部门档案管理办法及实施细则

部门档案管理办法及实施细则部门档案管理办法及实施细则 档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势 实现 档案管理现代化 是档案事业生存和发展的内在要求 下文是部 门档案管理办法及实施细则 欢迎阅读 部门档案管理办法及实施细则一部门档案管理办法及实施细则一 第一章 总则 第一条 为进一步提高中医药科学技术事业单位 以下简称 中医药科技事业单位 档案管理水平 根据国家档案局 国家科 委 建设部颁布的 科学技术事业单位档案管理升级办法 的 规定 结合中医药工作的实际情况 制定本实施细则 第二条 本细则适用于县团级以上 含县团级 独立的中医药 科技事业单位 第二章 申报 考核与审批 第三条 中医药科技事业单位档案管理分为 国家一级 国家二级和国家中医药管理局局级 以下简称 局级 国家一级 二级按国家档案局制定的 科技事业单位档案管理国家标准及考 核内容 进行考评 局级按 中医药科技事业单位档案管理局 级标准及考核内容 进行考评 第四条 中医药科技事业单位档案目标管理申报工作 采 取自愿申报 分级考评 审批的办法 第五条 各申报单位在按照不同级别的科技事业档案管理 标准及考核内容进行自检后 按其隶属关系向主管部门提出申 请报告 第六条 考评工作程序 1 听取申报单位自检情况的汇报 2 对照申报等级标准 结合实际情况逐项考核评分 3 根据考核结果进行综合评议 提出考评意见作出考评结 论 4 向申报单位公布考评情况 并宣布考评结果 第七条 中医药科技事业单位局级档案管理的审批工作按 隶属关系进行 局直属单位报国家中医药管理局审批 地方所属 中医药科技事业单位报省 自治区 直辖市档案行政管理部门 或国家中医药管理局审批 第三章 考评组的组织 第八条 根据中医药科技事业单位档案目标管理工作的需 要设立考评组 国家中医药管理局负责直属单位的考核评审工 作 地方所属中医药科技事业单位的档案目标管理工作以地方档 案行政管理部门为主 会同地方中医药管理部门组织考核评审 考评组一般由 5 7 人组成 考核局级档案目标管理单位时 至少应有 3 名局级以上评审员参加 第九条 局级评审员的条件 1 能正确理解并执行国家关于档案工作和科技事业单位档 案管理工作的方针 政策 法规和标准 2 能够熟练掌握中医药科技事业单位档案目标管理标准 工作认真负责 秉公办事 3 具有初级以上专业技术职务或大专以上学历并有三年以 上档案业务指导或中医药科技管理工作经验 第十条 评审员的职责 1 接受对中医药科技事业单位档案目标管理工作的业务咨 询 2 参加目标评审工作 3 及时向档案行政管理部门反映档案目标管理工作的情况 和问题 第十一条 国家级评审员由国家中医药管理局推荐 国家 档案局审核后聘任 局级评审员由中医药科技事业单位推荐 国家中医药管理局审核后聘任 第十二条 局级档案管理评审员任期三年 到期可以续聘 不再从事档案目标管理工作的应解聘 第四章 奖励 监督与检查 第十三条 档案管理等级证书是验证中医药科技事业单位 档案管理水平的标志 获得档案管理等级证书的单位按国家档 案局升级办法的规定执行 国家中医药管理局负责印制 局级档案管理证书 不定期 公布局级档案管理达标单位名单 第十四条 对档案目标管理工作做出重要成绩 表现突出 的档案管理人员 其事迹可作为评选先进工作者或晋升的考核 依据 第十五条 国家中医药管理局会同有关档案部门 定期或 不定期地对已达到档案目标管理的中医药科技事业单位进行复 查 发现单位的档案管理水平低于证书等级时要求单位限期整 改 到期不合格者 要上报发证机关予以降级并收回其证书 对档案目标管理工作中不坚持原则的考评组提出批评 并取消 不合格单位的局级档案管理等级资格 第五章 附则 第十六条 本实施细则由国家中医药管理局负责解释 第十七条 本实施细则自公布之日起实行 部门档案管理办法及实施细则二部门档案管理办法及实施细则二 一 文书档案归档制度 1 各部门在各项活动中形成的具有价值的文件 材料均属 归档范围 交行政部统一管理 2 各部门形成的文件 材料由兼职档案员 各部门内勤 收 集 审定 整理 立卷 3 归档的文件材料应齐全 完整 准确可靠 文件的正文 