超市商场信息部培训

信息部培训资料（征求意见稿）第一章基本资料整理4第一节资料分类原则41类别资料的分类42厂商资料的分类53商品资料的分类7第二节商品附属特性81销售方式82库存统计方式93商品特性104经营方式11第三节生鲜商品的管理131生鲜商品的品类结构及其特点132生鲜商品的经营模式133生鲜商品的管理模式144生鲜商品的核算方式165生鲜商品的促销问题19第四节商场合同管理201厂商合同管理202整理供应商商品台帐203整理类别商品资料台帐21第二章商场采购管理22第一节订货处理流程221合理订货的重要性222订货方式223订货量的决定254提示注意点26第二节预报处理流程261预报单的两种使用流程262一般商品的标准验货收货流程273紧急收货流程284系统要求进货验货注意的重点295几种不同的验货方式30第三节进货处理流程301进货凭证类型312进货处理流程323进货红冲流程344常见的进货单据出错355暂估单的使用35第四节退货、换货处理流程381换货作业382退货作业393退货凭证说明394退货的流程图405退货的流程说明406办理退货作业的注意事项40第三章日常营运流程41第一节前台营运管理411数据下传原理412数据解码过程423收银报表分析454流水帐的管理465前台POS流水帐的走向486异常状况下的POS流水管理48第二节日常销售核对481核对范围482财务核对流程493数据登帐作业494系统扩展建议511）数据转储方案512）数据汇总方案513）财务销售统计方案514）其它数据转储方案51第三节常用单据操作521单据类型的划分522损溢单的使用523移仓单的使用564换货单的使用575加工单的使用596成本调整单的使用62第四节销售日结作业651日结作业意义652日结操作原理653数据补救方法66第五节调价流程管理661调价的定义662调价的原因663商品调价应注意的事项664调价整体流程665调价申请流程676调价录入流程687调价生效流程688调价时机选择69第六节价格标签管理691使用商品标签的意义692商品标签的构成693遗失标签的补换管理694在调价时如何管理标签705在促销时如何管理标签706在盘点时如何管理标签70第七节商品退场流程701商品退场管理702商品退场流程713进销过程的特殊处理73第八节成本核对技巧731商场核算方式分类732加权平均算法的实际应用79第九节账务简要说明801进销存数据分析802毛利数据分析813关帐区间的设置82第十节促销简要说明831公司级促销832商场级促销86第四章商场盘点处理92第一节操作流程921制作盘点清册922货架、标签整理933后台数据整理934实际商品盘点945盘点数据录入946生成盘点单据957调整商品库存968帐务关帐处理96第二节实际问题处理961记账时间问题962账面库存问题963损溢金额问题97附录一99附录二100附录三101附录四102附录五103附录六104附录七105基本资料整理零售业是一种满足顾客生活需要的业态，它本身不生产，也不制造商品，所有的销售都依赖于供应商供货，从而做到对顾客完整无缺的商品供应。目前国内的物流还未能发挥其应有的配送功能，而一家超市的供应商可能高达几百家，有的甚至高达千家。在此种情形下，一定要对厂商进行管理，否则业务的推动必定难行。一一一资料分类原则1类别资料的分类任何一个商场或连锁零售机构，在建立电脑管理系统时，首先该明确的基本资料，应该是商品的类别资料。当今的超级市场，经营范围非常广泛。而这些不同的商品，其特性又不一样，保存条件、贩卖方法、运输方法、处理技术、陈列要领也各不相同，所以需要依据这些商品的某些特性或用途功能，将近似的商品分门别类予以归纳，并利用编号原则，有秩序、有系统地加以整理组合，以便于管理运作，这便是分类的真正用意。在实际使用过程中，运用类别资料开展工作的人主要有两类，1业务人员通常会利用类别资料进行数据分析。2仓库管理、商场管理人员以及财务人员等会利用该部分的数据展开管理工作两者对于数据的精度要求也不尽相同。这就要求类别资料具备有一定的层次结构，以符合实际工作的需要。一般而言，超级市场的商品可以划分成为大、中、小三个分类层次。整个商店的商品由几个大分类构成，而大分类则是由数个中分类构成，中分类则由数个小分类组成，小分类则是由几十个甚至几百个单品品项构成。层次关系见下图、1、101、10101、10102、102、103、10301、10302、10303、3、4分类的层次关系图1一大分类的分类原则大分类通常依商品的特性来划分，如生产来源、生产方式、处理方式、保存方式等，类似的一大群商品集合起来就是一个大分类。例如水产就是一个大分类，原因是这个分类的商品来源皆与水、海或河有关，保存方式或处理方式也皆相近，所以可以归成一个独立的类别。但在某些包含百货业态或面积较大的超市中，由于考虑到要设置多个管理部门，将商品配属于不同的部门，进行分部门的管理考核，故大分类也会按照商场的区域或不同的管理部门进行划分。2一中、小分类的分类原则A功能、用途商品在消费使用时的功能或用途区别比较明显时建议以此为依据进行中小分类。例如在“百货化妆”这个大分类中，先以化妆品的不同用途进行初步分类，分为唇部、眼部、面部等几个中分类；而面部化妆品根据其具体的功能细分为粉条、粉底液、粉饼等小类。