详细操作选中所需修改房价的房间，点击“修改房价”，出现如图所示，可直接更改金额或按比例更改金额，更改完毕后，选中一个“原因”，点击“确定”保存。（此功能有权限控制）修改结账修改指定房间结账人详细操作第一步选中所需修改结帐的房间，点击“修改结帐”，弹出如下图第二步按需选择“自己付账”或“团队付账”或“他人付账”第三步点击“确定”如选择“他人付账”弹出下图后，选取指定人后，点击“确定”入账处理酒店客人一般正常消费入账详细操作可在帐务管理界面或房态图界面选中某间在住房，点击入帐，即可进入入帐界面项目帐务项目，包括消费项目和付款项目两种。具体编码说明参见“系统维护”。票据帐务项目的票据号码。帐单对帐单进行归类存档，以便根据客人的不同需求打印各式帐单。可直接输入帐单代码，也可单击黑色小三角进行选择。金额帐务金额。摘要对帐务项目进行必要的说明与备注（此项可为空）。在项目输入框录入消费项目时，若录入的是迷你吧或商务中心的消费项目，则数量和单价输入框会自动开启。若要输入同一单下的迷你吧或商务中心消费项目，则在录入项目时将票据号写为一致即可，若票据号不一致，则系统默认为不同的单据。勾选合并明细帐选择项，可将迷你吧或商务中心消费项目按照各自单据（即票据号）合并起来，使得入帐界面只显示合并后的项目。结账处理酒店客人结算账务业务详细操作第一种快速结帐方式1、点击所需结账房间，点击“结帐”，弹出如下2、在相关付款项内，填入票据号，点击“确定”便可。多种结帐方式，请按需填入相关进、票据号，点击“确定”，如图所示（黄色为不可输入项）第二种传统入账方式结帐在“入账”操作中，直接输入相关付款项目便可，如离店处理酒店客人离店操作详细操作选取需离店客人资料后单击“离店”按钮或使用右键菜单中“离店”功能，均可对余额为零的客人进行离店操作。（注余额不为零的客人不能进行离店操作，需进行入帐处理）入住登记单打印指定房间客人入住登记单详细操作选中指定客人房间，点击“打印入住登记单”，便可（入住登记单格式可由酒店自行设置）押金单打印指定房间客人押金单详细操作选中指定客人房间，点击“押金单”，便可（入住登记单格式可由酒店自行设置）联房合并显示酒店多间独立房详细操作选中多间需联房房间，点击右键，选择“联房”便可取消联房取消合并显示酒店多间独立房详细操作选中已经联房的房间，点击右键，选择“取消联房”发卡针对指定房间制作电子门锁卡详细操作1、选中需要放门锁卡房间，点击“门锁”，出现下图2、点击“发卡”，同时也可按业务需要对门锁卡进行“读卡”读取信息，“销卡”回收门锁卡并注销信息，也可直接在系统做门锁卡“无卡注销”强行在系统清楚门锁信息。报查房报告相关部门需要查房的房间（易可版无此功能）详细操作1、选取准备报查房间，点击“报查房”，出现下图，点击“确定”便可。2、相关部门操作员会得到系统相关提示房务中心入账处理酒店客人房务中心账务数据录入商务中心入账处理酒店客人商务中心账务数据录入（操作同房务中心入账，以下房务中心入账为例）详细操作1、点击所需入账房间，点击“房务中心入账”输入迷你吧或商务中心的消费项目，迷你吧或商务中心定价商品数量和单价输入框会自动开启。若要输入同一单下的迷你吧或商务中心消费项目，则在录入项目时将票据号写为一致即可，若票据号不一致，则系统默认为不同的单据。勾选合并明细帐选择项，可将迷你吧或商务中心消费项目按照各自单据（即票据号）合并起来，使得入帐界面只显示合并后的项目。2、若系统启用了新迷你吧入帐方式，则房务中心和商务中心入帐则是另一个入帐界面，如下图在此房务中心/商务中心入帐界面上，直接勾选需要录入的项目，可更改其数量，若单价为0的项目还可在单价显示框录入手工单价，然后点击确认即可将所选的项目全部录入完毕。