【人力资源精品文档】行政管理制度培训

行政管理制度,办公室管理规定会议管理规定电脑使用管理规定保密制度办公用品管理规定公司制服管理规定印章、名片、介绍信等对外广告宣 传管理规定其他规定,第九章 办公室管理规定,一、 服从上司公司员工必须服从上司的指令和安排，如有异议先执行后沟通。二、 员工礼仪守则1、形象礼仪规范1.1 凡公司职员必须仪表端庄、整洁。具体要求是：（1）头发：员工头发要经常清洗，保持清洁，男性员工头发不宜太长。（2）指甲：员工指甲不能太长，应经常注意修剪。女性员工允许涂淡色指甲油。（3）口腔：保持清洁，上班前不能喝酒和吃有异味的食品。（4）女员工上班时须化淡妆，给人清洁健康的形象；男员工要勤剃胡须、勤理发，以饱满的精神投入工作。（5）办公室人员必须按规定着装，内勤员工必须在早上9：10前穿好工服。工服要勤换洗，保持整洁。不得戴过多饰品，非工服员工须穿着职业装，不得奇装异服，不得穿牛仔裤、超短裙、无袖衫、吊带裙、运动鞋、拖鞋等。,（6）衬衫：无论是什么颜色，衬衫的领子与袖口不得污秽。（7）领带：男员工在外出前或要在众人面前出现时，应佩戴领带，并注意与西装、衬衫颜色相配，领带不得肮脏、破损或歪斜松弛。（8）周六或值（加）班日为便服日，办公室人员可以穿休闲装上班。禁止穿超短裙和无袖吊带衫。（9）对工作时间内衣冠不整和以上违规行为处以20元/次的罚款。1.2 进出房间时，要先轻轻敲门，听到应答再进。进入后，随手关门，不能大力、粗暴。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，应看准机会并说：“对不起，打扰你们的谈话”。1.3 走路时应尽量放轻脚步，遇到上司、客户要礼让，并含礼微笑，招呼问好。,2、办公要求规范2.1所有员工上班打完卡后，禁止在前台逗留、吃早餐，更不允许工作时间在前台高声谈笑，前台文员有权对此类行为进行制止。2.2上班时保持办公环境安静，严禁串岗聊天、大声喧哗、办私事、打瞌睡、化妆、看报纸等。2.3及时清理办公桌面的文件、物品等，保持整齐、洁净，禁止在办公室内乱贴乱涂。不得在桌面摆放与工作无关的物品。2.4严禁上班及加班时间在办公区域吸烟，以免影响他人健康；如确需要，请到室外或在小办公区域吸，违者将处以50元/次罚款。2.5严禁私自取用前台展示产品，如因工作原因需用，如：培训等，须先向前台文员提出申请，获得许可后方可登记使用。使用完毕后须将瓶身擦洗干净，按原规格装好后及时返回前台。否则，予以罚款50元/次。2.6员工接人待物应表现真诚、亲切，有礼有节，养成守时讲信用的好习惯2.7未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等，借用他人或公司的东西，使用后及时送还或归放原处,3、待客礼仪规范3.1客人来访先在前台接待区等候，待前台人员通知相关人员后可在会议室或接待区会客，但不得将客人带至座位工作区。3.2会谈结束后须将遗留在会议室或接待室的水杯、纸张、杂物带离；非因公不得带其他人员进入办公区域。3.3秉承诚信待客、顾客至上的宗旨，待客热情有礼，举止大方，谈吐文雅，不与顾客发生任何争吵3.4有客户来访时，应马上起身接待，并让座。3.5对事前已通知来的客户，要表示欢迎。3.6严格遵守约定时间。,4、电话管理规范4.1公司严禁各部门员工在上班时间内打私人电话；如有急事，通话不得超过五分钟，以免影响正常通讯往来；严禁煲电话粥，否则一经发现，罚款50元/次。4.2工作时间因私事打长途电话或非工作时间因私事盗打长途电话的员工，一经发现，将予以警告处分的处理，并在扣除所打私人电话费外，处以50元/次的罚款。4.3严禁使用前台电话、客服部传真机及直线电话，否则罚款50元/次。