谈判准备的七大要件.doc

通过学习本课程，你将能够： 掌握谈判需要准备的要件； 了解如何建立良好的双边关系； 正确选择沟通的管道； 有效取舍和选择谈判的结果；谈判准备的七大要件一、建立良好的双边关系 双边关系是指谈判前和谈判后双方的关系。谈判前，如果双方有良好关系，谈判就可以迅速展开，减少沟通的麻烦；谈判后，如果双方建立了良好关系，就可以为今后执行谈判成果打下基础。双边关系对谈判的进程、成果以及双方未来的合作都有重要影响，因此人们特别希望谈判后双方能够维持良好关系。 1.两种关系的利弊 与谈判对手的关系，主要包括两种：熟人和陌生人。关系不同，谈判时会各有利弊。 陌生人的谈判分寸与陌生人谈判时，谈判的酝酿工作相对会长一些，信任的建立可能会慢一些，谈判者可以毫无顾忌，使出浑身解数，争取对自己有利的结果。 熟人的谈判分寸与熟人谈判，谈判的前期进程相对容易，但谈判者必须顾及双方的关系和面子，往往难以完全实现预设的目标。 把握心中的“天平”人的心中有一个“天平”，一边是交情，一边是要求，有什么样的交情就提什么样的要求，没有交情就无法开口。一旦提出的要求被拒绝，往往不会检讨自己的要求是否过分，而是觉得对方不够意思。2.关系的处理 图1 处理关系问题的思考方向 俗语说“买卖不成仁义在”，在谈判中要尽量将“交情”、“要求”、“面子”三者统一起来，防止对方利用交情提出过分的要求。如图1所示，处理关系问题时要注意几个思考方向： 简化交情在谈判中，如果对方利用双方的关系提出了过分要求，就要想办法简化交情，把私人交情和业务工作区别开来。 内外有别对内谈判跟对外谈判在处理方法、具体战术上可以不一样，但都要注意坚持原则，不能一味地退让，更不能放弃核心利益。 关系养护为了未来合作的愉快，谈判者需要养护双方的关系。养护关系的方式主要有以下几种：让步。从原则上说，不提倡用这种方式养护关系，因为这是一个高难度的操作，必须注意处理的艺术，否则很容易造成做很大让步而对方却并不领情的尴尬局面。 【案例】合理让步促营销日本某企业生产的面巾纸盒非常漂亮，但是只能装该企业生产的面巾纸。为了提高面巾纸的销售量，企业采取了让步养护关系的促销方法在超市里低价出售纸盒。顾客在购买纸盒后，不断购买企业生产的面巾纸。通过这样简单的方法，企业和顾客建立了长期的合作关系，有效提升了销量。 分享资讯与研究成果。这种方式的重点是想办法让客户跟自己一起成长，是值得提倡的方法。送礼。送礼的方法很多，但要注意的是，送出去的礼物一定要有特点，并且合乎自己的身份。 【案例】有特色的回馈客户台湾某公司在回馈客户时，采取了请专家为客户上课的形式，授课地点选在海边，让客户在接受知识的同时，可以享受大自然的风光。企业的这种方式受到了客户的广泛好评，业绩屡创新高。 可见，在进行关系维护时，一定要考虑多方面的因素，以免给对方造成不好的印象，造成得不偿失的后果。 二、选择合适的沟通管道谈判者不但要明确、清晰地表达自己的意思，还要懂得如何将信息准确地传递到谈判对方，让对方知道信息的来源，了解自己的意图。想要达到这个目的，借助合适的沟通管道是必不可少的。1.单管道与多管道沟通的管道有许多种，谈判者首先面临的问题是，选择单管道沟通，还是选择多管道沟通。谈判是一项千变万化的活动，绝不可以墨守成规，谈判者需要根据情况的变化进行恰当选择。2.沟通管道的类型简单来说，谈判的沟通管道有面谈、电话交流和写信交流三种类型，三种管道各有特点、各有利弊。通常情况下，“面谈”比“电话交流”效果好，“电话交流”又比“写信交流”效果好。 面谈与其它沟通方式相比，面谈的成功率相对较高，谈判者在进行面谈时更能准确地表达自己的意思，也更能领会对方的意思，从而对不良影响进行补救，准确把握时机。但是，人们往往不愿意和陌生人面谈，因此约见面谈和面谈时都要注意方法，否则容易适得其反。约见面谈的忌讳。“到您家拜访您”这类说法是约见面谈的大忌。许多人都不愿在自己家中谈事，觉得收拾屋子、等待客人等会平添不少麻烦，与注重个人隐私的人打交道时，这样的要求更是让人不快。约面谈的正确方法是见缝插针，根据对方的时间和地点确定面谈安排。 【案例】见缝插针做拜访公司安排小王向刘教授介绍公司情况，并请刘教授到公司讲课。