B制造方法有些产品的功能和用途接近，如食品类可以说都是食用，但其加工制造方法一般都有着比较明显的区别，所以可以依据制造方法的不同进行分类。如对乳品的分类可依据其是否加工方法为鲜奶、发酵奶、调味奶、奶油等。C商品产地有些公司在经营策略中希望将某些商品的特性加以突出，但又必须特别加以管理，因而以商品的产地来源作为分类的依据。例如以进口和国产对货品进行划分是根据消费者的习惯消费心理为依据，凸显产品的产地附加值。D规格包装同种产品由于包装的不同而对其的运输、存储、考核等管理方面有很大不同则以此为依据进行分类（一般指散装、袋装）。例如散装的米、面、豆相对于袋装的货品管理有很大不同，则一般会单独列出来形成几大类。E商品成分指依据产品的成份进行区分。譬如罐头类中的某些商品可以由水果、鱼、肉等各种不同原料制作，在考虑对罐头类商品进行进一步细分时，可采取此种的分类方法。其它可能还包括商品的性质、尺寸等等的分类原则这里就不做一一的评述了。3一类别资料整理及建立的提示注意点不同的大分类方式将给卖场管理带来不同的变化和新的量化考核标准，因此卖场管理者应慎重考虑自身管理模式，结合现有的商品分类标准，为商品制定出一个最为根本的大分类标准；而中分类及小分类，主要是给管理者提供更为精密的信息，而且两者之间的分类方式和原则可以互通，其影响性较大分类要小的多。在整理类别信息过程中，我们有以下建议A大分类的划分最好不要超过10个，这样较易管理。B中类和小类的细分程度最好不要超过7个，便于使用人快速检索C以数字2开始的类别应尽量跳过，以避免自编条码在使用过程中（瑞星系统一般对生鲜类商品条码使用2），发生不必要的麻烦。D类别的层次应控制在24层为宜，少了则没达到协助分析的功能，多了则显的过多过烂，造成使用复杂。2厂商资料的分类零售业是一种满足顾客生活需要的业态，它本身不生产，也不制造商品，所有的销售都依赖于供应商供货，从而做到对顾客完整无缺的商品供应。目前国内的物流还未能发挥其应有的配送功能，而一家超市的供应商可能高达几百家，有的甚至高达千家。在此种情形下，一定要对厂商进行管理，否则业务的推动必定难行。1一供应厂商的分类与编号超市所贩卖的商品范围非常广泛，故应对供应商进行分类管理。通常超市对供应厂商进行分类管理时应给予每一厂商一个代码，以便于电脑管理。总体讲来，决定供应商编码的因素有以下几项A所供应商品的特性（类别性质）譬如依照所提供的商品所属类别，将供应商分成诸如生鲜类的供应厂商、日配类的供应厂商等等，再依据编号规则将类别属性包含在供应商编码中，给予厂商一个唯一的编号。这种编号可根据需要设置为46位。B所供应商品的管理部门（部门性质）譬如依照对所提供商品所属管理部门的差异，将供应商分成诸如生鲜部的供应厂商、杂货部的供应厂商等等，再依据编号规则将部门属性包含在供应商编码中，给予厂商一个唯一的编号。这种编号可根据需要设置为46位。C所供应商品的经营方式（经营方式）。一个供应商所提供的商品，如果有多种不同的经营方式，譬如某供应商既提供经销商品，又提供代销商品，则应考虑为该供应商签署两份合同，保证每个供应商只有一份有效合同。这样做的目地是由于财务只关心供应商的付款方式和费用，对供应商的商品合同明细不感兴趣，为了便于财务结款报表的核对，避免分单造成的单据核对困难，建议保持一个供应商只有一份有效合同。D所供应商品的进项税率（税率性质）。由于商品的进项税率的不同，将直接导致财务在制作进货凭证时的分单方式，所以在某些状态下也会考虑，将商品的税率作为分类的一个因素，但由于该因素的稳定性的关系，应用并不广泛。注意在对供应厂商进行分类编号时，尽可能按上述的因素来进行编号的分类编制工作。如同一个供应商提供了多种商品，而这些商品在上述因素上存在不同，所以该供应商编号也将有多个，用来保证今后在进行账务处理时处理过程相对单纯。在下面的例子中将讨论，由于商品的类别性质或部门性质的差异，导致的供应商编号在编号方式上存在的差异。例如有某个供应商它的唯一流水号为，该供应商同时向、部门（或类别）提供各种不同的商品，此时供应商的编码可能会出现以下组合分类号流水号供应商供应商供应商2一供应商基本资料档案的整理及建立当允许一个新的供应厂商的商品进场销售时，必须事先给该供应厂商设立基本资料档案库，详细注明包括公司名称、地址、电话、法人代表、注册资本额度、营业执照、营业额等信息，建立成供应厂商基本资料卡，由系统存档并加以合理管理，以便随时可以查阅。3商品资料的分类判断一个卖场的管理是否具有超前性及领先性，首先必须看其是否启用了完善的单品管理体系，由此可见，单品化管理在零售业的内部及外部管理中起着至关重要的作用。而推行单品化管理的前提是，要求对所有商品能进行一一区分，而现实状况是由于生产商和采购渠道的问题，利用商品的条码进行商品区分存在一定的问题。为了能解决这个问题，一般由商场自身对商品进行统一的编码，所采用的编码长度一般为6码、8码、9码（这是由于6码、8码、9码加一位校验位长度分别为7，9,10和常用的条码长度冲突较少）。不过在进行大规模的商品资料整理之前，我们建议您先作如下几项考虑根据卖场的实际情况及商品布局，确立标准的商品编号体系；明确所处理的商品是否为新品，如确认该商品确实是新品后，应对该商品按稳定的编号法则进行商品编号；对于每个新品均应为其设定适当的销售管理方式，确定后才能录入系统；如确认该商品在系统中已经存在，则应判断是否要对资料进行修改。