第十六章__出纳工作、会计档案管理和会计工作交接

第十六章 出纳工作、会计档案管理和会计工作交接,第一节 出纳工作第二节 会计档案管理第三节 会计工作交接,第一节 出纳工作 一、出纳的含义 二、出纳工作的内容 三、出纳工作岗位的设置和出纳人员的配备 四、库存现金管理制度 五、出纳业务的办理,第一节 出纳工作,一、出纳的含义出纳工作是指一个单位对其货币资金、有价证券、票据等进行收付、保管、核算及相关工作的总称，它是一个单位会计核算工作的重要组成部分。从广义上讲，无论是会计机构专设出纳岗位的货币资金、有价证券、票据等的收付、保管、核算，还是业务部门的货币资金收付、保管等方面的工作，都是一个单位的出纳工作。从狭义上讲，出纳工作仅指一个单位会计机构专设出纳岗位的工作。,第一节 出纳工作,一、出纳的含义出纳人员是指一个单位从事出纳工作的人员。从广义上讲，出纳人员既包括在单位会计机构专设出纳岗位上的工作人员，也包括在单位业务部门从事收银（收款）工作的各类工作人员。,第一节 出纳工作,二、出纳工作的内容一般说来，出纳工作的主要内容应当包括：（1）办理收付库存现金的交易或事项；（2）办理银行转账结算的交易或事项；（3）对库存现金、银行存款及有价证券等进行明细分类核算；（4）保管库存现金、有价证券、票据和印鉴等。,第一节 出纳工作,三、出纳工作岗位的设置和出纳人员的配备出纳工作岗位是单位会计机构内部办理出纳业务的专门岗位单位会计机构内部应当根据国家有关会计法律、法规、制度、规定的要求，结合本单位办理出纳业务的实际需要，配备必要数量的出纳人员,第一节 出纳工作,单位会计机构内部配备的出纳人员当具备以下基本条件:第一，要具备办理出纳业务所需的较高的专业政策水平和法纪水平。第二，要具备办理出纳业务所需的过硬的专业知识、技能和本领,第一节 出纳工作,单位会计机构内部配备的出纳人员当具备以下基本条件:第三，要具备基本的出纳安全工作常识和极强的安全意识第四，要具备与出纳职业相符合的工作作风和奉献精神。,第一节 出纳工作,四、库存现金管理制度库存现金管理制度的主要内容如下：1库存现金的使用范围(1)职工工资、各种工资性津贴；(2)个人劳动报酬，包括稿费和讲课费及其他专门工作报酬；(3)支付给个人的各种奖金，包括根据国家规定颁发给个人的各种科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；,第一节 出纳工作,库存现金管理制度的主要内容如下：1库存现金的使用范围(4)各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他现金支出；(5)收购单位向个人收购农副产品和其他物资支付价款(6)出差人员必须随身携带的差旅费；(7)结算起点（1 000元）以下的零星支出；(8) 中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。,第一节 出纳工作,四、库存现金管理制度库存现金管理制度的主要内容如下：1库存现金的使用范围(1)职工工资、各种工资性津贴；(2)个人劳动报酬，包括稿费和讲课费及其他专门工作报酬；(3)支付给个人的各种奖金，包括根据国家规定颁发给个人的各种科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；(4)各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他现金支出；(5)收购单位向个人收购农副产品和其他物资支付的价款；(6)出差人员必须随身携带的差旅费；(7)结算起点（1 000元）以下的零星支出；(8) 中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。,第一节 出纳工作,2库存现金的限额管理库存现金限额是指各单位为了保证日常零星开支的需要，按照规定允许留存库存现金的最高数额按照规定，各单位的库存现金都要核定限额。库存现金限额应当由各单位提出计划，报开户银行审批。经核定的库存现金限额，各单位必须严格遵守。