遗留物品处理酒店客人遗失物品处理（易可版无此功能）详细操作1、选中遗留物品拾取房间（必须是曾在住房间）出现下图2、选中最近住店客人，输入物品相关信息，点击“添加”3、如物品归还，可在右边找到相关物品，点击下方“归还”房间备注针对指定房间进行相关说明（易可版无此功能）详细操作增加数量减少数量1、选中所需房间，点击“房间备注”，出现下图，点击“新增”2、选择相关“开始日期”和“终止日期”、“主要原因”或“其他原因”后点击确定。取消房间备注取消只当房间相关说明（易可版无此功能）详细操作1、选取已有房间备注的房间，点击“取消房间备注”，点击“确定”房态操作历史查看指定房间操作历史记录详细操作选取相关房间点击“房态操作历史”第二章预定与接待第一节预定查询点击模块区的“预订接待”，即可进入预订接待操作界面，见下图1定位查询在“预订接待”的资料列表区上端的定位查询框中输入房号、团号、客人姓名任一已知条件，系统会将满足条件的资料显示出来。2快速查询点击资料列表区的图标，下面的列表框中即显示在住客人以及当日预期抵达客人的资料，如本页第一副图。房间客人分组列表功能按键区客人信息明细区3综合查询也可以通过点击“快捷按钮区”的按钮，即弹出下图综合查询窗口。可以根据已知的信息进行单项查询条件或多项查询条件合并查询。第二节预订资料输入1、如何输入一个新的预订单点击功能区的“预定”或者右键菜单中“预定”预订信息的详细输入。此时光标将停留在类别后的信息框中，在每输完一项预订信息后按回车键,光标将自动跳到下一个信息输入窗口,这样可逐一进行输入；也可有用鼠标单击输入信息窗口进行选择输入，输入完所有预订信息确认无误后单击“确认”键，即可生成一条预订信息，并且该条预订的信息将在左边列表框中显示。下面我们将部分介绍一下信息输入框的含义类别预订类型。如散客、团队、会议等。团号当您在类别这栏回车后，那么团号第一栏会自动增加并跳出显示。第一信息框输入酒店给该团队或散客预订资料编的团号，第二信息框输入该团团名，即旅行社给团队的编号或名称。预入预期抵达日期。预离预期离店日期。失效预订当天没有来则自动取消该资料的预订日期。客户旅行社名称（协议单位），客户的输入有以下三种方法4）点击客户输入框右侧的倒立小三角，进行单位的逐一选择；5）输入协议单位的拼音简码，即每个汉字的声母，例如中国青年旅行社，输入ZZQN，在一边输入的过程中，系统会自动进行判断，出现满足输入条件的协议公司名称；6）输入协议单位的五笔简码，即每个汉字的五笔第一码，例如中国青年旅行社，输入KKGR，在一边输入的过程中，系统会自动进行判断，出现满足输入条件的协议公司名称；联系第一信息框输入旅行社的联系人，第二信息框输入联系人的联系方式，如电话、手机、传真号等。如在旅行社初始化时已输入联系人和联系方式，系统会自动提出在信息框中。业务业务员或业绩归属，表示这个团队属于哪位业务员的业绩。客类客人类型，如团队外宾、团队内宾等。价类房价类别，如净价、房价加服务费等。结帐结帐方式，第一个框表示结帐方式，如现付、月结挂帐等；第二个框表示结帐币货种类，如人民币、美金等。包含包含早餐，表示房价包含几份什么标准的早餐。国家客人国籍，客人所属国籍。接待接待员，接待业务员。帐注关于帐务方面的备注。如该团的费用是现付还是月结等备注关于客人接待方面的记录。如给客人赠送花篮、水果等。（6）预订单录入界面上红色字体输入框为必输项。