在这里，我们提醒您对于新品的增加工作一定要慎重，如果发生同一商品被多次编号录入系统，将直接危害订货、进货、销售、分析等工作环节造成库存数据的混乱，和分析数据的失效，为卖场管理带来若干不可预计的“后患”。1一商品编号的原则、商品编号的最终目地是要使商品变得系统化、易于理解、便于管理，在实际使用过程中，视企业的规模和性质而定。但编号最好能预留空间，以便企业业务发展扩大时编号能随之扩充。一般的超市使用6码较多，8码和9码次之。A6码的编码原则类别号流水号6位商品编码法采用6位商品编码，第一、二位为类别编码，最多可以使用99个大分类，后四位为流水号。采取这种编码方式，每个大类最多可以有1000010000100000000个商品，每个商品具体属于那个子分类，还要根据商品资料实际所对应的类别编号。B8码的编码原则大分类中分类流水号小分类8位商品编码法采用8位商品编码，第一位为大分类，最多可以有10个大分类；每一大分类可以有100个中分类，每一中分类可以有100个小分类；后三位为流水码。如果要用到10个以上的大分类时，可以使用9码的编号方式。用到10个以上的大分类时，可以使用9码的编号方式。2一商品编号的管理与维护经过一段时间后，可能会因旧商品的淘汰、新商品的引入而增删某些编号，因此编号的使用与维护十分重要。A分类编号的连贯性与完整性新增商品时，商品是否正确归类相当重要，因此编号时要注意到连贯性与完整性，切勿随意穿插。B固定时间删除不用的号码，并加以登录管理对于要清除的商品，最好能在某一固定时间将其货号剔除，不可不定时地任意删除，以免造成整套编号混乱地情况。如每月月底删除一次，或半年删除一次均可。而删除地号码必须登录起来，一旦引进同分类地新商品时，这些货号便可以优先利用。C由专人从事商品分类、编号及维护管理的工作由专人负责商品地分类和编码，较能使分类与编码地理念得以连贯和延伸，系统管理也才能维持地较好。因为若由不同地人来作，可能由于个人对商品地概念不同而有不同地看法，容易产生混淆。D分类要预留增设的空间说明在系统中对于编号的处理，多采用的是ID编码的方式，这种方式将编号内部ID同编号进行关联，对用户而言ID编码是透明的。但要注意的是，正是由于这个原因，导致编号一旦被删除，即便进行了重建，重建的编号同原来的也一致，但由于编号的内部ID编码不同，因此对系统而言它们是不同的商品。一一一商品附属特性1销售方式1一一般销售方式原始定义拥有固定的销售数量单位和固定的销售价格，在销售过程中以销售数量进行销售统计，销售总额固定的销售价格销售数量2一单价开放某些商品由于销售价格波动较大，或该商品是个类别商品（即一个商品编号，要完成多个不同品项、价格的商品销售任务，一般为不记库存商品）时，可以考虑将商品设定为单价开放状态，即可由前台自行输入商品的单价，并进行销售动作。3一记重销售方式原始定义拥有可变化的销售数量单位和固定的销售单价，在销售过程中以销售数量进行销售统计，但销售数量销售总额/销售单价条码的构成参照商品特性、条码特性中的生鲜条码4一记价销售方式原始定义假设某个商品具有固定的毛利率，也就是说每个单位元，都具有固定的成本，譬如定毛利率定义为20的话，则商品的平均进价为08，即单位元商品的成本是08元。在这种状况下，销售数量销售总额；销售成本销售总额（1定毛利率）。条码的构成参照商品特性、条码特性中的生鲜条码条码的构成参照商品特性、条码特性中的生鲜条码2库存统计方式1一是否记库存某些商品由于其采用“租赁”的管理方式，即商场只是统计商品的销售金额，并对照“租赁合同”的相关条款，通过销售金额同抽成保底间的关系，来进行销售收入的分帐行为，此类商品都不必进行库存的管理工作。2一核算商品某独立商品同另一个独立商品，在销售过程中存在数学上的简单对应关系，则我们可将其中的一个商品作为另一个商品的核算商品，将两个商品通过核算关系换算成一个商品，达到简化管理工作的目地3商品特性1一条码特性超市现有的前台收银POS系统，几乎完全仰赖于完整的单品化信息，而这恰恰是通过商品外包装上的条码来体现的。根据商品性质的不同，每一单品都有其独一无二的条码身份。当然，由于供应商的不同、商品产地及销售区域的不同、换季因素、换包装因素都有可能造成一个单品存在二个以上的条码。因此，这就要求商场管理者对于商品的条码进行适度的管理，确保商品的正常销售和流通A条码类型商场内常见的商品条码体系范例项目类别条码名称适用分区条码体系1EAN标准码（13）一般食品、杂货等F1F2M1M2M3M4M512345C/D国家代码厂商号码商品号码检核码2EAN缩短码（8）包装面积小的商品F1F212345C/D国家代码商品号码检核码3UPCA（12）美国进口的商品0M1M2M3M4M512345C/D前置码厂商号码商品号码检核码4UPCE（7）美国进口的商品012345C/D前置码商品号码检核码5PLU6店内条码商品编号定义为6位长度的自治条码000000123456C/D前置码商品号码检核码6PLU8店内条码商品编号定义为8位长度的自治条码000012345678C/D前置码商品号码检核码7PLU9店内条码商品编号定义为9位长度的自治条码000123456789C/D前置码商品号码检核码8生鲜条码1电子称PLU编号为5位长度的自治生鲜条码2X12345XXXXXC/D前置码电子称PLU编号商品的价格或重量检核码9生鲜条码2电子称PLU编号为6位长度的自治生鲜条码2123456XXXXXC/D前置码电子称PLU编号商品的价格或重量检核码B一品多条码定义同一个企业生产的同一个商品，由于其生产单位的、所注册的国家或地域的不同，造成产品的条码不同。