各单位因业务变化需要增加或减少库存现金限额时，应向开户银行提出申请，经批准后再行调整,第一节 出纳工作,3库存现金收支的管理（1）一个单位在几家银行开户的，只能在一家银行开设现金结算户，支取库存现金，并由该家银行负责核定库存现金限额和进行库存现金管理检查（2）各单位收入的库存现金应当于当日送存开户银行，当日送存确有困难的，由开户银行确定送存时间,第一节 出纳工作,3库存现金收支的管理（3）各单位支付现金，可以从本单位库存现金限额中支付或者从开户银行提取，不得从本单位收入的库存现金中直接支付(即坐支)。（4）各单位根据规定从开户银行提取库存现金，应当写明用途，由本单位会计机构负责人签字盖章，经开户银行审核后，予以支付现金。,第一节 出纳工作,3库存现金收支的管理（5）因采购地点不固定、交通不便、抢险救灾以及其他特殊情况必须使用现金的，各单位应当向开户银行提出申请，由本单位会计机构负责人签字盖章，经开户银行审核后，予以支付现金。,第一节 出纳工作,4库存现金保管的管理不准用不符合财务制度的凭证顶替库存现金；不准单位之间相互借用库存现金；不准谎报用途套取库存现金；不准利用银行账户代其他单位和个人存入或支取库存现金；不准“公款私存”，即不准将单位收入的库存现金以个人名义存入储蓄；不准保留“小金库”，即不准保留账外公款；禁止发行变相货币，不准以任何票券代替人民币在市场上流通。,第一节 出纳工作,5国家鼓励减少库存现金的使用为了控制现金投放量，国家鼓励各单位和个人在经济活动中采取转账方式进行结算，减少使用库存现金。按照规定，各单位在销售活动中，不得对库存现金结算给予比转账结算优惠待遇；不得拒收支票、银行汇票和银行本票；购置国家规定和专项控制商品，必须采取转账结算方式，不得使用库存现金；各单位应当积极委托开户银行开展代发工资、转存储蓄业务。,第一节 出纳工作,五、出纳业务的办理（一）收付库存现金的交易或事项的办理（1）收入和付出库存现金时必须谨慎从事，要先点数再复点，要与缴款人或领款人当面点清钱款，要注意对票币的整理、挑剔和鉴别，防止发生差错。（2）为了确保出纳人员和库存现金安全，存取库存现金时一般应当由两人以上进行，数额较大时应派专车存取，必要时可要求单位安全保卫机构派员护送。（3）发生一切涉及库存现金收入的交易或事项，都应当开具有关收款的票据。除了从银行提取库存现金需事先开具现金支票等少数事项外，收入库存现金时通常应当先收款后开具有关收款的票据，并由会计人员审核后加盖本单位财务专用章等印鉴。（4）发生一切涉及库存现金付出的交易或事项，都应当具有相应的记账凭证及所附原始凭证。付出库存现金时应当先复核已审核签章的记账凭证及所附原始凭证，经复核无误后再付款。（5）收入库存现金时所填开的收款票据必须符合原始凭证的填制要求；付出库存现金时对记账凭证及所附原始凭证的复核，必须严格按照审核记账凭证、审核原始凭证的要求进行。（6）收入或付出库存现金的手续办理完毕后，应当在有关原始凭证上加盖“现金收讫”或“现金付讫”印戳。,第一节 出纳工作,（一）收付库存现金的交易或事项的办理（3）发生一切涉及库存现金收入的交易或事项，都应当开具有关收款的票据。除了从银行提取库存现金需事先开具现金支票等少数事项外，收入库存现金时通常应当先收款后开具有关收款的票据，并由会计人员审核后加盖本单位财务专用章等印鉴。,第一节 出纳工作,（一）收付库存现金的交易或事项的办理（4）发生一切涉及库存现金付出的交易或事项，都应当具有相应的记账凭证及所附原始凭证。付出库存现金时应当先复核已审核签章的记账凭证及所附原始凭证，经复核无误后再付款。,第一节 出纳工作,（一）收付库存现金的交易或事项的办理（5）收入库存现金时所填开的收款票据必须符合原始凭证的填制要求；付出库存现金时对记账凭证及所附原始凭证的复核，必须严格按照审核记账凭证、审核原始凭证的要求进行。（6）收入或付出库存现金的手续办理完毕后，应当在有关原始凭证上加盖“现金收讫”或“现金付讫”印戳。,第一节 出纳工作,（二）银行转账结算的交易或事项的办理货币的收付行为称为结算。结算分为现金结算和银行转账结算。现金结算就是使用现款进行的结算银行转账结算也称非现金结算、银行结算、转账结算，是指通过银行将款项从付款单位账户划转到收款单位账户的结算方式,第一节 出纳工作,（二）银行转账结算的交易或事项的办理（1）按照银行结算办法的规定，熟悉和掌握各种银行转账结算方式的适用范围、结算程序、基本规定和注意事项等。