公司内部印章管理制度

xx有限公司证照、印章及介绍信管理制度(暂行)第一章 总 则 为规范公司证照资料、印章、介绍信的保管及使用审批程序，确保证照资料、印章、介绍信的保管及使用，特制定本工作规范。 本守则适用于公司全体从业人员。 第二章 适用范围 公司各类证照资料、印章、介绍信的保管； 公司各类证照资料、印章、介绍信的使用。 第三章 名词解释 证照资料（包括但不限于）：营业执照（正副本）、法定代表人证、组织机构代码证（正副本）、税务登记证（国税、地税）、高新技术认证、专利证书等； 印章：包括公司公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人章等； 介绍信：派人到其他单位联系工作、了解情况或参加各种社会活动时用的函件，用以介绍身份以及联系接洽事宜。 第四章 管 理 第一条 证照 一、保管： 公司营业执照（正副本）、法定代表人证、组织机构代码证（正副本）、税务登记证（国税、地税）、高新技术认证、专利证书等由综合行政部负责管理，综合行政部指定专人负责保管； 二、使用： （一）证照资料原件如需携带外出，外借人员必须填写证照借用申请单，经部门负责人审核，副总裁签批同意后方可外借； （二）外借证照资料原件使用完成后,借用人员须立即将证照原件归还至管理员处，双方同时在证照借用申请单如实填写归还情况并签字确认； （三）使用证照资料复印件时，应填写证照复印件使用申请单，经部门负责人审核，副总裁签批同意后方可使用，并加盖“再次复印无效”印章； （四）使用需加盖公章的证照资料复印件，应按照印章使用审批流程要求，完成公章使用审批流程，同时填写证照复印件使用申请单，经部门负责人审核，副总裁签批同意后方可使用，并加盖“再次复印无效”印章； 三、各类证照的管理部门，必须严格按照工商、税务、国土等有关部门的要求，按时办理各种证照的年检、变更、更换等工作，保证公司经营主体符合法律法规的要求； 第二条 印章 一、刻制： 公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章的刻制必须符合国家关于印章刻制的相关规定，根据公司的需要，填写印章刻制申请单完成相关签批手续后才可到公安机关办理刻制手续； 二、保管： （一）公章、合同专用章由综合部指定专人负责保管； （二）法人印鉴章由财务部出纳负责保管； （三）发票专用章由财务部会计负责保管； （四）财务专用章由财务负责人负责保管； （五）职能部门章由部门负责人负责保管； （六）各类印章应保管于指定位置，不得随意放置、转交或委托他人代保管；如遇指定管理人员休假或特殊情况外出需移交的，必须由部门负责人指定专人代替管理。移交时必须办理书面交接手续，同时在第三人见证交换的情况下完成交接工作，不得私自转交； （七）各类印章如遗失或被盗，除事发后立刻上报部门负责人外，还应向当地公安机关及印章备案管理机关报案，并立即依法办理印章作废的各项手续。 三、公章和合同专用章的使用： （一）用印部门必须如实填写用印登记表，用印文件及资料须按使用事由经部门负责人审核，副总裁审核，总裁签字审批； （二）签批后用印部门经办人员将用印登记表原件及需加盖印章的文件资料一并交由印章管理人员审核后用印； （三）已完成并通过审批流程需要用印的各类合同类文件，应将完成签批手续的合同审批单连同需用印合同一并交印章管理员处用印。同时提交合同审批单复印件一份交印章管理员存档备查。（合同审批单原件与一份用印后的合同原件交公司档案室存档备查）； （四）用印完成后，印章管理人员必须在用印登记表上如实填写该次用印情况； （五）未经总裁签字批准印章管理人员不得在空白纸张、页面/介绍信上加盖公司印章。如遇特殊情况需在空白纸张、页面/介绍信上加盖公章的，申请用印部门必须如实填写用印登记表最终经总裁签批后管理员方可用印； （六）未按规定完成印章使用签批手续的合同、文件、资料等，印章管理人员有权拒绝用印； （七）除特殊情况外，公章、合同专用章不得外借。若确因工作需要，需携带公章、合同专用章外出，必须填写印章借用申请单，经副总裁和总裁同时签批同意后方可外借。携带公章、合同专用章外出使用时，由保管人员及用印部门指派专人同时在场，由保管人按公司审批要求盖印，确保专项使用； （八）印章管理人员违反公司印章管理制度，违规使用印章，一经发现，除与相关人员一起承担由此给公司带来的直接、间接经济损失外，公司保留追究其法律责任的权利。 四、更换和销毁： 印章如有损坏需更换或依法需进行销毁的，由印章管理人员提出申请并如实填写印章销毁申请表，公章、合同专用章、财务专用章需经总裁审核后，提交董事会审批同意，方可依据国家相关规定办理更换和销毁；发票专用章、法人印鉴章、职能部门章需经总裁审批同意后，方可办理更换和销毁。 第三条 介绍信 一、印制：公司介绍信统一由综合部印制，任何部门和个人不得擅自印制介绍信； 二、保管：介绍信由综合行政部负责管理，指定专人负责保管。 三、使用： （一）介绍信在使用时必须办理审批手续。介绍信管理人员在开具介绍信前，必须填写介绍信使用登记表经介绍信使用部门负责人签批后方能开具； （二）介绍信一式二份（使用联和存根联），介绍信管理员在开具介绍信时必须将介绍信的内容明确具体的填写，使用联与存根联内容必须一致。同时使用联上必须注明。 （三）介绍信使用记录及申请表单原件进行统一编号，分类存档备查。 第四条 归档 证照资料、印章、介绍信管理人员定期（年度）将相关申请单原件/存根联统一移交公司综合行政部档案管理员处，完成书面交接工作手续。 第五章 附 则 本制度由综