（7）在界面上的所有下拉框式输入框，都可以支持拼音或五笔简码搜索（整个酒店系统都有此功能）（8）当在客户输入框中输入有协议价的客户时，系统会自动分析协议价，其协议价会在预订单录入界面的下方以红色字体显示出来。订房明细信息录入（3）需预订多种不同房类，可在房类房数输入信息框内使用键盘的方位键，下拉键生成另一条空白记录，然后再进行房类、房数、预入、预离等信息的输入；（4）当您在资料录入框内输入信息时，如果预订房间数超过可卖数，系统则会给出以下提示。2、如何修改预订单资料（4）在左边的列表框中查询出所要修改的预订单，并选中此条信息的团名，则各种信息会在右边的相应窗口中显示出来。（5）选择工具栏中的快捷图标,也可单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“修改”功能，即可进入到修改状态。预订单的信息除“预入”、“预离”日期不可修改外其它信息均可修改，但房类信息输入框中的日期是可修改的。（6）修改完毕后，按“确定”按钮保存退出。3、房态图快速预订（1）在房态图上方勾选上远期，然后选择预订时间（2）选择好预订日期后，房态图会相应的显示出此段时间内的所有可排房，在房态图上选中要预订单房间，然后点击预订，即可进入预订单录入界面，此时在预订单录入界面上的预订明细信息会根据所选房间自动填写。当点击确认后系统也会自动为此订单排房。因此房态图快速预订是把预订和排房功能加在一起了。如下图第三节预订常用功能31资料查询311快速查询点击右图红圈中的图标，可对在住客人资料及预期抵达客人进行快速查询。312查询点击快捷键区域的按钮，系统即弹出以下窗口可根据已知的客人信息进行查询窗口的填写，填写资料越详细，查询结果将越精确，注意这里的条件是相加的关系。资料填写完毕后，点击“查询”按钮即可开始查询。查询结果会出现在左边的32预订取消第一步在资料列表区选择需要进行取消操作的团队资料第二步点击快捷键区域的按钮，系统即弹出下面窗口第三步核对确实为需要进行取消操作的资料后单击“确定”按钮，完成操作。33预订恢复第一步在资料列表区选择需要进行恢复操作的团队资料，注意因为已取消的资料如果使用快速查询功能无法查询，只能通过进行查询；第二步点击快捷键区域的按钮，系统即弹出下面窗口第三步核对确实为需要进行恢复操作的资料后单击“确定”按钮，完成操作。第四节接待入住41散客入住第一步在房态图上选择需要操作的房间，可以使用鼠标点击选择单个房间，也可以配合CTRL键进行多个房间的选择；第二步单击鼠标右键（如右图所示），在弹出的下拉菜单中选择“开房”，即可进入开房界面；如果是单一房间的开房，直接双击该房间也可进入开房界面；注意1）红色字体输入框为必填项。2）当选中多间房间开房时，若勾选上设置主房，则系统默认第一个房号为主房，否则所有房间都为自己结帐。第三步在客人信息输入框输入客人资料，如房号、姓名、证件等。下面介绍部分信息项的含义。姓名包括客人的中文名和英文名两部分。其中第一个信息框为中文名输入框，第二个为英文名输入框。卡号客人VIP卡或会员卡卡号。若系统接有一卡通接口，点击卡号输入框后的“R”，系统可驱动读卡设置，将会员卡中客人信息读到开房界面。房价给客人的实际房价（如需加收固定服务费或其他费用可不含在房价中）。天数客人预计入住天数。房号系统会自动根据之前所选定房间显示房号，也可以根据实际开房情况进行补充填写，每个房号中间用逗号分隔。证件包括客人所使用证件类型和证件号码两部分，在选择证件类型后，在随后的信息框内输入证件号码，如选择的是身份证，并且身份证输入正确，系统将按身份证编码规则，自动填写客人性别、生日及籍贯。