（2）办理转账结算的交易或事项，在银行开立的账户内必须有足够的资金支付。,第一节 出纳工作,（二）银行转账结算的交易或事项的办理（3）必须使用银行统一规定的票据和结算凭证。票据和结算凭证是办理结算的依据，必须按照规定正确填写，字迹清楚，印章齐全，单位和银行的名称写明全称，异地结算的应冠有省（自治区、直辖市）、县（市）字样。严禁伪造、变造票据和结算凭证。,第一节 出纳工作,（二）银行转账结算的交易或事项的办理（4）必须遵守结算原则，即：恪守信用，履约付款；谁的钱进谁的账，由谁支配；银行不垫款。（5）必须严格遵守银行结算办法的规定，不准出租、出借银行账户；不准签发空头支票和远期支票；不准套取银行信用。,第一节 出纳工作,（三）库存现金、银行存款及有价证券的明细核算库存现金、银行存款及有价证券的明细核算是通过设置和登记日记账形式进行的。库存现金日记账和银行存款日记账是由出纳人员按照交易或事项发生的时间先后顺序分别逐日逐笔登记库存现金和银行存款增加、减少及结存情况的订本式账簿,第一节 出纳工作,（三）库存现金、银行存款及有价证券的明细核算为了对股票、债券等有价证券进行明细分类核算，出纳人员应当在总账会计设置的有关总分类账的控制下，设置和登记有价证券明细账，并定期出具收、付、存报告单,第一节 出纳工作,（四）库存现金、有价证券、票据和印鉴的保管1库存现金的保管库存现金保管的责任人是出纳人员。出纳人员保管库存现金，主要应当注意采取必要的保安措施，保安重点是出纳办公室和保险柜,第一节 出纳工作,（四）库存现金、有价证券、票据和印鉴的保管2有价证券的保管出纳人员保管的有价证券，主要是指证明持有人债权或所有权，最终可以兑换成货币的债权或所有权凭证，包括国库券、地方政府债券、金融债券、公司债券和股票等。,第一节 出纳工作,（四）库存现金、有价证券、票据和印鉴的保管3票据的保管出纳人员保管的票据，主要是指空白支票和空白收据支票是银行的存款人签发给收款人办理结算或委托开户银行将款项支付给收款人的票据。空白收据一旦填写了有关内容并加盖了有关印鉴后，即可成为办理现金支付或转账结算的一种书面证明,第一节 出纳工作,（四）库存现金、有价证券、票据和印鉴的保管4印鉴的保管企业单位的印鉴包括会计机构需要使用的企业单位财务专用章、企业单位负责人名章、会计机构负责人或会计主管人员名章、出纳人员名章以及“现金收讫”、“现金付讫”、“银行收讫”、“银行付讫”章等等。,第二节 会计档案管理一、会计档案的含义和内容二、会计档案管理的基本要求三、会计档案的日常管理四、会计档案的保管期限及销毁,第二节 会计档案管理,一、会计档案的含义和内容会计档案是指国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织的会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位交易或者事项的重要史料和证据。,第二节 会计档案管理,各单位的会计档案一般分为以下四类：(1)会计凭证类，包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证；(2)会计账簿类，包括总账（含日记总账）、明细账（含固定资产卡片）、日记账、辅助账簿和其他会计账簿；,第二节 会计档案管理,各单位的会计档案一般分为以下四类：(3)财务会计报告类，包括月度、季度、年度财务会计报告及其文字分析和其他财务会计报告；(4)其他类，包括会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行存款余额调节表、银行对账单和其他应当保存的会计核算专业资料。,第二节 会计档案管理,二、会计档案管理的基本要求第一，各级人民政府财政部门和档案行政管理部门，应当共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。第二，国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严防毁损、散失和泄密。