文书档案归档操作指引

1 文书档案归档操作指引文书档案归档操作指引 1 适用范围 本指引明确了文书档案整理的原则 方法 适用于中铁房地产集团 四川有限公司 以下简称公司 各职能部门 项目 及下属公司的文书档 案整理工作 2 定义 2 1 归档文件 立档单位在其职能活动形成的 办理完毕 应作为文书档案保存的各 种纸质 电子档 文件材料 2 2 归档文件整理 2 2 1 整理是按照一定的原则对档案实体以件为单位进行系统分类 排列 编号 编目 装订 装盒 使之有序化的过程 2 2 2 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 3 整理方法 3 1 件 归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿为 一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为 一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 来文与复文 请示与批 复为一件 没有批复的重要请示可单独为一件 3 2 装订 3 2 1 归档文件按件装订 装订时 正本在前 定稿在后 正文在前 附 2 件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 复文在 前 来文在后 批复在前 请示在后 3 2 2 装袋前去除金属物 回形针 大头针及普通订书针 可采用档案 专用不锈钢钉进行装订 对超大纸张进行折叠 对超小纸张进行裱糊 3 2 3 归档文件的装订要求保持整齐 完整 便于保管 方便利用 3 3 分类 3 3 1 归档文件统一采用年度 保管期限 机构 类别 类别参见档案管 理制度附件 1 档案归档目录 分类法进行分类 3 3 2 归档文件的保管期限一般划分为永久 30 年 10 年三种 归档文 件保管期限的鉴定与划分参照 档案管理制度 中附件 1 档案归档目录 表 保管期限代号 1 永久 2 30 年 3 10 年 3 3 3 归档文件的年度 一般情况下 归档文件应归入文件的形成年度 跨年度形成的文件归入办结年 跨年度形成的会议文件归入闭幕年 跨 年度形成的案件文件归入结案年 法规性文件归入公布 批准 年 年度 工作计划 总结 报告及各种统计资料归入文件内容针对年 长远规划 及多年工作总结 报告 表彰等文件归入文件形成年 年度总结和第二 年计划在一起的文件 归入文件形成年 会议记录不得跨年度归档 正 本与定稿 来文与复文 请示与批复 文件的日期以正本和复文的日期 为准 3 3 4 上级机关和企业所在省 市下发的文件及其他外来的文件材料 其 内容直接针对公司或公司需要贯彻执行 有保存价值的 应依照文书档 案的管理办法进行分类 整理和归档 3 4 排列 3 4 1 盒的排列 在一个全宗内 文书档案采用 年度 保管期限 的盒 排列方式 即 永久 30 年 10 年 排列顺序进行 3 3 4 2 盒内归档文件的排列 应在分类方案的最低一级类目 部门 内 按 事由 问题 结合时间 重要程度排列 3 4 3 没有文件字号的文件 如会议材料 会议记录 会议纪要 统计报 表 工作计划 工作总结等可按内容相对集中 按时间先后排列 3 4 4 同一立卷部门内不同级别的文件应以本级文件为主 排列时本级文 件在前 其他文件在后 3 5 编号与填写归档章 3 5 1 为固定归档文件以及案卷在全宗中的位置和 上架 排列顺序 必 须在每份归档文件上加盖归档章 即 档号章 由档案部门对归档的 每件文件 编制室件 号 馆件号 和盒号 并同时填写全宗号 年度 保管期限 机构 文书档案归档章式样 单位 毫米 机 构 馆件号 盒 号 年 度 室件号 期 限 全 宗 全宗 号 即全宗名称代号 集团公司给所属立档单位的全宗 编号 详见集团公司独立立档单位档案全宗编号表 年度 指归档文件的所属年度 以四位阿拉伯数字标注公元年 期限 指归档文件的保管 期限 一般划分为永久 30 年 10 年 详见归档文件保管期限表 机构 指机关内部组织机构名称 或规范化的简称 室件号 编号方式为 一个部门 在一个年度 一种保管期限内编 制盒内文件排列顺序号 PS 脊背填写起止号 馆件号 指档案进馆时或对超过保管期限的档案进行鉴定销毁后 4 档案部门根据档案变动情况编制的件号 它反映每份档案在全宗中的最 终位置 PS 脊背填写起止号 盒号 指档案部门对归档文件以盒为单位编制的顺序号 它反映 全宗上架的排列方式 其编号方法为 在一个全宗内 按一个年度 一 种保管期限分别编制盒流水号 3 5 2 归档章盖在每份归档文件首页左上角的空白位置 加盖归档章用红 色印泥 3 5 3 无归档章部门档号编写方式为 全宗号 年度 保管期限 机 