一般而言，该商品的生产企业，会对此类商品的销售范围按地域进行限制，但在某些情况下，也确实会发生此类商品在商场中出现。例如以可口可乐为例，上海产的可口可乐，同杭州产的可口可乐同为一个商品，但由于其产地和制造商的差异，造成其条码的不同，但我们在商品编号时，可以将起编成一个编号。A扩展状况一由于商品进行季节性包装掉换工作，在掉换包装的同时将商品的条码也进行了变更，但商场将此类的不同商品视为同一商品，按一品多条码进行了处理。好处合并成一个商品后，减少了临时性包装掉换对商品编号资源占用的情况，减轻了资料整理工作量。坏处由于偷换了概念，造成了库存管理的麻烦，不同的包装却是同一个商品编号，对库存管理和盘点工作带来麻烦。B扩展状况二由于商品进行促销活动，造成商品的规格发生变化（加量不加价），同时商品的条码也进行了变更，但商场将此类的不同商品视为同一商品，按一品多条码进行了处理。好处合并成一个商品后，减少了临时性规格掉换对商品编号资源占用的情况，减轻了资料整理工作量。坏处由于偷换了概念，造成了库存管理的麻烦，不同的规格却是同一个商品编号，对销售、库存管理和盘点工作带来麻烦。C扩展状况三由于某些商品非常相似，只是外包装或口味有些许差异，但商场将此类的不同商品视为同一商品，按一品多条码进行了处理。好处合并成一个商品后，减少了临时性规格掉换对商品编号资源占用的情况，减轻了资料整理工作量，同时合并后，不再需要进行细分的销售和库存管理，减清了库存保管和盘点工作强度。坏处由于没进行进一步的细分工作，在进行销售统计，要货发货等动作时会引起一定的麻烦。譬如以箭牌口香糖为例，一般商场该商品的销售单位较小，若按“黄箭”“绿箭”“兰箭”将其分成三个商品，则有可能加重日常管理工作的工作量，但若将其作为一品多条码进行处理，日常管理工作可能得到了简化，但在进行要货、出库、销售分析、库存明细统计等动作时，由于无法区分三种口味，会带来一定的麻烦。2一规格和包装属性A一品多包装定义同一个商品由于其可按照不同的包装规格进行销售，而且销售的价格也可能不存在内部的数学联系，此类商品的定义可以被视为一品多包装。可以用建立核算商品的方法解决该问题。譬如单罐的可乐和成箱售卖的可乐就存在此类问题。4经营方式1一经销方式定义供应商将商品提供给商家后，商品的所有权发生了完全的转移，即商家对商品即有所有权又有管理权，在这种经营方式下，商家与供应商间关系相对简单，结款通常也采用“帐期”的方式。优点此类结算方式流程简单，对从其它部门获取数据支持的依赖性较小，易于进行付款的核对与调整工作。缺点由于经销商品多按帐期进行结款，在商场内部管理制度还未完善之前，较容易发生商品的周转期大于付款帐期的问题，造成商场资金被无效占用。2一代销方式定义供应商将商品提供给商家后，商品的所有权发生了部分的转移，即商家对商品仅具有管理权，供应商对商品仅具有所有权、定价权，（按照商品库存管理原则进行权利划分）在这种经营方式下，商家与供应商间关系相对复杂，结款通常也采用“月结”“以销定结”的方式，以期间销售商品进价总额进行结算。优点由于采用以销定结的方式，商场避免了因周转率控制不稳定而导致的，商品的周转期大于付款帐期的问题，避免了流动资金被无效占用的情况。同时代销方式是各种经营方式中，对商场约束最少的一种。缺点由于双方相互的约束较少，造成商品的货源、品质、进价往往得不到稳定的保障，同时在结款过程中，除要对进货数据进行统计外，还有参照销售数据，工作量较大，工作环节多，出错的可能性大，并且由于环节多，整个工作的准确性相对较难保证。3一联营方式定义供应商将商品提供给商家后，商品的所有权发生了部分的转移，即商家对商品具有管理权、定价权，供应商对商品仅具有所有权，在这种经营方式下，商家与供应商间关系相对复杂，结款通常也采用“月结”“以销定结”的方式，并按照商品的期间销价总额，以及合同约定的扣点进行结算。优点由于采用以销定结的方式，商场避免了因周转率控制不稳定而导致的，商品的周转期大于付款帐期的问题，减少了流动资金被无效占用的情况。缺点在结款过程中，除要对进货数据进行统计外，还有参照销售数据，工作量较大，工作环节多，出错的可能性大，并且由于环节多，整个工作的准确性相对较难保证。4一租赁方式定义商品的管理权、定价权、所有权都归供应商所有，商场只是完成对商品销售金额的明细统计工作，在这种经营方式下，商家同供应商间的关系最为简单，即供应商租借商场的场地进行其销售活动，销售所得收入通过由商场管理的收银设备进行统计，在规定的期间后双方按照租赁合同中规定的，抽成保底系数，对销售所得进行重新分配。优点商场不必投入人力、财力进行商场管理工作，只需要向经营人提供经营场所即可，整体投入相对较少，管理侧重也同一般的临售商业管理存在差异。