4.4电话卡人手一张，实行“谁领用，谁负责”，员工领用时办理签领手续，如有损坏或遗失，照价赔偿（25元/张）。4.5电话卡不得互借；员工下市场或离职时需将电话卡交回人力资源/行政部，否则按2倍的价格在工资中扣除。,4.6员工每月限额使用电话费，如有超出，则电话费自负，公司不再予以充值；美导100元/月，大区经理300元/月。4.7各部门员工均应树立节约意识，做到长话短说，最大程度的节约电话费。4.8电话管理员职责（1）电话管理人员对于电话的看管、私人电话的控制管理负责。如因管理不善而超支的话费由电话管理人员负责。（2）部门主管负责对本部门的电话费用的控制和日常管理。,5、前台产品管理规范5.1前台展柜是公司形象及各品牌形象的载体。前台展柜产品由行政部指定专人（前台文员）进行统一管理。5.2前台文员于每月月底对展柜产品进行盘点、整理；保洁员每周至少清洁2次展柜。5.3公司任何人员借用前台展柜产品时，必须到前台文员处登记，如能当即归还的，须口头跟前台文员说明；如发现未事先登记或口头说明而私自拿用前台展柜产品者，罚款50元/次。5.4各部门人员借用过程中，产品如有遗失，则由借用人按原价赔偿。5.5培训部如需借用前台展柜产品对员工进行手法训练或考核时，需由培训部老师将所需产品列明，并将清单交至前台文员处，由前台文员统一发放。实操完毕后，使用人员应将产品整齐、干净地放回到前台展柜；如在使用过程中，出现摔碎、损坏等现象，由当事人承当责任，照价赔偿。5.6公司人员不得拿前台展柜产品私用，特殊情况除外；如有发现私拿产品使用超过两次者，罚款50元，从工资中扣除。5.7员工发现产品有变质、溢漏、遗失等现象时，应及时告知前台文员，以便及时进行更换。,6、图书管理规范为了不断提高员工自身素质，营造良好的学习环境，公司每季度划拨一定的费用以购买工具图书，主要分为管理类、客服类、财务类、培训类及人事/行政类。为了对图书进行规范管理，特制定该制度。6.1各部门主管根据部门实际需求填写采购申请单报行政部批准后方可购买。6.2图书购买后统一交公司行政部编号，盖章归入公司财产，财务予以报销费用。6.3图书统一由行政部管理，借阅人须在行政专员处办理借阅手续，详细登记借出时间、借阅人、归还时间等。6.4每人每次限借图书一本，借阅期限最长不得超过15天，借阅期限到后，借阅人应亲自到行政专员处办理归还手续。如不能按期归还，借阅人须办理续借手续，续借期限最长不超过7天。6.5借阅人不得将所借图书转借他人，若因此造成图书不明流向，则由借阅人负责赔偿。6.6借阅人应爱惜所借图书，不得随意污损，如严重损坏的，则由借阅人按书价赔偿。6.7每月30日，行政专员须对所有图书盘点一次，如有图书流失，应及时查寻丢失图书，明确责任人，如确实丢失，需及时做出处理，由当事人按价赔偿。,第十章 会议管理规定一、目的：为改进工作作风，及时解决工作种各种问题和矛盾，缩短会议时间，提高会议的质量，特制定本办法。二、使用范围：本公司内部各类会议三、会议分类及组织时间：1、本公司会议共分为四大类，及司级会议、专业会议、部门会议、晨会等。1.1 司级会议：主要包括全公司管理人员大会，全公司员工大会，全公司技术人员大会及各种代表大会等。定每周三下午15：00召开公司经营管理会议（例会）。1.2 专业会议：系全公司的技术、业务会议（如经营销售分析会、品质分析会、新品研发会等）1.3 部门会议：各部门内部召开的工作会议。定每周一上午9：15召开部门例会。1.4 晨会：日上班时公司组织的形式简短的会议。由企业文化熏陶、晨操及重点工作问题反馈三部分组成。每周二、四、六上午9：10开始， 20分钟左右。