,第二节 会计档案管理,二、会计档案管理的基本要求第三，采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。,第二节 会计档案管理,二、会计档案管理的基本要求第四，我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业的会计档案，也应当按照会计档案管理办法和国家有关规定进行管理。第五，各单位的出纳入人员不得兼管会计档案。,第二节 会计档案管理,三、会计档案的日常管理各单位会计档案的日常管理工作，概括地说就是立卷、归档、保管、查阅。各单位每年在完成各项业务手续和账务处理程序后形成的会计档案，必须由会计机构按规定收集和整理立卷，装订成册，编制“会计档案保管清册”，归档保管。,第二节 会计档案管理,三、会计档案的日常管理各单位的会计机构应当定期对各种会计凭证分类整理，装订成册，并顺序编号，归档保管；年终应将已更换的各种活页账簿、卡片账簿以及必要的备查簿连同账簿使用登记表装订成册，加上封面，统一编号，由有关人员签章，与订本账簿一并归档保管；年终应将全年编制的财务会计报告按时间先后顺序整理，装订成册，加具封面，归档保管。,第二节 会计档案管理,三、会计档案的日常管理当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制“会计档案移交清册”，移交本单位档案机构统一保管,第二节 会计档案管理,三、会计档案的日常管理单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管；单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，,第二节 会计档案管理,三、会计档案的日常管理单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。各单位保存的会计档案不得借出,第二节 会计档案管理,四、会计档案的保管期限及销毁按照规定，会计档案的保管期限分为永久和定期两类，其中定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年、25年。保管期限的计算从会计年度终了后的第一天算起。企业和其他组织会计档案的保管期限见表161,第二节 会计档案管理,第二节 会计档案管理,对于保管期满的会计档案，不得随意处理，而应当按照以下规定程序进行销毁：(1)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制“会计档案销毁清册”，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。(2)单位负责人在“会计档案销毁清册”上签署意见。,第二节 会计档案管理,对于保管期满的会计档案，不得随意处理，而应当按照以下规定程序进行销毁：(3)销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。,第二节 会计档案管理,对于保管期满的会计档案，不得随意处理，而应当按照以下规定程序进行销毁：(4)监销人在销毁会计档案前，应当按照“会计档案销毁清册”所列内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁后，应当在“会计档案销毁清册”上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。,第三节 会计工作交接一、会计工作交接的基本要求二、会计工作交接的程序和内容,第三节 会计工作交接,一、会计工作交接的基本要求会计工作交接是指会计人员由于工作调动或者由于单位撤销、合并、分立等原因而离职时，将其所经管的会计工作全部移交给接管人员的工作,第三节 会计工作交接,会计工作交接必须按照以下要求进行：第一，会计人员调动工作或者离职，必须与接管人员在规定期限内办清所经管的会计工作的交接手续，未办清交接手续的会计人员不得调动工作或者离职第二，单位撤销时，必须留有必要的会计人员，会同有关人员办理清理工作，编制决算。未移交前，不得离职。接收单位和移交日期由主管部门确定。,第三节 会计工作交接,会计工作交接必须按照以下要求进行：第三