[行政公文]常用公文写作规范

常用公文写作规范,2012年3月29日,公文的概念,公文，全称公务文书，是指行政机关、社会团体、企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录事务作用的载体。,广义公文的范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查资料、记录、登记表册等。 狭义公文的范围包括通用公文和专用公文。,公文的作用,第一、指导作用。公文是上级机关对下级机关的工作进行领导与指导的一种工具，上级领导机关通过制发公文来部署工作，对下级的工作进行具体的领导与指导。,第二、管理作用。公文具有管理公务的基本职能，各机关通过制发公文来表达意图，传达、组织、协调、指挥、控制等各方面的意向，实现起管理职能。,第三 规范作用。首先，公文是法律规范的体现形式，而法律规范是人们的行为准则。其次，法律文件是我们进行各项工作、开展各项活动的基本依据。,第四 沟通作用。上下级或平行单位利用公文开展工作、交流信息。,第五 凭证作用。公文具有法律效力，可以作为办事的依据、工作的指针。俗话说：“按红头文件办事”就是这个意思。同时，公文也是机关工作的记录和保存。,公文种类（13种）：,命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,请示报告性公文是我们工作中常用的文体，属于上行文，即上报领导审阅的文件。小到物资采购申请，大到年度工作报告，都要用到这类文体。那么，如何写出一篇标准的请示报告性公文呢？这正是今天我要与大家共同学习的主题。,目 录,一、“报告”公文的分布详解与写 作要点二、“报告”公文格式学习三、“报告”常见问题的友情提示,一、“报告”公文的分步详解与写作要点,报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文，不要求上级批复。报告和总结、调查报告的写法大同小异。,1、【标题】：“事由+报告”2、【主送机关】 接受报告的直接上级部门，在标题下面一行顶格写起，加冒号。只写一个，如需同时送其他部门，应用抄报（在文末左下角写明）形式。,3、【正文】 A、总结性报告的正文写法：,（1）、情况简述：工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。开头主要交待报告的缘由，概况说明报告的目的、意义或根据，然后用“现将XX情况报告如下”一语转入正文。,（2）、成绩做法：这是主体。可以简要讲述工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。（3）、经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例已经理论分析。常常占五分之一篇幅。（4）、今后计划。往往写今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。,B、专题性报告正文写法：,（ 1）、概述情况。讲述工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。（2）、说明理由、做法和反映,或取得的成绩和经验，或分析存在的问题和原因，或说明工作做法，或写出员工反映。（3）、提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。,4、【结尾】 一般用“特此报告”、“以上报告，请指示”等习惯用语，有的不写。5、【印章、发文时间】,6、写作要点：（1）、部门及个人工作总结报告应符合总结性报告的写法；（2）、着重汇报某项工作或某个问题因符合专题性报告的写法；（3）、报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合；（4）、重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。,二、“报告”公文格式学习,三、“报告”常见问题的友情提示,1、字号：标题为小二宋体居中，如有副标题则为三号宋体居中；正文字体为宋体，字号为小四号，标题为正文之间空一行。2、正文内小标题的编号： 正文内一级 标题：一、二、三.；二级标题：1、2、3、.如有需要，可在一、二级标题之间增加使用标题(一)、(二)、(三)正文内小标题的字号与正文一致，字体可根据需要加粗。,3、版式：页边距：上下左右均为2cm; 行间距：1.5倍行距；字间距：标准； 页码：页脚正中。4、凡正式公文，装订是应距纸张左边线0.5cm距离处，垂直钉入两个书钉，且两书钉之间的距离恰在纸张三分点上。不可简单地在左上角倾斜装订一个书钉。,本人归纳公文中的一些容易忽视问题，与大家共享：,1、标题：习惯性的用“报告”，这是不符合公文写作基本格式的。常用规范报告的标题一般是“关于XXXX的报告”，标题要求可以一目了然的知道报告的基本内容，就是简明扼要的概况此项工作的目的。,2、主送机关：一是只写受文机关的名称，不写领导个人名字（领导特别要求的除外）；二是只能写一个主送机关（调查报告因为是知阅性公文，受文单位不特别明确，除了要求有主送机关的，可以不写主送机关）（讲通俗些：一心不能二表）；三是行文关系，只能逐级行文，不能越级行文（如要上报省政府文件，一般只能由市政府转报；比如站里上报了“管理处”，一般由管理处上报“梨温公司”）。,3、正文：对一项工作性的汇报情况，常犯口语话错误，这也是不可取。 情况报告叙事简单归纳：时间、地点、人物、事情。 例如：“我到车道看了看”，这是口语化的描述，改为“系管员/票管员到车道检查后发现.”更妥当些。 再举个常见的例子：个人档案一栏中的家庭成员，习惯口语中的“爸爸”、“老婆”、“奶奶”的称呼，正确的填写是：“父亲”、“妻子”、“祖父” （以婚姻法中规定的法律关系为准。）,公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主，据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆渲染、大量的想象，细致的描写，这些都是公文忌讳。 同时正文要做到逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并力求深刻。,4、称谓： 文件中称谓过于简单：例如文件称呼省政府为“省府”、检察院为“省院”这是不尽准确的，按照人们约定俗成的称谓，省人民政府应简称为“省政府”；“省院”一词容易引起歧义，也可以理解为“省法院”、“省医院”等，正确的简称应试“省检察院”。值得注意的是当前流行对领导人及其职务的称呼，往往省掉“长”字，如：把“范部长”写作“毛部”，把“陈处长”写作“陈处”，都是一种很不规范的做法；又比如我们习惯性口语中的“鹰西”、“鹰东”。如果用于口头语言当中，似乎未尝不可，无可厚非，但在正式的公文中是绝对不可以使用的。,文件称谓过繁：称谓过繁的表现主要是该简化的却不简化，给人累赘、拖沓。比如鹰潭管理处收费监控部给直属上级组织-梨温公司收费监控处的一份报告，按照习惯，主送单位可写作“收费监控处”即可，而写全称-梨温公司收费监控处，就不需要。文件称谓不明确：不明确的称谓，大都是由于随意生造而成的，使人不好理解。比如把“清理三乱办公室”叫做“清三办”。,文件称谓不统一：指在一篇文件中，同一个称谓前后不一致，以致造成称谓上的混乱。同一名称在同一文稿中不止一次出现时，应力求名称划一，防止前后不统一。 文件称谓因循守旧：文件中称谓因循守旧，是指没有根据客观实际情况的变换而改变，仍在沿用一些旧称谓。比如，把“星期几”写作“礼拜几”，将“韩国”写作“南朝鲜”等。公文中的称谓，要注意根据形势的发展变化而不断更新，不可因循守旧。,文件称谓不妥当：例如把国有企业的“总经理”、“董事长”以及一些“市长”、“县长”称为“老板”。正确的做法应当是本身是什么职务就写什么职务，在文件中不可使用“老板”、“老总”这些笼统含糊的称谓。,5、标点符号使用规范： 该用逗号用逗号，该用句号用句号。需要慢慢积累琢磨。要注意：转发上级或下级文件时，标题一般不用标点符号（有书名号的，取消书名号）；此外，标题中不要过多出现“通知”两个字，比如转发交通厅一个文件的通知，到管理处，可直接说转发交通厅XX文件的通知。,6、数字和计量单位使用规范。一般用阿拉伯数字。前后要统一，不能一时大写，一时用小写。,7、成文时间及盖章要求： 成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“0”成文时间右空4字。,单一机关制发的公文落款不署发文机关的名称，只标识成文时间，成文时间右空4字，加盖印章应上距正文一行之内，也