1.5 例会：为避免会议过多或重复，全公司组织正常的会议及各品牌须公司解决讨论的会议等一律纳入例会召开，原则上要按例行规定的时间、地点、主题内容组织召开,2、 会议原则2.1凡列入公司计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集部门需提前1天报请人力资源部调整会议计划，未经批准，任何人不得随便打乱会议计划。2.2各部门会期必须服从全公司统一安排，各部门小会不应安排在全公司例会同期召开，（与会人员不发生时间上冲突的除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。 会议的基本流程：人力资源/行政部、会议主持人、召集部门及与会人员都应分别做好有关准备工作，包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，会议开始时先进行各部门（人）上周工作汇报与本周工作计划，后针对须解决的问题逐一落实，包括问题解决责任人、完成时间等，并由行政人员负责对会议问题责任事项的,四、会议要领：1、要严格遵守会议的开始时间。2、要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。3、会议主持人要把会议事项的进行顺序与时间的分配告知与会者。五、会议应注意的事项：1、发言内容不得偏离议题。2、 发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击。3、 个人发言时不可长篇大论，滔滔不绝或过于冗长。4、 不可取用不正确的资料。5、 不要尽谈些期待性的预测。,6、发言不可不懂装懂，胡言乱语。7、 尽量不要谈到抽象论或观念论。8、 发言的内容应该朝着结论推进。9、 主持人应当引导在预定时间内作出结论。10、讨论会议发言者不可过于集中于某些人。11、小组讨论会议不可从头到尾沉默到底。12、全体会议人员都应专心聆听发言。13、不可打断他人的发言。14、不可对发言者吹毛求疵。15、不能中途离席。16、在必须延长时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间，17、应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。18、应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。,六、会议纪律1、会议时间所有与会人员须提前5分钟到场，并在会议签到表上签名。2、遇司级会议应将手机暂时调至关机声状态，确有紧急事项须开手机时应将手机调至无声状态，接听电话时应轻声走到会议室外。3、原则上公司级会议不允许请假，如确因工作无法参加时应提前告知相关领导或会议主持人，会后须主动请示会议内容并按相关会议精神和指示开展工作。4、会议考勤将参照公司考勤管理规定执行。七、会议保密责任1、公司会议精神属商业秘密，所有员工均有责任保密（经领导同意须外传达的会议精神除外）。2、未经允许私自发布公司会议内容及会议决策事项时，一经查处，将给予严厉处分，并依据情节的轻重及造成损害的程度，予以追究泄密者的责任。,第十一章 电脑使用管理规定一、电脑主要指：主机、显示器、键盘、鼠标、打印机、以及所有的电脑网络产品和附属设备，各类应用软件等。二、管理责任1、局域网管理工作由公司策划部负责。2、局域网网络出现问题，策划部负责排除；各终端机因管理不善出现问题，策划部不能解决的，可报请公司人力资源/行政部外请专业人员来解决。策划部只负责微机维护员的技术指导。 3、公司各部门的电脑管理，遵循谁使用，谁负责的原则进行管理。