若系统接有身份证接口，点击证件号码框后的“扫描”，则会将身份证上的信息扫描到开房界面上。国家客人国籍。离店根据之前填写的客人预计住店天数系统自动计算。客户参见三章第二节预订资料输入的旅行输入方法说明。包含房间的含早餐情况，例如含10元单早，含15元双早等等。籍贯客人籍贯，若客人登记证件为身份证，系统将自动根据身份证解析出客人的籍贯，无须手工填写。性别客人性别。业务该客人或房间的接待计入哪位工作人员的业绩。结帐客人的结帐方式，即现付、月结。货币客人结帐币种。客类客人类型。价类房价类别。价类后的数值表示房价与房租全价的百分比，如在此栏输入50那么其后的房价处将显示房租价的百分之五十，如房租为320那么房价处将显示为160；相反如在房价处输入一数值，那么价类后的数值就是系统自动算出的房价与房租的比值。公司客人的公司情况。地址客人的地址信息。帐注关于帐务方面的备注。如该团的房费由某旅行社代付或押信用卡等。备注关于客人方面的记录。如给客人赠送花篮、水果等。喜好用于记录此客人的个人喜好。82历史客人入住在开房界面输入客人姓名时，输入客人全名或名字部分后按回车键，将弹出一下面窗口点击“确定”按钮后，系统将弹出历史客人选择窗口可供选择双击选取某客人，或选择客人名字后点击“确定”即可将客人信息提供到开房界面。83预订客人入住431排房第一步在资料列表区选择需要进行入住操作的团队资料；第二步点击快捷键区域的按钮，系统即弹出下面窗口第三步选择需要进行排房操作的房类；第四步将“房间选择框”中的房间拖拽到左边的“排房区”中，即可完成排房操作，同时可以通过CTRL键或SHIFT键进行多房间排房，在完成了一间房的排房后，该房类如果有没有排房的资料，也会一起显示在排房区中，见下图。备注如果有多种房类，则排完一种房类后再进行另一种房类的排房。第五步完成排房后点击“返回”即可，返回上级画面后可见。房间选择框排房区第六步点击快捷键区域的按钮，系统即弹出以下窗口；第七步如果所有人员一起抵达，点击“确定”即可，如果部分人员抵达，则去掉状态处小框内勾后，再点击“确定”。第五节其他常用功能51开房点击快捷键按钮区的按钮，即弹出下面的开房界面，操作方法见第四节接待入住的41散客入住。52合住在详细资料区中选择需要进行合住的房间（即已经入住一位客人，现需要输入同住的另一位客人的资料），再点击快捷按钮区的按钮，系统立即弹出开房界面（但房号处不可更改），操作方法与开房功能相同。53换房第一步在详细资料区中选择需要进行换房的房间；第二步点击快捷按钮区的按钮；第三步输入换房新房号、原因；第四步点击“确定”按钮，完成换房操作。注意1如果新房间不是干净的空房，系统会给出以下提示VC干净空房VD未清洁空房OC有人居住干净房OD有人居住脏房2如果换房时，同时变换了房间种类，还需要先选择新房间的房间种类，且在完成换房操作后系统会给出变更房价的提示信息。54续住第一步在详细资料区中选择需要进行续住的房间；第二步点击快捷按钮区的按钮；第三步输入预计离店、原因；第四步点击“确定”按钮，完成续住操作。55转换转换可分为三种，第一种是散转团（散客人转为某团队的团员），第二种是团转散（团队的团员转为散客），第三种是团转团（一团了团员转为另一团队的团员）。（4）散转团第一步在详细资料区选取散客资料；第二步点击快捷按钮区的按钮，系统会弹出一“转换”窗口；第三步点击转团后的团队选择框，系统会弹出一“转团选择”窗口第四步点击转团后的团队选择框，系统会弹出一“转团选择”窗口。