缺点租赁方式对经营人的控制较少，对一般商场而言，由于当今的低利润、向管理要效益的零售业大环境的制约，商场无法获得一个稳定的经济效益。对连锁单位而言，由于较难实现连锁管理，无法发挥连锁集团的效应，加之品牌也是种无形资产，租赁方式下商场是在依靠自己的品牌进行经营，品牌的维护成为经营中的重点，租赁方式对连锁企业的品牌造成影响的风险相对较大。5一总结综合上述的四种经营方式我们可以发现，经销方式对供应商和商家都有一定的约束，较容易达成双赢的目地，但由于商场经营的问题，可能会造成商品的周转期大于付款帐期的问题，造成商场资金被无效占用。所以在运用经销策略时应多考虑，将商品的订货量和销售周转相对照，减少周转期大于付款帐期的可能，为商场获得更大更稳固的利益。代销和联营的经营方式，由于对双方的约束都比较少，特别是对商场的约束，造成在商品谈判过程中，业务无法获得相对最优的成交条件，影响商场的毛利，但代销和联营的经营方式，又确实解决了商品的的周转期可能大于付款帐期这个问题。最后提到的租赁方式，显然又不太适合当前的零售业的大环境。客观的讲，不论使用那种经营方式，其目地都是在占用资金较小的情况下，更多的创造销售利润。而使用代销和联营的经营方式，来解决商品的的周转期可能大于付款帐期这个问题，显的有点不那么科学，其实质只是将责任转嫁到供应商身上，同时减少了公司的盈利，责任少了利益也小了。建议在能控制周转率的前提下，应尽可能的采用经销方式，通过对商品周转期的控制，达成向管理要效益的目地。一一一生鲜商品的管理生鲜经营是目前超市经营的热点，也是超市重要的集客手段，它不仅是超市新的利润增长点平均毛利率超过20，更是塑造店铺个性化和实施差异化竞争的重要途径。生鲜商品的管理可以反映出整个超市的经营管理水平，同时也是超市经营管理的难点问题之一。如经营得当，可以吸引大批顾客，带动其他商品的销售，并获得可观的利润；若经营不善，则会加大损失，增大成本，降低利润，从而影响整个超市发展。生鲜管理的要点在于控制产品的毛利率和损耗率，这也是生鲜管理的根本。其次要注意商品流转过程中与干货商品的不同之处，生鲜商品由于其本身的特点，在流转过程中会有一些特殊的处理方式。1生鲜商品的品类结构及其特点1一生鲜商品的品类目前生鲜一般分为三类一是初级产品类，包含蔬果VEGETABLEE门店收货人员验收生鲜商品，并按照实际商品填写永续订单；F如果商品的单价可以现场确认；核对永续订单和供应商送货清单帐务按照永续订单录入进货凭证将录入完成后的进货凭证同供应商进行核对核对无误后，送、收货双方在进货凭证上签字确认，并各留存一份，其余转财务G如果商品的单价无法现场确认；核对永续订单和供应商送货清单；核对无误后，送、收货双方在永续订单上签字确认，并各留存一份，供应商凭此联今后来对帐，换取进货凭证；帐务按照永续订单采用暂估的方式录入进货凭证，进货单价使用合同单价暂估；呆供应商来对帐时，采用暂估补单的方式重新制作正确的进货凭证；核对无误后，送、收货双方在进货凭证上签字确认，并各留存一份，其余转财务C提示注意点A生鲜的订货生鲜商品由于需要每日订货，若供应商每次送货都打印进货单的话，势必造成结算单据过多，不易管理。因此我们建议您采取以下两种方式1收货时做暂估进货单，然后按照指定周期将原暂估单作废、并根据原有暂估单生成新的可供结款的正式进货单；2进货时不作任何进货单，仅根据实际送货在门店作相应的收货记录，到指定周期再统一计算作单并以此单作为结算依据；这种做法，可以有效的减少因记录进货而数量极多的进货单据，从而利于单据管理；B生鲜的损耗因为生鲜商品本身的属性所限，它在运送途中势必会有一定的损耗，故在收货时，应该允许一定的数量偏差，并以实际收货数量为准；C完善制度生鲜商品极易损耗，故应该有一套有别于正常商品订货、进货的规章制度；4一赠品订货在某些特定的状况下，可能会发生供应商搭赠商品优惠商场的状况。此类商品可能有两种状况，一种是赠品是用于促销的道具，相消费人免费赠送，另一种是赠品是销售商品，将有偿的售卖给消费人。作为前者商场一般无需进行入库核算，只要进行库房保管即可（一般移交到服务台进行保管），对于后者商场要进行相应的订货入库动作，并考虑是否要对毛利产生影响的问题，因为如果商品的进价是“0”的话将发生单品毛利率迅速提升的问题。3订货量的决定订货量的决定非常复杂，但人为实际作业时却常依据经验法则。为避免错误、重复订货的发生，最好的方法是建立订货资料查询簿，以修正最低安全存量以及最小订货量，这样当有人员交替时，新任主办人员便可在很短时间内做好订货量的控制和管制。通常来讲，订货应考虑的因素包括每日销售量订货送达的前置期间送货周期最低安全存量陈列空间商品包装数量供应商最低订货量供应商最小配送单位等一般而言订货数量的预估方式主要有下列几种1一进销平衡法2一经验值调整法3一最高最低存量法4一安全存量法5一库存周期运算法库存周期库存数量/（销售总量/销售天数）订货数量期望库存周期（销售总量/销售天数）实际库存6一平滑系数预测法7一总结在实际使用过程中上述的方法并不是各自独立的，往往自实际情况中各种方法是相互结合，同时发生作用的，这就要求我们对用户的应用水平状况有个大体的了解，事先制定解决方案，并引导用户按照我们的方案进行运用。4提示注意点在进行订货作业时，除了要确定适当的订货商品、给出一个合理的订货量之外，确保订货数据的准确性也非常重要。