4、各部门应经常检查本部门的电脑使用情况，负责电脑的安全使用、密码管理、电子邮件管理、防病毒管理、上网管理等，发现问题及时纠正。5、公司行政部对公司所有电脑及信息进行统筹管理，对公司所有电脑、设备进行登记、造册备案和维修；并且备有正版常用软件工具，比如杀毒软件、图形工具软件等。,三、电脑的使用和保养1、电脑操作规程：电脑开机时，应遵循先开电源插座、显示器、主机的顺序。每次的关、开机操作至少相隔一分钟。严禁连续进行多次的关机操作。电脑关机时，应遵循先关主机、显示器、电源插座的顺序。下班时，务必要将电源插座的开关全关上，节假日时，更应将插座拔下，彻底切断电源，以防止火灾隐患。2、长时间不用的电脑，应有防尘罩盖着，并应每半个月通电运行半小时。3、应对电脑及其设备进行保养清洁，使之不能有灰尘，电脑不能放在潮湿的地方，应放在通风的位置。4、需保存的信息，除在硬盘保存外，还应进行光盘备份，以免电脑坏时所有的资料丢失。,四、打印机及外围设备的使用。1、打印机在使用时要注意电源线和打印线是否连接有效，当出现故障时注意检查有无卡纸。激光打印机注意硒鼓有无碳粉，喷墨水是否干凅，针打机看是否有断针。当打印机工作时，不要人工强行阻止，否则，更容易损坏打印机。2、软件系统的管理2.1公司各部门及员工应固定在某台电脑上建立文件夹或文档资料，不得随意在任何一台机上建立存档。2.2重要的部门或个人文档必要时需加密；对公司或个人的资料，未经允许任何人不得进行改动。2.3未经行政部允许其他人员不得随意动用前台电脑。 2.4员工不得随意浏览、打印、拷贝、删除任何文件；如市场人员确因工作需要相关文件，则需经过营销总监同意方可打印、拷贝。否则，处以50元/次的扣款。2.5公司各部门的重要操作系统，需由专人进行维护管理,五、电脑防病毒的管理。1、外来的磁盘，或对外报送的磁盘以及从外界录入信息的磁盘，一律要进行电脑病毒检测，在确保没有病毒时方可进入本公司电脑读取信息。外来的信息光盘，非经允许，不准在本公司的电脑读取信息，以防止病毒的入侵。六、上网的管理 1、由于工作需要须在网上查询、下载、学习等资料时，各部门应及时在人力资源/行政办理上网手续，申请或批准后方可开通网络。上网时禁止浏览色情、反动的网页。浏览信息时，不要随便下载网页的信息，特别是不要随便打开不明来历的邮件及附件，以免网上病毒入侵。2、上班期间不准使用私人QQ聊天、玩游戏或看电影,只能用公司专用QQ收传文件，如若发现视情节轻重罚款50-100元。,七、电子邮箱的管理1、公司将申请开通企业邮箱，并由公司市场部指定专人进行管理。2、任何人不得擅自更改邮箱的注册资料及密码，不得将密码转告他人。3、该邮箱仅供公司的相关业务使用，任何人不得利用其收发私人信件。4、各部门或个人应让对方发邮件时写明邮件的收取部门或个人及内容名称。5、各部门及个人对重要的邮件需在收取的当日调取存入电脑。6、管理人员将每3日对邮箱进行清理，删除所有信件，其他人员无权删除，各部门及个人对部分邮件若需延长保存期，应提前通知管理人员。7、各部门及个人在未经允许下，不得打开其他部门或个人的邮件，更不得打开来历不明的邮件及附件。,第十二章 保密制度一、员工责任所有的员工和干部都应该遵守诚实正直的标准，一切以公司利益角度出发。员工必须严格遵守中国的法律法规，以及公司的政策、规定和程序。在任何情况下，不道德的行为和现象都是不可接受的。二、商业机密（所有正式和非正式员工自入职之日起均须严格遵守） 1、员工须保证在公司服务期间内及之后两年内对于公司认为是直接和间接秘密的任何专有数据和资料及其他业务资料（以下简称“保密资料”）保密，而不向任何第三方或第三者（包括履行其业务不需要知道的公司其他员工）透露保密资料。公司已经签订或将来可能签订的任何合同资料，以及员工在培训期间获得的技术和商业资料应被视为保密资料。 