与附件 印件与底稿 请示与批复 无缺页 破损现象 4 下发文件不仅要在硬盘 软盘中保存留档 还应留有书 面材料存档 5 凡归档的文件必须留原件存档 书写整齐 用毛笔 蓝 黑色钢笔 碳素笔抄写 如有不符合要求的档案员有权退回原 部门重新书写 6 重要文件如部门需用可进行复印 但原件必须归档 7 机关工作人员外出学习 考察 参加会议带回的文件 一律交办公室统一登记 立卷 归档管理 二 专职档案工作人员岗位责任制 1 认真学习专业知识 贯彻执行档案法 档案法实施办法 热爱本职工作 忠于职守 维护党和国家利益 工作尽职尽责 自觉遵守档案工作各项规章制度 2 负责公司各种档案资料的收集 分类 整理 编目 排 列 上架 保管 借阅 鉴定 销毁 移交等工作 档案质量 和工作质量符合 规范 要求 3 负责公司有关部门档案工作监督指导 业务培训工作 4 负责档案库房各项制度的落实 5 积极提供档案的利用 充分发挥档案利用效果 认真总 结经验 为领导决策和机关各项工作提供优质服务 三 兼职档案工作人员岗位责任制 1 各部门配备一名兼职档案员 负责本部门文件 材料的 收集 整理 归档立卷工作 2 兼职档案人员要热爱档案工作 熟悉业务 工作认真负 责 把好案卷质量关 按时完成兼管档案的任务 3 兼职档案员应于次年 2 月底前 将整理好的档案向档案 室移交 4 严格执行各项档案管理制度 5 接受本公司专职档案员的监督指导 努力学习档案业务 知识 不断提高业务水平 四 部门立卷制度 1 凡本部门在各项活动中形成的文件 具有保存价值的资 料均属本部门立卷归档范围 2 各部门兼职档案员 负责对本部门的文件资料进行收集 审定 整理 立卷 3 兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理 制度 按综合档案室提出的各项要求立卷 保证立卷质量 五 档案保管制度 1 各门类档案由综合档案室集中统一管理 配备档案员负 责档案的保管工作 2 按照档案管理有关规定 对各类档案应做到存放合理 排列有序 查找方便 3 档案员对室藏档案材料要经常进行检查 对已到借阅期 限尚未归还的档案材料 要及时跟踪追还 防止丢失 4 库房要保持清洁卫生 温度要经常保持在 14 24 相 对湿度要保持在 45 60 防止危害档案的现象发生 5 档案库房内做到 八防 即防盗 防光 防高温 防火 防潮 防尘 防鼠 防虫 定期检查 6 库房内严禁吸烟 严禁存放易燃 易爆危险品 停电时 一律用手电照明 不得使用易燃器具 7 与档案库房无关人员一律不得进入 随时关好库房门窗 确保安全 六 档案保密规则 1 档案工作人员要提高警惕性 遵守保密纪律 坚持原则 认真执行各项制度 2 凡到综合档案室查阅档案者 都要认真遵守安全保密制 度 严格履行档案查阅手续 档案原则上不准带出档案室 确 需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室 3 查阅档案时 不得翻阅与查阅内容无关的文件材料 无 关人员不准进入档案室 4 本公司工作人员不准将文件 材料带进公共场所和其他 场所 不准带回家中 要及时交给档案管理部门 5 对于违反保密规定 泄露国家公司机密或造成一定后果 者要依据保密法的规定 严肃处理并追究其责任 七 档案借阅制度 1 借阅档案要严格遵守档案管理制度 凡借阅者 应自觉 履行借阅手续 2 凡借阅档案 需经主管领导批准 外单位人员借阅档案 应持单位介绍信 经主管领导同意后 方可办理借阅手续 并 在借阅期限内按时归还 3 借阅人员对档案材料妥善保管 注意保密 不得以任何 理由转借他人 4 借阅人员未经领导批准 不得复印 抄写档案资料 5 档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查 确认 档案材料完好无损时 方可办理归档手续 对摘抄 复制的档 案材料 经认真核对 正确无误时 方能签字盖章 6 一旦发现档案材料在借阅过程中被拆 涂抹或缺失等毁 损现象 要及时向主管领导汇报 并追究有关人员的责任 八 其他 解释权归公司行政人事部 部门档案管理办法及实施细则三部门档案管理办法及实施细则三 第一条 为了加强标准档案管理 