房地产开发有限公司档案管理制度.doc

房地产开发有限公司档案管理制度第一章总 则第一条为了加强档案管理、收集和整理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司发展中的作用，结合我公司实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称档案指我公司在工程建设、质量管控、销售招商、设备器械、人事、财务及培训、会议等工作活动中形成的对公司有保存价值的图表、文字、声像资料等不同形式的历史记录。第三条我公司各类档案是公司发展过程中各项活动的真实记录和反映，是全体员工的智慧结晶，全公司各部门和员工都有保护的义务。第四条为了维护档案的完整与安全，充分发挥其作用，由公司综合办公室对各部门产生的档案资料进行统一收集和集中管理，其它任何部门和个人不得以任何理由分散保管或据为己有。第二章公司档案管理机构及职责第五条综合办负责公司的档案统一管理工作，对公司各种档案进行收集、整理、登记、编码、立卷、归档管理。第六条公司各部门、个人根据制度规定定期或不定期将需归档文件交综合办统一立卷归档，任何部门和个人不得自行留存。第七条 档案管理人员的职责 1、负责公司文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 2、坚持平时整理。根据公司不同类别文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。 3、归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 4、在保管好归档案卷的同时，要注意文件材料的安全和保密。 5、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，要求能够实现快速、准确地查询所需档案。第三章 归档范围第八条 公司资料归档范围是指公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者相关政府部门下发的与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、信函、纪要、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影音资料等)。1、公司内部各项会议记录、会议纪要、决议。2、会同关系单位召开的工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。3、公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。4、各项规章制度。5、向主管部门请示的文件以及上级批复的各类文件。 6、各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告。7、工程建设底图、蓝图及文字材料。8、经批复的工程设计图纸及文字材料。9、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。10、宣传或反映本公司重要活动以及在外学习、考察时的影音资料。11、本公司获得的奖状、奖证、奖章、牌匾等奖品，包括上级领导或关系单位、个人提供的题词、书画、工艺制品等。12、各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许可证。13、本公司编辑、出版的刊物。14、本公司招聘、试用、转正、晋升、加薪等各类人事资料。15、有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。16、代理公司、招商部门制作的销售（招商）合同、营销计划、宣传广告及销售客户资料。第四章 归档要求第九条 凡公司发出的文件，由综合办负责收集，交由资料员归档。第十条 当一项工作已完成时，经办人需将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，主动送交资料员归档。1、无论是内部文件还是外来文件资料，事情完毕后，三日内原稿统一交由资料员归档，任何部门及个人不得自行留存。2、项目证件办理完毕后需两日内归档，综合办负责督办。3、工程图纸、工程标书等项目文件材料应在取得后及时分阶段、单项归档。4、员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后一周内归档。5、会计文件材料应在会计年度后由财务部门自行整理归档。6、变更、修改、补充的文件材料、内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料应在离开前全部及时归档。第十一条当一项资料由经办人交档案专管员归档时，应在档案交接表上登记并双方签名，并由综合办经理签字确认。第十二条 正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文应放在一起归档。归档的文件材料原则上应是原稿或原件，一般不用复制件。第十三条 归档的影像音资料应附文字说明。第十四条 同类的归档文件材料必须经过整理，原则上按文件的先后形成时间排列。 第五章 档案的借阅与复印第十五条 经有权审批人批准后，可办理档案调阅手续。档案调阅遵循授权有限的原则：1、总经理有权审批调阅公司所有档案。2、分管副总经理、总经理助理有权审批调阅分管工作的相关档案。3、部门经理有权审批调阅本部门相关档案。第十六条 调阅档案人如需外借档案，需在借阅登记表上签字、注明归还时间，并经有权签字人审批后方可借出。到期后，由综合办负责催还。第十七条 调阅者不得发生涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、调换等损坏档案行为。第十八条 确因工作需要复印、翻印档案内容的，必须经过批准后方可实施。第十九条原则上不允许外单位调阅档案。如确因工作需要调阅的，调阅人必须持有本单位介绍信，并报经总经理批准后方可查阅或复制。第六章 档案的保密管理第二十条 资料员和公司工作人员均应遵守保密制度，严格遵守保密原则，确保档案的安全。第二十一条 凡是调阅档案，必须经资料员提供，任何人不得直接查找。 第二十二条 借阅档案必须严格按照档案借阅程序办理手续，限期使用，按期返还，返还档案时资料员要认真检查核对，发现问题及时追查。第七章 档案的整理、保管和统计第二十三条 档案必须分门别类进行系统整理，严格按照其自然形成规律和内部的有机联系进行装订及登记，按照档案类别的编号及排列顺序，建立档案管理台帐。第二十四条 档案必须用科学的方法保管和保护，需建立电子文档及备份，最大限度地延长档案的保存和使用寿命。第二十五条 档案资料需单独存放保管，要防盗、防潮、防虫、防高温、防日光直射，室内严禁吸烟，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。第二十六条 每年要进行一次全面、彻底的清查整理工作， 做到帐、物相符，对破损、字迹褪色和载体变质的档案及时修补和复制。第二十七条 认真做好档案统计工作。对档案的收进、借阅、整理、保管等情况要严格登记，所有统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。第八章 档案的鉴定和销毁第二十八条公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定档案保管期限的原则是：凡是反映本公司主要职能活动的，对本公司有长远利用价值的档案，应为永久保存；凡是反映本公司一般工作活动，在较长期内对本公司工作查考有利用价值的各种资料，为长期保存；凡是在较短时间内，对