构 类别 流水号 3 6 编目 3 6 1 编目是指按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程 各级机关部门 应编制归档文件目录 详见附表 2 1 档案部门在汇总 归档文件目录的基础上编制归档目录索引 详见附表 2 3 3 6 2 归档文件应逐件编目 来文与复文作为一件时 只对复文编目 来 文标题用 表示 归档文件目录著录项包括 机构 盒号 件号 责 任者 文件字号 题名 文件日期 张数 电子文件名 备注等项目 盒号 件号 同室件号 详见 3 5 1 内容 责任者 文件的制发单位 部门 即文件的发文机关或署名者 联合发文时应将所有责任者都照实抄录 填写责任者时 应使用全称或 规范性简称 文件字号 文件的发文字号 由机关代字 年度 本年度发文序 号组成 转发文件和来文的文件字号如不能在文件字号栏内显示 可在 标题后加 注明 题名 文件标题 附件 被转发文件的题名及文件字号可加 抄在正文标题 后 文件有副标题的 在正题名能够反映文件内容时 副标 5 题一般无须抄录 文件没有标题或标题不规范 含义不清的 可自拟标题 外加 号 有的正本题名不能反映附件内容 可在正本题名后抄录附 件题名外加 号 文件日期 文件形成日期 以 8 位阿拉伯数字标注年 月 日 如 2010 年 9 月 9 日 填写为 2010 09 09 张数 指每一件归档文件的总张数 来文与复文为一件 文件中 有图文的页面为一张 文件处理单为一张 大张的文件或图表折叠后 仍按未折叠前的张数计算 在文件的右上角 用铅笔加编张号 电子文件名 电子文件归档时使用的文件名和文件扩展名 备注 注释归档文件需要说明的情况 机构 部门 指机关内部组织机构 3 6 3 归档文件目录在一个年度下按保管期限装订成册并编制归档文件目 录封面 详见附表 2 2 3 6 4 归档文件目录及封面采用横式打印 3 6 5 一个立档单位的归档文件目录在汇总时 可按本单位归档文件分类 进行装订 3 6 6 为查找方便 应编制归档文件目录索引 在每页归档文件目录右上 角编制页号 将每个立档单位内部组织机构文件的总件数及归档文件目 录所在页号填入归档文件目录索引内 4 装盒 4 1 档案盒 档案盒的外形尺寸为 310 毫米 220 毫米 长 宽 详见附表 2 4 脊背厚度分别为 20 30 40 毫米 详见附表 2 5 等 需加盒舌 档案盒应根据摆放方式的不同 在脊背设置全宗号 年度 保管 期限 机构 室件号 馆件号 室 馆件号填写盒内文件起止件号 中 6 间用 连接 盒号等项目 详见附件 2 4 档案盒封面应标明全宗名称 即立档单位名称全称 4 2 归档文件目录 归档文件目录是固定盒内归档文件顺序的依据和检索工具 应在一 个年度内 按部门 保管期限 盒打印 并置于盒内归档文件之前 4 3 备考表 详见附表 2 6 放在盒内文件之后 项目包括盒内文件的份 数 张数以及情况说明 整理人 检查人和日期 盒内文件情况说明 填写文件收集的齐全 完整程度和文件缺损 补充 移出 销毁等情况 整理人 负责整理归档文件的人员姓名 检查人 档案部门负责检查案卷质量的人员姓名 日期 归档文件整理完毕的日期 5 档案系统录入 5 1 案卷归档时 由移交单位组卷人负责录入档案资源智能管理系统 5 2 档案系统流程 1 录入文书档案盒目录 2 录入盒内文件 3 卷内排序 4 移交统计 5 档案移交 6 移交 6 1 各级机关部门将以件为保管单位的归档文件整理装盒后向档案部门移 交 档案部门经过系统整理 排列后 统一填写盒脊背内容和编目 在汇 总归档文件目录的基础上编制归档文件目录索引 按分类方案排列上架 提供利用 6 2 各级机关部门移交归档文件材料时 要编制 移交清册 详见附件 7 2 7 并附归档文件目录一式两份 对归档文件中的特殊情况应编写移 交归档说明 详见附件 2 8 交接双方在认真核对 检查归档文件质量 合格后 方可在移交清册上履行签字手续 双方各存一份备查 档案部 门应将移交清册按年度装订成册并编制封面 详见附件 2 9 8 附表 2 1 归档文件目录式样 年 归 档 文 件 目 录 部门 盒号 类别 件号 文件 日期 责任者 文件 字号 题 名张数电子文件名备 注 9 附表 2 2 归档文件目录封面式样 归 档 文 件 目 录 全宗名称 保管期限 年 10 附表 2 3 归档文件目录索引式样 归 档 文 件 目 录 索 引 期限期限 类别 类别 序 号 部 门总件数盒起止号 目录所 在页号 备 注 序 号 部 门总件数盒起止号 目录所 在页号 备 注 11 附表 2 4 文书档案盒式样及尺寸式样 12 附表 2 5 文书档案盒脊背式样 单位 毫米 13 附表 2 6 文书档案备考表式样 备 考 表 盒号 盒内共 份文件 共 张 情况说明