在该窗口中输入选择条件（如帐号、团号、团名、旅行社等），条件输入完毕后，单击“查询”按钮便可查询出满足查询条件的所有团队，也可以不输入任何条件直接单击“查询”将查询出所有团队资料进行选择第五步在“转团选择”窗口中单击选中转入的团队后，单击“确认”按钮或直接双击转入团队；第六步单击“确认”按钮散客转入的团队的工作就完成了。（5）团转团第一步在资料列表框中选取团队资料；第二步点击快捷按钮区的按钮，系统会弹出一“转换”窗口；第三步将上图中位置由“转散”修改为“转团”，系统会弹出一“转团选择”窗口；第四步点击转团后的团队选择框，系统会弹出一“转团选择”窗口。在该窗口中输入选择条件（如帐号、团号、团名、旅行社等），条件输入完毕后，单击“查询”按钮便可查询出满足查询条件的所有团队，也可以不输入任何条件直接单击“查询”将查询出所有团队资料进行选择第五步在“转团选择”窗口中单击选中转入的团队后，单击“确认”按钮或直接双击转入团队；第六步单击“确认”按钮团队合并的工作就完成了。（6）团转散第一步在资料列表框中选取团队资料；第二步点击快捷按钮区的按钮，系统会弹出一“转换”窗口；第三步注意，如果只是将某个团队中的部分或个别房间客人由团改为散客，将需要将不进行转换的房间前的小框中的小勾去掉，仅勾上需要进行转换操作的房间；第四步单击“确认”按钮团队转成散客的操作就完成了。56批量修改批量修改主要是指对团队成员资料进行统一的修改。第一步在资料列表框中选取团队资料；第二步点击快捷按钮区的按钮，系统会弹出一“转换”窗口；第三步根据需要修改的内容进行逐一修改；第四步单击“确认”按，批量修的操作就完成了。6会议/餐饮预定（易可版无此功能）酒店可以处理针对团队类型客人的会议/订餐信息操作具体操作1、选择好已经入住的团队（绿色），如图，在“会议/餐饮预定”空白区点击右键2、选择“新增会议/餐饮预定”，如下图，输入相关信息，点击“确定”7、已收放卡/未收房卡（易可版无此功能）此功能针对房间进行门锁卡已经收取/未收标识详细操作在客人信息明细区内选中修改房间，点击“已收房卡”或“未收房卡”，如房间客人处于“已收房卡”则明细记录为蓝色，否则默认处于“未收房卡”明细记录为黑色，如图8、发卡此功能针对酒店门锁卡进行控制详细操作在客人信息区内选中相关房间点击右键“门锁”，出现下图，按需要操作9、取消入住（易可版无此功能）此功能针对已经开房入住的散客类型客人，在没有账务操作记录且在入住的账务日期内还原成VC房状态操作，解决特殊情况下退房不产生入住率情况。详细操作点击符合条件的房间点击“取消入住”弹出下图后点击“确定”10、取消快住（易可版无此功能）此功能针对已经快住入住的团队类型客人，在没有账务操作记录且在入住的账务日期内还原成预定状态操作，解决特殊情况团队入住房变化情况。详细操作点击符合条件的房间点击“取消快住”弹出下图后点击“确定”11、预定确认单（易可版无此功能）此功能为预定团队类型客人打印团队预定确认单据（团队必须在预定状态下才可打印）详细操作选中预定状态下团队类型的房间点击右键选择“预定确认单”12、修改预定备注/账注此功能可针对预定操作下的团队类型的预订单据进行备注或账注的修改（非预定团队下房间备注/账注）详细操作点击预定团队类型客户点击右键选择“修改预定备注/账注”改完后“确定”13、右键其余功能和操作与房态图模块相同第四章账务管理第一节收银查询点击模块区的“帐务管理”，即可进入收银管理操作界面，见下图1定位查询在“帐务管理”的资料列表区上端的定位查询框中输入房号、团号、客人姓名任一已知条件，系统会将满足条件的资料显示出来。2快速查询点击资料列表区的图标，下面的列表框中即显示在住客人、暂离客人以及当日预期抵达客人的资料，如本页第一副图。