小王打电话给刘教授预约面谈：“刘教授，下周一或周二您什么时候有空，我们经理想让我拜访您一下，介绍我们公司的情形，只要20分钟就好，您有空时在哪里，我就到哪里去找您。”刘教授一听，不用专门跑一趟，只要在休息的时候见见小王就好，时间也不算太多，就算小王多说几句，30分钟也够了，于是欣然同意。 这就是见缝插针的约见面谈技巧，这样的方式不会让对方产生反感，是值得提倡的方式。面谈的忌讳。面谈的时候通常有三方面的忌讳：一是占用对方过多时间。但凡有成就的人都很忙碌，因此，面谈时要避免谈天说地，漫无边际，而要直接切入主题，干脆利落。二是说话没有焦点。在面谈时，讲话一定要有焦点，集中讲主要内容才能在短时间内有效传达信息，引起对方的兴趣。否则容易让对方厌烦，失去耐心。三是概念和数字模糊。模糊的概念和数字很难引起人们的兴趣，精确的数字则往往会使对方想方设法弄清楚得来的原因。 【案例】利用数字巧成交某大商场的采购员每天要见很多供货商，如果供货商3分钟内讲的东西不能引起他的兴趣，这笔生意基本上就泡汤了。一天，一名想要打入该商场的供货商一进门就说道：“王先生，如果您让我从这扇门走出去，您就会损失一个赚532万美元的机会。”采购员很纳闷，心想：“很多人跟我说放弃他们就会失去赚大钱的机会，这样的说法不足为奇，可是他却说532万美元，他是怎么算出这个数目来的呢？是不是真的有这样的机会呢？”怀着这样的好奇心，他仔仔细细地和供货商谈了起来，最终达成了协议。 要点提示面谈的忌讳： 占用对方过多时间； 说话没有焦点； 概念和数字模糊。 电话交流在面谈无法约到对方的情况下，可以采用电话交流的方式。电话交流时，应注意以下几个问题：主动。主动打电话给对方，而不是等对方打电话过来。与仓促接听电话相比，深思熟虑打出电话更不容易犯错误。谈判时在没有做好充分准备的情况下，如果对方打来电话，要找个理由挂掉，等做好准备再打过去。清单。任何人都不要高估自己的记忆力，记忆力再好的人忙碌起来也可能忘记重要事情。打电话时传递的信息较多，说话的速度较快，更容易出现这样的情况。在电话交流时，要记得列出清单，明确标出已经解决的内容、尚未解决的问题、事情的解决方法、下次应该从哪里谈起等。追踪。不要以为电话打完事情就结束了，还要敢于追踪。实践证明，对于第一次打电话时说到的事情，许多人并不会认真对待，很大程度上是因为不能确定对方对此事是否重视。如果多打几遍电话进行追踪，就能明确自己的态度，从而引起对方的重视。 写信交流写信包括用笔书写和用E-mail发邮件两种方式。用笔书写是一种古老的谈判方式，应用极其广泛；用E-mail谈判是新鲜事物，存在许多不规范的地方，因此在使用时要特别小心。使用E-mail的最大问题是邮件一旦发出，就无法更改、挽回和反悔，此外，由于缺乏上下文，对方可能无法准确了解甚至曲解自己的意思，从而造成误解。纽约时报曾就E-mail里存在的管理冲突做过专题报告，其中说到两个案例： 【案例】只是电影的开场白某影视公司的秘书收到经理的E-mail：“因为打电话找不到你，所以我发E-mail给你，请你帮我做一件事情。”秘书看到E-mail后觉得很委屈，立刻找到经理，说：“我一天都在办公室，电话压根儿都没响，您怎么说找不到我呢？”经理一听，赶紧解释：“这不是我要求你做的事，而是电影的开场白。” 【案例】高额的沟通成本纽约某公司与伦敦某公司有10年的业务往来。一天，伦敦公司因为某件事情处理不当，引起了纽约公司经理的不满，负气之下，纽约公司经理写了一封措辞激烈的E-mail，发给了对方经理。E-mail一发出，纽约公司经理立刻就后悔了，可是E-mail又无法追回，只好立刻飞去伦敦，当面向对方道歉，避免了对双方关系造成无可挽回的伤害。 写信交流可以流畅、连贯地表达一个人的思想，在对方不给自己说话的机会时，这样的交流方式往往可以奏效。一般而言，这种方式多用于关系亲密的人之间进行交流。三、明确谈判的目的1.谈判的三种利益谈判归根到底是为了给自己争取利益。谈判桌上有三种利益，一是必需的，也就是非要不可的利益；一是需要的，但可要可不要的利益；一是给予的，也就是拿来交换的利益。在开始谈判前，谈判者一定要自问“我真的知道我要什么吗？”弄清楚自己在谈判中的三种利益，并进行排序，做到心中有数。 