在进行订货数据的录入时，我们提示您有以下几个注意点1一在确定商品订货规格时，必须明确商品的大包装与小包装之分，并且要统一商品订货规格（必须参考供应商的起订数量、起订规格），避免生成的订单供应商无法处理的现象；2一对存在大中小多个包装的商品，要识别是否在系统中属于换算商品以及相应的换算比例，在进行第一次订货之前，必须与供应商协调好订货及进货时采用的商品编码；3一为了更好的管理订单，便于与供应商进行对帐及结款。我们建议您在录入订单时，根据不同的类别与税率分开输入；4一订货单、进货单最好使用同一单号，这不仅便于使用人员的调阅与检索，也更容易管理单据；5一对于一品多供应商的商品，在进行订单输入时必须确保正确的供应商。一一一预报处理流程使用预报单的目地，主要是便于商场事先安排收货人力，并在收货前做好单据的检查工作，避免供应商在送货过程中有多送或送错等状况发生。实际过程一般为，订单在经过审核后，会以预报单据的形式提前告知门店收货人员，在什么区间之内、会有那些供应商要来送货、其最晚的送货时间是何时，这些供应商将送哪些商品以及多少数量至门店。收货时，门店收货检验人员将以此作为基本数据与供应商实际所送商品进行核对与检验。1预报单的两种使用流程1一预报进货缩简流程调阅预报单审核预报单生成进货单解释说明订货单在进行审核过后，生成未经审核的预报单；供应商送货时，门店收货人员根据其所持的订货单调阅相应的预报单；找到相应预报单后，审核该预报单；审核国的预报单将自动生成为同一单号的进货单；门店收货人员可在生成的未审核进货单内对实收数量及单价进行编辑；优点所在跳过验货环节，简化收货流程缺点所在减少了收货过程中的验货关，增加了错单的可能性2一预报进货标准流程调阅预报单进行验货作业生成进货单解释说明订货单在进行审核过后，生成未经审核的预报单；供应商送货时，门店收货人员根据其所持的订货单调阅相应的预报单；调阅到相应预报单后，对其进行验货作业；在验货作业界面内，对实收数量、单价进行修改；验货作业完成后，将自动生成同一单号的进货单优点所在在进货时设置了足够的稽查环节，能使门店进货保持较高的准确性缺点所在进货、验货环节较多，流程上过于繁复注意用户可根据自身的业务流程需要选用其中的一种方式。2一般商品的标准验货收货流程1一流程说明A供应商根据门店订货单送货；B门店收货人员依据订货单中的订货数量进行收货检验作业；C收货检验人员调阅系统预报单，以确认供应商订单的有效性及时效性；D收货检验人员根据供应商所持的订单验收商品数量、品名、规格、型号是否相同，扫描条码是否正确。对有问题以及规格、品名有误的商品做“不收货”处理；E核对无误后审核预报凭证，将其转为进货凭证；F审核进货凭证，打印出来后，收货、送货双方签字盖章予以确认；G进货凭证一式三联，供应厂商留存一联、进货门店留存两联（一联检验处留存、一联交财务部），以便日后作为对帐依据；2一注意事项遵守时间。参考供应商作业时间、交通路况、营业需要、出勤时间来制定进货时间，公告各方并要求遵守，如此作业才具效率收货检验人员执行进货作业时，严格遵循“先退货、后进货”原则供应商送货商品须与订单所述商品完全一致，否则收货方有权不予收货供应商送货时，必须订货单、送货单、发票等各种单证齐备商品应整理分类清楚，在指定收货区域验收3一流程图3紧急收货流程收货部根据订单编号打印商品验收单三联商品数量大于订货数量送货人持订货单、送货单和商品到收货下订货单传真到总部采购部商品进价调整商品验收要求1商品数量允许小于或等于订货数量。2商品价格不能改变。送货人、收货部验收商品，填写商品实数并在商品验收单签字。商品价格不一致商品预验收单一联到帐务商品进货单一联、商品验收单一联、及送货单财务审核记账帐务录入审核打印商品进货单三联，盖章商品验收单一联，及商品预验收单一联，收货部保存商品进货单供应商签字送货人持商品验收单一联，待换正式单商品验收单一联入库紧急收货流程紧急收货流程1一流程图4系统要求进货验货注意的重点1一商品条码商品条码的正确性、唯一性，是商品在系统中能得以顺利销售的保障。为了从根源上保证商品销售的高效、准确，所以在商品进货验收时，一定要利用系统进行条码验收工作。条码验收工作主要是，核对商品的实际条码，同系统中商品的条码是否一致，在核对的过程中如果遇到商品无条码、商品的条码为错乱条码或商品的条码印刷不当无法扫描的状况，可责成供应上进行条码的补贴工作，所粘贴的条码是由商场制作提供的，更据商品货号产生的店内码。如发生商品的条码重复的话，则要责令供应商给出合理解释，同时如还要继续收货的话，要将条码重复的商品全部找出，并对这些条码重复商品，用由商品货号产生的店内码，进行标签的重新粘贴工作。不过在粘贴自制条码的时候要注意，将重复条码遮盖掉，使原重复条码无法使用。2一商品包装、数量商品的包装和数量，是验收、收货的关键，验收的绝大部分目地，就是要保证商品进货数量的准确性。在验收过程中一定要注意商品的规格、包装，否则往往导致进货数量的记算错误。例一某商品的最小售卖单位是CM（厘米），也就是说商品在销售过程中，是按照厘米来记算销售单价和销售数量的。此时如果在验收进货过程中，发现在验收数据中，该商品的送货人、理货员与处长根据紧急验收申请单、送货单，验收商品，填写商品价格、实数并在紧急验收申请单上签字。