3快速查询也可以通过点击“快捷按钮区”的按钮，即弹出下图综合查询窗口。可以根资料列表区快捷按钮区帐务资料区客人列表区帐单显示区帐项汇总区客人资料区据已知的信息进行单项查询条件或多项查询条件合并查询。第2节帐务常用功能1、入帐可在帐务管理界面或房态图界面选中某间在住房，点击入帐，即可进入入帐界面项目帐务项目，包括消费项目和付款项目两种。具体编码说明参见“系统维护”。票据帐务项目的票据号码。帐单对帐单进行归类存档，以便根据客人的不同需求打印各式帐单。可直接输入帐单代码，也可单击黑色小三角进行选择。金额帐务金额。摘要对帐务项目进行必要的说明与备注（此项可为空）。在项目输入框录入消费项目时，若录入的是迷你吧或商务中心的消费项目，则数量和单价输入框会自动开启。若要输入同一单下的迷你吧或商务中心消费项目，则在录入项目时将票据号写为一致即可，若票据号不一致，则系统默认为不同的单据。勾选合并明细帐选择项，可将迷你吧或商务中心消费项目按照各自单据（即票据号）合并起来，使得入帐界面只显示合并后的项目。若系统启用了新迷你吧入帐方式，则房务中心和商务中心入帐则是另一个入帐界面，如下图在此房务中心/商务中心入帐界面上，直接勾选需要录入的项目，可更改其数量，若单价为0的项目还可在单价显示框录入手工单价，然后点击确认即可将所选的项目全部录入完毕。2、冲帐在帐务管理界面的帐务资料区选中需要冲销的帐项，点击冲帐即可。增加数量减少数量冲销的帐项会自动消失，当勾选上帐务资料区下方的显示所有帐项时，冲销的帐项会重新显示出来。3、过租（易可版无此功能）点击过租按钮，可手动过全日租或半日租，以及提前过房租（选择了提前过房租的客人在所选择的过租时间内夜审后将不会再产生房租）3、转帐转帐指的是把一个客人的帐务转到另一个客人的帐户上。转帐有两种方式，一种是金额的转帐方式（即转总帐），另一种是明细帐务的转帐方式。下面将详细介绍转帐的两种方式。（1）金额的转帐在客人列表框中单击选中需转帐的客人资料，使用右键菜单中“转帐”功能或单击转帐按钮系统将弹出如下窗口在转帐界面上，勾选上转总帐，查询转帐目的帐号，点击确认即可（2）明细帐务的转帐在帐务资料区中选择一条或多条帐项记录后使用右键菜单中的“转帐”或者单击，操作方法同转总帐。注如果1001的明细帐转错到1002怎么办解决方法到1002把由1001转过来的明细帐再转回1001。4、记录发票在客人列表区选择需开发票的客人，点击发票按钮，即可弹出发票录入框在发票录入界面上填入发票号，发票金额等信息，点击开票，发票录入工作即可完成。5、预授权录入（易可版无此功能）在客人列表区选择需开发票的客人，点击预授权按钮，即可弹出预授权录入框在预授权录入界面上填入卡号、金额、授权号、有效日等信息后，点击授权按钮，即可操作成功。已授权的记录可点击撤销授权，来完成撤销预授权的操作。6、离店（客人正常结帐离店）选取需离店客人资料后单击“离店”按钮或使用右键菜单中“离店”功能，均可对余额为零的客人进行离店操作。（注余额不为零的客人不能进行离店操作，需进行入帐处理）7、追回（客人离店后，发现有帐务没有处理完毕需要追回。）在对客人进行离店操作后用此功能可使该客人恢复为原来的在住状态。选取某一需做追回的客人资料后单击“追回”或使用右键菜单中“追回”功能，该客人将恢复成原状态。（注该功能只对当日离店客人有效，即夜审的日工作结束处理之前）8、暂离（客人没有进行结帐处理直接离店，无法确认客人返回时间。即客人余额不为零，但需要离店，通常要领导批准，可对其进行暂离处理。）