要点提示谈判的利益： 必需的，非要不可的利益； 需要的，可要可不要的利益； 给予的，拿来交换的利益。 2.谈判结果的取舍谈判可能出现多种结果，但“赢”并不是谈判的唯一目的。谈判者必须明确，自己想要达到的目的是什么，希望谈出怎样的结果。一般而言，谈判的结果主要有以下几个方面： 赢大多数谈判，特别是一次决胜负的谈判，其目的就是要“赢”。如果达不到双赢，那么自己一定要争取赢，必须赢。 和和就是双方打成平手，有时候为了长远利益，要与对方建立长期的合作关系，就要放弃一些通过力争可以得到的东西，这也就是常说的“放长线钓大鱼”。 输“输”是一种政治智能。在某些场合，输是为了以后赢，输小利是为了获大利。比如，在打麻将时，赢牌和保本是最重要的目的，但在和一些重要客户打麻将时，目的则有可能转变为输牌，并且还要讲究输牌的艺术。 破谈判时，为了达成自己的目的，有时需要破局，挫对方的锐气，控制谈判的局面。但要注意，破的目的是为了暂停，为了以后更好地谈，而不是真的要结束谈判，所以在破局之前一定要找好退路，以防万一。 【案例】不会砍价的中国人麦当劳刚进入中国时，在租赁商铺时经常会遇到漫天要价的情况。几次谈判后，麦当劳高层发现一个奇怪的现象：如果让中国人和房主谈，价格往往很难谈下来；如果让美国人和房主谈，往往能以比较满意的价格租赁房屋。究其原因，在于房主提出高价后，中国人不习惯谈崩，只能在此基础上慢慢往下减价，因此减的幅度不大；而美国人往往拂袖而走，房主只好妥协。 拖当时间对谈判者有利的时候，可以采用拖的方法，一直拖到可以取得对己方有利的结果为止。四、提要求的理由要正当合理1.合理地提出要求在任何谈判中，提出的要求都必须合理正当，才能让对方视为谈判对手，否则只会让对方认为是来捣乱的。正当的要求必然有正当的理由支撑，在为谈判做准备时，谈判者要自问：“我提出要求的理由是什么？正当合理吗？”在要求正当时，不能因为自己的要求合理，就完全拒绝对方的要求，而是要让对方看到希望，这样谈判才能继续。比如，公司在采购原材料时，一定要先弄清楚通货膨胀、市场波动等情况，进行成本分析，之后再提出要求，才是合理的，否则只能让对方觉得不可理喻。2.把握“坚定的弹性” 弹性语言谈判时语言要做到有弹性，不要走极端，否则会处于被动地位。比如，快下班的时候同事问道：“今天晚上有没有空？”其实是发出一起去玩的邀请，除非有百分之百的把握有空或没空，才可以给出明确的答复，否则就要注意语言的弹性。可以先不回答，问对方有什么事情；也可以回答有一点事情，看能不能推掉；还可以说“现在有空，但一会儿不知道经理会不会找”等。 弹性尺度谈判时的弹性并不是无限的，需要谈判者把握坚定的弹性，即谈判者应在自己设定的范围内弹性伸缩。 【案例】聪明的出价老张想要购买一套二手房，在和售楼小姐谈价格时，售楼小姐说道：“先生，您先出个价吧，如果和我想要卖的价钱接近，表示我们有缘分，那就好谈。如果差得太多，表示双方期待差得太远，那就不必谈了。”售楼小姐出了个难题给老张，价格开高了自己吃亏，开低了谈判无法继续。经过考虑，老张说道：“根据我的财务状况、附近的房价、银行贷款部门的估算以及财务顾问的建议，您的房子大概值每平米8000元，如果您能用客观事实证明，这房子的价值确实超过每平米8000元，我也可以认真考虑。”老张以财务、行情、银行、顾问四根柱子为支撑，把握住了坚定的弹性，在自己可以接受的情况下，把问题丢回给售楼小姐。五、准备多个备选方案在谈判前要多准备几个方案，谈判时才有选择的余地。1.仔细分析各个方案的利益差别不同的方案有不同的着眼点，只有弄清自己的利益在哪里，通过利益比较，才能得出方案的优劣。2.选择最佳方案作为谈判的基础谈判实际上就是各种方案的选择，直到选出双方都满意的方案为止，以对自己最有利的方案作为谈判基础，在无形中获取利益。3.灵活把握、创造新方案谈判的过程中经常会出现利益分歧，导致谈判无法继续。这时谈判者要在坚持原则的基础上，灵活把握方案，善于在谈判桌上创造方案，清楚自己的利益点在哪里，要根据情况及时创造出新方案，保证谈判的继续进行。六、明确承诺兑现的期限谈判成功并不意味着就可以高枕无忧，相反，这往往是合作的开始，要将谈判的成果转化为行动，就要努力兑现承诺。在努力兑现承诺的过程中，谈判者要注意三个问题：首先，