帐务录入审核打印商品进货单三联，店长盖章紧急验收申请单一联到帐务紧急验收申请单一联，送货人待换商品进货单商品进货单、紧急验收申请单及送货单各一联门店保存商品进货单送货人签字商品进货单、紧急验收申请单及送货单各一联，财务审核记账门店注名原因，传真紧急验收申请单到采购部备案。送货人持送货单和商品到收货部、门店填写紧急验收申请单二联，处长与店长签字规格是M（米），则纵然供应商所送商品的实际数量同实物相同，但由于单位不同也将导致商品库存（数量、单价）发生混乱，此时应小心对待，保证库存单位同进货单位的一致性。例二有时收货部在商品收货时，是按照商品的包装件数来收货的，这时箱装规格就变的十分重要了。如有不慎，很容易发生由于箱装规格的差异，导致单据上的实收数量同商品数量不附，如果验收人员未及时发现，库存很容易发生错误。一般可要求供应商，在包装发生变化时应事先通知。3一商品单价、金额核对商品的单价和金额，有时也是验收、收货的一部分。此时验货人员不单承担了，对商品品质、数量等项目的验收责任，同时还担负着对商品进行与供应商间的进价确认任务。以后供应商将凭借这张有验货章的送货单，同财务进行结款工作。5几种不同的验货方式1一验货内容不同A仅以商品的数量为准说明指验收商品时，门店收货人员仅对所送商品的数量、规格、品质等进行严格检验，对于商品的进货单价及金额是多少，不予修改，也不对其进货金额部分承担责任；B同时以商品的数量和金额为准说明指验收商品时，门店收货人员除了对供应商所送商品的数量、规格、品质等进行严格检验外，还必须核验进货商品的进货单价与金额，以确保每一次进货的完全准确性，便于与供应商对帐结款；2一验货的商品性质不同A普通商品的验货普通商品的验货，参照上述标准的验货方法和注意事项，这里就不再多说了。B模糊商品的验货模糊商品的验货是指，某些商品在订货时已经明确了商品的进价、品项但数量并不十分明确。在验收过程中，指定的收货人员有权更据供应商的送货情况，改变相应的收货数量。同普通商品的验货不同，模糊商品在验货时实际收货数量，即可以小于订货数量也可以大于订货数量，但对订货单价无权修改，而普通商品在在验货时，实际收货数量只能小于等于订货数量。在实际操作时，由于此类单据比较特殊，往往由验货人直接在订货验收单据上进行手工修改，完成后由后台电脑维护人员，直接按修改后的订货验收单，在进货单据维护界面内以“供方直调”的方式进行数据录入工作。C永续商品的验货永续商品的验货是指，某些商品在订货时只明确了商品的品项，数量和单价并不十分明确。在验收过程中，指定的收货人员有权更据供应商的送货情况，改变相应的收货数量和单价。在实际操作时，由于此类单据比较特殊，往往由验货人直接在订货验收单据上进行手工修改，完成后由后台电脑维护人员，直接按修改后的订货验收单，在进货单据维护界面内以“供方直调”“暂估”的方式进行数据录入工作。D不记库存商品验货对于不记库存上的验货，主要是检验商品的品质，以及商品的条码，保证商品在销售过程中流转正常。一一一进货处理流程1进货凭证类型进货凭证是以通过记录商品进货为手段，直接对库存造成影响的一张，同帐务数据有直接关系的基本凭证单据。但即便是简单的这类单据，也存在着由于管理需要而导致单据细化分类的情况，进货单据中的二级凭证类型，正是系统提供给用户，进行进货单据进一步分类的手段。但这些分类方式，同帐务报表的设立存在着紧密的联系，所以较难调整修改，如确实需要调整，必须先对财务报表流程明确后，先制定整财务报表的调整方案，然后方可进行修改。一般而言常用的二级凭证类型有，“公司下拨”、“供方直调”、“商场自采”、“调往其它商场”、“其它商场调入”五种。1一公司下拨定义此类商品的进货一般是由公司总部或配送中心将商品送达，而且商品的进价一般由总部或配送中心确定，商场无权进行进价修改。由于一般状况下财务要单独统计这类数据，进行总部、配送同商场间的对帐工作，所以专门将这类数据通过二级凭证进行区分。2一供方直调定义此类商品的进货一般是由公司总部预先同供应商谈妥进货条件，商场更据自身需要或总部指令，按照总部下发的供应商商品进货条件，向供应商进行要货作业，最后由供应商将商品和送货单据一同送达商场。在这过程中商场无权修改调整商品的进价，单据金额的最终正确性由总部的财务进行最终确认，商场要保证的是商品规格、进货数量在单据中的正确性。在一般状况下要单独统计这类数据，以便将数据处理后交公司总部，由公司总部进行同供应商间的对帐和结款工作，所以系统专门将这类单据，通过二级凭证独立出来。3一商场自采定义此类商品的进货一般是由商场自行联系供应商，自行同供应商进行价格确认工作。在要货时，商场自主的按上述确认资料向供应商进行要货，最后由供应商将商品和送货单据一同送达商场。在这过程中，进货商品的金额数量都由商场自行核对确认，但最终的付款权可能在商场也可能归公司总部所有。在一般状况下财务要将这些数据单独罗列、汇总出来，便于对商场的资金使用进行预计。4一调往其它商场定义此类商品的进货一般是由于其它商场商品库存不足，而本商场库存较多时，将商品从本商场进行向其它商场进行调拨时，制作的特殊类型的进货单据，单据中的数量和金额由双方协商确认。在一般状况下，如果发生这种状况，则财务要进行额外的商场间调拨的对帐工作，所以会将这些单据利用二级凭证进行区分。