选取需做暂离的客人后，单击“暂离”按钮或单击鼠标右键在弹出的菜单中单击“暂离”即可。9、重入（暂离客人返回后继续住店时，为方便操作，可进行重入操作。系统会按客人上次入住时的信息，自动填写入住资料。）选取重入客人后单击“重入”按钮或使用右键菜单中“重入”功能即可。（若客人仅返回结帐，可不重入直接进行帐务结算。）10、分帐（对客人帐单进行分种归类）选择客人的同类帐项后，右击鼠标弹出如下窗口然后选择相应的分帐号，则在该帐项前将会显示相应的分帐号。11、快速结帐可在帐务管理界面或房态图界面选中某间在住房，点击结帐，即可进入快速结帐界面。在结帐界面可以一次操作多种付款方式，通过快捷键CTRL加上各个付款方式名称前的数字，可快速定位到相应输入框。12、打印帐单选中某一客人后，点击“打单”按钮，系统将弹出的帐单打印窗口，帐单打印窗口包括明细帐单、（帐项）汇总帐单、（日期帐项）汇总帐单、（个人帐号帐项）汇总帐单。操作人员可按客人的需求打印出各式各样的帐单。操作人员还可选择性打单，即在帐务资料区选择一项或多项帐项，点击打单，即可让帐单只打印所选的项目。14、阶段结账（易可版无此功能）此功能处理长包房阶段结账业务具体操作选择一个所需结帐的房间（一般为长包房），点击阶段结账，弹出快速结帐窗口后，按实际情况结帐如有余额则统一转入“阶段结帐”账项中。已经结帐的账项自动隐藏。如图15、批量结账（易可版无此功能）此功能处理不同账务房间统一结账业务具体操作1、选多个房间后，点击“批量结账”，弹出下图界面2、选择其中一个房间客人作为结帐人，点击“确定”。正常结帐16、拆帐（易可版无此功能）此功能对同一账项按设定分成2个（特殊情况使用）具体操作点击相应需要拆分账项，点击“拆帐”，如下图。输入所拆金额，点击“确定”17、积分此功能针对会员卡客人按照相关设定进行统计积分具体操作点击客人所在房间，点击“积分”，弹出下图界面后，选择积分卡点击“确定”18、主账快速分帐至成员（易可版无此功能）此功能将团队主资料或主房账务指定项目转到从属房中具体操作1、选择团队主资料（散客类型团队选择主结帐房主结帐客人），点击“主账快速分帐至成员”。弹出如下图2、左边勾选出分账目的房间，右边勾选分账项目类型，勾选完毕后点击“确定”19、成员快速分账至主帐（易可版无此功能）此功能将属房中指定账务项目转到从团队主资料或主房具体操作1、选择团队从属房间，点击“成员快速分账至主帐”，弹出下图2、左边勾选出分账目的团队主资料（散客类型团为主结帐房主结帐客人），右边勾选分账项目类型，勾选完毕后点击“确定”第五章夜审管理夜审稽核包括审核前台收银资料，审核餐娱收银资料，审核其它相关资料，夜审过租，打印客帐试算平衡审核，日结束处理，打印每日帐务报告。（1）核房租打印一张“在住客人明细表”与手工“住宿登记单”及电脑系统中的“帐务”进行对照，逐一核查房租。若发现有房价不同的，应填写改价通知单（或在住宿登记单上注明），改价需由相关领导签字确认，更改完成后，继续向下审核房租。审核完毕后，执行第二步。（2）打印房费审核表打印完毕后，执行第三步。（3）夜审房租处理过租成功后，执行第四步。（4）打印客人试算平衡表打印完毕后，执行第五步。（5）日处理操作日处理完成后，系统帐务日期自动更新为新的一天。（6）打印日统计报表备注以上夜审步骤和业务流程是标准流程，酒店可根据需要自行定义流程和打印报表第一节过租处理过租就是系统自动收取客人的房租，过完租之后，客人帐务中系统会自动增加一笔房租消费及相关帐项（如客房服务费等）。在夜审过程中，系统会对应离未离客人是否续住、餐饮未结帐单、前台未入帐电话单等进行核查。1、如何进入