2、员工进一步保证不将保密资料或其任何部分用于公司需要的以外的任何目的。 3、任何因工作需要而接触到属于公司保密资料的员工，有责任和义务将相关资料保管好或交给相关主管，任何人员私自存档（任何形式）或保留的均以违反公司保密制度处罚,三、利益冲突 1、所有员工必须避免所有引起或可能引起他们个人利益与公司利益发生冲突的情况。2、员工不得加入任何与公司有直接或间接的业务机构，或未经许可，利用工作以外的时间向第三者单位提供任何服务。3、本公司员工如在聘用期内被其他公司聘用（聘用包括全职、兼职、临时、自由服务或咨询服务），属于严重违反公司的制度，可作为解雇的理由。4、员工不得赠送或收受与公司业务有关的钱财和其他礼品、个人好处或物品。（正常接受的应在小时内将物品上交至人力资源行政部）5、具备良好的职业道德，严禁泄露和出卖公司的业务信息，严禁私自在外进行业务及收取个人回扣。,四、保密范围 1、公司保密制度分三个等级：绝密、机密、秘密； 1.1 下列内容属于公司的绝密，由总经理和相关部门经理保存。 （1）公司发展的远、中、近期规划资料及情况；（2）经理级会议所作的有关经营策略；（3）财务运作的一系列报表、资料、帐目；公司的债权、债务、资金的实有及流向情况。（需董事总经理授权）（4）公司对外招标的和其他在招标时对谈判对手需要保密的资料。（5）公司对外谈判的方法、策略、价位及其他应对谈判对手保密的资料和情况。（6）公司重要的经济合同数、意向书、协议书、备忘录等。（7）公司经营财务状况、利润状况、生产状况等资料及情况。（8）公司规定的其他属绝密的内容。,公司绝密的知密人员：总经理、营运总监、涉及品牌的品牌经理、授权的人员和其他非知密而不能完成工作的人员1.2 下列内容属于公司机密：（1）公司所有受控的文件、资料等。（2）各种涉及技术的文件、数据、统计报表等。（3）公司干部业绩考核档案及情况。（4）业务部门签署的合同、采购合同等。（5）员工的薪资待遇、奖金等。（6）以公司名义下发的属机密的文件。（7）公司规定的其他属机密的内容。公司机密的知密范围为：分管部门主管人员和非知密不能完成工作的有关人,公司秘密的知密范围为：部门主管和非知密不能完成工作的有关人员。 1.4 严守公司保密制度的规定： （1）无关人员不得打听属于公司保密范围内的内容。（2）相关人员未经许可，不得向外界透露应当保密的内容。（3）必须及时归档的资料不得截留在本部门或某岗位。非公司需要不得以任何形式存档或保留。（4）留存于部门的资料，必须妥善保管，不得遗失。（5）属保密范围内的资料，未经许可，不得带出公司翻印、复印和摘抄等。,第十三章 办公用品管理规定一、目的 为了加强办公用品的使用管理，杜绝不必要的浪费，公司实行专人负责，并建立台帐，具体由人力资源/行政部统一管理。二、办公用品采购程序与相关规定 1、首先由人力资源/行政部行政专员会同各部门主管研究制定办公易耗品限额，要求严格控制浪费，人力资源/行政部每月上报办公易耗品管理报表。2、人力资源/行政部对基本办公用品品种、规格、档次等要进行相对稳定的规定，并造具成表，以便于购买。3、采购部负责办公用品的采购，行政文员负责办公用品的建账、保管和发放等工作。4、各部门须于每月25日前将下月办公用品需求的数量上报人力资源/行政部，由行政文员统计，人力资源/行政经理审核，报营运总监审批，贵重物品应报总经理审批。5、在不影响部门正常工作的情况下，采购部应在5天内将申请物品采购到位。6、采购物品应货比三家，若金额在500元以上的，至少有2家的报价。7、所有采购物品都应办理入库手续，并按有关规定发放。8、财务部门使用的票据等用品，由财务部门做计划，经部门经理或主管上级批准后自行购买，按规定办理入库手续。