5一其它商场调入定义此类商品的进货一般是由于本商场商品库存不足，而其它商场库存较多时，将商品从其它商场进行向本商场进行调拨时，制作的特殊类型的进货单据，单据中商品的数量和金额由双方协商确认。在一般状况下，如果发生这种状况，则财务要进行额外的商场间调拨的对帐工作，所以会将这些单据利用二级凭证进行区分6一总结进货单据的二级凭证分类的出发点主要是，按商场进货单据在对帐时，主体和客体是谁来进行分类，便于财务展开不同目地的进货核对工作。如要进行二级凭证类型的修改或添加时，应考虑上述的定义，否则的化很可能造成单据分类汇总方式的混乱。在今后的修改定版工作中，可以考虑添加单据的三级凭证类型和四级凭证类型，但一定要事先对凭证的分类法则进行确认，减少凭证分类发生混乱的可能。例如快讯进货方式在一般情况下，它的对帐方式同供方直调相同，主要的差异存在于结款过程中。这也就是说，快讯进货在对帐过程中无需进行分类，但在结款过程中则需要进行分类工作，所以若将快讯进货方式作为，三级凭证类型的一个子类型的话，那这个三级凭证分类的原则应该是结算类型。注调往其它商场和其它商场调入这类商品流转方式不宜多用，可能的话应该不用。这主要是由于，第一按照调往其它商场和其它商场调入二级凭证类型的定义，单据中商品的数量和金额由双方协商确认，所以在管理上存在较大的管理漏洞；第二这两种单据的实质都是公司内部调拨，同公司下拨相同。不同的地方是公司下拨是上级单位向下级单位进行调拨，而调往其它商场和其它商场调入却是，公司内部两个平级单位间的调拨。相对而言，上下级部门间进行数据核对的话，就好比一个树状结构，往往是一对多的状况；而同级部门间进行数据核对，就成了一种网状结构，形成多对多的情况。在一对多情况下，财务的工作是按数学级数上升，但在多对多的情况下，财务的工作则是按几何级数上升的，最终将造成管理上的麻烦。最后，如无法避免商场间商品调拨的话，建议采用“借贷”的方式，但借入商场在公司盘点日之前，要将所借入的商品，如数归还给贷方。2进货处理流程有关进货的业务流程，在前面的验货处理流程章节中已经进行了描述，这里就不在多做叙说了，在这里主要叙述的是商品进货在系统中的数据流程。1一进货单据的几个要点A时间记录进货单据中有多个时间字段用以记录单据的各种动作的发生时间，主要的有“记账日期”、“实际日期”和“审核日期”记账日期记录用户希望单据中的进货记录，在那一天对商场的库存发生影响，该日期受到用户关帐记录的影响。一旦帐务进行了关帐动作，也就是说对某区间的帐务数据进行了截断操作，则记账日期就必须大于，最后一次关帐记录所对应财务区间的中止时间，否则该单据无法进行审核生效。实际日期记录用户录入单据的实际系统时间（提供数据服务电脑的系统时间），可供用户进行日单据输入核对工作。审核日期记录用户录入单据的审核生效时间，可供财务进行记账区间转账附录制作的汇总条件。B审核关帐标记审核标记表示单据是否已经审核生效，如某单据已经审核生效，则该单据的任何内容都无法在程序中进行修改。关帐标记表示单据所属的财务区间已经进行了财务关帐工作，财务统计区间已经被彻底截断，单据已无法进行红冲。C红冲暂估标记是否红单表示单据是否是由红冲产生的红单。红冲标记表示该兰单是否已经被红冲过，如已被红冲则无法再次进行红冲暂估标记表示该单据是否为暂估单据。（参照暂估单的使用）2一进货造成的商品资料修改A更新进货商品的包装数量；B更新进货商品的保质期；C更新进货商品的最新进价；D更新进货商品的进项税率；E如果是首此进场更新进货商品的进场日期。3一进货对库存的影响进货单据在审核时，系统会自动在电子账簿中，添加进货单据所包含商品的进货记录，同时影响系统的商品库存。在下图中，所指定的记录就是进货单据在电子账簿中插入的记录，在记录中反映出了进货单据的编号、记账日期、收入数量、收入单价、收入金额等。3进货红冲流程1一进货红冲原理进货红冲的第一步是更据原单据产生一张相同的进货单据，但进货的数量和金额都进行了取负动作，造成产生了一张除进货数量金额相反外，其它均都相同的进货红单。然后系统对红单进行自动审核，通过向电子账簿添加红单中的进货记录，影响商品的库存状况，并将原来的兰单置为已红冲。此时红兰两张单据都存在于电子账簿中，且数量、金额相反，造成两张单据的效用相互抵消。最后系统又自动产生了张，同原来的进货兰单一模一样的、未审核的兰单，供用户审核修改用。2一进货红冲时机进货红冲只有在单据的发生时间点处于未关帐的时间段中才能进行。这是因为进货单在红冲时，红单的记账时间同原兰单的记帐时间是完全相同的，如果对已经进行过关帐动作的进货兰单能进行红冲的话，将导致关帐所产生的财务统计报表，同关帐期间内的进货汇总不平的状况发生，影响财务数据的严肃性。3一进货红冲对帐务的影响帐务在汇总进货单据时，应该对已被冲抵的兰单同红单进行过滤。因为该部分单据已经互相抵冲失效，所以在红冲后应对原兰单据进行作废处理，对新的兰单据进行整理留底，同时修改进货原始凭证的相关对应。这样做的目地是，便于在进行进货单据汇总、和生成转账附录时，进行上述数据同原始凭证的核对工作4一流程图5一提示注意点红冲前，必须与供应商确定单据是否有错，错误方是供应商方或是门店己方，单据的哪确认单据出错原因，提请相关主管，进行修改该进货单据已经被关帐该进货单据已经被关帐该进货单据未被关帐红冲原有错误进货单，并根据实际收货商