充分发挥档案的作用 根 据 中华人民共和国档案法 及其实施办法和有关标准管理的 规定 制定本办法 第二条 标准档案系指在制定 修订标准过程中 直接形成 的具有保存价值的各种文件 材料 包括图表 文字材料 计算 材料 音像制品和标样等 标准档案是国家档案的重要组成部分 第三条 标准的制定部门和单位应当建立健全标准档案管理 工作制度 达到标准档案完整 准确 安全和有效利用的要求 有计划地采用先进技术 实现标准档案管理的现代化 第四条 标准档案按保管期限 分为永久的和长期的两种 下列文件材料需要永久保管 一 上级下达任务的文件 二 标准报批稿 三 标准编制说明及其附件 四 意见汇总处理表 五 标准审查会议纪要或函审结论 六 标准报批公文 七 标准申报单 八 标准发布本 九 标准正式出版本 十 标准修改通知单及其附件 十一 标准作废通知单 下列文件材料需要长期保管 一 论证报告 二 调研报告 三 试验验证报告 四 标准征求意见稿 最后一稿 五 标准送审稿 六 等同 等效采用的国际标准或国外先进标准原文或译文 主要参考资料 只归难得的 一般的只列目录和出处 七 标样 第五条 永久保管的 按国家档案管理部门的规定办理 长 期保管的 应当是现行的和最近两次修订的标准的档案 属长 期保管的废止标准档案 继续保管十年 标样在保管期限内已 经失效的 按保管到期的规定处理 第六条 国务院标准化行政主管部门负责管理国家标准档案 工程建设 药品 食品卫生 兽药和环境保护国家标准档案 分别由国务院工程建设主管部门 卫生主管部门 农业主管部 门 环境保护主管部门负责管理 国务院行业标准归口部门负责管理其主管范围内的行业标 准档案 省 自治区 直辖市标准化行政主管部门负责管理本行政 区域内的地方标准档案 企业单位负责管理本单位的企业标准档案 第七条 本办法所列部门和单位的档案管理机构或人员 具 体负责标准档案管理工作 其职责 一 收集 整理 立卷 归档 统计 保管和提供利用标准 档案 二 编制目录 索引 卡片等查询工具和参考材料 三 负责组织和承担标准档案的鉴定和销毁 四 监督检查标准档案的修改 补充和复制 五 按档案行政管理部门的要求 办理永久的标准档案的移 交手续 六 认真执行档案管理制度 第八条 标准档案由标准起草单位负责收集有关材料并加以 整理 向相应的标准档案管理部门或单位负责提供 第九条 标准起草单位 标准化技术委员会秘书单位或标准 化技术归口单位以及参与制定 修订标准的其他单位 在制定 修订标准工作中所积累的标准文件材料 交本单位档案管理机 构按长期保管的要求管理 第十条 标准档案的文件材料 除标准正式文本外 在标准 审批 发布后三个月内 由审批部门或单位的主办人员按规定 向档案管理机构一次归档 标准正式文本出版后 及时补充归 档 第十一条 标准档案的文件材料 由审批部门或单位的主办 人员负责整理 标准档案管理人员负责立卷 登记 上架 标准文件材料归档时 标准档案管理人员应当检查 核对 对不符合要求的 由审批部门或单位的主办人员补充 更正 第十二条 标准更改或废止后 由审批部门或单位的主办人 员负责将更改单或废止单的原稿 出版稿和审批文件及时归档 第十三条 标准文件材料的立卷 归档 按 gb t11182 89 科学技术档案构成的一般要求 执行 并应当符合下列要求 一 各类标准文件材料一般归档一份 使用频繁的各种报告 标准草案各稿 正式版本以及意见汇总处理表可以归档两份 二 归档的标准文件材料是原稿或打印稿 复印稿 三 永久保管和长期保管的标准档案分别装订立卷 四 标准文件材料的幅面大于 a4 210297mm 的 按 a4 幅 面折叠 小于 a4 的 粘贴在 a4 幅面的纸上 并留出装订线 第十四条 保管标准档案 应当有档案柜和库房 并有防火 防潮 防晒 防虫鼠 防尘 防盗等安全措施 第十五条 保管标准档案 要建立定期检查制度一般每两年 检查一次 如有破损或变质的档案应当及时修补或复制 第十六条 管理标准档案的机构 应当建立健全标准档案借 阅制度 标准档案一般不外借 特殊情况需要外借时 应当经主管 领导批准 并限期归还 第十七条 任何个人不得将标准档案占为私有 凡损坏 隐 匿 丢失或泄密的 应当追究有关人员的责任 第十八条 对标准档案的保存价值 应