,9、固定资产与办公用品办理入库时，须凭发票或收据，在财务部登记入帐。10、人力资源/行政部每月将不同部门、品牌的办公用品和固定资产汇总统计交财务部备案，以便财务核算各部门经营成本。11、消耗品登记材料帐，并对领用做出记录。12、各部门对固定资产及低值易耗品的登记应保存账本和明确责任。13、各部门领取物料时，须在物品领用单上签字，方能办理领取手续，部分易耗品领用应凭原损害物交换，（如打孔机、订书机等），遗失由领取人或负责保管人赔偿。14、行政文员对入库物品要及时入帐，每月底上交盘点报表一次。15、各部门要节约使用办公用品，严禁员工随意丢弃、浪费、私用办公用品。对于圆珠笔、墨水、笔记本、信笺、信封等低值易耗办公用品，一律不准私用。否则，一经发现，以20倍以上价格对公领私用者进行罚款。16、离职交接表中文具、工具等移交或交回，须附入帐时的清单，由部门主管和相关责任人签名证明该员工在职期间的领用账目均与交回物品核对无误，否则，一经查实有误，由部门负责人和相关责任人负责。17、遇有固定资产遗失、损坏等，应在事发一小时内电话通知人力资源/行政部，购入金额在500元以上的资产应附书面说明，如因员工个人原因致使物品丢失或损坏的，应由员工个人全额负责，并由财务提供折旧金额，按折旧金额赔偿；因工作正常损耗的，经人力资源/行政部核查无误后，交由公司换新。18、员工对自己使用的办公桌钥匙或公司其他钥匙应妥善保管，离职时应交回公司，如有遗失或损坏的，每条处20元罚款。,三、复印机、传真机、电话的使用管理规定1、人力资源/行政部派专人负责管理、保养工作。2、正确操作办公设备，节约纸张，一般性资料纸张可重复使用。3、不得使用复印机、传真机复印、传真私人资料或与业务无关的其他资料，一经发现，罚款20元/次。4、复印机、传真机发生故障，由人力资源/行政部负责联系维修事宜。5、下班时，员工应将电脑、复印机、传真机等办公设备正常关闭，并保存文件，切断电源。一经发现下班后未关闭办公设备的，予以罚款20元/次。,第十四章 公司制服管理规定,一、公司所有员工制服的使用与管理，均以本本法为准。特殊工种的制服规定另行制定。二、本规定中的制服，是指公司统一确定款式的服装、配饰等，遵循品牌文化的需要而制作不同款式的服装，但须品牌内服装严格统一。制服分夏装和冬装两种。三、新员工自试用期结束之日起，配发公司制服。市场人员自下市场之日起，配发公司制服。四、制服配发一人两套，分夏装和冬装两式。因公司发展需要改变现有款式重新设计的，暂领适用为准。五、公司所有员工须穿制服（营运总监级别以上/策划部人员/试用期员工可除外），市场人员在市场因工作需要的任何时间都必须着制服，以代表公司服务人员的身份和形象。否则，遇任何领导巡查、客户反映等，一经发现，予以罚款50元/次；同时该员工直线上级负连带责任，予以罚款50元/次。六、制服的配发期限原则上为一年，自配发之日算起。但未到配发期，制服正常磨损不能用时不在此例。反之，到换发期，制服尚可穿用时，应继续使用。,七、遵守事项：1、未经人力资源/行政部经理许可，不得擅自改变制服的样式及配饰。2、不得典卖、让渡、转借本公司制服以及制服样式给其他单位（公司客户除外）3、制服应保持清洁，如有污损，应自费清洗和修补。4、制服如丢失或破损不能穿用时，应于当日报部门主管，呈报人力资源/行政部，不得以此作为不按规定着装的理由。5、制服丢失、失盗或破损时，如系个人原因，应由个人全额赔偿；如因工作正常磨损不能用时，可申请领用，以旧换新。6、职工对配发的制服，有保管、补修的责任，应尽量减少制服在非工作时间的损耗。,第十五章 印章、名片、介绍信等对外广告宣传管理制度一、公司印章由人力资源/行政部统一管理，印章每半年盘查